Контроль расчетов с покупателями и заказчиками
4. КОНТРОЛЬ РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ
НА ПРИМЕРЕ ЧУТПП «СТРОЙТЕРМИНАЛ»
4.1. Задачи, источники и этапы контроля расчетов с покупателями и
заказчиками
Контроль является составной частью управления общественным воспроизводством. Любое общество не может нормально функционировать и развиваться без четко организованной системы контроля за производством и распределением общественного продукта и другими сферами общественной жизни. Это неотъемлемый элемент надстроечной системы общества, который претерпевает серьезные изменения в процессе развития его политической системы, органов государственного и хозяйственного управления, законодательной и исполнительной власти.
Контроль дает информацию о том, какие процессы происходят в обществе, помогает выработать наиболее целесообразные решения общих и специальных вопросов развития экономики, предоставляет возможность судить о правильности принятых решений, своевременности и результативности их выполнения.
Таким образом можно сформировать основную цель контроля, которая состоит в том, чтобы «…объективно изучить фактическое положение дел в различных областях общественной и государственной жизни, выявить те факторы и условия, которые отрицательно сказываются на выполнении принятых решений и достижении поставленных целей» [39, с.11].
Г.М.Пупко выделяет следующие основные задачи контроля расчетов с покупателями и заказчиками:
1) Проверка достоверности и законности учётных данных о состоянии расчётов:
2) Соблюдение расчётно–финансовой дисциплины и её влияние на платёжеспособность предприятия;
3) Установление реальности существования, правильное и полное отражение в учете задолженности [31, с.228].
Автор М.С.Шидловская дополняет вышеперечисленные задачи по контролю расчетов с поставщиками и подрядчиками:
4) Проверка состояния расчетов, выявление причин и виновных лиц несвоевременности расчетов;
5) Проверка реальности сумм дебиторской и кредиторской задолженности;
6) Проверка правильности оплаты (получения) сумм за полученные и реализованные товарно-материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы;
7) Проверка правильности и обоснованности сумм дебиторской и кредиторской задолженности в балансе и на забалансовых счетах [44, с. 206].
Источниками информации для проведения контроля расчетов с покупателями и заказчиками являются:
- приказ об учетной политике;
- договоры купли-продажи, оказания услуг, которые составляются на поставку товаров или оказание услуг и являются одним из основных документов, регулирующих взаимоотношения поставщика и покупателя;
- счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, на основании которых производится оприходование или реализация товаров (работ, услуг);
- аналитические карточки по счетам 60, 62 (при автоматизированном учете), в которых отражается полная информация по каждому поставщику или покупателю по каждой произведенной операции. При ведении учета с использованием компьютерной программы, используются распечатки дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по счетам 60, 62, оборотные ведомости, аналитические карточки;
- журналы-ордера № 6, 8, 11, ведомость № 5 (при журнально-ордерном учете), где все произведенные операции по получению, продаже товаров или оплате счетов-фактур накапливаются в регистре бухгалтерского учета, который является основанием для заполнения Главной книги и составления оборотного баланса.
- акты претензий, составляемые в том случае, если качество поставляемого товара отличается от нормы, в случае брака или иных отклонений;
- акты инвентаризации (сверок) расчетов, составляемые для проверки расчетов с поставщиками, покупателями с целью выявления неточностей в учете расчетов;
- бухгалтерская финансовая отчетность. По бухгалтерскому балансу (ф.№1) устанавливается состояние задолженности по данным раздела 2 «Оборотные активы» по статьям «Дебиторская задолженность» и раздела 5 «Краткосрочные обязательства» по статьям «Кредиторская задолженность». По приложению к бухгалтерскому балансу (ф.№5) в разделе 2 «Дебиторская и кредиторская задолженность» выясняется состояние (на начало и конец отчетного периода) и движение краткосрочной и долгосрочной задолженности с выделением «просроченной», а из нее – длительностью свыше 3 месяцев и более чем через 12 месяцев. По справкам к разделу 2 (ф.№5) устанавливается перечень организаций – дебиторов и кредиторов, имеющих наибольшую задолженность [18, с.252].
