Документальный контроль

Содержание

1. Документальный контроль  ревизии       3

1.1. оценка первичных документов        4

1.2. методы документального контроля       6

1.3. приемы и способы документального  контроля                               11

2. Особенности ревизии  в торговле               15

3. Задача                   25

Библиографический список                27

1. Документальный  контроль ревизии

Документальный контроль — это контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета, составления и заполнения форм бухгалтерской (финансовой) документации и отчетности. В процессе такого контроля устанавливаются достоверность представленной в документах финансовой информации, соответствие выполненных операций требованиям законов и других нормативных актов, а также оценивается система внутреннего контроля проверяемого объекта.

Источниками информации для документального контроля служат:

• первичные документы, включая электронные и магнитные  технические носители информации;

• регистры бухгалтерского учета (компьютерные распечатки, накопительные и разработочные таблицы, журналы-ордера, вспомогательные ведомости к ним и др.);

• данные управленческого (оперативного) учета;

• бухгалтерская, статистическая и оперативно-техническая отчетность;

• плановая, нормативная, проектно-конструкторская, технологическая и прочая документация.

В зависимости от последовательности контрольных действий и их логической взаимосвязи выделяются следующие  методические приемы документального  контроля:

• формальная и арифметическая проверка документов;

• юридическая оценка отраженных в документах хозяйственных  операций;

• логический контроль объективной  возможности документально оформленных хозяйственных операций;

• сплошной и несплошной (в том числе выборочный) контроль;

• встречная проверка документов или записей в учетных регистрах посредством сличения их с одноименными или взаимосвязанными данными у организаций, с которыми проверяемый объект имеет хозяйственные связи;

• способ обратного счета;

• оценка законности и  обоснованности хозяйственных операций по данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета;

• балансовые увязки движения товарно-материальных ценностей;

• сравнение;

• различные методические (технические) приемы экономического анализа.

1.1. оценка первичных  документов

Практика ревизорской  работы с первичными документами  ввела в обиход термины, позволяющие характеризовать полноценность проверяемых документов путем выделения градации их недоброкачественности. Представленный далее перечень первичных документов сформирован таким образом, что в начале приведены документы, свидетельствующие об упущениях в исполнении контрольных функций должностными лицами, далее документы, характеризующие отсутствие контроля на предприятии, а в конце документ, свидетельствующий о должностном преступлении.

1. Перезаполненные первичные документы. Неполноценные документы, содержащие информацию сверх реквизитов документа, которые установлены его формой. Наличие большого числа перезаполненных документов свидетельствует о том, что профессионализм и трудовая дисциплина на предприятии подменяются самодеятельностью и ненужным энтузиазмом исполнителей, что лица, ответственные за нормотворчество, разработку форм первичных документов на ревизуемом предприятии не справляются со своими обязанностями. Наличие перезаполненных документов у ревизора может стать дополнительным источником информации, косвенным подтверждением его выводов но основным документам.

2. Неоконченные первичные документы. Неполноценные документы, в которых заполнены не все реквизиты, предусмотренные формой. Незаконченность документа, наличие пустого места в строке или графе документа создает благоприятные условия для внесения недобросовестными лицами записи, которая может исказить изначальный смысл первичного документа. Наличие незаконченных первичных документов ревизор характеризует в итоговом акте ревизии как недопустимое нарушение исполнителями своих обязанностей, создающее условия для хищений и других незаконных действий.

3. Неадаптированные первичные документы. Неполноценные документы, утвержденная форма которых не соответствует потребностям фактической операции. Если на предприятии есть орган, ответственный в управлении за документооборот, то ревизор имеет право сделать вывод о его плохой работе.

4. Нерегламентированные первичные документы. Неполноценные документы, имеющие несоответствующую форму. Часто предприятия приспосабливают для своих нужд документ, используемый на другом предприятии или утвержденный Федеральной службой по статистике Российской Федерации (Госкомстатом России) для отражения процессов, которых нет на данном предприятии.

При обнаружении аномальных первичных документов ревизор может  сделать вывод о сомнительности действующих на предприятии управленческих процедур, обеспечивающих контроль материальных ценностей, а также об ответственности должностных лиц.

