Документ.Способы документирования

Контрольная по документац обеспечение.

Документ. Способы  документирования.

Содержание 

Введение 

1. Документ как  материальный носитель информации 

2. Способы документирования  и материальные носители информации 

2.1 Текстовое документирование 

2.2 Техническое документирование 

2.3 Фото- кино- фоно- документирование 

2.4 Новые носители  информации 

3. Прием, обработка,  распределение и хранение документов  на различных материальных носителях 

3.1 Бумажные носители  информации 

3.2 Документы, передаваемые  по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы) 

3.3 Прием и обработка  документов, поступающих по каналам  электронной почты и факсимильной  связи 

3.4 Хранение аудиовизуальных  документов 

Заключение 

Список используемой литературы 

 Введение 

В настоящее время  проблема понятия и предмета документоведения продолжает оставаться дискуссионной. 

Понятие "Документ", способы документирования и материальные носители информации - первые вводные  разделы курса "Документоведение". Их изучение показывает эволюцию понятия "документ", его расширение, с  развитием науки и техники, многообразие способов закрепления информации. 

Документ - объект изучения курса "Документоведение". Растущее значение информации и документов в XX веке, появление научных дисциплин, предметом изучения которых стали  информация и документ, различное  понимание и толкование этих терминов в специальной литературе потребовали  закрепления этих понятий в ГОСТах и законодательных актах. Приступая к изучению следует прежде всего уяснить ключевые понятия - "информация" и "документ". 

Понятие "документ" теснейшим образом связано с  понятием "информация", т.к. документ является её основным носителем. Слово "информация" происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией - необходимое условие жизни человеческого общества. 

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или  управляемому объекту. 

К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются  два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для  принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы. 

В настоящее время  объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с  ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих  организаций, больше произвести товаров, с другой стороны иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая  организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут  существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда  очень быстро меняется экономическая  ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том  случае, если они вовремя знают  что, когда и почем. Информация давно  стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем  информации выступает документ. 

Поэтому организации  работы с информацией и с документами  как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое  внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе, в Германии "электронная обработка  информации, организация делопроизводства и оформление документации" отнесены к ключевым направлениям НТР. У нас  в стране 25.01.95 принят Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации". 

Эти примеры яркое  свидетельство существенного изменения  отношения в самом обществе к  организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и  документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к  достижению экономических результатов. 

В рамках данной работы было изучено федеральное законодательство. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 

Цель позволила  сформулировать задачи, которые решались в данной работе. Рассмотреть виды материальных носителей информации, дать им характеристику, показать преимущество использования каждого их видов, выявить их недостатки, определить прием и распределение документов, полученных на различных материальных носителях.

1. Документ как  материальный носитель информации 
 

Документ появился, прежде всего, чтобы закрепить и  передать информацию от человека человеку. 

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и  являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно  и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для  историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты  в области управления считают  его средством фиксации и передачи управленческих решений. 

По мнению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). 

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым  обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение  к информации во времени. 

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда, и как результат труда. 

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством  соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных  планов, учет - в виде составления  и обработки статистической, бухгалтерской  и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания  инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми  формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. 

Чрезвычайно важна  для управленческой деятельности юридическая  сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной  в них информации и представляют одну из форм выражения права. 

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя  правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической  функцией в случае использования  их как доказательства в суде, органах  следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. 

Все формы управленческой деятельности находят отражение  в соответствующих документах, которые  выступают способом и средством  реализации возложенных на аппарат  управления функций. 

Однако, и термин "документ", также как и термин "информация", неоднозначен и прошёл свой путь развития. Документоведы дают наиболее полное определение документа. 

2. Способы документирования  и материальные носители информации

2.1 Текстовое документирование 
 

Первым способом запечатления мысли явилось слово. Слово передавало общее представление  человека об окружающем мире. Однако слово  как средство запечатления имеет  существенные недостатки. Являясь средством  передачи мысли, оно ограничено расстоянием  и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений  на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высотой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки. 

Большое влияние  на графику письма оказывали материалы  для письма. В древности в Средней  Азии материалом для письма служила  глина. На. глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись). Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. Каменные столбы, плиты, стены и скалы использовались, главным образом, для монументальных надписей государственного значения. 

В Египте также широко применялись надписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус, отличавшийся портативностью, легкостью. Ломкость папируса определила форму древних документов-свиток. Писали на папирусе заостренными камышовыми кисточками. 

В сирийском городе Пергаме было организовано производство нового материала для письма - пергамента, представлявшего собой особо  выделанные кожи телят, овец, оленей. В  Китае древнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также  оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. н. э. была изобретена бумага, широко распространившаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы  для письма. На Руси материалом для письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII-XIV вв. было развернуто собственное производство). 