Основными видами контроля являются ревизия и аудит:
Ревизия – это система контрольных действий, осуществляемая по поручению руководителя вышестоящего органа управления ревизионной группой или ревизором за деятельностью подведомственных предприятий и организаций, при которой устанавливаются законность, достоверность и экономическая целесообразность совершенных хозяйственных операций, а также правильность действий должностных лиц, участвовавших в их осуществлении.
Аудит – это независимая экспертиза состояния бухгалтерского учета, финансовых отчетов и бухгалтерских балансов [39, с.54].
Таким образом в ходе контроля выделяют основные этапы ревизионной работы, которые представлены на рисунке 4.1.
Рисунок 4.1 Основные этапы анализа расчетов с покупателями и заказчиками
Проведение ревизии – это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению и заканчивается проверкой устранения нарушений и недостатков, выявленных во время предыдущей ревизии.
Ревизионная работа состоит из следующих этапов:
- Подготовка к проведению ревизии;
- Проведение ревизии в соответствии с программой;
- Подготовка и оформление результатов ревизии;
- Реализация материалов ревизии;
- Контроль за выполнением решений по результатам ревизии.
В соответствии со сроками, предусмотренными планом, руководитель ревизующего органа заблаговременно (за 3-5 дней до начала ревизии) назначает приказом комплексную или некомплексную ревизию деятельности предприятия. В приказе указываются полное наименование ревизуемого предприятия, вид ревизии, период, за который проводится ревизия, срок проведения ревизии, состав ревизионной группы и в том числе руководитель группы. На основании приказа каждому члену ревизионной группы выписывается командировочное удостоверение с указанием цели командировки.
На проведение каждой ревизии выдается удостоверение, в котором указываются наименование органа, выдавшего удостоверение, фамилия, имя, отчество проверяющего, его должность, цель проверки и сроки ее проведения.
Изучение ревизуемого
На основании задач, поставленных
перед ревизией, и изучения материалов,
характеризующих хозяйственно-
Руководитель ревизионной
Проведению документальной ревизии должно предшествовать обследование ревизуемого предприятия. Ревизионное обследование является первым этапом проверки непосредственно на месте, и оно позволяет членам ревизионной группы (ревизору) установить недостатки в работе предприятия. В начале ревизии следует проводить контрольные инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с составлением актов взаимных сверок расчетов [Приложение акт сверки], в ходе которых выявляются те или иные нарушения, недостатки или расхождения в документальных данных. До начала проведения документальной ревизии рекомендуется ознакомиться с состоянием бухгалтерского учета.
После проведения подготовительной организационной работы на предприятии ревизор приступает к непосредственной ревизии, в ходе которой используются способы и приемы документального и фактического контроля.
Для систематизации материалов ревизии
ревизор должен иметь рабочую
тетрадь, в которой регистрируются
вскрытые факты нарушений, злоупотреблений
и другие недостатки в работе предприятия.
Регистрация установленных
На последующих этапах ревизионного процесса оформляются материалы ревизии, реализуются материалы ревизии и организуется контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизии [31, с. 35-36].
Этапы проведения ревизии бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками, а также перечень вопросов, подлежащих рассмотрению и источники информации можно представить в виде таблицы, приведенной в приложении Б.
4.2. Проверка состояния расчетов с покупателями и заказчиками
Основными нормативными документами, которыми должен руководствоваться ревизор при проверке расчетов с покупателями и заказчиками являются:
- Закон Республики Беларусь «Об аудиторской деятельности» от 8 ноября 1994г. №3373-XII (новая редакция – Закон РБ от 18.12.2002 №164-3);
- Постановление Национального банка РБ от 29 марта 2001г. №66 «Об утверждении Инструкции о банковском переводе»;
- Указ Президента РБ от 29 июня 2000г. №359 «Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь» с изменениями и дополнениями;
- Постановление Правления Национального банка РБ от 28 июня 2001г. «Об утверждении правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями).
