Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю

Одеська національна  академія зв’язку О.С. Попова

Кафедра «Мережі  та системи поштового зв’язку»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольна  робота

На тему : «Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю. Класифікація ділових паперів»

Варіант 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виконала:

Студентка групи СПЗ-кв-54

Демченко Ірина

Перевівив:

Викладач укр.мови

Котляренко  С.В

 

 

 

Київ-2013

 

 

 

Документ –  основна одиниця офіційно-ділового стилю

 

Офіційно-діловий  стиль – це різновид української літературної мови, що

 відповідає певним  усталеним формам спілкування між установами, окремою особою

 та установою, між  посадовими особами. Офіційно-діловий  стиль – мова

 ділових паперів  (законів, кодексів, актів, постанов, наказів).

Сфера використання: офіційне, спілкування в державно-політичному,

 громадському й економічному житті; законодавство, адміністративно-господарська

 діяльність.

Головне призначення: регулювання ділових відносин мовців у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у типових ситуаціях.

Підстилі:

• законодавчий (закони, укази, статути, постанови)
• дипломатичний(міжнародні угоди, проток
• адміністративно-канцелярський(заяви,довідки, доручення).

 

Поняття «документ» у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають різні

способи зберігання та передачі в суспільстві знання (або інформації). Існує

безліч визначень документа, які зафіксували певні уявлення про те, що він собою являє.

 

Документ (у перекладі з лат.) – це «повчальний приклад», «спосіб доказу»). Донедавна

послуговувалися визначенням, за яким документ – це засіб закріплення різним

способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища

об’єктивної дійсності  й розумової діяльності людини.

 

Є багато інших  визначень поняття «документ»є  таке пояснення:

1. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право нащо-небудь, служить доказом чого-небудь.
2. Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.
3. Письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історичне

Українська  радянська енциклопедія засвідчує, що документ –це:

1. Письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або фактів, що спричинюють правові наслідки.
2. Офіційне посвідчення особи.
3. Історично достовірне письмове джерело.
4. Матеріальний об’єкт, у якому міститься та або інша інформація. В Україні офіційно прийняті такі визначення документа, які зафіксовані в державних стандартах.

Документ – записана інформація, яка може розглядатися як одиниця у ході здійснення інформаційної діяльності (ДСТУ 2392-94)

Документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу (ДСТУ 2732-94)

Документ – матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом, для її передачі у часі і просторі (ДСТУ 3017-95)

«Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі». (ДСТУ 2732:2004)

Функція документа – це його цільове призначення, органічно властиве йому, незалежно від того, усвідомлена чи не усвідомлена вона авторами. Дослідження показали, що документ поліфункціональний, тобто в одному і тому ж документі спостерігається переплетення різних функцій.

Можна виділити такі функції документа:

• інформаційну;
• соціальну;
• комунікативну;
• культурну;
• управлінську;
• правову;
• обліку;
• історичного джерела;
• кумулятивну;
• пізнавальну (когнітивну);
• гедонічну.

Єдиної класифікації документів ще немає. Всі класифікації певною мірою умовні залежно від  того, яка ознака є домінуючою.Цілком умовно можна запропонувати таку класифікацію документів:

 

за назвою видів документів  або найменуванням	заяви,листи, телеграми, довідки, розписки, доручення.
походженням	службові (офіційні) створюються організаціями,підприємствами та службовими особами, які їх представляють (оформляються у встановленому порядку);особисті створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності.
місцем виникнення	внутрішні мають чинність лише всередині тієї організації, де їхскладають; зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами.
призначенням	організаційні,розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові,господарсько-договірні, щодо особового складу.

 

 

 

напрямом (колі)	вхідні; вихідні.
джерелами виникнення	первинні; вторинні.
формою	стандартні (типові) мають однакову форму й заповнюються у певній послідовності за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції); індивідуальні (нестандартні) створюються в кожному конкретному випадку, їх друкують або пишуть від руки (заяви, накази,протоколи).
терміном  виконання	звичайні  безстрокові виконують у порядку загальноїчерги; термінові мають встановлений строк виконання; дуже термінові мають позначення «дуже  термінові»; нетермінові.
таємністю	для загального користування; несекретні (для службового користування); секретні (таємні, конфіденційні, цілком таємні).
стадіями  створення	чорновий; оригінал основний вид документа, перший і єдиний його примірник; копія точне відтворення оригіналу; витяг відтворений не весь документ, а лише його частина; дублікат другий примірник документа (якщо документ загублено).
складністю	прості; складні.
строками  зберігання	постійного; тимчасового (до 10 років); тривалого (понад 10 років).
технікою  відтворення	рукописні; відтворенні механічним способом.
юридичною силою	справжні (істинні); фальшиві (підроблені).
носієм інформації	Оформленні на папері, дискеті, диску, фотоплівці, магнітній  стрічці.

