Документооборот. Принципы электронного документооборота

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российский Государственный  Гуманитарный Университет (РГГУ)

Институт экономики, управления и права

Экономический факультет

САВВИНА ОЛЬГА ВЛАДИМИРОВНА

Документооборот. Принципы электронного документооборота

Специальность: Экономика  и управление на предприятии

Контрольная работа студента 3-го курса (очно-заочной) офрмы обучения

Липецк 2013

Содержание

Введение ………………………………………………………………………............. 3

1. Электронный документооборот ……………………………………………………4

2. Сопоставление принципов традиционного бумажного и электронного документооборота …………………………………………………………………..9

Заключение………………………………………………………………………….10

Используемая литература…………………………………………………………11

Введение

.Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот является неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы. Одно из фундаментальных положений современного документоведения состоит в том, что документооборот является отражением системы управления. Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций. В современных условиях в организациях, ориентированных на инновации и рынок, внедряются структуры, насыщенные разнонаправленными коммуникациями (например, матричные и другие адаптивные структуры), что не может не сказаться на технологии управления и организации документооборота. Организационно-технологические формы документооборота не только отражают систему управления, но и, в свою очередь, оказывают воздействие на ее эффективность.

1. Электронный документооборот

В настоящее время внедрение  технологий электронного документооборота в сочетании с решением задач  по созданию «электронного правительства» и «информационного общества», развитием  государственных услуг, оказываемых  в электронной форме, становится важным направлением совершенствования  деятельности как государственных  органов (в целях повышения оперативности, результативности и прозрачности), так и предприятий и организаций  различных отраслей деятельности.

При внедрении новых информационных технологий важное практическое значение приобретает вопрос о принципах  документооборота. Практика показывает, что системы электронного документооборота (СЭД) в разных учреждениях и предприятиях могут применяться с различной  степенью эффективности (даже в случае использования одного и того же программного продукта), что в значительной мере связано с используемыми принципами и процедурами документооборота и организацией документационного  обеспечения управления (ДОУ) в целом.

Получается что при решении вопросов организации работы с электронными документами нередко предпринимаются попытки уподобить электронный документ бумажному, а управленческий документооборот в электронной форме организовать на принципах традиционного делопроизводства. Нередки случаи, когда в процессе подготовки той или иной организации к внедрению СЭД сотрудники высказывают пожелание, чтобы в условиях автоматизации сохранились прежние процедуры работы.  
За последние 15–20 лет развитие систем автоматизации документооборота прошло несколько стадий:

• автоматизация процессов работы службы ДОУ;
• автоматизация документооборота в рамках организации в целом;
• применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориальнораспределенной системе учреждений;
• взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме;
• создание комплексных технологий электронного документооборота и хранения документов, в том числе технологий межведомственного взаимодействия и других форм внешнего документооборота.

В настоящее время на практике российскими организациями используются все перечисленные варианты применения автоматизированных технологий. Иными словами, существует «многоукладность» организационно-технологических форм документооборота при существовании общей тенденции их развития.

Процесс перехода от традиционного  бумажного к электронному документообороту предполагает ряд этапов. Поэтому в настоящее время применяется и в ближайшей перспективе еще будет сохраняться смешанный электронно-бумажный документооборот.

Полностью электронный юридически значимый управленческий документооборот  сегодня представляется своего рода «идеальной моделью», к которой необходимо приближаться, поэтапно расширяя сферу применения электронных документов в соответствии с развитием нормативной базы. Указанное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота.  
Ряд наиболее общих принципов бумажного документооборота был закреплен еще в основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В целом организация и  технология управленческого документооборота (как бумажного, так и электронного) должны отвечать следующим требованиям:

• соответствие информации, содержащейся в документе, полномочиям субъекта управления (органа управления или должностного лица), который ее использует;
• регламентация доступа к информации и документам в соответствии с полномочиями должностных лиц — участников документооборота;
• целостность, аутентичность, достоверность и легитимность документов;
• обеспечение оперативности передачи и получения информации;
• оптимизация трудозатрат.

Реализация названных  требований в условиях применения современных  информационных технологий должна основываться на более широком взгляде на проблематику управленческого документооборота и уточнении этого понятия. Ряд  методологических аспектов современного управленческого документооборота исследован и обоснован нами в  недавно изданной монографии «Управленческий  документооборот: от бумажного к  электронному». Обращает на себя внимание то обстоятельство, что в предшествующий период сфера регулирования бумажного документооборота охватывала стадии жизненного цикла документа в рамках одной организации. В традиционном делопроизводстве документооборот рассматривался как движение документов внутри организации с момента создания или получения до оформления в дело или отправки.  В условиях бумажного документооборота письменные коммуникации с другими организациями имели ограниченные возможности контроля, так как происходил разрыв в управленческих процедурах, связанный с физической доставкой документа адресату (из одной организации в другую). По этой причине документооборот в традиционном делопроизводстве рассматривался как движение документов в рамках одной организации (в рамках деятельности ее делопроизводственной службы). В условиях применения современных информационных технологий такие рамки для документальной управленческой коммуникации становятся узкими, что, в конечном счете, не может не сказаться на ее эффективности. Поэтому в условиях применения современных информационных технологий следует различать внутренний и внешний электронный документооборот.

