Документ: понятие и виды

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в заф  иксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага и т.п. Документы могут содержать тексты на естественном или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др. Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

Запись информации на различных  носителях по установленным правилам называется документированием и  представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие  нормы законодательства, компетенцию  автора и соблюдать общегосударственные  правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией. Документы различают:

• По назначению
• организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
• распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
• информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
• учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
• нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы);
• и др.
• По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
• По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
• По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
• По способу представления — электронный, на бумажных носителях
• По месту издания — внутренние, внешние
• По направлению отправки — входящие, исходящие
• По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
• По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
• По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки  документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации  обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Документы могут  выполнять следующие функции, которые  условно принято разделять на три блока:

• Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.
• Функции, обеспечивающие процесс управления
• Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции  документа:

• Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
• Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
• Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции  документа:

• Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
• Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
• Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
• Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
• Историческая — документ является историческим источником.

 Термин «документ» происходит от латинского слова и означает «доказательство» или «свидетельство». Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу. Документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Бланки приказов с изображением эмблемы или товарного знака организации допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при выполнении конкретного приказа.

Бланки приказов государственных органов и организаций  с изображением Государственного герба  Республики Казахстан должны изготавливаться  только полиграфическим способом и  подлежат строгому учету (раздел 1 СТ РК 1042-2001 и параграф 11 Типовых правил документирования).

Для придания распорядительным документам юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов.

Юридическое значение – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Отсутствие необходимых  реквизитов или неправильное оформление может привести  к тому, что распорядительный документ не будет иметь значения (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с распорядительным документом, но не повлияет на его юридическую силу.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение распорядительного документа, являются:

• ·официальное название организации (должностного лица) – автора документа;
• ·наименование вида документа;
• ·дата документа;
• ·регистрационный номер документа;
• ·текст;
• ·подпись;
• ·печать.

Дата документа – один из важнейших реквизитов распорядительного документа. Отсутствие даты на распорядительном документе делает его недействительным.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности распорядительного документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным распорядительным документом организации.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа, в том числе распорядительного. Должностное лицо, проставляя подпись в распорядительном документе, берет на себя ответственность за достоверность распорядительного документа, за всё возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи  предоставляется определенным лицам  и может быть закреплено в:

• ·уставе организации;
• ·положении об организации (о структурном подразделении);
• ·инструкции по делопроизводству;
• ·должностной инструкции работника;
• ·приказе о распределении обязанностей.

Распорядительные  документы подписывает первый руководитель организации (генеральный директор, директор, начальник, председатель правления) или его заместитель.

Исполнительные  органы ТОО и АО в лице их руководителей в соответствии со статьей 52 Закона Республики Казахстан от 22 апреля 1998 года №220 «О товариществах с ограниченной ответственностью» и статьей 60 Закона Республики Казахстан от 13 мая 2003 года № 415 « Об акционерных обществах» наделены полномочиями:

1) выдавать доверенности  на право представления товарищества  или общества в его отношениях  с третьими лицами;

2) осуществлять  прием, перемещение и увольнение  работников на основании приказов;

3) в случае  своего отсутствия возлагать  исполнение своих обязанностей  на одного из членов исполнительного  органа.

Возложение исполнения обязанностей в случае отсутствия руководителя исполнительного органа на одного из членов исполнительного органа должно быть оформлено соответствующим  распорядительным документом – приказом.

Подпись ставиться  на оригинале распорядительного  документа (приказ, распоряжение, указание) и включает в себя:

• ·наименование должностного лица, подписавшего документ;
• ·официальное наименование организации (если приказ оформлен не на бланке);
• ·личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

Следует иметь  в виду, что распорядительный документ может быть подписан исполняющим  обязанности руководителя организации, но с указанием его конкретной должности и фамилии. Не допускается проставление предлога «за», надписи от руки «зам.» или косой черты (дроби) перед наименованием должности.

Распорядительные  документы должны подписываться  светостойкими чернилами. Не допускается  подписание фломастером и авторучкой, заправленными улетучивающими чернилами.

Печать – юридически значимый реквизит, он применяется в целях заверения подлинности подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.

Печать свидетельствует  о подлинности распорядительного  документа, принадлежности распорядительного  документа к указанной на печати организации.

Распорядительные  документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью организации. Распорядительные документы, исполненные  на бланке, печатью не заверяются, за исключением случаев, предусмотренных  законодательством Республики Казахстан.