Для бытовой переписки  применялась береста (берестяные грамоты  были найдены во время археологических  раскопок в Новгороде в 1950 г.). С XIV в. получает распространение бумага. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге был гусиные перья, реже лебединые и павлиньи. В середине XIX в. получили распространение стальные перья. 

Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в  ней информации о явлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц. Но среди огромного количества документов, создаваемых в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитием научно-технического прогресса, все большее место начинают занимать другие виды документирования.

2.2 Техническое документирование 
 
 

Техническое документирование является способом запечатления технической  мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат  строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству  зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. 

Возникновение технической  документации относится к глубокой древности и связано с развитием  техники и изменениям в организации  производства. Уже в рабовладельческих  государствах все крупные сооружения строились на основе технической  документации. В Русском государстве  наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI-XVII вв. техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации. Есть много вариантов классификации технической документации. Например, её делят на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная. 

В соответствии с  производственным назначением технические  документальные материалы классифицируются на: 

v Технические документальные материалы - результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства (изделие) или объект капитального строительства. 

v Технические документальные материалы - запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос - как изготовить изделие или построить объект капитального строительства. 

v Технические документальные материалы - фиксация природы, между которой и человеком совершается процесс труда. В эту группу входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др. 

v Технические документальные материалы - запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств. 

В состав групп могут  входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические  карты, картографические материалы, проектные  документы и др. 

Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами (методом ортогонального проектирования). Чертежи изображают внешний вид предмета в пространстве, его устройство и, в зависимости от подробности и полноты изображения предмета, делятся на схемы, генеральные планы, чертежи габаритные, теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтажные, патентные и др. Создание чертежа и его "чтение" требуют специальных знаний. Рисунки также дают изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета. Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изображения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические, демографические и т.д.). 

На графиках даются графические изображения физических, химических и других явлений. 

Техническое описание представляет собой словесное описание объекта, его внешний вид, устройсгво и работу. Хотя техническое описание относится к технической документации, оно выполняется методом текстового документирования. 

Технологические карты  подробно фиксируют производственный процесс изготовления, формы заготовок, количество сырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и т. д. В  них информация фиксируется как  текстовым, так и изобразительным  способом. 

Технические документы  изготавливаются на особых сортах бумаги (ватман, калька и др.). 

2.3 Фото- кино- фоно- документирование 

Способ закрепления  изображения - фотографию изобрел в 1839 г. французский художник-декоратор  Луи Жак Манде Дагер. За это изобретение французское правительство назначило ему пожизненную пенсию. Но еще до Дагера научился закреплять изображение, полученное на экране камеры-обскуры Жозеф Нисефор Ньепс. В 1826 г. он сделал первый снимок, сохранившийся до наших дней. Качество полученных им снимков было невысоким. Познакомившись с Дагером в 1829 г., Ньепс заключил с ним договор, учреждавший товарищество для совместной работы. Однако Ньепс умер в 1833 г. и Дагер один завершил работу, создав способ фотографии, получивший название дагерротипия. 

Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый  способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к  жизни новый вид документов. Фотография - совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных  материалах действием на них света  и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое  изображение, превращаемое проявлением  и закреплением в негативное изображение. С негативов при печатании  получают позитивное изображение - отпечаток. Кроме того во второй половине ХХ в. для любительских съёмок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съёмки получить готовую фотографию. Открытие фотографии датируется 1839 г., когда был опубликован изобретенный во Франции художником Дагером первый технически разработанный фотографический процесс, названный дагеротипией. 

Фотодокумент - изобразительный  документ, созданный фотографическим  способом. Фотодокументы отличаются существенной особенностью-этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и т. д. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов и т.д. 

Фотодокументы изготавливаются  на бумаге, стекле и т. д. со специальным  покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей. 

Новым величайшим завоеванием  мировой культуры было изобретение  кино. 

Кинематограф изобретен  во Франции братьями Люмьерами в 1895 г., и одновременно в Германии - Складовским, в России-Самарским и Акимовым. 

Кинодокумент - изобразительный  документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных  на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т. е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. В ГОСТе кинодокумент определяется как "изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодокументы возникают в момент событий. Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводство возникает в начале XX в. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы. 

Кино вооружало  человечество новым мощным средством  познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие  события жизни нашей страны. Кинодокументацию можно разделить на три группы: 

1) кинолетопись, 

2) киножурналы, 

3) документальные  фильмы. 

Кинолетопись - документация, повседневно, регулярно фиксирующая на кинопленку важнейшие события жизни страны. Киножурналы - периодические выпуски, в которых отражаются события, происходящие у нас в стране и за рубежом. Документальные фильмы объединяют события и факты общностью идей и художественных обобщений, дают их в виде больших политических обобщений. 

