Документальное оформления отпуска товаров

Содержание

Глава 1. Документальное оформление отпуска товаров

Отгрузка товаров по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и др.) отправителя (изготовителя), удостоверяющим их количество, а отгрузка товаров по качеству и комплектности - по сопроводительным документам, удостоверяющих их качество и комплектность (технический паспорт, сертификат и т.д.).

В розничной торговой сети отпуск (продажа) товаров населению оформляется выдачей чека ККТ (контрольно-кассовой техники) и отражением выручки за день в книге кассира-операциониста.

Если торговля ведется с лотка, автолавки, ручной тележки и т.п. (мелкая розница), то стоимость проданного товара и выручку указывают в расходно-приходной накладной (ТОРГ-14). Кроме этого продавцу выдают «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли» унифицированной формы ТОРГ-23.

Продажа товаров мелким оптом производится на основании письма-требования или заказа-отборочного листа унифицированной формы ТОРГ-8. Товар отпускается по товарной накладной формы ТОРГ-12, а для оплаты товара выписывают счет. В товарной накладной делается отметка об отпуске и получении товара и ставится круглая печать торговой организации.

В оптовой торговле товар также отпускается по товарной накладной

ТОРГ-12.Материально ответственное лицо производит отпуск товара на основании «Заказа-отборочного листа» или другого документа, предусмотренного графиком документооборота торговой организации.

Форма ТОРГ-8 «Заказ-отборочный лист»

Данная форма составляется на оптовых базах (складах) при отборе товара, тары. Она выполняет функцию заявки (заказа). Форма заполняется сотрудником оптовой базы (склада) на бумажных или машинных носителях информации и передается для исполнения на склад.

Форма составлена таким образом, что позволяет вести расчеты по отдельным группам товаров (например, вычислять торговую скидку по группам товаров). На основании данных формы ТОРГ-8 заполняется товарно-транспортная накладная.[1]

Форма ТОРГ-9 «Упаковочный ярлык»

Применяется при упаковке товара. Выписывается в трех экземплярах работником организации на каждое отдельное место (ящик, тюк и т.п.), подписывается материально ответственными лицами и упаковщиком. Один экземпляр вкладывается вместе с товаром в ящик (тюк). Второй - с указаниями массы каждого места - прилагается к счету-фактуре (если он не подлежит поящичной спецификации), третий - остается на складе.

Форма ТОРГ-10 «Спецификация»

Применяется в случаях, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю, второй передается в бухгалтерию.

В спецификации перечисляется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса. Масса тары проставляется отдельно.

Тара, отпущенная с товаром по этой спецификации, указывается на оборотной стороне бланка.

Упакованный товар передается экспедиции, агенту (экспедитору, водителю, возчику) по количеству мест или массе брутто под расписку на бланке спецификации.

Форма ТОРГ-12 «Товарная накладная»

Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания с подотчета материально ответственного лица. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Форма ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары»

Внутреннее размещение товаров между структурными подразделениями торговой организации, в которых работают разные материально ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое производится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации. Об этом распоряжении делается отметка в документе. Перемещение оформляется накладной. Подпись материально ответственного лица, отпустившего товар, заверяется круглой печатью торговой организации. На накладную обязательно накладывается штамп организации, который подтверждает соответствие отпущенных товаров данным, указанным в накладной. Внутреннее перемещение товара учитывается отдельной строкой в товарном отчете. Для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами применяется форма ТОРГ-13. Она составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

Форма ТОРГ-14 «Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли).[2]

Форма ТОРГ-14 не применяется для стационарной мелкорозничной торговли, отпуск товаров производится по накладной на внутреннее перемещение ТОРГ-13.