Для того чтобы  копия распорядительного документа  на бумажном носителе имела юридическое  значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.

С этой целью  проставляется реквизит «Отметка о  заверении копии», который включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию. Личную подпись и ее расшифровку, печать организации, дату заверения.

Руководствуясь  пунктом 52 Типовых правил, языком делопроизводства в организации должен являться государственный  язык, наравне с  казахским должен употребляться русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года № 151 «О языках в Республике Казахстан», могут применяться и другие языки.

При этом, создавая документ на государственном языке, должен одновременно создаваться аутентичный  документ на другом языке, каждый из которых должен печататься на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляться едиными реквизитами:

1) датой;

2) регистрационным  номером;

3) грифом ограничения  доступа;

4) грифом утверждения;

5) отметкой о  наличии приложения;

6) подписью одного  и того же должностного лица;

7) грифом согласования;

8) визами согласования;

9) отметкой об  исполнении;

10) печатью.

При заключении трудового договора на должности, связанные  с материальной ответственностью, рекомендуем  предусмотреть визу бухгалтера.

Специалист по кадрам (менеджер по персоналу) после  подписания приказа первым руководителем  организации должен зарегистрировать его в соответствующей регистрационно-учетной  форме.

Приказ о приеме:

Прием на работу должен оформляться актом работодателя – приказом (распоряжением) после  заключения трудового договора. Текст приказа должен соответствовать тексту и основаниям трудового договора.

После издания  приказа о приеме на работу специалист кадровой службы обязан ознакомить работника  с приказом в трехдневный срок. Ознакомление с приказом осуществляется путем проставления на лицевой или  оборотной стороне оригинала  приказа подписи работника, расшифровки  подписи и даты.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника  с правилами внутреннего трудового  распорядка в организации, иными  актами работодателя, имеющими отношение  к работе (трудовой функции) работника, коллективным договором.

Работодатель  обязан по требованию работника выдать ему надлежаще заверенную копию  приказа а приеме на работу.

При приеме на работу может быть предусмотрено условие  об испытательном сроке, которое  указывается в трудовом договоре, а не в приказе. При отсутствии в трудовом договоре условия об испытательном  сроке считается, что работник принят на работу без испытательного срока.

При оформлении текста приказа о приеме на работу указывается:

1) Фамилия, имя,  отчество работника (полностью);

2) Должность (специальность,  профессия);

3) Наименование  структурного подразделения;

4) Дата заключения  трудового договора.

Реквизит приказа  о приеме на работу «Основание» должен содержать дату и номер трудового  договора.

Датой приказа  является дата его подписания руководителем  организации.

После подписания приказа руководителем организации  специалист по кадрам регистрирует его  в журнале регистрации приказов по личному составу.

Приказ о приеме на работу остается в кадровой службе.

Дальнейшие действия специалиста по кадрам (менеджер по персоналу) следующие:

• в трехдневный срок обязан ознакомить работника с приказом. Работник ознакомление с приказом удостоверяет своей личной подписью;
• готовит заверенные копии приказа, один экземпляр помещает в личное дело работника, другой передает в бухгалтерию, где работнику присваивается табельный номер (при необходимости) и на него открывается лицевой счет;
• на основании приказа о приеме на работу заполняет личную карточку работника (форма-Т2);
• на основании приказа о приеме на работу вносится запись в трудовую книжку.

Прекращение трудового  договора должно оформляться актом  работодателя (приказом или распоряжением), за исключением прекращения трудового  договора в случае смерти (объявления судом умершим или признания  безвестно отсутствующим) работодателя – физического лица и прекращения  трудового договора с домашними  работниками.

Приказ о расторжении  трудового договора:

В соответствии со статьей 51 трудового кодекса РК основаниями прекращения трудового  договора являются:

1) расторжение  трудового договора по соглашению  сторон;

2) истечение срока  трудового договора;

3) расторжение  трудового договора по инициативе  работодателя;

4) расторжение  трудового договора по инициативе  работника;

5) обстоятельства, не зависящие от воли сторон;

6) отказ работника  от продолжения трудовых отношений;

7) переход работника  на выборную работу (должность)  или назначение его на должность,  исключающую возможность продолжения  трудовых отношений, кроме случаев,  предусмотренных законами Республики  Казахстан;

8) нарушение условий  заключения трудового договора;

9) основания,  предусмотренные в трудовом договоре, заключенном с руководителем  исполнительного органа работодателя.

