Документальное оформление товарных операций и отчетность материально-ответственных лиц о наличии и движении товаров

Документальное  оформление товарных операций и отчетность материально-ответственных лиц о  наличии и движении товаров

Товарные операции совершаются на основании договоров  купли-продажи. В оптовой торговле продажа товаров осуществляется на основании договора поставки, в розничной – по договору розничной купли-продажи.

Договор поставки заключается  между организациями, т.е. юридическими лицами, например, между оптовой  организацией и магазином. В договоре поставки регламентируются условия  продажи товаров, обязанности продавца (оптовой организации) и покупателя (магазина), переход права собственности  на товары, риска их случайной гибели, цена, последствия нарушения договора и т.п. Договор заключается в письменном виде, к нему прилагается спецификация, в которой приводятся перечень товаров, предъявляемые к ним требования, продажная цена, стоимость каждого наименования и общая сумма, которая указывается в договоре.

По договору розничной  купли-продажи покупателю передаются товары, предназначенные для личного, семейного, домашнего или иного  использования, не связанного с предпринимательской  деятельностью. Такой договор считается  заключенным с момента выдачи покупателю кассового чека или иного  документа, подтверждающего оплату товаров.

Продажа товаров  производится по наличному и безналичному расчету. В оптовой торговле, как  правило, расчеты между организациями  осуществляются в безналичном порядке  с расчетных счетов в обслуживающих  банках, в розничной сети (магазинах, универмагах, универсамах и т.п.) оплата товаров происходит наличными  деньгами через контрольно-кассовую машину с выдачей покупателям  кассового чека. Кроме того, товары могут быть проданы в кредит с  рассрочкой платежа или с использованием пластиковых карт.

Продажа товаров  может осуществляться:

• по свободным отпускным ценам, увеличенным на сумму НДС;
• по государственным регулируемым оптовым ценам, увеличенным на сумму НДС;
• по государственным регулируемым розничным ценам, включающим НДС.

Если продажа  товаров осуществляется за наличный расчет, то к ценам, увеличенным на НДС, добавляется налог с продаж.

Товарные операции оформляются первичными документами. Порядок документального оформления продаж в оптовых организациях зависит  от способа отпуска и доставки товаров покупателям. Товары могут быть отпущены представителю покупателя со склада торговой организации, отправлены автомобильным, железнодорожным, водным и другими видами транспорта.

Для получения товаров  в месте нахождения поставщиков  необходимо заполнить доверенность.

Основные унифицированные  формы первичных документов по учету  товаров утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 132 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету торговых операций» (далее – Постановление  № 132).

Оприходование товара осуществляется на основании накладной  поставщика.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется  товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки  грузов. Это накладная, товарно-транспортная накладная, железнодорожная накладная, счет или счет-фактура (п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска  товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга  от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5).

Накладная в торговой организации может выступать  как приходным, так и расходным  товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

Постановлением  № 132 утверждена унифицированная форма  № ТОРГ-12 «Товарная накладная», а Постановлением Госкомстата РФ № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» – унифицированная форма № 1-Т «Товарно-транспортная накладная».

Товарная накладная  выписывается в двух экземплярах:

• первый экземпляр передается на склад для отпуска товаров;
• второй экземпляр передается получателю товаров.

Оформленную накладную  кладовщик, отпустивший товары, должен передать в бухгалтерию.

Кроме того, для приемки  товаров может применяться унифицированная  форма № ТОРГ-1 «Акт о приемке  товаров».

Акт применяется  для оформления приемки товаров  по качеству, количеству, массе и  комплектности в соответствии с  правилами приемки товаров и  условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении  отклонений по количеству, качеству, массе  покупатель (покупатель-посредник) обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с  другим однородным товаром (продукцией), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте соответственно.

Количество составляемых актов и комплектность документов обосновывается фактической ситуацией.

Если количество или качество поступивших товаров  не совпадает с данными сопроводительных документов поставщика, необходимо составить акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2 для отечественных товаров и форма № ТОРГ-3 для импортных товаров).

Акт по форме №  ТОРГ-2 составляется в четырех экземплярах, а акт по форме № ТОРГ-3 –  в пяти экземплярах.

Акты о приемке  товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим  наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или  расчетных документах, а при приемке  их по качеству и комплектности –  с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами  комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены  расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем  делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с  приложением документов (счета-фактуры, накладные и т.д.) передаются в  бухгалтерию под расписку и для  направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Если товары поступили  без сопроводительных документов, то составляют акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4). Этот же акт составляется, если товары приобретены у физического  лица.

