Движение документа в организации с момента создания до отправки
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОУ ВПО
«Алтайский государственный технический университет им. И.И. Ползунова»
Факультет заочной формы обучения
Контрольная работа
по дисциплине: «Информационные технологии»
Выполнила: ст гр. ЭиУ-01з
Вариант № 6
Проверила: Обухович Т.М.
г. Рубцовск
2013 г.
Содержание
1. Движение документа
в организации с момента создан
2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации 7
3. Образец гарантийного письма 14
Список литературы 15
1. Движение документа
в организации с момента
Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).
Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:
- поступающие (входящие) документы;
- отправляемые (исходящие) документы;
- внутренние документы.
В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.
Внутренние документы организации – это документы, создаваемые и используемые в организации. К внутренним документам относятся распорядительные документы, протоколы заседаний коллегиальных органов, служебные записки, акты, справки, планы, отчеты, положения, инструкции и др. Внутренние документы, как правило, издаются или составляются в одном экземпляре, который после издания или окончания работы с документом помещается на хранение в дело. При необходимости рассылки документа исполнителям, заинтересованным лицам и подразделениям с подлинника документа снимаются копии или оформляются выписки из документа. Заверенные копии и выписки рассылаются всем заинтересованным лицам и подразделениям.
Как правило, движение внутренних документов на стадии создания документов аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования повторяет движение поступающих документов. Исключение составляют отдельные виды документов, имеющие индивидуальные маршруты прохождения, например внутренние информационно-справочные документы (справки, служебные записки, аналитические записки), протоколы заседаний и др. Движение внутренних документов организуется так же, как и движение поступающих и отправляемых документов: в виде документопотоков, то есть массивов документов, имеющих общий источник (пункт отправки) и общий приемник (пункт получения). Для каждого документопотока характерен свой маршрут. При организации движения внутренних документов необходимо учитывать следующие факторы:
- способ принятия решения и, соответственно, издания документа; • содержание документа: наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей решение.
При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.
Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).
В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.
Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.
Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.
Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.
2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации
Бумажный управленческий документ как средство осуществления управления организацией. Работа руководителя с документами на любой стадии их подготовки (чтение, подписание, датирование, наложение резолюции и т.д.). Ответственность руководителя за качество и оперативное исполнение как бумажных, так и электронных документов.
Роль руководителя организации в процессе подготовки проектов документов и воздействии на исполнителей и руководителей подразделений в плане качественного их составления.
Качество подготовки документов зависит от множества факторов, важнейшим из которых является соответствие документа действующему законодательству, как в плане оформления реквизитов, так и в плане составления текста. ГОСТ 6.30-2003 и унификация управленческих документов.
Каждый из реквизитов играет определенную роль при создании и использовании документа. Однако наибольшую функциональную и управленческую значимость имеет реквизит 20 — «Текст документа».
У различных управленческих документов есть определенные особенности оформления текста. Тексты документов могут оформляться в виде связанного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур. Рекомендуется использовать шрифт Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов) и 13, 14 (для связанного текста).
Текст всех видов документов УСОРД выражает содержание управленческого действия, грамматически и логически согласованную информацию о нем.
Текст большинства организационно-
В тексте документа, подготовленного на основании других документов, указывают реквизиты последних: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, например, постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».
Для облегчения восприятия текст делят на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац отделяют в документе абзацным отступом.
Текст управленческого документа фиксирует управленческую информацию, которая должна быть достоверной, достаточной и своевременной (см. п. 1.5). Для того чтобы побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия, эта информация должна быть изложена последовательно, связано, непротиворечиво и убедительно, т.е. изложение информации в управленческом документе должно вестись аргументировано и логично.
Для создания текстов управленческих документов используют предназначенную для общения в сфере управления функциональную разновидность языка — официально-деловой стиль.
За последние 100—150 лет в языке делового документа выработались такие способы выражения содержания документа, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.