Основными целями проверки расчетов с покупателями и заказчиками является формирование мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности, отражающих дебиторскую и кредиторскую задолженность, о соответствии применяемой методики учета нормативных документов, ее соответствии учетной политике, а также установление правильности ведения расчетов с поставщиками и покупателями. От их реальности зависят результаты деятельности предприятия, его платежеспособность. Прежде всего, уверенность в достоверности показателей о состоянии расчетов необходима для всех пользователей отчетности, а также для самого предприятия с целью планирования дальнейшей своей деятельности, налаживания связей с покупателями и заказчиками [31, с.228].
Перед началом проведения проверки расчетов с покупателями и заказчиками ревизору необходимо определить перечень вопросов, подлежащих проверке:
1) качество составления договоров (каков порядок расчетов, порядок поставки товаров, чьим транспортом, требования к таре и упаковке, цены на товары, сроки оплаты, страхование груза, срок действия договора, имущественная ответственность сторон, порядок изменения и расторжения договора, подписи лиц, участвующих в заключении договоров);
2) наличие претензий за
3) соблюдение платежной дисциплины, установленной очередности платежей;
4) нарушение сроков оплаты;
5) сроки возникновения
6) виды дебиторской и
7) структура дебиторской и кредиторской задолженности;
8) соблюдение сроков исковой давности;
9) законность и обоснованность безнадежных долгов;
10) соответствие остатков, показанных в балансе, данным Главной книги, данным учетных регистров и их достоверность;
11) законность и целесообразность расчетных операций, их отражение в учете;
12) обоснованность сумм, числящихся на счетах по учету расчетов с покупателями и заказчиками;
13) организация сверки расчетов и качество актов сверки;
14) постановка аналитического и синтетического учета;
15) инвентаризация расчетов и отражение ее результатов [44, с.209-211].
Проверка начинается с приказа о назначении комплексной или некомплексной проверки. В первую очередь следует установить, производилась ли на предприятии инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками и ознакомиться с ее результатами. Выявление просроченной дебиторской задолженности для работы с сомнительными долгами и подтверждающих балансовых данных на определенную дату – это основная задача инвентаризации задолженности. Она проводится для того, чтобы соблюсти принцип консервативности, не завысить активы предприятия и не ввести пользователя в заблуждение. В международной практике распространена инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности аудиторами. При этом акты сверки на бланке предприятия за подписью ответственных лиц направляются дебиторам кредиторамм с указанием в качестве обратного адреса почтовых реквизитов аудиторской компании. Это дает аудитору уверенность в полноте отражения и правильности оценки задолженностей.
Величина задолженности определяется многими разнонаправленными факторами. Условно эти факторы можно разделить на внешние и внутренние. К внешним факторам следует отнести:
- состояние экономики;
- общее состояние расчетов в стране;
- эффективность денежно-
- уровень инфляции;
- емкость рынка и степень его насыщенности;
- прочее.
Внутренние факторы – это:
- кредитная политика предприятия, т.е. экономически оправданное установление сроков и условий кредиторских отсрочек и товарных кредитов, объективное определение критериев кредитоспособных и платежеспособных клиентов, умелое сочетание предоставления скидок при досрочной уплате ими счетов, учет других рисков;
- наличие системы контроля над дебиторской задолженностью;
- профессиональные качества
В процессе инвентаризации устанавливают: тождественность расчетов с банками, организациями внутри системы; обоснованность и правильность сумм задолженности; реальность сумм дебиторской и кредиторской задолженности. В ходе ознакомления с результатами инвентаризации может возникнуть необходимость в проведении встречной проверки расчетов с покупателями и заказчиками [31, с.230].