Акт составляют в  день поступления товаров в двух экземплярах:

• первый экземпляр передают материально ответственному работнику, принявшему товары;
• второй экземпляр передают в бухгалтерию.

Акт подписывают  члены комиссии, принимавшие товары, и утверждает руководитель организации.

Для складского учета  товаров используются:

• журнал учета товаров на складе (форма № ТОРГ-18);
• карточка количественно-суммового учета (форма № ТОРГ-28);
• товарный отчет (форма № ТОРГ-29).

В журнале учета  товаров на складе кладовщик отражает каждую операцию по приходу или расходу  товаров. Для каждого наименования товаров в журнале отводится  отдельная страница.

Бухгалтерия ежемесячно сверяет данные бухгалтерского учета  товаров с данными, отраженными в журнале.

Карточка количественно-суммового  учета применяется в организациях торговли (на складах, базах) для аналитического учета тех товаров, которые учитываются  в количественно-стоимостном выражении.

Карточка ведется  отдельно на каждое наименование, сорт товара. При количественно-стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединенно на одной карточке.

Записи в карточке производятся в количественном и  стоимостном выражении на основании  проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

Товарный отчет  применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации.

Он составляется материально ответственным лицом  в срок от 1 (ежедневно) до 10 дней, установленный руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы.

Первичные приходные  и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета.

В адресной части  товарного отчета указывается наименование организации, торговой единицы и  структурного подразделения, фамилия  и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер  отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части  товарного отчета отражается в стоимостном  выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного  отчета и поступление товаров  и тары по сопроводительным документам.

Каждый приходный  документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма  поступивших товаров) записывается отдельно, затем рассчитывают общую  сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период. Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров).

Основой товарного  отчета является подтверждение товарного  остатка. Товарные отчеты составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах. Первый экземпляр  отчета вместе со всеми оправдательными  документами, подтверждающими поступление  или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а  второй с распиской бухгалтера о  приеме отчета остается у материально  ответственного лица.

Все приходные и  расходные документы, на основании  которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом  порядке.

Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого  номера. Товарные отчеты материально  ответственных лиц, приступивших к  работе не с начала года, нумеруются с начала их работы.

При перемещении  товаров внутри организации (например, при передаче со склада на склад  или со склада в торговый зал) составляется накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма №  ТОРГ-13). Накладную составляет работник, выдающий товары со склада, в двух экземплярах:

• первый экземпляр остается на складе;
• второй – передается работнику, получающему товары.

Оба экземпляра накладной  сдаются в бухгалтерию.

Учет поступления  и реализации товаров

Для обобщения информации о наличии и движении товаров  используют синтетический счет 41 «Товары». Этот счет используют, в основном, организации, осуществляющие торговую деятельность и оказывающие услуги общественного питания.

В организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность, счет 41 «Товары» применяют  для учета материалов, изделий, продуктов, приобретенных специально для продажи, или когда стоимость готовых изделий, приобретенных для комплектации, не включается в себестоимость проданной продукции, а возмещается покупателем отдельно.

Организации торговли на счете 41 учитывают помимо товаров  покупную тару и тару собственного производства (кроме инвентарной тары, служащей для производственных или хозяйственных нужд и учитываемой на счетах 01 «Основные средства» или 10 «Материалы»).

К счету 41 «Товары» могут быть открыты субсчета:

• 41-1 «Товары на складах»;
• 41-2 «Товары в розничной торговле»;
• 41-3 «Тара под товаром и порожняя»;
• 41-4 «Покупные изделия» и др.

На субсчете 41-1 «Товары  на складах» учитывают наличие и  движение товаров, находящихся на оптовых  и распределительных базах, складах, в кладовых организаций, оказывающих  услуги общественного питания, овощехранилищах, холодильниках и т.п.

На субсчете 41-2 «Товары  в розничной торговле» учитывают  наличие и движение товаров в  организациях розничной торговли (магазинах, палатках, ларьках, киосках и т.п.), а также в буфетах организаций общественного питания. На этом же субсчете указанные организации учитывают наличие и движение стеклянной посуды (бутылок, банок и др.).

На субсчете 41-3 «Тара  под товаром и порожняя» учитывают  наличие и движение тары под товарами и тары порожней (кроме стеклянной посуды в организациях розничной  торговли и буфетах организаций общественного питания).

На субсчете 41-4 «Покупные  изделия» учитывают наличие и  движение товаров организаций, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность. Учет товаров ведется  в порядке, предусмотренном для  учета производственных запасов.

Приобретенные товары и тара принимаются на учет по счету 41 «Товары» по стоимости их приобретения.

