Господарські операції і факти в обліку. Класифікація документів, їх структура і вимоги до складання

    Теоретичне  питання  № 1.

    5. 2. Господарські операції і факти в обліку.

    Господарська  операція —  це діяльність, що спричиняє зміни у фінансовому становищі, активах і пасивах підприємства, установи, організації. Кошти цих підприємств, що беруть участь у господарських операціях, постійно змінюються й переходять із однієї форми в іншу. Тому стан господарських коштів й їхніх джерел, відбитих у Балансі на початок звітного періоду, постійно змінюється. Але ці зміни не порушують рівноваги між загальною сумою видів коштів і загальною сумою їхніх джерел, тому що зміни різних статей Балансу виражаються в однакових сумах. Збереження такої рівноваги є основним змістом балансового узагальнення. Це забезпечує в системі бухгалтерського обліку безперервне охоплення всіх об'єктів спостереження й створює можливість здійснення постійного контролю за коштами підприємства і їхніх джерел.

    Вплив на зміну коштів й їхніх джерел внаслідок господарських операцій показано на прикладі балансового узагальнення.

    Відображення  господарських операцій першого типу змінює розмір окремих статей Активу Балансу шляхом переміщення однієї й тієї ж суми з однієї статті Активу в іншу без зміни підсумку Активу Балансу. Ця господарська операція торкнула тільки активних статей Балансу, після чого підсумок Активу Балансу не зміниться, рівність між Активом і Пасивом не порушиться.

    Внаслідок операції другого типу змінюється розмір окремих статей Пасиву Балансу за рахунок перегрупування джерел коштів підприємства. За рахунок зменшення одного джерела (Нерозподілений прибуток) збільшується інше джерело (Резервний капітал) на ту саму суму. Ця операція торкнула тільки пасивних статей Балансу, після чого підсумок Пасиву Балансу не зміниться, рівновага між Активом і Пасивом Балансу також не порушиться.

    Відображення  господарських операцій третього типу збільшує балансові статті господарських коштів підприємства і їхніх джерел на однакову суму, а внаслідок цього збільшиться підсумок Активу й Пасиву Балансу на ту саму суму, але рівність між Активом і Пасивом не порушиться.

      Внаслідок відображення четвертої господарської операції зменшуються балансові статті господарських коштів підприємства з одночасним зменшенням їхніх джерел на однакову суму з одночасним зменшенням підсумку Балансу по Активі й Пасиві. Рівність між Активом і Пасивом не порушиться.

    У такий спосіб установлено, що господарські операції по ступені їхнього впливу на зміну Активу й Пасиву Балансу можуть бути зведені в чотири типи (типи балансових змін). Кожна господарська операція обов'язково відображається у двох статтях Балансу. Перший і другий типи господарських операцій впливають на зміни тільки Активу й тільки Пасиву, не змінюючи підсумків Балансу. Операції третього й четвертого типів балансових змін одночасно зачіпають статті Активу й Пасиву Балансу, при цьому внаслідок операцій третього типу збільшуються як статті Активу й Пасиву Балансу, так і підсумки Балансу, а внаслідок операцій четвертого типу зменшуються як статті, так і підсумки Балансу Активу й Пасиву. У всіх випадках змін зберігається рівність підсумків Активу й Пасиву Балансу, оскільки зміни різних статей Балансу виражаються в однакових сумах.

    Складання Балансу на перше число кожного  місяця, класифікація Активу й Пасиву по розділах і групам створюють можливість контролю за станом господарських коштів, джерел акціонерного товариства, а також будь-якого іншого підприємства.

    Якщо  позначити підсумок Активу Балансу  на початок звітного періоду буквою "А", підсумок пасиву — буквою "П", а зміни, що відбуваються в  бухгалтерському Балансі внаслідок проведених господарських операцій, буквою "І" із цифровими індексами, що відповідають типам цих операцій, то одержимо: вихідне положення на початок операцій А=П. Це положення обумовлене рівністю господарських коштів і джерел їхнього утворення в грошовому вимірнику.

    Зміни в Активі й Пасиві Балансу підприємства, викладені в загальному виді за допомогою  прийнятих нами позначень і цифрових індексів, після проведення кожного  типу господарських операцій здобувають такий вид:

I ∑A + І₁ – І₂  = ∑П;

II   ∑А = ∑П +  І₂ - І₂;

III         ∑A + І₃= ∑П + І₃,

IV     ∑A - І₄ = ∑П - І₄.

    З наведених формул видно, що рівність підсумків Активу й Пасиву Балансу у всіх випадках зберігається. Ця математична схема має велике значення як для розуміння економічного аналізу впливу різних типів операцій на Баланс підприємства, так і для побудови математичних формул при організації бухгалтерського обліку й економічного аналізу господарської діяльності на підприємствах з використанням передової обчислювальної техніки. Варто мати на увазі, що Актив і Пасив Балансу — це сума всіх складових їхніх статей, а кожну зі статей, залежно від її змісту, можна зобразити у вигляді математичної формули:

    Оз = Sqp,

де Оз - залишок запасів (готової продукції), грн.; q - кількісний залишок готової продукції, т; р - ціна готової продукції, по якій ураховуються її залишки на підприємстві, грн. 

     Теоретичне  питання № 2. 

     2.4. Класифікація документів, їх структура і вимоги до складання.

    1.1. Бухгалтерські документи і вимоги щодо їх оформлення.

    Предметом бухгалтерського обліку є сукупність об'єктів, які можна об'єднати у три групи: 1) господарські засоби; 2) джерела утворення господарських засобів; 3) господарські процеси.

    Відправним  моментом при відображенні об'єктів  в обліку є їх документування. Це означає, що всі об'єкти мають бути зафіксовані, тобто має бути свідчення про їх наявність та рух. Роль такого свідчення виконує документ (від латинської "documentum" — свідчення, доведення). Отже, документ — це письмове свідоцтво, що фіксує та підтверджує господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

    Виходячи  із цього документація являє собою  спосіб суцільного і безперервного відображення об'єктів бухгалтерського обліку (господарських засобів, джерел утворення господарських засобів та господарських процесів) шляхом використання бухгалтерських документів.

    На  протязі всього періоду існування  обліку був і залишається традиційним носієм бухгалтерської інформації аркуш паперу встановленого зразка. Натомість за останні десятиріччя поняття носія облікової інформації значно трансформувалося у зв'язку із розвитком обчислювальної техніки. Так, на сьогодні різного роду облікові дані можуть зберігатися як на магнітних, так і на лазерних дисках.

    Але як би не змінювалися носії облікової  інформації, сам документ, як свідчення факту здійснення господарської операції, залишається незмінним. Виходячи із цього, можна ствердити, що залишається і документація як елемент методу бухгалтерського обліку.

    Порядок документального відображення господарських  операцій, а також вимоги щодо оформлення документів регламентується "Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку", затвердженим наказом Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995 р.

    У вказаному нормативному документі  зазначено, що первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

    Документи, створені засобами обчислювальної техніки  на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості.

    Документ, виготовлений машинним способом, повинен  бути записаний на матеріальному  носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.

    На  вимогу контролюючих або судових  органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії.

    Первинні  документи (на паперових і машинозчитуваних носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назва підприємства, установи, від імені яких складений документ;
• назва документа (форми);
• код форми;
• дата і місце складання;
• зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі);
• посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.

    При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

    Документ  може бути підписаний особисто, із застосуванням  факсиміле, штампу, символу або іншим  механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

    Документ  на машинозчитуваному носії повинен  мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

    Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.

    Первинні  документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

    У випадках, установлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових форм, затверджених відповідно Державним комітетом статистики за погодженням з Міністерством фінансів України або міністерствами і відомствами за погодженням з Державним комітетом статистики і Міністерством фінансів України, із обов'язковим друкуванням на бланках квітанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої (нумератором, типографським способом) встановлюють міністерства і відомства.

    Порядок використання та обліку бланків первинних  документів суворої звітності, а  також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, установлюються окремими нормативними актами.

    Записи  у первинних документах, облікових  регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

    Вільні  рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.

    Керівник  підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

    Керівником  підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право  давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.

    Відповідальність  за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообороту терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

    Первинні  документи підлягають обов'язковій  перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув'язка окремих показників.

    Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.

    Первинні  документи, що пройшли обробку, повинні  мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці — дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислювальній установці — відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку.

    Усі документи, що додаються до прибуткових  та видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов'язковому погашенню штампом або ручним надписом "Одержано" або "Сплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

1.2. Класифікація документів

    Для оформлення різного роду господарських  операцій, які здійснюються на підприємстві, використовують різні за своєю формою і змістом бухгалтерські документи. Поділ документів на групи за певними ознаками забезпечує правильне складання і опрацювання документа, а також розуміння його ролі в системі документообігу на підприємстві.

    Бухгалтерські документи незалежно від їх носія  класифікуються за наступними ознаками: за призначенням, за характером задокументованих операцій, за порядком складання, за кількістю охоплених операцій, за місцем складання, за технікою складання і опрацювання.

    За  призначенням документи поділяються на: розпорядчі, виконавчі (виправдні), бухгалтерського оформлення, комбіновані.

    Розпорядчими  називаються документи, в яких міститься розпорядження (наказ, завдання) щодо здійснення певної господарської операції. Вони представлені такими бухгалтерськими документами, як: платіжне доручення для перерахування грошових коштів з розрахункового рахунку підприємства іншому підприємству, довіреність на отримання матеріальних цінностей, чек грошової чекової книжки для отримання грошей із банку у касу та ін. Поряд з цим треба зауважити, що розпорядчі документи не засвідчують факту здійснення самої господарської операції, а отже, виступають лише підставою для їх здійснення.

    Виконавчими (виправдними) називають ті документи, які засвідчують факт здійснення господарської операції, а отже, є підставою для відображення їх у обліку. Вони представлені такими бухгалтерськими документами, як: виписка із розрахункового рахунку підприємства, авансовий звіт щодо використання коштів підзвітною особою та ін. Для виконавців такі документи є виправдними щодо здійснення певних операцій, або витрачання грошових коштів.

    Документи бухгалтерського оформлення складаються в бухгалтерії на підставі розпорядчих або виконавчих документів, а також даних поточного обліку в процесі підготовки для здійснення відповідних облікових записів. До таких документів належать різного роду бухгалтерські довідки, групувальні відомості, розрахунки (розподілу амортизації за підрозділами підприємства, розподілу загальновиробничих витрат, калькуляційні картки) та ін. Треба зауважити, що документи бухгалтерського оформлення не відображають безпосередньо факт здійснення господарської операції, а є лише підставою для здійснення облікових записів.

    В практиці бухгалтерського обліку широке застосування знайшли документи, які поєднують в собі ознаки розпорядчих документів, виконавчих, а також документів бухгалтерського оформлення. Документи, які поєднують функції перелічених вище документів, називаються комбінованими. Прикладом таких документів можуть бути: видатковий касовий ордер, в якому міститься як розпорядження керівника щодо видачі грошей із каси, так і підтвердження виконання операції (підписи касира і одержувача); видаткова накладна, яка містить як розпорядження щодо видачі із складу певних виробничих запасів, так і підтвердження виконання операції (підписи комірника і одержувача) та ін.

    За  характером задокументованих операцій бухгалтерські документи поділяються на: грошові, матеріальні, розрахункові.

    За  допомогою грошових документів оформляються операції, які пов'язані із рухом грошових коштів на підприємстві. Такими документами є, зокрема: прибутковий та видатковий касові ордери, чек грошової чекової книжки для отримання коштів із банку у касу, об'ява на внесення готівки для здачі грошей із підприємства у банк.

    Матеріальними документами  оформляються операції, які пов'язані із рухом товарно-матеріальних цінностей на підприємстві. Вони представлені такими документами, як: прибуткова накладна, видаткова накладна, лімітно-забірна картка та ін.

    Документи, за допомогою яких здійснюються розрахунки між підприємствами, організаціями та установами — називаються розрахунковими. Такі документи представлені зокрема платіжним дорученням, платіжною вимогою-дорученням, за допомогою яких здійснюються операції на розрахунковому рахунку.

    За  порядком складання  бухгалтерські документи поділяються на: первинні та зведені.

    Первинні  документи складаються безпосередньо під час здійснення господарської операції. Вони представлені такими документами як: прибуткові та видаткові касові ордери, прибуткові та видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, наряди на відрядну роботу працівників та ін.

    В свою чергу зведені бухгалтерські документи складаються на підставі даних кожного первинного документа шляхом групування і підрахунку (зведення) їх показників. Такі документи представлені, зокрема, такими як: касовий звіт, авансовий звіт, книга складського обліку, звіт про рух товарно-матеріальних цінностей, які складаються на підставі даних первинних облікових документів.

    За  кількістю охоплених  операцій бухгалтерські документи поділяються на: разові та накопичувальні.

