Документальное оформление поступления и расходования материальных ценностей

      2. Документальное оформление  поступления и  расходования материальных  ценностей 

      Операции  по движению материальных ценностей  все юридические лица независимо от формы собственности должны оформлять  унифицированными первичными документами  по учету материалов, разработанными Госкомстатом России. Первичные документы  на получение и отпуск материалов должны быть правильно оформлены, иметь  соответствующие подписи и быть заранее пронумерованы.

      Список  лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих  материалов, и перечень таких материалов устанавливаются руководителем  организации по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

      Документами по учету материально-производственных запасов являются:

      Доверенность (ф. № М-2 и № М-2а) - применяется  для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного  лица организации при получении  материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном  экземпляре бухгалтерией организации  и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

      Приходный ордер (ф. № М-4) - используется для  учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в  одном экземпляре материально ответственным  лицом в день поступления ценностей  на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются  материально ответственным лицам  в заранее пронумерованном виде.

      Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления приемки  материальных ценностей в тех  случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с  данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке  запасов, поступивших без 
документов (при неотфактурованных поставках). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя постав или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой - в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.

      Лимитно-заборная карта (ф. № М-8) нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и т.п. в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем, исходя из объемов производственных заданий цехов с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах - на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, другой-складу.

      Отпуск  материалов в производство осуществляется складом только при предъявлении представителем структурного подразделения  своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения. Лимитно-заборные карты склад сдает в бухгалтерию после использования лимита.

      Требование-накладная (ф. №М-11) применяется для учета  движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным  за его пределами, и при продаже  запасов.

      Накладная составляется в двух экземплярах  материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для  списания ценностей (складом, цехом), второй - для оприходования ценностей принимающей стороной (складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием-накладной (ф. № М-11).

      Замена  одних видов материалов другими, сходными по своим свойствам, также  допускается только с разрешения руководителя и оформляется требованием-накладной  указанной формы. Этот документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала передается на склад, и кладовщик уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей.

      Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. №  М-15) используется для учета отпуска  материальных ценностей сторонним  организациям на основании договоров  и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение  ценностей, заполненной в установленном  порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания  для отпуска материалов, второй —  получателю.

      При отпуске материалов самовывозом или выносом накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпускались с последующей оплатой.

      Карточка  учета материалов (ф. № М-17) служит для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки являются документом строгой  отчетности и выдаются кладовщику под  расписку. Материально ответственное  лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных  приходно-расходных 
документов в день совершения операции в натуральном выражении.

      Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации.

      На  стоимость таких ценностей уменьшается  убыток от ликвидации соответствующих  объектов. 

      4. Синтетический учет  материалов 

      Синтетический учет запасов ведется на активных счетах 10 «Материалы», 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Учет материальных ценностей  на синтетических счетах ведут по фактической себестоимости или  по учетным ценам.

      Учет  материалов ведется на счете 10 «Материалы», к которому могут быть открыты  следующие субсчета:

      10-1 «Сырье и материалы» - предназначен  для учета наличия и движения  сырья и основных материалов, входящих в состав вырабатываемой  продукции, образуя ее основу, или являющихся необходимыми  компонентами при ее изготовлении; вспомогательных материалов, которые  участвуют в производстве продукции  или потребляются для хозяйственных  нужд, технических целей, содействия  производственному процессу; сельскохозяйственной  продукции, заготовленной для  переработки, и т.д.;

      10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие  изделия, конструкции и детали»  - используется для учета наличия  и движения покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий,  включая строительные конструкции  и детали, требующие сборки и  входящие в себестоимость строительной  продукции, а также для учета  специального оборудования, инструментов  и приспособлений, приобретаемых  научно-исследовательскими и конструкторскими организациями для проведения научных (экспериментальных) работ. Оборудование и приборы общего назначения учитываются в составе основных средств или МБП, а не на счете 10 «Материалы»;

      10-3 «Топливо» - применяется для учета  наличия и движения нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин,  бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации  транспортных средств, технологических  нужд производства, выработки энергии  и отопления зданий (уголь, торф, дрова и др.). При использовании талонов на нефтепродукты их учет ведется на этом субсчете;

      10-4 «Тара и тарные материалы» - предназначен  для учета наличия и движения  всех видов тары (кроме используемой  как озяйственный инвентарь), а также материалов для ее изготовления и ремонта;