Основные черты официально-
• нейтральный тон изложения;
• краткость (лаконичность) текста;
• точность изложения, ясность выражения мысли. Нейтральный тон изложения — это норма официального делового языка, которая свидетельствует о неличном характере взаимоотношений между автором и адресатом документа и определенной дистанции между ними. Ранее отмечалось одно из свойств управленческой информации — ее официальный характер.
Автором и адресатом делового документа почти всегда является организация в целом — «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним должностным лицом и адресуется конкретному должностному лицу.
Так как участники делового общения действуют от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Это выражается в том, что из языка документов исключают слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
Но нет правил без исключений. Бывают ситуации, когда ставится задача не только изложить информацию или убедить, но и необходимо обратить особое внимание, вдохновить, «позвать за собой» и т.п. Например, не так давно появился новый вид документа, который можно отнести к группе организационных документов — кодекс корпоративной этики. В нем формулируют основные ценности и цели компании, принципы, на основе которых строятся ее отношения с партнерами, клиентами и государством, этические нормы и правила поведения ее сотрудников. Основное назначение этого документа — повышение статуса компании в обществе, формирование доверия к представителям этой профессии.
По стилистике кодекс
корпоративной этики можно
Высокое качество документа определяет его краткость, которая не должна достигаться в ущерб полноты изложения. Достоинство краткости — возможность для читателя охватить мысленно весь документ в целом.
Краткость текста выражается в немногословности, умении изложить мысль сжато, лаконично. Это достигается, в том числе, и с помощью:
• исключения речевой избыточности (повторов, лишних слов, не несущих информации);
• употребления сокращений.
В текстах документов не следует использовать так называемые плеоназмы (от греческого pleonasmos — излишество) — смысловые повторы, возникающие при употреблении слов, частично или полностью совпадающего значения, например, «своя автобиография» (разве автобиография может быть чужой), «сервисное обслуживание» (сервис — это уже обслуживание), в «июле месяце» и т.д.
Одна из наиболее типичных разновидностей плеоназма — тавтология (от греческого tauty — то же самое и logos — слово). Это сочетание или повторение одних и тех же по смыслу и звуковому составу слов, например, «искоренить с корнем», «проявление явления» и т.д. [3; с.56].
Русский язык богат синонимами — словами, разными по звучанию, но близкими по содержанию. Но в служебном документе при выборе синонимов следует учитывать их смысловые оттенки, а также сочетаемость с другими словами и соответствие стилю документа. Например, широко употребляемое слово «надо» — относится к разговорной лексике. В деловой переписке лучше использовать его синоним — «необходимо».
Для уменьшения объема текста в официальных документах широко используют сокращения слов и словосочетаний.
Существуют общепринятые (понятные всем читающим) сокращения, например, МГУ, МПС, РАО ЕЭС и т.д. Некоторые сокращения понятны лишь узкому кругу специалистов той области, где эти сокращения приняты, например, ДОУ, ОКУД — для работников службы делопроизводства. Такие сокращения без дополнительного разъяснения можно применять в тексте документа, если есть полная уверенность в том, что они известны адресату.
При неоднократном использовании какого-либо наименования (документа, организации, структурного подразделения и т.д.) в текст может быть введено его индивидуальное сокращение. При этом после первого упоминания его полного названия в скобках указывают его сокращенное название и в дальнейшем используют только это индивидуальное сокращение.
Точность изложения предполагае
• употреблением специальной терминологии;
• использованием устойчивых языковых формул;
• использованием уточнений, дополнений, вводных слов,
причастных и деепричастных оборотов.
Терминология, которую используют в управленческой документации — это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ. Если в деловой переписке профессиональный термин может оказаться непонятным адресату, следует в скобках дать ему пояснение.
Владение деловым стилем — это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели и речевые обороты.
Ясность текста определяется прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.