 

Організація роботи з  документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

Кількість різновидів документів, вважають, наближається до 100. Насправді їх є набагато більше. Види документів непогано запам’ятовуються при запропонованій умовній класифікації:

1. інформаційно-довідкові документи (графік, довідка, доповідна записка, доповідь, запрошення, зведення, звіт, огляд, оголошення, перелік, план, повідомлення, пояснювальназаписка, пропозиція, протокол, список, таблиця, телефонограма та інші);
2. розпорядчі документи (вказівка, наказ, постанова, резолюція, рішення, розпорядження, ухвала тощо);
3. організаційні документи (інструкція, правила, положення, програма, регламент, розпорядок, статут, функціональні обов’язки тощо);
4. документи з особового складу (анкета, автобіографія, відрядження, заява, контракт, накази з особового складу, особова карточка, особова справа, посвідчення резюме, угода, ухвала, характеристика тощо);
5. документи господарсько-договірної (договір поставки; договір підряду; договір про майнову відповідальність відповідальних осіб; договір підряду на капітальне будівництво; договір з наукової діяльності; договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування; договір про депозитний вклад; кредитний договір; договір про спільну діяльність; лізингова угода; договір про пайовий внесок; договір про посередницькі послуги; договір на інформаційно-довідкове обслуговування; договір на брокерське обслуговування; установчий договір на створення асоціації; установчий договір про створення на пайових засадах комерційного банку; договір про заснування малого підприємства; договір оренди, договір оренди з правом викупу; договір продажу майна державних підприємств, установ, організацій юридичним особам; договір продажу майна державних підприємств громадянам (групі громадян) тощо);
6. документи господарсько-претензійної діяльності (протокол розбіжностей до договорів, комерційний акт, претензійний лист, позовна заява тощо)
7. обліково-фінансові документи (акти про результати інвентаризації матеріальних цінностей; акт оцінки наявності оборотних коштів; акт оцінки вартості основних фондів, що підлягають викупові (продажу); акт оцінки вартості незавершеного будівництва; акт оцінки вартості майна; державний акт про викуп майна державного підприємства; акт про результат ревізії каси; акцепт; відмова від акцепту; доручення; заява-зобов’язання; заява про відкриття рахунку в банку; квитанція; накладна; розписка; трудові угоди та інші);
8. документи зовнішньоекономічної діяльності: а) документи з організації зовнішньоекономічних зв’язків(комерційні листи: запит – відповідь на запит; пропозиція (оферта) – відповідь на пропозицію; рекламація (претензія) – відповідь на рекламацію; контракт; доповнення до контракту; запис бесіди (ділової розмови); б) документи для створення спільних підприємств (протокол намірів про створення спільних підприємств; договір і статут спільного підприємства).

 

Однак, мабуть, класифікацію документів варто розпочинати з Державного класифікатора управлінської документації (ДК 010-98, чинний від 01.06.1999), згідно якого проставляють реквізити 05 – код форми документа.

Державний класифікатор управлінської  документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

ДКУД розроблено у  зв’язку зі змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.

ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

 

Класифікатор орієнтовано  на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

Об’єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських  функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить  такі класи:

1. організаційно-розпорядча документація (код 02);
2. первинно-облікова документація (код 03);
3. банківська документація (код 04);
4. фінансова документація (код 05);
5. звітно-статистична документація (код 06);
6. планова документація (код 07);
7. ресурсна документація (код 08);
8. торговельна документація (код 09);
9. зовнішньоторговельна документація (код 10);
10. цінова документація (код 13);
11. документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код15);
12. документація з побутового обслуговування населення (код 17);
13. бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
14. документація з Пенсійного фонду (код 20);
15. словниково-довідкова документація (код 21).

Державний стандарт на оформлення документів

Звертаємо увагу на те, що з 1 вересня 2003 року чинний вУкраїні ДСТУ 4163 – 2003.Державна уніфікована система документації.Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.Вимоги до оформлення документів.Документ є основним видом ділового мовлення і складається з окремих елементів-реквізитів (постійних і змінних). Є 32 реквізити.