Огромное просветительное  и агитационное значение имеют научно-популярные кинофильмы. Они отражают достижения науки и техники, пропагандируют их, помогают распространению знаний. 

Сегодня большое  распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную плёнку, на которую фиксируются репортажи, телепередачи и другая оперативная информация. 

К концу XIX в. относится  появление еще одного вида документов - фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается "документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи" Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т.д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г., но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г.- валики фонографа Эдисона. 

Уже с 1888 г. механическая запись звука производится на плоских  дисках (грампластинках). С начала XX в. зазвучала оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием и разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В последние годы фонозапись активно заменяет тяжелый труд стенографисток. 

Фонограф был одним  из изобретений Эдисона, которым  он особенно гордился. Идея фонографа, машины, записывающей, неограниченное время сохраняющей и воспроизводящей  человеческую речь и музыку была совершено  новой. Патентное бюро, следуя обычной  процедуре, пыталось разыскать прецедент, но не нашло ничего, даже отдаленно  напоминающее изобретение Эдисона, несмотря на то, что отдельные узлы, входящие в конструкцию, не являлись новинкой. 

В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась  по винтовой линии по поверхности  цилиндрического валика, покрытого воском или фольгой и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины. 

Публика впервые  узнала о существовании фонографа  в 1877 г., когда Эдисон показал его  нескольким друзьям. Они увидели  незамысловатую машину, которая, к их удивлению, говорила голосом, похожим  на человеческий, и в то же время каким-то сверхъестественным: "Доброе утро! Как поживаете? Как вам нравиться фонограф?". 

Эдисон был в  восторге от своего изобретения. Он предложил  следующие десять способов его применения: 

Диктовка писем  и документов без стенографистки; 

Фонографические книги  для слепых; 

Обучение красноречию; 

Воспроизведение музыки; 

Запись на память семейных событий, голосов членов семьи; 

Музыкальные шкатулки и игрушки; 

Часы, которые могут  вслух объявлять время; 

Сохранение языков посредством точной регистрации  правильного произношения; 

В целях образования; 

В сочетании с  телефоном для записей переговоров. 

Уже на стыке XIX и XX века фонограф завоевал широкое признание  во всем мире, и большинство предсказаний Эдисона начало осуществляться.

2.4 Новые носители  информации 
 

В середине ХХ века в  связи с огромным ростом объема информации остро возросла необходимость механической ее обработки, хранения и поиска. Однако для введения информации в машину или механизации поиска необходимых  данных приходится преобразовывать  информацию из формы, понятной человеку, в форму, "понятную" машине. 

Механизированный  способ обработки и поиска информации основан на использовании устройств  механического, электромеханического и др. способов действия. Такие устройства не могут воспринимать, хранить и разыскивать информацию, зафиксированную обычным способом - текстовым, техническим, фонодокументированием и т. п. Для перевода информации в форму, понятную машине, были созданы специальные материальные носители: перфокарты, перфоленты, микрокарты, рулонные микропленки, на которых данные фиксировались специальными условными обозначениями. 

Перфокарта представляет собой карточку из плотной бумаги или пластического материала, на котором проставляются отверстия  или вырезы. Впервые перфокарта была применена в 1740 г. для управления ткацким станком. Всевозможные данные можно обозначить на перфокарте заранее  обусловленными комбинациями отверстий. Данные так же можно зафиксировать  на рулонной перфоленте. На микрокартах  и рулонной микропленке данные заносятся  в виде комбинации черных и белых  прямоугольников, уменьшенных посредством  микрофотокопирования. В наиболее быстродействующих  системах механизированного поиска информации последняя фиксируется различным намагничиванием специальных диаков, барабанов, магнитных лент, замыканием строго определенных участков сложной системы электроцепей. 

Таким образом, при  механизации обработки информация воспроизводится в виде физических состояний: отверстий, черных на белых  прямоугольников, отдельных намагниченных  участков, соединенных на разъединенных  проводников и т. п. Однако для  прочтения человеком информации, обработанной машиной, требуется снова  преобразовать ее в вид, пригодный  для визуального восприятия. 

Третья четверть XX века характеризуется быстрым  внедрением и развитием вычислительной техники. Появляются термины "машино-ориентированный документ", "документ на машинном носителе", "машинограмма" и другие, определения которых записывается в стандартах. 

Быстрое распространение  компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, делает необходимым  издание в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Таким образом, документы на новых носителях активно вошли в нашу жизнь. 

3. Прием, обработка,  распределение и хранение документов  на различных материальных носителях 

3.1 Бумажные носители  информации 

Документы, поступающие  в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. 

Прием и первичная  обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с  документами вскрываются (за исключением  конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки корреспонденции. На полученном документе проставляется  регистрационный штамп.