Знание правил составления документов и умение составлять документы обязательны для любого специалиста в области управления. Помочь в развитии чувства слова и стиля может вдумчивое отношение к текстам служебных документов, повышение общего уровня образованности, чтение специальной и художественной литературы.
Одно из основных требований к тексту документа — безупречная грамотность. К сожалению, в последние годы понизился не только уровень общей грамотности населения, но и общественный уровень нетерпимости к проявлениям неграмотности.
Следует уделять внимание внешнему виду документа: выбору шрифта, его цвету и т.д. Но самое главное украшение документа — правильный и выразительный русский язык.
Такие свойства управленческой информации, как ее повторяемость и тематическая ограниченность, позволяют для значительной части управленческих документов предприятия унифицировать не только состав реквизитов, но и структуру текста документа.
Это позволяет сократить время, требующееся для создания документов, текст которых будет понят однозначно и прочтен легко, и избежать ошибок, которые могут быть сделаны не очень грамотными сотрудниками.
Контент-анализ, как методологию изучения текстов, разделяют на семантический, лингвистический и документалистический.
Семантический контент-анализ изучает смысл текста. Лингвистический контент-анализ исследует грамматические особенности текста (длину абзацев и фраз, порядок слов в предложении и т.д.). На основании этого могут быть сделаны выводы: кто написал данный текст, к какому жанру он относится, насколько логичен.
Документалистический контент-
• физический объем (габариты), измеряемый в издательской практике числом стандартных печатных листов (1 печатный лист равен 16 машинописным листам), а в случае аудио-, видео- и кинозаписи — временем демонстрации (1 единица — 10 мин);
• информационный объем (длина записи), измеряемый длиной или площадью непрерывного текста, исключая необязательные пробелы, поля, паузы (может выражаться в учетно-из-дательских листах, в стандартных страницах и знаках);
• информационная емкость (количество переданной информации);
• информативность (количество полученной информации). При изучении информативной емкости языков проводили
статистическую обработку большого количества текстов, а также сопоставление длин переводов одного и того же текста на разные языки. Выяснилось, что при равномерной нагрузке речевых единиц информацией тексты могли бы укоротиться в 4—5 раз [3; с. 64]. Так был установлен факт избыточности естественных языков, что еще раз показывает, что краткость управленческого документа может быть достигнута в результате работы над его текстом.
3. Составьте гарантийное письмо ОАО "Экосан" ОАО " Прогресс" об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО "Экосан" просит произвести эту работу непосредственно на площадке
Образец гарантийного письма:
ОАО «Экосан»
полное наименование предпринимателя или организации
«____» ________________ 2013 г.
Генеральному директору
ОАО «Прогресс»
Петрову Е.В.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Прошу Вас организовать техническую помощь в разработке рабочих чертежей насосной станции и провести работу непосредственно на площадке.
Оплату гарантируем с расчетног
(номер счёта)
в ______________________________
(полное наименование и адрес банка, в котором открыт счёт)
в срок до ______________________________
(указать прописью дату)
В случае неоплаты в установленный
срок, данное гарантийное письмо следует
рассматривать как
Руководитель или
Ф.И.О. подпись
М.П.
Главный бухгалтер ______________________ ______________________
Ф.И.О. подпись
Список литературы
- Белов А.Н и др. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие. –М., 2005.
- Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-спр. пособие. –М., 2010.
- Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере. –М., 2009.
- Лысенко Н.А. и др. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие. –Ростов н-Д., 2002.
- Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. –М., 2008.
- Движение жидкости по трубам
- Движение жидкости по трубам
- Движение и восстание декабристов
- Движение и развитие
- Движение и развитие. Диалектика и ее альтернативы
- Движение и развитие как атрибуты бытия
- Движение как способ бытия
- Движение декабристов: современные оценки
- Движение декабристов: современные оценки
- Движение декабристов: современные оценки
- Движение декабристов: Южный и Северный общества
- Движение денежных потоков
- Движение денежных средств
- Движение денежных средств в НКО