Расходно-приходная накладная формы ТОРГ-14 применяется для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек и т.п., а также при составлении товарных отчетов. Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим товар. Один экземпляр передается продавцу товара, а второй экземпляр остается в организации (магазине, базе, складе). По окончании рабочего дня производят запись в накладной о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации и остатка непроданных товаров. В случаях, когда продавец не может возвратить непроданные товары, в накладной производится запись остатков. При этом он также должен заполнять журнал формы ТОРГ-23.

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Номер, дату и сумму приходного ордера указывают в расходно-приходной накладной (для мелкорозничной торговли). Суммы выручки, полученные кассой, сверяются с суммой проданных товаров.

Форма ТОРГ-23 «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли»

Записи в товарном журнале формы ТОРГ-23 о полученном товаре и сданной выручке материально ответственное лицо (продавец мелкорозничной стационарной точки) производит ежедневно. Отпуск товаров указанным работникам оформляется в каждом отдельном случае выпиской расходных накладных. Данные об отпуске товаров и получении выручки заносятся в журнал по совершении операции на основании приходно-расходных документов с определением каждый раз нового остатка товаров. Записи в журнале производятся и подписываются ответственными лицами, которые отпускают товары, а также принимают выручку.

Если работник мелкорозничной стационарной торговой точки получает товар только на день и по окончании смены обязан сдать его, то товарный журнал можно не вести, достаточно будет расходно-приходных накладных формы ТОРГ-14.

С другой стороны, если работник нестационарной точки не имеет возможности ежедневно сдавать товар, то он должен заполнять журнал формы ТОРГ-23.

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Номер, дату и сумму приходного ордера указывают в товарном журнале. В товарном журнале отражается также сумма непроданных за день товаров. Суммы выручки, полученные кассой, сверяются с суммой проданных товаров.

Глава 2. Учет товарных потерь

Говоря о торговле, нельзя обойти стороной вопросы, связанные, с товарными потерями. В данной отрасли народного хозяйства величина таких потерь достаточно высока.

Товарные потери возникают на всех стадиях обращения товаров: при транспортировке, хранении и реализации. Вопросы, связанные с товарными потерями, для торговых организаций являются, очень важными.Различают нормируемые и ненормируемые товарные потери.

Нормируемые потери образуются в результате усушки, утруски, раскрошки, разлива и т.п., т.е. это так называемая естественная убыль товаров: уменьшение веса или объема товаров происходит вследствие изменения их физико-химических качеств.

Ненормируемые потери — это потери от боя, брака и порчи" товаров, а также потери по недостачам, растратам и хищениям.[3]

Данные потери образуются вследствие уменьшения массы товаров сверх норм естественной убыли, снижения качества по сравнению со стандартами, веса и объема товаров, а также их порчи из-за неправильных условий хранения, халатности должностных лиц. Наличие в торговых организациях таких потерь является результатом бесхозяйственности, запущенности в учете, поэтому такие потери не нормируются, а считаются сверхнормативными. К сверхнормативным относятся и потери вследствие стихийных бедствий, а именно: не компенсируемых убытков от пожаров, наводнений, всякого рода аварий и т.п., убытков от хищений, виновники которых по решению суда не установлены.

Товарные потери выявляются проверкой наличия товаров путем инвентаризации. Выявленные отклонения в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и Законом о бухгалтерском учете должны регулироваться следующим образом:

• убыль товаров в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на расходы торговой организации (издержки обращения);
• потери сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или во взыскании с них отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на финансовые результаты через счет 91 «Прочие доходы и расходы», предварительно собираясь по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Исключение составляют недостачи и потери от порчи ценностей, выявленные при приемке товаров от поставщиков и транспортных организаций, а также потери от стихийных бедствий. В первом случае претензии предъявляются к поставщикам и транспортным организациям, во втором недостачи признаются чрезвычайными расходами и отражаются непосредственно на счете 99 «Прибыли и убытки».