5. Испорченные первичные документы. Неполноценные документы, содержащие исправления, подчистки, помарки, пятна, разрывы. Исправления не допускаются на кассовых документах и документах строгой отчетности. Правилами предприятия в этот список могут быть внесены дополнительные документы. На остальных документах исправления должны заверяться подписью должностного лица с указанием даты и расшифровки его фамилии и должности. Испорченные первичные документы свидетельствуют об исполнительской дисциплине управленческих кадров и об отсутствии контроля за движением материальных ценностей.

6. Нелегитимные первичные документы. Документы, в которых зафиксирована ненормативная, неразрешенная операция. Запрещается принимать к исполнению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству. Лицо, нарушившее это требование, может рассматриваться ревизором как пособник, соучастник незаконной операции. .

7. Ложные первичные документы. Документы, в которых допущены арифметические ошибки (умышленные и неумышленные), искаженно отражены сведения об отдельных сторонах действительно совершенной операции. Обнаружение ложных документов на предприятии должно сопровождаться соответствующими дисциплинарными выводами, вплоть до увольнения, независимо от сумм.

8. Фиктивные первичные документы. Документы, в которых отражены вымышленные хозяйственные операции. Наличие фиктивных документов свидетельствует о должностных преступлениях. Ревизор не может брать на себя ответственность оценивать документы как фиктивные. Сбором доказательств в обоснование вывода о фиктивности Документа ревизор может заниматься только под руководством следственных органов.

9. Поддельные первичные документы. Документы-копии, которые выдаются за оригиналы. При современных средствах копирования сделать трудноотличимую копию не представляет большого труда. При появлении сомнений в подлинности первичного документа ревизор привлекает специальных экспертов. В функции ревизора определение подлинности документа не входит. Ревизор должен попытаться доказать, что такой документ ложный. Для этого используется метод документального контроля — проверка последовательности документооборота.

Первичные документы  являются источником информации и средством контроля. Выявление ревизором отклонений в выполнении первичным документом его функции и устранение этих отклонений должностными лицами по итогам ревизии являются эффективным способом профилактики системы контроля. Любые оперативные системы контроля на предприятии, в состав которых входят первичные документы, периодически нуждаются в последующем контроле — как в ревизии, так и в профилактике.

1.2. методы документального  контроля

Метод документального  контроля — это отдельное контрольно-ревизионное действие, например, сверка, сличение. Ревизионная практика не выработала конкретного метода, применяемого для проверки документов или хозяйственных операций. Как правило, в процессе изучения даже простейших хозяйственных операций или первичных документов ревизору приходится использовать разные методы. В конкретной ревизионной ситуации для решения поставленной задачи он должен выбрать самые эффективные из них. Документальный контроль основан на нескольких методах и приемах. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

- Аналитические приемы

Экономический анализ работы организации помогает выявить положительные и отрицательные стороны деятельности всей организации в целом и ее структурных подразделений. В процессе ревизии данные экономического анализа подкрепляются результатами проверок первичных документов, регистров бухгалтерского учета и другой экономической информацией.

Экономический анализ позволяет  установить, по каким именно калькуляционным  статьям или экономическим элементам  затрат произошли значительные колебания по периодам.

Путем анализа изучаются  показатели, характеризующие непроизводительные расходы, потери, растраты, недостачи и хищения, задолженность по возмещению материального ущерба, потери от брака и простоев и т.д.

Логическая  проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.

Технико-экономические расчеты составляются в период ревизии. Они позволяют определить обоснованность норм расходования сырья и материалов, целесообразность трудовых затрат. В результате составления технико-экономических расчетов при ревизиях вскрываются факты применения устаревших норм материальных и трудовых затрат и как следствие — наличие неучтенных сырья, материалов и готовой продукции. Путем расчетов ревизор устанавливает искажения данных, отражающих себестоимость продукции, в связи с неправильным распределением косвенных расходов между объектами учета.

Нормативные расчеты применяются для выявления отклонений фактических затрат от плановых или нормативных. Этот метод позволяет исследовать причины отклонений от норм и задержки изменений норм материальных и трудовых затрат при использовании ревизуемой организацией основных элементов нормативного метода учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции.

