Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Документы

Вопрос №3 Нормативно- правовая база организации документационного

обеспечения управления как основа технологии процессов управления.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. Государственная система документационного обеспечения управления;

4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. Государственные стандарты и документацию;

7. Унифицированные системы документации;

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России , которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в

учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;

2. Гражданский кодекс РФ;

3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995;

4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);

5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ;

6. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;

7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.;

8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ;

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;

10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;

11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;

12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

5. Основные правила работы ведомственных архивов;

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;

7. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;

8. Основные правила работы архивов организации;

9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;

10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;

12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Работу с документами ограниченного доступа регламентируют:

- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»;

- Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);

- Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

- Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

- Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.

Последний из названных документов на сегодняшний день составлен основу ДОУ. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

В заключении представленного обзора основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный работник, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

Вопрос №10 Справочно - информационные документы: акт, докладная

записка, справка.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

В состав информационно-справочных документов включаются: докладная записка; служебная записка; объяснительная записка; предложение; представление; заявление; протокол; акт; справка; заключение; отзыв; перечень; список; переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики)).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. По содержанию различают следующие виды актов: приема-сдачи (материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда); испытаний (образцов, систем, технологий); выделения к уничтожению документов; о списании материальных ценностей; о нарушении установленных правил; ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка; об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом; об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.

Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей). Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Это акты

приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также акты ревизии, инвентаризации, расследования несчастных случаев на производстве (статья 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Иные акты составляются в произвольной форме.

Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.

Акт вступает в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Если какой-либо член комиссии не согласен с содержанием акта, то он обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии, а свое мнение оформить на отдельном листе в виде приложения к акту. В законодательно установленных случаях акты проходят процедуру утверждения руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт может оформляться на общем бланке или на специальном бланке акта (например, для актов о несчастном случае на производстве существует утвержденная форма бланка).

На оформление актов распространяются требования государственного стандарта «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»ГОСТ Р 6.30-2003 (утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).

Образец акта

о появлении работника на рабочем месте в состоянии опьянения

ООО «Подмосковные вечера»
(наименование предприятия)

АКТ

12.04.2005		№ 17

Москва

О появлении работника на рабочем месте в состоянии опьянения

Мною,	специалистом по кадрам Вяловой Т. А.		,
	(должность, фамилия, инициалы)
в присутствии:		юрисконсульта Гришина И. П., начальника охраны Мягкова Р. И.	,
		(должности, фамилии, инициалы работников)

составлен настоящий акт о нижеследующем:		12 апреля 2003 г.
в 10 ч 00 мин
(место, дата, время)
работник	грузчик Петров Иван Сергеевич

(должность (профессия), Ф.И.О.)

появился на работе	в состоянии	алкогольного
(появился на работе; находился на работе)		(алкогольного, наркотического
		опьянения.
или токсического)

Имеются следующие признаки, свидетельствующие, что	Петров И. С.
	(фамилия, инициалы)

находился в состоянии	алкогольного	опьянения*:
	(алкогольного, наркотического или токсического)
запах алкоголя в выдыхаемом воздухе, нарушение координации движений,
неустойчивость, шатающаяся походка, применение нецензурных выражений
отношении окружающих .
(в произвольной форме описать состояние сотрудника)

Свое состояние	Петров И. С.		объяснил	объяснить
	(фамилия, инициалы)
отказался						.
(в произвольной форме изложить объяснения)
Петров И. С.		направлен на медицинское освидетельствование для установления факта употребления
(фамилия, инициалы)
алкоголя,			состояния	алкогольного	опьянения.
(алкоголя, наркотических, токсических веществ)				(алкогольного, наркотического или токсического)

Результаты медицинского освидетельствования	подтвердили наличие
	(заполняется после проведения
алкоголя в крови и острую алкогольную интоксикацию тяжелой степени		.
медицинского освидетельствования)

Свой отказ от письменных объяснений и медицинского освидетельствования
Петров И. С.	мотивировал	тем, что происходящее — его
(Ф.И.О.)
личное дело				.
(в произвольной форме изложить причины отказа от предоставления объяснений)
На основании ст. 76 Трудового кодекса РФ	Петров И.С.	был отстранен от работы до	14.04.2003	.
	(Ф.И.О.)

Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:

Юрисконсульт		И. П. Гришин
(должность)	(подпись)	(расшифровка подписи)

Начальник охраны		Р. И. Мягков
(должность)	(подпись)	(расшифровка подписи)

Настоящий акт составил:
Специалист по кадрам		Т. А. Вялова
(должность)	(подпись)	(расшифровка подписи)

Докладная записка. Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю

подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.

Реквизитами докладной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (если в организации

ведется регистрация внутренних документов), адресат, заголовок к тексту (если текст документа имеет более 4–5 строк), текст, подпись, визы.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения, в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.

Образец докладной записки

Генеральному директору
ООО «Премиум»
Сыроежкину М. В.

Докладная записка

10.03.2009 № 12
г. Москва

О замене компьютера

Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера на более новую модель.

Менеджер по персоналу

Бойко Н.И. Бойко

Справка. Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального (совещательного) органа. Справки в целом оформляются аналогично докладным запискам.

Справка может быть информационной, аналитической или отчетной.

Текст справки состоит из одной-двух частей. В первой части, как правило, излагается предыстория вопроса – факты, события, документы, послужившие основанием или поводом для составления справки, во второй части приводятся конкретные сведения, отражающие суть сложившейся ситуации. Справка может состоять только из одной (второй) части. Тексты аналитических справок, как правило, состоят из трех частей: основание составления справки, анализ ситуации или вопроса, выводы и предложения.

Образец справки (с места работы)

Справка печатается на фирменном бланке компании

Справка №10
03.03.09 г.
г. Москва

Справка дана Иванцовой Вере Ивановне в том, что она действительно работает в ООО «Мириада» в должности менеджера по рекламе с окладом 15000 (пятнадцать тысяч) рублей.

На время отпуска рабочее место за Иванцовой Верой Ивановной сохраняется.

Справка дана для предоставления по месту требования.

Начальник отдела кадров

А.В. Иванов
(печать компании)

Вопрос №23 Требования международного арбитража к составлению

и оформлению претензионно-исковых документов по

внешнеэкономической деятельности.

Для споров, возникающих при осуществлении внешнеторговых и иных видов международных экономических связей, если коммерческое предприятие хотя бы одной из сторон находится за границей, а также споров предприятий с иностранными инвестициями, международных объединений и организаций, созданных на территории Российской Федерации, между собой, споров между их участниками, а равно их споров с другими субъектами права Российской Федерации установлена возможность их рассмотрения в специально созданном органе — международном коммерческом арбитраже в соответствии с Законом РФ от 7 июля 1993г. “О международном коммерческом арбитраже”.

Разрешение указанных споров осуществляется двумя постоянно действующими арбитражными учреждениями — Международным коммерческим арбитражным судом (МКАС) или Морской арбитражной комиссией (МАК), созданными при Торгово-промышленной палате Российской Федерации.

Арбитражное разбирательство начинается подачей искового заявления в МКАС. Датой подачи искового заявления считается день его вручения МКАС, а при отправке искового заявления по почте - дата штемпеля почтового ведомства места отправления.

В исковом заявлении указываются:

- наименование, почтовые адреса, номера телефонов, факсов и адреса электронной почты сторон;

- требования истца;

- обоснование компетенции МКАС;

- изложение фактических обстоятельств, на которых основаны исковые требования;

- подтверждающие эти обстоятельства доказательства;

Документы 📙 Контрольная → 🆔 28730