      10-5 «Запасные части» - используют для  учета наличия и движения запасных  частей, предназначенных для ремонтных  целей, автомобильных шин в  запасе и обороте, а также  обменного фонда полнокомплектных  машин, оборудования, двигателей, узлов,  создаваемого на ремонтных заводах,  в ремонтных цехах организации  и т.п.;

      10-6 «Прочие материалы» — применяется  для учета наличия и движения  отходов производства; неисправимого  брака; материалов, полученных от  ликвидации основных средств,  изношенных шин и т.п.;

      10-7 «Материалы, переданные в переработку  на сторону» — используется  для учета движения материалов, переданных в переработку на  сторону и в последующем включаемых  в себестоимость полученных из  них изделий. Затраты по переработке  материалов, оплаченные сторонним  организациям, относятся непосредственно  в дебет счетов, на которых  учитываются изделия, полученные  из переработки;

      10-8 «Строительные материалы» - используется  организациями-застройщиками. На  нем учитываются наличие и  движение материалов, используемых  непосредственно в процессе строительных  и монтажных работ, для изготовления  строительных деталей, а также  другие материальные ценности, необходимые  для нужд строительства;

      10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»  - используется для учета наличия  и движения инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей  и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте.

      Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» используется для отражения информации о приобретении запасов, относящихся к средствам  в обороте. На счете отражается покупная стоимость заготовления и приобретения материально-производственных запасов, определяемая по данным расчетно-платежных  документов поставщика, и учетная  стоимость фактически оприходованных ценностей;

      На  счете 16 «Отклонение в стоимости  материальных ценностей» отражается разница  в стоимости приобретения запасов, исчисленной в фактических затратах на приобретение и по учетной стоимости. Аналитический учет по счету 16 ведется  по группам материально-производственных запасов, имеющих примерно одинаковый уровень этих отклонений.

      Учет  поступления материалов может быть организован в двух вариантах: с  использованием счетов 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» и без их использования.

      Организации самостоятельно определяют порядок  учета материалов и отражают его  в своей учетной политике.

      Учет  с использованием счетов 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» имеет место в том  случае, когда учет материалов ведется  в учетных ценах, а учет без  использования указанных счетов - когда учет ведется по фактической  себестоимости.

      В первом случае на основании поступивших  в организацию расчетных документов поставщика делается запись:

      Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей » К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

      Запись  по дебету счета 15 и кредиту счета 60 производится независимо от того, когда  поступили материалы - до или после  получения расчетных документов поставщика.

      При этом по дебету счета 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» показывается стоимость приобретенных  запасов по покупным ценам.

      Одновременно  отражают налог на добавленную стоимость:

      Д-т 19 «НДС по приобретенным ценностям»

      К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

      После оприходования и оплаты материалов НДС, уплаченный поставщикам, относится на расчеты с бюджетом по НДС.

      Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» К-т 19 «НДС по приобретенным ценностям».

      В зависимости от того, откуда поступили  те или иные ценности, и от характера  расходов по заготовке и доставке мате риалов могут быть также сделаны следующие бухгалтерские записи:

      Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

      К-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п.

      Оприходование материалов, фактически поступивших в организацию, осуществляется по учетным ценам и отражается записью:

      Д-т 10 «Материалы»

      К-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

      В результате произведенных записей  по каждой партии материалов на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» возникает  разность между оборотом дебета и  оборотом кредита. Если дебетовый оборот оказывается больше кредитового, это  означает, что фактическая себестоимость  заготовленных материалов выше учетной  цены. На эту разницу делается бухгалтерская  запись:

      Д-т 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

      К-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

      В результате этого обороты по дебету и кредиту счета 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» будут отражать сумму заготовленных  производственных запасов по фактической  себестоимости.

      Если  оборот по кредиту счета 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» превышает дебетовый оборот этого  счета, значит, учетная цена выше фактической  себестоимости. В этом случае делают бухгалтерскую запись отрицательными числами («красное сторно»):

      Д-т 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

      К-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

      При таком порядке учета поступления  материалов их фактическая себестоимость  будет слагаться так: сальдо счета 10 «Материалы» по учетным ценам  плюс или минус сальдо счета 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей».

      Аналитический учет по счету 16 «Отклонение в стоимости  материальных ценностей» ведут по группам  материальных ценностей с приблизительно одинаковым уровнем отклонений.