Хотя часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота организации взаимосвязана и  взаимообусловлена, применение на практике технологий внешнего электронного документооборота предполагает решение ряда различных  по сложности проблем. Эти проблемы требуют специального внимания, поскольку  значительная их часть выходит за рамки корпоративного регулирования  ДОУ и требует соответствующей  законодательной и нормативной  базы, унификации и стандартизации требований к электронным документам и процедурам документооборота, а  также издания актов межведомственного  характера, заключения договоров или  соглашений.

Процессы документооборота в традиционном делопроизводстве рассматривались, как правило, со времени создания документа, то есть его официального подписания и регистрации. Однако при  таком подходе незамеченной остается процедура подготовки проекта документа, его согласования. Если рассматривать документооборот во взаимосвязи с управленческими процессами (или бизнес-процессами), то процесс документооборота следует рассматривать, начиная не только с момента создания документа (то есть придания ему юридической силы), но и включая всю предшествующую стадию подготовки и согласования проекта. Началом жизненного цикла документа следует считать создание проекта, когда он материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов (метаданных), предшествующих официальному подписанию документа и свидетельствующих о его легитимности. Более того, в процессе управления стадия работы с проектом документа неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнес-процессов в организации. В условиях новых информационных технологий эти процессы в первую очередь привлекаю к себе внимание в целях оптимизации трудозатрат и повышения оперативности. Поэтому в современных условиях оставлять стадию подготовки проекта за рамками процессов документооборота принципиально неверно.

В нормативных и методических документах по вопросам делопроизводства, издававшихся 15–20 и более лет  назад, обычно содержалось положение  о том, что внутренняя переписка  в организации не должна регистрироваться и следует принимать меры по ее сокращению.

В реальности во многих крупных  организациях внутренняя переписка  не просто существует, но и играет при  этом достаточно важную роль в обосновании  принимаемых решений и в осуществлении  основных бизнес-процессов.

В современных условиях работа с внутренними документами, включая  их регистрацию, с использованием системы  электронного документооборота уже  не может рассматриваться как  проявление излишней бюрократизации. Напротив, применение новых информационных технологий и связанных с ними возможностей управления документацией  и контроля за исполнением поручений, использование элементов электронного документооборота способствуют большей четкости и оперативности в решении вопросов. В современных условиях подготовка документов осуществляется на персональных компьютерах. Расширение применения электронных документов немыслимо без участия в процессах электронного документооборота не только работников документационной службы, но и остальных подразделений организации. Об этом свидетельствует и международный опыт. Процессный подход позволяет выстроить оптимальные процедуры электронного документооборота в организации. Регистрация, прием и отправка электронных документов не обязательно должны выполняться централизованно в документационной службе, требуется также обоснованная децентрализация этих функций с предоставлением полномочий на их осуществление пользователям СЭД в подразделениях организации. При этом изменяются функции документационных служб: на первый план выступают организационные, контрольные и методические функции, а не только регистрация документов и выполнение других операций традиционного делопроизводства. Работа по организации документооборота наполняется новым содержанием — требуется не просто формальный контроль за прохождением документов, а именно управление документооборотом, документопотоками, доступом к электронным документам. Таким образом происходит реализация на практике новых задач управления документацией.

Новым содержанием наполняется  и принцип экономичности, включая  минимизацию трудозатрат на процессы документооборота. Первоначально системы, предназначенные для автоматизации  делопроизводства, были нацелены на минимизацию  трудозатрат при выполнении конкретных рутинных операций с бумажными документами. При внедрении СЭД изменяется структура трудозатрат службы ДОУ  на внесение информации в регистрационные  карточки документов (в частности, при  вводе большого числа поисковых реквизитов и других метаданных, прикреплении файлов, сканировании документов). В процессе документооборота в условиях СЭД суммарные трудозатраты на работу с документом в масштабе организации значительно сокращаются (например, на изготовление копий на бумажном носителе, наведение справок о содержании документа, ходе его исполнения, включении в дело и т. п.). Однако при этом потребуется выделить группу высококвалифицированных специалистов, выполняющих функции технологического администрирования СЭД.

Важно подчеркнуть, что управленческий документооборот не является чисто  механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как  многие процессы работы с документами  связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений. Заметим также, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить  движения (перемещения) документа в  традиционном понимании, поскольку  сам электронный документ может  находиться на сервере, в базе данных, а пользователи системы электронного документооборота будут обращаться к нему в процессе своей работы.

В условиях применения современных  информационных технологий происходит изменение взглядов на систему управленческого документооборота. Если раньше управленческий документооборот рассматривался как одна из основных делопроизводственных функций по обеспечению процессов работы с документами в организации, то теперь управленческий документооборот представляет собой управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой. В состав непосредственных участников электронного документооборота в организации, в конечном счете, входят все подразделения и должностные лица, задействованные в документируемых процессах управления.

2. Сопоставление принципов традиционного бумажного и электронного документооборота

Заключение

Необходимость в автоматизации  управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности  организационно-распорядительного  документооборота (ОРД), другие - в повышении  эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы  и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют  внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью  самих документов в деятельности организации, что зависит от размера  организации, стиля управления, отрасли  производства, общего уровня технологической  зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может  быть базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом  производства

Используемая литература

1. Кузнецова Т. В. Документооборот — отражение системы управления // Делопроизводство, 2009, № 4, с. 11–14.

2. Ермолаева А. В. Организация документооборота в органах исполнительной власти: теория и практика // Делопроизводство, 2012, № 1, с.15.

3. Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 296 с.

4. Бобылева М. П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство, 2003, № 2, с. 14–18