В комплексе с технико-экономическими расчетами данный метод способствует выявлению случаев сокрытия недостач, растрат, хищений и перерасхода за счет завышении плановых и нормативных затрат на производство продукции, списании па затраты производства денежных и материальных средств но нормам, когда фактически израсходовано меньше.

- Бухгалтерские приемы

Проверка количественно-суммового учета применяется при ревизии баз, предприятий общественного питания, складов некоторых организаций, где количественный учет не ведется, хотя каждая операция поступления и расходования материальных ценностей оформляется первичными документами. В ходе проверки восстанавливается количественно-суммовой учет.

Результаты восстановления количественно-суммового учета дают возможность анализировать движение этих ценностей за определенный период времени.

Проверка правильности корреспонденции счетов позволяет устанавливать факты ошибочного или умышленного искажения данных взаимной связи синтетических счетов бухгалтерского учета, чем создаются условия для хищения денежных средств и материальных ценностей, хотя все первичные документы могут быть составлены безукоризненно.

Проверка регистров  бухгалтерского учета заключается в сопоставлении данных регистров бухгалтерского учета с данными первичных документов, что помогает установить наличие подложных записей, сделанных для сокрытия хищении и злоупотреблении. Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

При исследовании других, не бухгалтерских документов устанавливают наличие неблагополучных участков в работе ревизуемой организации и в результате целенаправленно проводят исследование документов. К таким документам относятся акты и справки внешних проверок и ревизий, акты и справки внутрипроверочных комиссий, внутренние приказы и приказы вышестоящих организаций, протоколы собраний и совещаний, письма и рекламации покупателей и поставщиков и т.д.

  - Операционные приемы

При формальном контроле документы изучают в целях выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия неоговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинности подписей должностных лиц, соответствия документа действующей типовой форме и т.д. Посредством формальной проверки устанавливается наличие доброкачественных и недоброкачественных, полноценных и неполноценных документов.

Арифметический  контроль применяется для определения правильности подсчетов в документах и выявления признаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными. Ревизиями устанавливаются случаи умышленного искажения себестоимости продукции, сырья и материалов, объемов СМР за счет неправильного определения процентов, индексов, итогов общепроизводственных и общехозяйственных, накладных расходов; в денежных документах — завышения итоговых сумм.

Встречный контроль представляет собой сличение разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуемой организации или других организациях.

В ревизионной практике применение встречной проверки дает эффект при выяснении достоверности  и реальности получения, например, цехом со склада сырья и материалов (по требованиям или лимитно-заборным картам) либо поступления из цеха на склад произведенной готовой продукции (по накладным или приходным ордерам, нарядам на выполненные работы).

Взаимный контроль необходим для сопоставления различных документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции. При этом возможно:

- сопоставление документов, отражающих непосредственное совершение хозяйственной операции, с документами, имеющими к первым косвенное отношение (сопоставление материального отчета о расходе сырья и материалов с данными карточек складского учета);

-   сопоставление документов, отражающих хозяйственную операцию, с документами, оформление и содержание которых обусловливается непосредственно первичными документами (включение в акт выполненных работ таких объемов, на которые не оформлены наряды, и пр.).

При анализе последовательности документооборота ревизор исследует всю цепь последовательных процедур и соответствующих им документов, в итоге которой оформляется новый документ. Отсутствие одного или нескольких предшествующих документов, отступления от одной или нескольких предшествующих процедур должны рассматриваться как серьезное нарушение контроля на предприятии.

Проверка ежедневного  или пооперационного изменения остатков товарно-материальных ценностей и денежных средств характеризуется тем, что в результате хронологического анализа хозяйственных операций представляется возможность выявить отклонения от нормального оборота материальных ценностей или денежных средств и как следствие — установить искажения данных об остатках, образующихся после совершения каждой операции.

-  Другие приемы

Исследование  и проверка объяснительных записок, полученных в процессе ревизии позволяют глубже анализировать действия должностных и материально ответственных лиц, выявлять обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяйственности и нарушению финансовой дисциплины, намечать мероприятия по их устранению.

Правильность совершения хозяйственных операций не всегда можно  проверить методами документального  контроля. Часто возникает необходимость произвести проверку наличия денежных средств, материальных ценностей и основных фондов в натуре. С этой целью вместе с методами документального контроля в ходе ревизий применяются методы фактического контроля.