Склад реквізитівдокументів

Готуючи та оформляючи документи, використовують такі реквізити:

01 – зображення Державного  герба України, гербаАвтономної  Республіки Крим

02 – зображення емблеми  організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 – зображення нагород

04 – код організації

05 – код форми документа

06 – назва організації  вищого рівня

07 – назва організації

08 – назва структурного  підрозділу організації

09 – довідкові дані  про організацію

10 – назва виду документа

11 – дата документа

12 – реєстраційний  індекс документа

13 – посилання на  реєстраційний індекс документа  і дата документа, на який  дають відповідь

14 – місце складення  або видання документа

15 – гриф обмеження  доступу до документа

16 – адресат

17 – гриф затвердження  документа

18 – резолюція

19 – заголовок до  тексту документа

20 – відмітка про  контроль

21 – текст документа

22 – відмітка про  наявність додатків

23 – підпис

24 – гриф погодження  документа

25 – візи документа

26 – відбиток печатки

27 – відмітка про  засвідчення копії

28 – прізвище виконавця  і номер його телефону

29 – відмітка про  виконання документа і направлення  йогодо справи

30 – відмітка про  наявність документа в електронній  формі

31 – відмітка про  надійдення документа до організації

32 – запис про державну  реєстрацію

 

Кожен документ має певну  кількість реквізитів, яка визначається видом і змістом документа. Постійні реквізити наявні на бланку документа, а змінні вносить суб’єкт у процесі заповнення.Реквізити мають постійні закріплені місця на аркуші паперу, що сприяє зручності в процесі користування документом і його обробки. Кожен вид документа має свій формуляр

(сукупність реквізитів, розміщені у встановленій послідовності). Є 2 основні види формулярів  – з повздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів.

Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документу, розміщених у певній послідовності.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містить постійну інформацію. Для виготовлення бланків використовують два формати паперу А4 і А5.

Бланки документів повинні мати такі береги (вимоги ДСТУ 4163 – 2003):

30 мм – лівий;

10 мм – правий;

20 мм верхній і нижній.

 

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах. Нумерація сторінок у документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, починається з другої сторінки. При друкуванні тексту документа з одного боку аркуша номери проставляють арабськими цифрами посередині верхнього поля. При друкуванні тексту документа з обох боків аркуша непарні сторінки позначаються у правому верхньому куті, а парні – у лівому верхньому куті.

Текст – це головний елемент документа, який є джерелом певної інформації.

Ознаки тексту: цілісність, зв’язність, структурна організація, завершеність.

Логічні елементи тексту: вступ, доказ, закінчення.

Текст простий, коли складається  тільки із закінчення. Складний, якщо містить  інші логічні елементи. Закінчення документа може бути активне (точно зазначає, яку дію має виконати адресат) й пасивне (проінформувати адресата про якийсь факт, якусь обставину). Застосовують прямий порядок розташування логічних елементів (вступ, доказ, закінчення) і зворотний порядок (закінчення + доказ, але без вступу).

Рубрикація – це членування тексту на складові частини. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

 

Вимоги до документів

документ
має видаватися уповноваженим  органом відповідно до його компетенції	має не суперечити чинному  законодавству і вказівкам вищих органів	має бути складений за встановленою формою	має бути достовірним, відповідати  завданням і базуватися на фактах	має бути бездоганно відредагованим і оформленим

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вимоги до мови документів

Об’єктивність (відсутність суб’єктивних характеристик):	Логічна послідовність	Переконливість  і доказовість:	Уніфікація, стандартизація:	Явність викладу  і точність опису:
– уникання особових займенників  і наказового способів дієслова, слів типу дуже, великий; – відсутність питальних  і окличних речень, прямої мови;	– тісний логічний зв’язок  між реченнями;	– викладення причини  у конкретній формі з точним добором фактів і цифрових даних; –обґрунтованість висловленої  думки, доказовість матеріалу;	– наявність схем побудови тексту; – підготовка і виготовлення бланків (якщо в установі виникає  більше 20% стандартних ситуацій).	– точний вибір слова; – правильне користування термінами; – уникання професіоналізмів;
	– частотність слів з  ознаками мети, причини, результативність (для цього, з цією  метою, таким чином,отже);
				– орфографічна, пунктуаційна і граматична правильність  і точність.
		– лаконічність (більшість  документів складає одну сторінку із залученням фактичного матеріалу у додатках). Досягається шляхом попереднього обдумування  змісту, складання плану і уживання простих речень і  скорочень.
– уживання аналітичних форм і розщепленого присудка: не заводчани, а працівники заводу, не повніший, а більш повний, не здійснюватимуться, а будуть здійснюватися; – переважне вживання пасивних зворотів: Завод будується робітниками.
	– чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.