Нормируемые потери учитываются при выведении окончательных результатов инвентаризации и только в том случае, если будет выявлена реальная недостача товарно-материальных ценностей.[3]

При натурально-стоимостном учете результаты инвентаризации отражаются по каждому наименованию и артикулу товаров отдельно в сличительной ведомости, тем самым выявляются отклонения фактических остатков товаров от учетных.

Учет товарных потерь вследствие естественной убыли

В результате естественных физико-химических процессов, таких как выветривание, усушка, распыление, крошение, вымораживание, утечка, разлив при перекачке и отпуске жидких товаров и т.д., масса товара во время хранения может измениться. Кроме того, товар может испортиться в процессе транспортировки или разгрузки по причине его естественной ломкости, нежности (фрукты) или других свойств. Принято считать, что перечисленные процессы приводят к естественной убыли товаров. Для этих процессов государственными органами устанавливаются нормы естественной убыли, в пределах которых организация может списывать недостачу на издержки производства или обращения и учитывать при налогообложении (конечно, если эти нормы действуют).

Нормы естественной убыли товаров различаются в зависимости от параметров хранения: климатической зоны, условий и срока хранения. К условиям хранения относятся качество упаковки, температурный режим, качество помещений.Как уже отмечалось, списание выявленных недостач товаров в пределах норм естественной убыли в бухгалтерском учете производится на издержки обращения. Таким образом, для торговых организаций нормы естественной убыли имеют огромное значение. Однако именно в такой отрасли народного хозяйства, как торговля, этот вопрос остается неурегулированным.

Приказом МВЭС РФ от 19 декабря 1997 г. № 631 «О нормах естественной убыли» были установлены нормы естественной убыли для продовольственных товаров, которые должны были применяться всеми организациями торговли независимо от формы собственности. Однако через два года действие данного приказа было приостановлено приказом Минэкономразвития РФ от 17 января 2001 г. № 8 «О приостановлении действия Приказа МВЭС России от 19 декабря 2001 года № 631 «О нормах естественной убыли» в связи с тем, что он не прошел государственную регистрацию в Минюсте России. Таким образом, норм естественной убыли, которые может использовать торговая организация, не существует.

На наш взгляд, руководствоваться приостановленными нормами в целях бухгалтерского учета все-таки можно, так как приостановление действия документа не означает его отмену.Однако применять такие нормы в налоговом учете неправомерно, так как на основании подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.

Мало того, что налоговое законодательство предусматривает возможность списания только на основании норм, утвержденных Правительством РФ, так еще и запрещает списание норм, образующихся при реализации.

связи с такой ситуацией, видимо, торговые организации вряд ли будут учитывать в бухгалтерском учете недостачу товаров в пределах норм естественной убыли, списывая ее на издержки, так как это неизменно приведет к разрыву между данными бухгалтерского и налогового учета в связи с тем, что в налоговом учете такую недостачу все равно придется считать сверхнормативной.

Если организация решит учитывать такие недостачи в бухгалтерском учете, ей необходимо иметь в виду, что нормы естественной убыли являются предельными, т.е. представляют собой максимальную величину потерь, которую можно учесть при определении финансовых результатов. Если в результате инвентаризации выявлена меньшая величина, чем норма, то на издержки относится именно фактическая величина потерь.[4]

Необходимо обратить внимание еще на один момент. Следует ли восстанавливать сумму «входного» НДС по недостачам товаров в пределах норм естественной убыли, если ранее сумма налога была принята к вычету. Налоговые органы весьма категоричны: НДС необходимо восстановить, так как данные товары не участвуют в налогооблагаемых операциях, т.е. налогоплательщик не выполняет требования п. 2 ст. 171 НК РФ.

На наш взгляд, вопрос о восстановлении налога является весьма спорным. Если эти товары изначально приобретались налогоплательщиком для дальнейшей реализации, следовательно, он правомерно применил право на вычет. Обязанность по восстановлению налога у налогоплательщика (при условии, что ранее НДС был возмещен) возникает только в случаях, перечисленных в п. 2 ст. 170НКРФ:

«1) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации (а также передаче, выполнению, оказанию для собственных нужд) товаров (работ, услуг), не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения);

2. приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг) местом реализации которых не признается территория Российской Федерации;
3. приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, лицами, не являющимися налогоплательщиками в соответствии с настоящей главой либо освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика по исчислению и уплате налога;
4. приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, для производства и (или) реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации (передаче) которых не признаются реализацией товаров (работ, услуг) в соответствии с пунктом 2 статьи 146 настоящего Кодекса».

Как видим, выбытие товаров в результате потерь к перечисленным операциям не относится. Не содержится такое требование и в других статьях главы 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ, следовательно, налоговое законодательство не обязывает налогоплательщика восстанавливать сумму «входного» налога.

Обратите внимание! Налоговый орган вряд ли согласится с приведенными аргументами, поэтому свою позицию налогоплательщику, очевидно, придется защищать в суде. Кто не готов спорить с налоговиками, должен восстановить сумму налога и заплатить ее в бюджет.

Обратите внимание! Глава 25 НК РФ прямо определяет, что нормы естественной убыли должны быть установлены именно Правительством РФ. Хотя порядок утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей в соответствии со ст. 254 НК РФ был установлен постановлением Правительства РФ от 12 ноября 2002 г. № 814, причем п. 5 этого постановления федеральным органам исполнительной власти было предложено утвердить эти нормы до 1 января 2003 г., до сих пор нормы естественной убыли так и не приняты. Исходя из этого можно утверждать, что в целях налогообложения в настоящее время любые недостачи при транспортировке и хранении товарно-материальных ценностей считаются сверхнормативными.

Остается надеяться, что Правительство РФ в ближайшее время восполнит этот пробел в законодательстве.

Товарные потери при транспортировке.

Сумма товарных потерь вследствие естественной убыли при перевозках определяется исходя из массы товаров (нетто), принятых для перевозки, и нормы естественной убыли. Естественная убыль не начисляется на товары, принимаемые и отпускаемые без перевеса по массе отправителя, без вскрытия тары, по товарам, реализованным транзитом, по штучным товарам и товарам, списанным в результате боя, лома, порчи.

Как правило, товарные потери при перевозках возникают при доставке от поставщика к организации-покупателю.И хотя мы уже касались данной темы, рассматривая вопросы учета поступления товаров в торговую организацию, напомним некоторые моменты.Потери при перевозках вследствие естественной убыли списываются по цене, установленной договором купли-продажи, т.е. по цене приобретения.

При этом в учете эта операция отражается следующим образом:

Пример   На складе организации оптовой торговли ООО «Сатурн» макаронные изделия хранятся 2 месяца и 8 дней.

Нормы естественной убыли для одного месяца хранения макаронных изделий составляют 0,03%, за каждый следующий месяц — 0,008%.

В данном примере норма естественной убыли на складе по макаронным изделиям будет равна за первый месяц — 0,03%, за второй месяц 0,008%, за 8 дней — 0,008% х 8: 30 = 0,002. Таким образом, норма естественной убыли по макаронным изделиям за 2 месяца и 8 дней составит 0,04%.

Естественная убыль рассчитывается в зависимости от принятого способа учета и хранения товаров: партионного или сортового.[5]

При партионном способе естественная убыль исчисляется по фактическим срокам хранения товаров, которые определяются по партионной карте на основании даты поступления партии товаров на склад, отпуска товаров, отпуска товара из партии и инвентаризации.

При сортовом способе естественная убыль исчисляется на товары, реализованные за период между инвентаризациями и их остаткам на момент проведения инвентаризации на складе (среднего срока их хранения).

Этот срок определяется делением среднего суточного остатка товаров за период между инвентаризациями на однодневный товарооборот за период между инвентаризациями. Суточный остаток товаров рассчитывается делением суммы остатка товаров за каждый день на количество дней хранения между инвентаризациями. Однодневный товарооборот определяется делением товарооборота за межинвентаризационный период на количество календарных дней в этом периоде.