При исследовании неофициальных материалов изучаются черновые записи кассиров и других материально ответственных лиц, анонимные письма, неофициальные заявления работников ревизуемой организации. Ревизоры не должны игнорировать информацию, получаемую из неофициальных материалов, так как она помогает устанавливать истинное состояние дел, выявлять злоупотребления и хищения денежных и материальных средств. Однако такую информацию необходимо использовать осторожно, не унижая достоинства работников проверяемой организации.

1.3. приемы и  способы документального контроля

В зависимости от последовательности контрольных действий и их логической взаимосвязи выделяются следующие  методические приемы документального  контроля:

Формальный  и арифметический контроль. При формальном контроле устанавливается соблюдение формальных требований к составлению документов: заполнение требуемых реквизитов; наличие неоговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр; подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц.

При арифметической проверке выясняются правильность и обоснованность подсчетов итогов в кассовых, расчетных и платежных документах. Наиболее тщательно должны быть исследованы первичные документы, вызывающие сомнения по каким-либо причинам. Выводы о недостоверности документов по формальным признакам (отсутствие или несоответствие отдельных реквизитов) должны подтверждаться контролем по существу.

Юридическая оценка хозяйственных  операций. Цель юридической оценки хозяйственных операций — определить соответствие отраженных в документах операций действующему законодательству и их экономическую целесообразность. Экономическая целесообразность хозяйственных операций определяется их направленностью на выполнение задач, стоящих перед подконтрольной организацией, при соблюдении законности. По выявленным в процессе контроля незаконным операциям устанавливают ответственных лиц и величину причиненного ущерба.

Логический контроль. Способ изучения объективной возможности документально оформленных хозяйственных операций посредством различных сопоставлений взаимосвязанных производственных и финансовых показателей называют логическим контролем. Раскрытие логических связей между производственными и финансовыми показателями в процессе контроля позволяет оперативно выявлять нарушения действующего законодательства, финансовой, производственной и технологической дисциплины, предотвращать неправомерное расходование средств.

Сплошной и несплошной (частичный) контроль. Поскольку контрольная деятельность связана с необходимостью всестороннего изучения большого объема экономической информации, исследование большинства массовых хозяйственных и финансовых операций в связи с ограничением времени, отводимым на осуществление контрольных действий, не может быть сплошным. Поэтому принято разграничивать области и условия применения сплошного и несплошного (в том числе выборочного) изучения документов и финансово-хозяйственных операций в ходе контрольных мероприятий. При сплошном контроле финансово-хозяйственных операций исследованию подвергаются все документы и записи в регистрах бухгалтерского учета.

Метод несплошного контроля массовых финансово-хозяйственных операций с позиций их законности, достоверности и экономической целесообразности относится к приемам математической статистики, применяемым для изучения тех явлений, которые подчинены определенным вероятностным закономерностям.

Выборочный  контроль. Это одна из разновидностей несплошного контроля, при котором состояние всей совокупности единиц (генеральной совокупности) определяется по результатам обследования некоторой их части (выборочной совокупности), отобранной в случайном порядке, по правилам научной теории выборки. Главное, что отличает выборочный контроль от других видов несплошного контроля, — это репрезентативный характер его результатов, позволяющий получать достоверные показатели, характеризующие всю генеральную совокупность.

Встречный контроль. Встречный контроль представляет собой метод, при котором сличают первичные документы или учетные записи подконтрольной организации с одноименными или взаимосвязанными данными у контрагентов по финансово-хозяйственным операциям или выделенных структурных подразделений. При необходимости сопоставляются различные экземпляры одних и тех же первичных документов у поставщиков и получателей товарно-материальных ценностей. Значение метода встречного контроля особенно возрастает, когда данные первичного и бухгалтерского учета рассредоточены по структурным подразделениям организации, а расчеты с поставщиками и покупателями централизованы. В этих условиях во время проверки возникает потребность в сопоставлении показателей первичных документов и учетных регистров структурных подразделений с данными, имеющимися в расчетном центре организации.