 

 

 

 

 

 

 

 

Сучасні вимоги до складання та оформлювання документів

 

Для прискореного виконання документів і правильного формування справ у діловодстві потрібно дотримуватися певних правил щодо оформлення тексту, датування і засвідчення документа.Крім того, публікація знайомить із примірним переліком документів, що підлягають затвердженню, й документів, на яких ставиться гербова печатка. Також роз’яснюється, як оформляється реквізит «Адресат», виготовляються копії, оформляються додатки до документів.

Для складання службових  документів в установах потрібно використовувати папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складати документи на папері довільного формату не дозволяється.

Зазвичай усі службові документи повинні оформлятися  на бланках установи. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, з обов’язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків — бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору і мати такі береги: лівий — 20 мм, верхній — не менш як 10 мм, правий і нижній — не менш як 8 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

 

Оформлення  тексту

Задля прискореного виконання  документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнених документів.

Текст документа повинен  містити певну аргументовану  інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих із цього питання документів.

Текст документа оформляється як суцільний складний текст, анкета, таблиця або як поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа повинен містити граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовуватися під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Зазвичай тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст  документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатувальної, лист — прохання без пояснення.

Форма анкети використовується для викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується для викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Оформлення  документа

Складений документ мусить бути належним чином оформлений. Він  повинен мати обов’язкові реквізити і сталий порядок їх розміщення:

• найменування установи — автора документа;
• назву виду документа (не зазначається в листах);
• дату;
• індекс;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підпис;
• візи;
• позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Звернути увагу. Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнено іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 року № 493/92 заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 мм) для запису про державну реєстрацію.

Звернути  увагу. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається лише тоді, коли воно офіційно зафіксоване в положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується відразу за повним.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально стислим і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок мусить граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання «про що?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про створення комісії, установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо в документі  порушено кілька питань, заголовок  може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Датування документів

Усі службові документи підлягають датуванню:

• датою документа є дата його підписання;
• для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його ухвалення;
• для документа, що затверджується, — дата затвердження.

Дати підписання і  затвердження документа, а також  ті, що є в тексті, повинні оформлятися  цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 23 травня 2007 року слід писати: 23.05.2007. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль). Наприклад: 3 серпня 2007 року слід писати: 03.08.2007. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять фінансові відомості, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 21 січня 2007 року.

Дату на документі  проставляє особа, яка підписує або  затверджує його.

Звернути  увагу. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Документи підписують чорнилом або пастою темного кольору, найприйнятніший  колір для підпису — чорний, бо він менше, аніж інші кольори, здатний  вицвітати.

Засвідчення документа

Засвідчуються документи підписанням, затвердженням  та проставлянням печатки. Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує лише керівник установи або його заступник відповідно до своїх повноважень. Документи, що надсилаються галузевим організаціям, підписує керівник, його заступник, а також керівники структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

 

приклад
Директор заводу «Арсенал»	(Підпис)	(Ініціали, прізвище)
Начальник управління	(Підпис)	(Ініціали, прізвище)

 

Якщо документ надсилається одночасно кільком установам  вищого рівня, керівник підписує всі  примірники. Якщо документ надсилається кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, —  підписується лише оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписує зазвичай одна особа, а в разі коли за зміст  документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи  тощо), — дві або більше осіб. При цьому їх підписи розміщуються один під одним відповідно до посади.

 

приклад

Директор заводу                              (Підпис)                              (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер                    (Підпис)                              (Ініціали, прізвище)

 

 

 

Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, їх підписи 

розміщуються на одному рівні.

 

приклад
Заступник директора заводу «Арсенал» (Підпис) (Ініціали, прізвище)	Заступник директора заводу«Квант» (Підпис) (Ініціали, прізвище)

 

Документи колегіальних органів підписує той, хто головує  на засіданні колегіального органу, і секретар.

 

приклад

Голова комісії                       (Підпис)                             (Ініціали, прізвище) Секретар комісії                       (Підпис)                             (Ініціали, прізвище)

 

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті  документа, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково  зазначають посаду особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»).

 

Звернути  увагу. Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставлянням правобіжної риски перед найменуванням посади.