Оприходование прибывших  на склад товаров и тары отражается по дебету счета 41 «Товары» в корреспонденции  со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по стоимости  их приобретения.

Дебет счета 41, кредит счета 60 – оприходованы товары;

Дебет счета 19, кредит счета 60 – выделен НДС.

Поступление товаров  и тары может быть отражено с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» или без  использования его в порядке, аналогичном порядку учета соответствующих  операций с материалами. Способ учета  товаров и тары с применением счета 15 должен быть закреплен учетной политикой организации.

При признании в  бухгалтерском учете выручки  от продажи товаров их стоимость  списывается со счета 41 «Товары» в  дебет счета90 «Продажи».

Дебет счета 62, кредит счета 90-1 – отражена выручка от продажи  товаров;

Дебет счета 90-2, кредит счета 41 – списана себестоимость  проданных товаров;

Дебет счета 90-3, кредит счета 68 субсчет «Расчеты по НДС» –  начислен НДС;

Дебет счета 90-9, кредит счета 99 – в конце месяца отражена прибыль от реализации товаров.

Товары, переданные для переработки другим организациям, не списываются со счета 41 «Товары», а учитываются обособленно.

Пример. ООО «Ласточка» приобрело для перепродажи 2 кг канцелярских скрепок стоимостью 1200 руб., включая НДС – 200 руб., а также 40 коробок для упаковки стоимостью 24 руб., включая НДС – 4 руб. Скрепки и коробки переданы ЗАО «Синица» для упаковки. Стоимость упаковки составила 1,2 руб. за коробку, включая НДС – 0,2 руб.

В бухгалтерском  учете ООО «Ласточка» данные операции отражаются следующим образом:

Дебет счета 41-1 субсчет  «Скрепки», кредит счета 60 – 1 000руб. –  оприходованы скрепки;

Дебет счета 19, кредит счета 60 – 200 руб. – выделен НДС;

Дебет счета 41-3 субсчет  «Коробки для скрепок», кредит счета 60 – 20 руб. – оприходованы коробки;

Дебет счета 19, кредит счета 60 – 4 руб. – выделен НДС;

Дебет счета 41 субсчет  «Товары, переданные для упаковки», кредит счета 41-1 субсчет «Скрепки»  – 1 000руб. – переданы скрепки для  упаковки;

Дебет счета 41 субсчет  «Товары, переданные для упаковки», кредит счета 41-1 субсчет «Коробки для  скрепок» – 20 руб. – переданы коробки  для упаковки скрепок;

Дебет счета 44 Кредит счета 60 – 40 руб. – начислены затраты  по упаковке скрепок (1 руб. х 
х 40 коробок);

Дебет счета 19, кредит счета 60 – 8 руб. – начислен НДС (0,2 руб. х 40 коробок);

Дебет счета 41-1 субсчет  «Скрепки в коробках», кредит счета 41 субсчет «Товары, переданные для  упаковки» – 1 020 руб. – приняты  на учет скрепки, упакованные в коробки (40 коробок по 25,5 руб. за штуку).

Аналитический учет по счету 41 «Товары» ведется по ответственным  лицам, наименованиям (сортам, партиям, кипам), а в необходимых случаях  и по местам хранения товаров.

При учете организацией, занятой розничной торговлей, товаров  по продажным ценам одновременно с записью по оприходованию товаров делается запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 42 «Торговая наценка» на разницу между стоимостью приобретения и стоимостью по продажным ценам (скидки, накидки).

На счете 42 «Торговая  наценка» учитываются также скидки, предоставляемые поставщиками организациям, осуществляющим розничную торговлю, на возможные потери товаров, а также  на возмещение дополнительных транспортных расходов.

Суммы торговой наценки (скидок, накидок) по товарам проданным, отпущенным или списанным вследствие естественной убыли, брака, порчи, недостачи и т.п., сторнируются по кредиту счета 42 «Торговая наценка» в корреспонденции с дебетом счета 90 «Продажи» и иных соответствующих счетов. Относящиеся к непроданным товарам суммы скидок (накидок) уточняются на основании инвентаризационных описей путем определения полагающейся скидки (накидки) на товары в соответствии с установленными размерами.

Далее определяется сумма скидки (накидки) на остаток  непроданных товаров. В организациях розничной торговли ее определяют по проценту, исчисленному исходя из отношения суммы скидок (накидок) на остаток товаров на начало месяца и оборота по кредиту счета 42 «Торговая наценка» (без учета сторнированных сумм) к сумме проданных за месяц товаров (по продажным ценам) и остатка товаров на конец месяца (по продажным ценам).