После проведения инвентаризации расчетов сверяются остатки всех расчетных счетов, отраженных в оборотной ведомости синтетических счетов, с остатками этих счетов, отраженных в балансе, Главной книге и в оборотных ведомостях аналитического учета этих счетов [43, с.120], т.е. проверяющий должен в первую очередь сверить сальдо счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (субсчет «Расчеты в порядке инкассо») журнала-ордера №11 с данными того же счета в Главной книге, а при наличии расхождений – установить их причины. Такие причины могут быть следствием запущенности учета расчетных операций либо результатом злоупотреблений.
Проверяющий должен учитывать, что на этом субсчете учитываются расчеты по предъявленным покупателям и заказчикам и принятым банком к оплате расчетным документам за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы и оказанные услуги. Субсчет «Расчеты в порядке инкассо» дебетуется в корреспонденции со счетом 90 «Реализация» на суммы, на которые покупателям (заказчикам) предъявлены расчетные документы, и кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей, зачета полученных авансов и т.п.
После проверки указанных вопросов надо изучить документальную обоснованность произведенных операций, убедиться в подлинности документов и правильности их оформления. Например, полученные материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги должны были документально надлежащим образом оформлены приходными накладными, счетами – фактурами, платежными требованиями, актами или справками приемки выполненных строительно-монтажных работ и т.д.; операции по оплате счетов платежных требований должны соответствовать выпискам банка или другим денежным документам.
При проверке ревизор должен сопоставить суммы, числящиеся на счете 62 и в ведомостях № 5, 16, с данными справок и актов, счетами – платежными требованиями, акцептованными покупателями (заказчиками) и принятыми банками к оплате, и другими документами. При наличии просроченной задолженности заказчиков надо установить ее причины.
Следует также проверить, своевременно ли предъявляются заказчикам к оплате счета за выполненные для них строительно-монтажные работы. С этой целью следует сопоставить платежные требования, приложенные к выпискам банка, с записями в ведомостях №5, 16, а также с датами, указанными в справках и актах. Одновременно устанавливается правильность ведения ведомости №5, 16 и перенесения данных в журнал-ордер №11.
При проверке расчетов с покупателями и заказчиками надо установить правильность отражения операций с полученными векселями. При этом проверяющий должен знать, что на счете 62 (субсчет «Векселя полученные») учитывается задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченная полученными векселями.
Проценты по векселю могут включаться в его номинальную сумму и оплачиваться сверх номинальной суммы векселя [Апенченко, с.110].
В процессе проверки обращается внимание на реальность числящейся кредиторской задолженности покупателями. Данная процедура – одна из важнейших в проверке расчетов с покупателями и заказчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений финансовой отчетности. Проверяющему необходимо знать типичные способы совершения и сокрытия подобных действий. Наиболее значительных размеров мошенничество может достигать при осуществлении закупочных операций. Нарушения при закупках сырья могут быть как простыми (например, предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм, что легко выявляется в ходе инвентаризации и сверок расчетов), так и очень сложные, которые почти невозможно вскрыть при проверке, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат. Проверяющему следует убедиться также в том, что за проверяемый период не было случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого. Кроме того, суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть своевременно списаны на внереализационные доходы организации [18, с.344]. Имеют место случаи, когда кредиторская задолженность, возникшая в отчетном году в результате неправильных записей на счетах бухгалтерского учета, в следующем году списывается с баланса путем уменьшения (красное сторно) дебетуемых счетов (08, 10, 41 и др.). При этом проверяющий должен знать, что такие записи должны отражаться в ведомости №5 по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 99 «Прибыли и убытки».
При проверке записей в ведомости №5 надо обратить внимание на наличие дебетовых сальдо по отдельным покупателям и красных кредитовых сальдо. Как правило, они возникают в результате неправильного отражения хозяйственных операций по расчетам с покупателями на счетах бухгалтерского учета.