Способ обратного счета. Этот способ заключается в предварительной экспертной оценке материальных затрат с целью последующего определения (обратным счетом), например, величины необоснованных списаний сырья и материалов в затраты на производство определенных видов продукции, которые к моменту проверки большей частью или полностью имеются в наличии на складах организации-изготовителя или ее покупателей. Использованию этого приема обычно предшествует мотивированная экспертная оценка специалистов о действительной себестоимости изготовления данной продукции.

Оценка законности и  обоснованности хозяйственных операций. По данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета оценка законности и обоснованности хозяйственных операций проводится сопоставлением записей в учетных регистрах с оправдательными документами, а также данных учетных регистров с показателями отчетности. Из практики известно, что хищения, искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности и другие нарушения допускаются посредством необоснованных записей на счетах бухгалтерского учета. Поэтому при проверках необходимо обращать особое внимание на выявление таких нарушений, как: неверная корреспонденция счетов; несоответствие записей в учетных регистрах первичным документам; отсутствие бухгалтерских записей по отдельным первичным документам; составление учетных записей, не подтвержденных оправдательными документами; несоответствие отчетных показателей записям в Главной книге и других учетных регистрах и др.

Балансовый  метод. Балансовый метод увязки движения товарно-материальных ценностей — прием, широко используемый при проверке сохранности имущества организации. С этой целью поступление отдельных видов ценностей за период между инвентаризациями (включая их остатки при предыдущей инвентаризации) сопоставляют с их расходом за этот же период и остатками по инвентаризационной ведомости на день проверки.

Разновидностью балансового  приема является хронологическая проверка сбалансированности движения отдельных  видов (групп) товарно-материальных ценностей  за короткие промежутки времени (дни, декады и т.д.), не совпадающие, как правило, с календарным отчетным периодом. Применение данного приема позволяет выявить в отдельные дни расход ценностей, превышающий их поступление (с учетом входного остатка). Полученные при этом результаты можно считать достоверными лишь при условии, что хронологической проверке одновременно подвергнуты все однородные материалы (готовые изделия, товары) данной группы.

Сравнение. Этот прием имеет универсальное значение для всех форм контроля — предварительного, текущего и последующего. Сравнение представляет собой сопоставление параметрических данных объектов контроля с целью определения сходства или различия между ними.

Сравнение фактических  результатов деятельности с плановыми (нормативными) показателями, а также с отчетными данными прошлых периодов (в сопоставимых ценах) позволяет оценивать выполнение поставленных задач и динамику важнейших технико-экономических показателей за ряд лет.

С помощью сравнения  плановых и фактических данных со среднеотраслевыми данными появляется возможность всесторонне оценить организационно-технический уровень финансово-экономической деятельности проверяемой организации.

Экономический анализ. Для углубленного изучения финансово-экономической деятельности организаций применяется экономический анализ. При проведении проверок используют такие приемы анализа, как расчет средних и относительных величин, группировки, индексный метод (включая его разновидность — цепные подстановки), расчеты корреляционной зависимости и т.п.

2. Особенности  ревизии в торговле

Принятие к учету  товаров и тары отражается но дебету счета 41 «Товары» в корреспонденции  со счетами 60 «Расчеты с. поставщиками и подрядчиками» и 42 «Торговая  наценка» (при учете товаров по продажным ценам). Товар учитывается без НДС. Товары, принятые на ответственное хранение, учитываются на забалансовом счете «товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Товары, принятые на комиссию, учитываются на забалансовом счете «Товары, принятые на комиссию».

Передача товаров от продавца к покупателю оформляется  следующими товаросопроводительными документами:

•товарной накладной  по форме № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»;

• накладной на отпуск материалов на сторону по форме №  М-15, утвержденной постановлением Госкомстата  России от 30 октября 1997 г. № 71а;

• товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (в случае доставки автомобильным транспортом);

• накладной на перевозку  груза в универсальном контейнере (в случае доставки по железной дороге);

• коноссаментом (при  перевозке морским транспортом);

• авианакладной (при  доставке воздушным транспортом).

Кроме того, поставщик  обязан предоставить следующие документы, имеющие отношение к товару: паспорта качества, сертификаты соответствия и пр.

Оприходование поступивших  товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе.