Исследование систем управления. 5

Теоретическая часть.

1. Каким образом  применяется swot-анализ в исследовании систем управления?

Особой разновидностью экспертного метода исследования  является метод SWOT-анализа. Этот метод  широко используется в современной  практике исследования систем управления и стратегического менеджмента. Его название – это аббревиатура следующих английских слов: сильные, слабые стороны, возможности, угрозы. 
Метод состоит в последовательном изучении внутреннего состояния организации, определения её сильных сторон, недостатков, возможностей и угроз. 
Методология SWOT-анализа может использоваться в качестве универсальной. В результате анализа проявляется картина соотношений сильных и слабых сторон организации, возможностей и опасностей, которая подсказывает как следует изменить ситуацию, чтобы нейтрализовать угрозы и недостатки возможностями и сильными сторонами. 
Матрица SWOT-анализа строится на 2-х векторах: состояние внешней среды – горизонтальная ось и состояние внутренней среды – вертикальная ось. Каждый вектор разбивается на 2 раздела – уровня состояния: 
1.возможности и угрозы, исходящие от состояния внешней среды; 
2.сила и слабость потенциала фирмы. 
На пересечении 4 поля (квадранта) складываются следующие группы ситуаций: 
1)Поле SO – сила возможности: фиксируются те сильные стороны потенциала организации, которые обеспечивают ей использование предоставленных возможностей. Если в целом по некоторым возможностям позиции фирмы очень сильны, то это поможет принять соответствующую стратегию их использования. 
2)Поле ST – сила угрозы: фиксируются те слабые стороны потенциала организации, которые не дают шанса использовать предоставляющиеся возможности. Также рассматриваются стратегии развития потенциала. 
3)Поле WT – слабость угрозы – это наихудшее состояние для организации. Тем важнее обратить на него внимание. Снижение угроз возможно лишь разработкой стратегий развития своего потенциала. 
4)Поле WT – слабость возможности: руководству организации следует определить целесообразность использования возможностей при наличии таких слабых сторон состояния организации или целесообразность поиска стратегии развития потенциала.

Распределение факторов по этим квадратам не всегда является лёгким делом. Бывает, что  один и тот же фактор одновременно характеризует и сильные и  слабые стороны объекта. 
Кроме того, в одной ситуации фактор может выглядеть достаточным, в другой недостаточным. Иногда они бывают несоизмеримыми по своей значимости. Это обстоятельство необходимо учитывать. Один и тот же фактор можно размещать в нескольких квадратах, если трудно однозначно определить его место. 
Суть метода заключается в том, чтобы идентифицировать факторы, разместить их таким образом, чтобы концентрация факторов подсказала пути решения проблемы. 
Заполненная матрица показывает реальное положение дел, состояние проблемы и характер ситуации. Это I этап SWOT-анализа. 
На II этапе необходимо провести сравнительный анализ сильных сторон и возможностей, который должен показать, как использовать сильные стороны. 
Одновременно необходимо проанализировать и слабые стороны относительно существующих опасностей (угроз). Такой анализ показывает насколько вероятен кризис. Полезно сделать сравнительный анализ сильных сторон и существующих опасностей. 
В ИСУ предметом этого метода м.б. проблемы развития управления, например, эффективность, персонал, стиль, распределение функций, структура системы управления, коммуникации, информационное обеспечение, организационное поведение, мотивация. Использование подготовленных специалистов позволяет повысить эффективность этих методов. 
В качестве примера можно рассмотреть, что можно отнести к сильным и слабым сторонам деятельности предприятия и выделить возможности и угрозы. 
S: 
устойчивые связи с потребителями и поставщиками; 
размер производственных помещений; 
малая доля расходов на оплату труда в общих затратах; 
наличие технологических НОУ-ХАУ. 
Недостатками предприятия м.б. (W): 
высокие накладные расходы; 
неэффективная система управления; 
устаревшая технология; 
морально устаревшие виды продукции; 
высокие транспортные расходы. 
О: 
законодательная поддержка федерального или муниципального органа исполнительной власти; 
интерес инвестиционных фондов; 
неудовлетворённость сектора потребительского рынка. 
Т: 
действия конкурентов; 
инфляция; 
изменения налоговой системы; 
банкротство поставщиков и покупателей.

2. Перечислите и  раскройте критерии  и показатели социально-экономической  эффективности систем  управления. 

В настоящее  время единого подхода к оценке эффективности управления

фирмой не существует. Ввиду того, что на практике размерность  оценок

достаточно велика, а количественные сравнения параметров управляемого

объекта (фирмы) зачастую провести невозможно, оценить  все аспекты

управления не удается. Поэтому в ряде случаев  оценка эффективности

управления ограничивается анализом финансово-экономического состояния

фирмы.

Поскольку задачей  управления является целенаправленное воздействие на

управляемый объект для обеспечения достижения поставленных целей,

эффективность управления может быть оценена по степени достижения этих

целей: по конечным результатам производственной деятельности (по уровню

прибыли), по качеству планирования (улучшение показателей

бюджетирования), по эффективности вложений (отдача на капитал), по

увеличению скорости оборачиваемости капитала и т.п.

Самым простым  примером может служить оценка эффективности управления

по показателю уровня прибыли, по тенденции увеличения или снижения этого

показателя. То есть, если оценить соответствие результатов  деятельности

фирмы действиям  менеджмента, то полученный показатель будет являться

критерием экономической эффективности управления.

Более сложный  экономический анализ эффективности  управления фирмой

включает в  себя оценку деятельности фирмы с  использованием сравнительных

показателей, которые  отражаются в финансовой отчетности фирмы.

Таким образом, исторически сложилось, что основным критерием

экономической эффективности управления принято  считать прибыльность.

Другим экономическим  критерием эффективности, подчиненным  критерию

прибыльности, является продуктивность, характеризуемая показателями

индивидуальной и групповой производительности труда, объемом выпускаемой

продукции, качеством  продукции. Сюда же относятся показатели использования

материальных  ресурсов (показатели сбалансированности товарно-материальных

запасов, текущие  прямые и накладные расходы и др.), человеческих ресурсов

(затраты на  наем рабочей силы, на подготовку  и повышение квалификации, 

1. показатели организации труда), внедрение нововведений (наличие

соответствующих мощностей, производственные резервы).

В то же время  наличие нескольких вариантов решений в организации

управления ставит вопрос о сопоставлении результатов  с затратами. Это

сопоставление становиться все более необходимым  по мере роста свободы

выбора с одной  стороны, и с интенсификацией  использования ресурсов с

другой.

В такой интерпретации эффективность управления все чаще отождествляется с экономичностью: полезный результат сравнивается с затратами деятельности, причем среди последних различаются затраты, действительно влияющие на получение полезного результата, а также неизбежные (предусмотренные) и неоправданные потери.

Также эффективность  управления может быть выражена и  оценена не только по конечным экономическим результатам работы всей фирмы, но и по таким

параметрам как  скорость принятия решения и осуществления  конкретных

шагов, отдача от осуществления решения, измеряемая в стоимостных

показателях. Для  определения эффективности отдельного решения можно

сравнивать планируемые  и фактические "входы" и "выходы" и измерять

полученную отдачу от решения, т.е. отношение "выхода" к "входу".

Эффективность системы внутрифирменного управления определяется в этом

случае как  экономический эффект от принятия управленческих решений.

Поскольку управление носит информационный характер, то информация также представляет собой результат действия, а следовательно, является "выходом" системы управления.

Кроме того, эффективность  управления определяется эффективностью

функционирования  и использования каждого элемента системы управления -

рациональностью структуры, применением научных, передовых методов

управления, скоростью, полнотой информационного обслуживания,

квалификацией управляющих кадров, их умением творчески  подходить к

решению конкретных проблем управления.

Критерии эффективности  управления находятся в тесной связи  с целями фирмы.

Специфика управления состоит в том, что выработка целей является функцией самого управления, а их реализация осуществляется как в рамках

функционирования  управления, так и в рамках управляемого объекта.

2. Среди социально-экономических критериев эффективности организации

обычно называются: стабильность (производство, структура, положение на

рынке), рост (темпы  роста производства, численности  занятых, числа

нововведений), способность организации приспосабливаться  к изменениям

внешней среды (взаимосвязь  показателей внешней среды и деятельности

организации). Эффективность  организации во многом зависит от ее

способности планировать  свою деятельность в долгосрочном масштабе,

прогнозировать  будущие изменения. Это позволяет  в определенной степени

минимизировать  риск в условиях нестабильной экономики. Анализ социально- психологических аспектов проводиться на основе критериев мотивации персонала, характеристики морального климата (количеств и качества межфункциональных коммуникаций, гибкость системы продвижения по службе, полномочия работников и их ответственность, степень удовлетворения от выполняемой работы и др.).

Таким образом, современная теория управления приходит к необходимости, во- первых, согласования показателей эффективности управления с показателями эффективности и производительности фирмы; во-вторых, к необходимости учета многостороннего воздействия управления на фирму, используя набор дополнительных критериев.