      Остаток по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на конец месяца представляет собой стоимость материалов, находящихся в пути или не вывезенных со складов поставщиков.

      Известен  вариант учета заготовления материалов без сальдо по счету 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей», при котором в конце месяца делается запись без оприходования материалов на складе:

      Д-т 10 «Материалы»

      К-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

      В начале следующего месяца эти суммы  сторнируются.

      Во  втором случае (учет ведется только по фактической себестоимости) оприходование материалов, полученных от поставщиков, отражается записью:

      Д-т 10 «Материалы»

      К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

      НДС по оприходованным материалам отражается бухгалтерской проводкой:

      Д-т 19 «НДС по приобретенным ценностям»

      К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

      Следует отметить, что материалы, поступающие  от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили —  до или после получения расчетных  документов. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию  на конец месяца, отражается:

      Д-т 10 «Материалы»

      К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

      В начале следующего месяца эти суммы  сторнируются, а в текущем учете  показывается как дебиторская задолженность  поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад.

      При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны записи:

      Д-т 10 «Материалы»

      К-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

      Фактический расход материалов в производство и  на другие нужды отражается бухгалтерскими записями:

      Д-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.

      К-т 10 «Материалы».

      Если  материалы учитывались на счете 10 «Материалы» по учетным ценам, то при передаче их в производство на счета учета затрат списывается  отклонение, учитываемое на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». При этом делается бухгалтерская  проводка:

      Д-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» и др.

      Кг 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

      Продажа материалов на сторону отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету этого счета показывается фактическая себестоимость проданных ценностей, расходы, связанные с продажей ценностей, НДС, полученный в составе выручки от продажи. По кредиту счета отражается выручка, полученная за проданное имущество.

      Операции  по продаже материалов отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим  образом.

      На  сумму выручки от продажи материалов в зависимости от принятого в  организации метода учета продажи делают запись:

      Д-т 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

      К-т91 «Прочие доходы и расходы», субсчет  «Прочие доходы».

      Сумма НДС, полученная в составе выручки, отражается:

      Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»

      К-т 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС».

      Списывается фактическая (балансовая) стоимость  проданных материалов:

      Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» К-т 10 «Материалы» (по соответствующим субсчетам).

      На  разницу между фактической себестоимостью материалов и стоимостью по учетным  ценам (если учет в организации ведется  по учетным ценам) делается запись:

      Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» К-т 16 «Отклонение в стоимости материалов».

      Суммы расходов, связанных с продажей материалов, отражаются:

      Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»

      К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

      Финансовый  результат от продажи материалов определяется на счете 91 «Прочие доходы и расходы» путем сопоставления  оборота дебета субсчета 91-2 и оборота  кредита субсчета 91-1. Если оборот дебета будет больше оборота кредита, то это убыток, и он списывается в  отчетном периоде на финансовые результаты, что отражается записью:

      Д-т 99 «Прибыли и убытки»

      К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Сальдо прочих доходов и расходов».

      Если  оборот кредита больше оборота дебета, то это прибыль, на сумму которой  делается запись:

      Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Сальдо прочих доходов и расходов». К-т 99 «Прибыли и убытки».

      Для обеспечения сохранности материальных ценностей в организации не реже одного раза в год проводится инвентаризация.

      Излишки материалов, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются на счет 10 «Материалы», а соответствующая сумма зачисляется  на финансовые результаты. При этом делается запись:

      Д-т 10 «Материалы»

      К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы ».

      Недостачи материальных ценностей списываются  на счет 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» по фактической себестоимости, а по частично испорченным материалам - в сумме определившихся потерь. На сумму недостач и порчи ценностей  составляется бухгалтерская проводка:

      Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т 10 «Материалы» (по соответствующим субсчетам).

      Списание  недостач отражается записями:

      - в пределах норм естественной  убыли - на счета издержек производства  или обращения:

      Д-т 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы» и др. К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

      - при хищении, а также сверх  норм естественной убыли, когда  установлены конкретные виновники:

      Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

      К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

      - сверх норм естественной убыли,  а также при хищении, когда  конкретные виновники не установлены,  или при отказе суда во взыскании  вследствие необоснованности исков:

      Д-т91 «Прочие доходы и расходы»

      К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

      В результате инвентаризации уточняются фактическое наличие и оценка материальных ценностей, что необходимо для составления отчетности.