    Для оформлення однієї або декількох  операцій, виконання яких передбачено відразу, використовують разові документи. Після складання разові документи є підставою для здійснення на їх основі відповідних бухгалтерських проводок. Разові документи представлені зокрема такими як: первинні документи (прибутковий і видатковий касові ордери, накладні на оприбуткування і відпуск виробничих запасів зі складу як одного так і декількох найменувань виробничих запасів одночасно), платіжне доручення, довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін.), а також зведені документи (звіт про рух товарно-матеріальних цінностей, касовий звіт, виписка банку із розрахункового рахунку підприємства, авансовий звіт та ін.).

    Накопичувальні  документи використовуються з метою оформлення декількох однорідних господарських операцій, виконання яких передбачене на протязі певного періоду (тижня, декади, місяця). Треба зауважити, що дані документи є підставою для здійснення на їх основі подальших облікових записів лише заумови відображення у них останньої операції і закриття документа, тобто виведення підсумку по всіх записах. Прикладом багаторазових документів можуть бути: лімітно-забірна картка, наряди на відрядну роботу (як індивідуальний, так і для бригади) та ін.

    За  місцем складання  бухгалтерські документи поділяються на внутрішні та зовнішні.

    Внутрішніми називаються такі документи, які були складені на тому підприємстві, де здійснилася та чи інша господарська операція.

    Зовнішніми називаються документи, які надійшли на адресу підприємства від інших підприємств, організацій, установ.

    За  технікою складання  і опрацювання  бухгалтерські документи поділяються на такі, які оформляються вручну, а також за допомогою ЕОМ.

    Треба зауважити, що фактично всі бухгалтерські  документи в межах всієї системи обліку можуть бути одночасно і такими, які оформляються вручну і такими, які складаються за допомогою ЕОМ. Поділ і розмежування документів можливий лише на окремо взятому підприємстві, яке характеризується конкретним ступенем механізації ділянок облікової роботи. Так, на одному підприємстві, в силу механізації певних ділянок облікової роботи, одні документи можуть бути такими, які оформляються вручну, інші — за допомогою ЕОМ, а в цей же час на іншому підприємстві все може бути навпаки.

    Класифікація  бухгалтерських документів за певними  ознаками показала, що фактично кожен  документ належить одночасно до різних кваліфікаційних груп. Так, наприклад, платіжне доручення для перерахунку грошей постачальнику через установу банку за призначенням є розпорядчим документом, за характером задокументованих операцій — грошовим, за порядком складання — первинним, за кількістю охоплених операцій — разовим, за місцем складання — внутрішнім, та за способом складання — як такий, що складається вручну, або за допомогою ЕОМ, залежно від рівня механізації облікової роботи на конкретному підприємстві.

    Таким чином, правильне розуміння класифікації бухгалтерських документів дає змогу відповідно оцінити призначення кожного документа при відображенні господарських операцій, які здійснюються в процесі господарської діяльності. 
 

    Тести

   1.29. До   об'єктів,   які   забезпечують   господарську   діяльність підприємства, відносяться:

а) господарські засоби.та джерела їх утворення;

б) господарські процеси;

в) результати господарських процесів.

Відповідь : а) 

5.4. Знайти твердження, що суперечить категорії МШП:

   а)  МШП - це предмети, що використовуються строком не більше 
одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше 
одного року;

   б) на МШП нараховується знос 8 розмірі 109% їх вартості в момеїп 
передачі в експлуатацію;

   в) після списання вартості МШП на виробництво ведеться тільки їх 
кількісний облік.

Відповідь : а) 

     6. 25. Як закривається в кінці  відповідного звітного періоду  рахунок 70 «Доходи від реалізації»:

     а) не закривається;

     б)  шляхом списання його кредитового сальдо в дебет рахунку 70 « Фінансові результати»;

     в)  закривається  шляхом списання його дебетового сальдо в кредит рахунку 70 « Фінансові результати»;

     г) закривається  шляхом списання його дебетового сальдо в  кредит рахунку 70 « Фінансові результати», а кредитового сальдо на дебет рахунку 70 « Фінансові результати».

Відповідь : г) 

     Практичне завдання  № 1.

2 . 4. На підставі вихідних даних таблиць 2.4.1. і 2.4.2:

• в схемах рахунків записати залишки на 31-ше січня ц.р. за даними наведеного балансу;
• відобразити в схемах рахунків операції підприємства і вказані, до якого типу балансових змін відноситься кожна операція;
• підрахувати обороти по рахунках за лютий та визначити залишки на 28-ме лютого ц.р.;
• скласти баланс ВАТ  «Фрезер»   на 28-ме лютого ц.р.

Таблиця 2.4.1 -    Баланс ВАТ "Фрезер" на  31-ше січня ц.р.