Тогда система  управления и его эффективности  рассматривается не на одном, а на трех уровнях:

1. Как органическая часть более высокой системы;

2. Как самостоятельная  целостная система;

3. Как сосредоточие  компонентов, входящих в эту  систему, с присущими им

специфическими  свойствами

В этом случае эффективность  управления на первом уровне может  быть

выражена через результативность деятельности фирмы, так как результат

деятельности  по управлению проявляется опосредовано через результаты всей организации, во взаимоотношениях ее с внешней средой.

На втором уровне эффективность системы управления выражается через

характеристики  ее способности к самостоятельному действию, т.е. к

разрешению непосредственно  стоящих перед ней задач и  достижения

поставленных  целей.

3. На третьем уровне выделяется эффективность действия составляющих системы.

Именно здесь  могут быть рассмотрены в конкретных формах

функционирование  сил и средств, входящих в систему  как в технико-

организационном, так и в социально-психологическом  плане. Практически

эффективность третьего уровня может быть сведена  к эффективности

управленческого труда и его средств.

Продукт управленческой деятельности тоже трехмерен. Во-первых, он

выступает как  конечный, в виде той или иной эффективности производства, и есть ни что иное, как результат эффективности функционирования объектов управления и самой управляющей деятельности.

Во-вторых, он выступает  как промежуточный, в виде качества и экономичности деятельности системы управления в целом.

В-третьих, он является воплощением качества исполнения функций  и этапов

управленческого труда, характера использования  наличных сил и средств

управления.

Анализ существующих теоретических и практических подходов к оценке

эффективности управления в рамках фирмы позволяет  выделить следующие

направления анализа  различных сторон эффективности  как слагаемых общей

эффективности управления:

1. Экономические  показатели эффективности управления;

2. Эффективность  в обеспечении внешней и внутренней  социальной политики; отношение целей фирмы и общества;

3. Эффективность  управления как саморегулируемой  системы; адаптационная способность к требованиям научно-технического прогресса, изменениям социальных условий производства;

4. Эффективность  информационной системы; информационное  обеспечение

управления и  управляющего воздействия на фирму.

Таким образом, современный комплексный анализ "выхода" фирмы с точки

зрения ее эффективности  включает многосторонний учет социальных и

экологических последствий производственной деятельности, влиянию

производимой  продукции или услуг на потребителя  и т.д.

Анализ научных  разработок показывает, что авторы постоянно пытались найти критерий оценки эффективности.

4. семь основных факторов эффективности: действенность, экономичность, качество, производительность, качество трудовой жизни, прибыльность, нововведения.

Действенность - степень достижения фирмой поставленных перед ней целей.

Для оценки обычно используются следующие показатели:

• Своевременность;

• Количество;

• Качество.

Для измерения  действенности сравнивают то, что  намеревались сделать с тем, что фактически достигли (ресурсы обычно не учитываются, так как они не фигурируют в качестве цели).

Экономичность - показатель, характеризующий результативность

организационной системы в отношении затрат.

5. Определятся отношением ресурсов, подлежащих потреблению к ресурсам

фактически потребленным, т.е. отношение нормативных и фактических

ресурсов, используемых на управление в фирме.

Практически, задача определения меры экономичности  сводиться к наиболее

полному поэтапному учету затрат на управление. Так  должны быть учтены

капитальные единовременные и эксплуатационные (текущие) затраты,

неизбежные накладные  расходы. Одновременно следует учесть затраты на

разработку системы  управления, включая экспериментальные  расходы на ее

внедрение и  эксплуатацию, на возможную коррекцию  и последующий

демонтаж. Только такой всеохватывающий учет позволит оценить

действительную  экономичность системы управления.

Качество  - степень соответствия фирмы требованиям необходимым для

производства  товара, подлежащего использованию.

Оценка качества связана с понятием качественных признаков или конкретных свойств, которые закладываются при конструировании, создании изделия и подтверждаются при испытаниях и эксплуатации.

Качественными признаками продукта/услуги являются следующие условия:

1. Произведен  ли и доставлен продукт так  как требовалось?

2. Удовлетворен ли покупатель продуктом?

3. Будет ли  продукт выполнять то, для чего  он предназначен?

Производительность  - это соотношение количества продукции фирмы и

количества затрат на выпуск соответствующей продукции.

Качество  трудовой жизни  - реакция людей на условия труда и

психологический климат в фирме.

Оцениваются такие  характеристики фирмы, которые способны повлиять на

производительность  труда, "текучесть" кадров, простои  и т.д. Организационное управление ставит перед собой задачу обеспечить "удовлетворенность" работников, создать чувство безопасности, уверенности.

Прибыльность  - это соотношение между валовыми доходами и суммарными

издержками.