Проект приказа o расторжении трудового договора по инициативе работника составляется специалистом по кадрам (менеджером по персоналу) в текстовой форме на бланке приказа на основании заявления работника.

Текст приказа в этом случае должен начинаться словом «расторгнуть». Далее указываются: фамилия, имя, отчество, должность (профессия) и структурное подразделение, основание прекращения трудового договора статья 51 (с указанием пункта основания расторжения) в соответствии с Трудовым кодексом РК.

Проект приказа  о расторжении трудового договора визируют специалист по кадрам (менеджер по персоналу), руководитель структурного подразделения, из которого увольняется  работник, юрист, если расторжение производится по инициативе работодателя.

Руководитель  организации подписывает приказ, специалист по кадрам (менеджер по персоналу) датирует и регистрирует приказ в  журнале регистрации приказов по личному составу.

Подлинник приказа  о расторжении трудового договора остается на хранении в кадровой службе. На его основании специалист по кадрам (менеджер по персоналу) готовит копии  приказа, один из которых передает в  бухгалтерию для выплаты сумм, причитающихся работнику от работодателя, второй, вместе с заявлением о расторжении  трудового договора, помещает в личное дело работника, третий вручает работнику  либо направляет ему письмом с  уведомлением в трехдневный срок.

Личное дело работника  закрывается делопроизводством  и перекладывается в картотеку  личных дел уволенных сотрудников.

Сведения о  расторжении трудового договора специалист по кадрам (менеджер по персоналу) заносит в трудовую книжку и личную карточку работника (форма Т-2).

При прекращении  или расторжении с работником трудового договора в трудовую книжку работника вносятся все записи о  работе (прием, перевод, прекращение  или расторжение трудового договора), награждениях и поощрениях за время  работы у работодателя и заверяют подписью работодателя (руководителя организации), печатью организации.

Работодатель  выдает работнику трудовую книжку в  день прекращения трудового договора с внесенной в нее записью  о прекращении трудового договора (ст. 63 Трудового кодекса РК).

Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления  и др.), издаются в соответствующей  форме совместного решения, которое  имеет правовую силу распорядительного  документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных  подразделений документов вышестоящих  органов или документов других организаций  осуществляется в форме, установленной  автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных  органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной  положением об этих органах.

Распорядительный  документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой  организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может  быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться  с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются  замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые  на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются  в протоколах. Протоколы оформляются  на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов  докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей  компетенции организации всех уровней  управления могут направлять письма при осуществлении оперативных  связей с вышестоящими отраслевыми  и функциональными органами, подведомственными  и другими организациями и  отдельными гражданами. Письма, как  правило, должны составляться в том  случае, когда невозможен или затруднен  бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них  и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого  документа должен быть согласован с  исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений  или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться  в следующей очередности:

с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости  с общественными организациями;

с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами  и др.);

с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

с юридической  службой;

со службой  документационного обеспечения;

с заместителем председателя коллегиального органа или  заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися  в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа  осуществляют в следующей очередности:

с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной  стороной в правоотношениях, возникающих  вследствие издания правового акта, или когда содержание документа  затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными  объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет  отношение содержание документа;

с общественными  организациями — при необходимости  или в случаях, предусмотренных  документами этих органов;

с органами, осуществляющими  государственный надведомствен-

ный контроль (надзор) в определенной области (санитарный,

противопожарный и т.д;);

с вышестоящими органами общей или отраслевой компетен

ции в случаях, когда законодательством предусматривается воз

можность совершения управленческих действий только с разре

шения этих органов.

Управленческий  документ подписывается или утверждается руководителем организации или  замещающим его должностным лицом  в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера,

служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-мате

риальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и

расчетные обязательства  с другими организациями, подписывают

руководитель  организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Со

вместные документы нескольких организаций подписывают руко

водители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены

комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов  под

писываются председателем и секретарем. Распоряжения, издавае

мые руководителем коллегиального органа в единоначальном по

рядке, имеют одну подпись.

Право подписи  распорядительных документов в форме  указа

ний или распоряжений может предоставляться заместителю руко

водителя, главному инженеру, руководителям структурных под

разделений

Утверждаемые  документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное  лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают  председательствующий на заседании  коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные  записки, справки и другие документы  информационного, справочного или  аналитического характера могут  быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы  не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной  инструкцией.

Существуют также  документы-приложения. Они могут  быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное  значение); поясняющие или дополняющие  содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.