Определив средний срок хранения товара, можно рассчитать норму естественной убыли: она будет равна проценту убыли от количества реализованных товаров с учетом его цены.

Оборот по реализации какого-либо товара за период между инвентаризациями определяется расчетным путем на основании показателей товарного баланса. Для этого к остатку товара на начало месяца межинвентаризационного периода прибавляется количество поступившего товара за данный период и корректируется на выбытие товара за период между инвентаризациями и его остаток товара на конец данного периода.

При этом определяются:

• остаток товара на начало межинвентаризационного периода — по данным предыдущей инвентаризации;
• количество поступившего товара за данный период — на основании приходных документов за межинвентаризационный период;
• количество выбывшего товара — на основании расходных документов;

• остаток товара на конец периода — по данным последней инвентаризации.

Определив оборот по реализации того или иного товара за период между инвентаризациями и умножив данный оборот на норму естественной убыли, можно получить сумму естественной убыли по данному товару. Рассчитав таким образом сумму естественной убыли по всему наименованию товаров, можно определить общую сумму естественной убыли по всем реализованным за период между инвентаризациями товарам. Такой расчет достаточно трудоемок, поэтому необходимо учитывать, что его целесообразно производить при наличии соответствующих норм.

Учет потерь вследствие боя, лома и порчи

В торговой организации могут возникать и потери, связанные с боем, ломом или порчей товаров. Такие товарные потери списываются за счет виновных лиц на основании акта. Данный акт в обязательном порядке содержит наименование товара, его сорт, артикул, а также количество и цену. Кроме того, в акте указывается лицо, виновное в данных потерях, а также возможность дальнейшего использования испорченного товара, например, продажа по сниженной цене, сдача в переработку, уничтожение. Акты о бое, ломе и порче товаров передаются в бухгалтерию для проверки правильности оформления, а затем — руководителю организации, который принимает решение, за чей счет списывать образовавшиеся потери.Надо отметить, что данные потери возникают в торговых организациях вследствие бесхозяйственности (неудовлетворительные условия хранения, неосторожное обращение с товарами при транспортировке и т.п.), и поэтому они, как правило, взыскиваются с виновных лиц. Списание таких потерь за счет организации возможно лишь в исключительных случаях, когда конкретных виновников в причинении ущерба установить невозможно.

Потери от боя, лома и порчи товаров в бухгалтерском учете отражаются в общепринятом порядке.[6]

Потери товаров в результате чрезвычайных ситуаций

Если торговая организация несет потери, вызванные какими-то чрезвычайными обстоятельствами (пожар, наводнение и т.п.), то сначала она обязана провести инвентаризацию и только после этого отразить их в учете. Решение о списании испорченных товаров принимает руководитель. Расходы, возникающие вследствие чрезвычайных обстоятельств, относятся к чрезвычайным расходам в соответствии с правилами ПБУ 10/99, учитываются в составе прочих расходов и отражаются в учете следующей бухгалтерской проводкой: Дебет 99 «Прибыли и убытки» — Кредит 41 «Товары».

Такой порядок отражения недостач и потерь, образующихся в результате чрезвычайных обстоятельств, предусмотрен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (п. 28).

Однако Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н, предусмотрен несколько иной порядок отражения недостач в результате чрезвычайных обстоятельств.[7]

Пунктом 35 указанного документа установлено следующее: «35. Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы. Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации».

На наш взгляд, наиболее правильным вариантом отражения недостачи товаров от чрезвычайных ситуаций, является вариант, установленный Методическими рекомендациями. Затем все потери, возникшие в результате чрезвычайной ситуации и накопленные на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются в дебет счета 99 «Прибыли и убытки».[8]

Глава 3. Практическая часть

Составить бухгалтерские проводки