Прибыльность  характеризует взаимосвязь между  финансовыми результатами и характером их использования.

6. Нововведения - творческий процесс приспособления фирмы к внешним и

внутренним требованиям, запросам, изменениям. Это процесс  поддержания

пригодности продукции  с точки зрения потребителя.

В современных  условиях усложнения производства и  экономики в целом,

возрастания роли научно-технического прогресса, обострения конкуренции,

необходимости учета в процессе управления факторов, связанных с

использованием  сырьевых и энергетических ресурсов и воздействием на

окружающую среду, конечные результаты деятельности фирмы  зависят от

рациональности  структуры и эффективности процессов  управления во всех ее элементах и подсистемах.

На наш взгляд в наиболее общем смысле оценка эффективности  управления

должна включать совокупность различных методов, что  позволит получить

наиболее полную оценку эффективности управления объектом.

В настоящей  статье оценка эффективности управления объектом

рассматривается на примере фирмы, основная деятельность которой протекает в подразделениях, основанных для выполнения конкретных целей. 
 
 
 

Практическая часть.

1. Общая характеристика  организации.

ООО «Мир дверей Софья» была основана в конце 2009 г. в лице директора Громова Д.А. В тот момент в ней работало 4  человека. В настоящее время в компании работает 12 человек, включая директора.

      На  данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как именно осуществить разделение труда в организации – один из вопросов, являющийся существенным управленческим решением.

      Не  менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда необходимо для  успешной групповой работы. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем подчинении  нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители, в свою очередь, могут иметь в подчинении несколько линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет сферу контроля. Различают широкую и узкую сферу контроля в зависимости от числа подчиненных. Обычно узкой сфере контроля соответствует многоуровневая структура, а широкой – плоская структура управления.

Любая организация находится и функционирует  в среде. Каждое действие всех без  исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания.

      Основной  целью работы ООО «Мир дверей Софья» является получение прибыли. Прибыль  это ключевой показатель организации. Основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли. Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:

• ее максимизацию;
• получение «удовлетворительной» прибыли, т.е. ее суть состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться степень риска;
• минимизацию прибыли. Этот вариант обозначает максимизацию минимума ожидаемых доходов наряду с минимизацией максимума потерь.

      ООО «Мир дверей Софья» ориентирована на получение максимальной прибыли. Рост прибыли в компании обуславливается следующими факторами:

• удовлетворение потребителя или пользователя услуг;

• позиция на рынке, часто связанная с желанием рыночного лидерства;

• условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала;

• публичная ответственность и имидж организации;

• техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, минимизация издержек производства и т.д.

Однако  за максимизацией прибыли в краткосрочном периоде руководство не должно забывать об  основной цели и миссии компании - стать лидером на рынке межкомнатных дверей премиум класса в Вологде, что может быть возможным только при условии грамотной работы с кадрами.

      Формулирование  и сообщение целей организации  в целом и каждого ее подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализированного разделения труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации и что они делают, чтобы их выполнить.

      В компании ООО «Мир дверей Софья» у каждого работника стоят свои задачи, которые необходимо решать в зависимости от сложившейся ситуации. Два важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения.

      Персонал  является основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит  то, чем является организация.

      В силу такого положения люди для руководителя являются первостепенным ресурсом. Менеджер формирует кадры, устанавливает  систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс  совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе. На данном этапе развития организации данная деятельность практически отсутствует, необходимо делегировать полномочия по работе с кадрами отдельному сотруднику-менеджеру по работе с персоналом.

      Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п.  Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации.

      В связи с этим руководство ООО  «Мир дверей Софья» пытается строить  свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных  результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий, но без должного внимания всё это малоэффективно. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

      Внутренняя  жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере. На данный момент, в организации можно выделить следующие структурные подразделения:

1. Руководство и бухгалтерия
2. Отдел транспортной логистики и доставка
3. Отдел менеджеров (продаж)
4. Технический и гарантийный отдел

Основная  задача меня в качестве генерального директора на сегодняшний момент – рационализировать и добиться максимальной эффективности взаимосвязи  работы всех отделов.   

Технико – экономические  и финансовые результаты деятельности (фин. планы, оборот, уставной капитал и т.п.) являются коммерческой тайной ООО «Мир Дверей Софья» и не подлежат разглашению 
 
 
 
 

2. Организационная  структура управления.

Структура организации является элементом  ее внутренней среды.      Структура организации - взаимоотношения уровней управления с функциональными областями организации для наиболее эффективного достижения целей. Структура организации тесно связана с характерным для нее специфическим разделением труда и требованиями построения системы контроля в организации.