При расчетах с покупателями и заказчиками аудитор должен проверить правильность формирования отпускной цены. Следует помнить, что субъект хозяйствования, закупивший товар за пределами Республики Беларусь, формирует отпускную цену на внутреннем рынке исходя из контрактной цены, пересчитанной в рубли по курсу Нацбанка, таможенной пошлины, расходов по растаможиванию груза, НДС при ввозе, акциза и надбавки до 20% к сумме перечисленных расходов. Если у покупателя будут документально подтвержденные расходы по страховке и транспортировке груза до своего склада, то он имеет право дополнительно включить их в отпускную цену (сверх оптовой надбавки).
Субъект хозяйствования,
купивший товар у импортера при
реализации товара оптом потребителю
(предприятию, которое не буде перепродавать),
при формировании отпускной цены
может применить оптовую
При продаже или перепродаже продукции и товаров на территории Беларуси в сопроводительных документах (ТТН или ТН) продавцы обязаны указывать отпускные цены предприятий-изготовителей или цены, сформированные оптовиком-импортером, размер взимаемой надбавки (наценки) и другие данные [Пупко2003, с.233].
Так как покупателями могут выступать не только юридические лица, но и физические лица, расчеты с которыми производятся наличными деньгами, то аудитору нужно проверить соблюдение кассовой дисциплины. При этом аудитор должен знать, что контроль кассовых операций осуществляется сплошным методом. В процессе его проведения необходимо проверить:
- правильность оформления
кассовых документов и их
- правильность и своевременность оприходования поступающих в кассу денег, а также выплат, производимых из кассы;
- правильность и
- проведение внезапной ревизии кассы.
Проверка производится на основании следующих первичных документов и регистров бухгалтерского учета:
- отчетов кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;
- журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- кассовой книги;
- корешков чеков использованных чековых книжек;
- журналы-ордера №1, 2, 3, 4.
По результатам проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется акт. Результаты проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой.
В случае, если выявленное нарушение или злоупотребление может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт.
Промежуточный акт подписывается проверяющим, соответствующими должностными лицами проверяемого субъекта, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям, от которых в обязательном порядке истребуются письменные объяснения.
Один экземпляр акта передается руководителю проверяемого субъекта. Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт ревизии. В акте излагаются результаты изучения всех вопросов, которые были поставлены в программе ревизии [17, с.47].
4.3. Инвентаризация расчетов как один из главных способов контроля
Одним из важнейших требований,
предъявляемых к учету, является
требование реальности и точности его
показателей. Однако при ведении
учетных записей могут
1) Ошибки в учете (арифметические ошибки в подсчетах, описки в документах, неправильные записи и т.д.);
2) Злоупотребления материально ответственных лиц.
Поэтому необходима сверка фактического состояния расчетов с покупателями и заказчиками с учетными данными, которая производится при помощи инвентаризации [29, с.148]. Инвентаризация является одним из приемов фактического контроля и широко применяется при выполнении аудиторско-ревизионных процедур.
Проведение инвентаризации регулируется Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» в редакции Закона Республики Беларусь от 25 июня 2001г. №42-З, Методическими указаниями Минфина РБ по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 05.12.95г. №54 и Разъяснениями к Методическим указаниям, утвержденным приказом Минфина от 18.05.99г. №126. Согласно статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» «организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств».
Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них) определяется руководителем организации.
Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;
Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты либо за счет резерва по сомнительным долгам, в некоммерческой организации – на увеличение расходов.
Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты, в некоммерческой организации – на увеличение доходов.
Для более полного представления об инвентаризации можно привести определение С.А.Апенченко: «Инвентаризация представляет собой проверку в натуре денежных средств, материальных ценностей, состояния расчетов и других статей баланса на определенную дату» [39, с.86].
В зависимости от состояния,
способа учета расчетных
1) письменного запроса у дебиторов и кредиторов о состоянии расчетов;
2) взаимной сверки задолженности непосредственно с предприятиями, с которыми ведутся расчеты;
3) сопоставление дат
и перечисляемых сумм по
4) сравнения высылаемых
лицевых счетов дебиторами и
кредиторами с лицевыми
5) сопоставления задолженности по лицевому счету дебитора или кредитора образовавшейся на конец месяца с суммой последующей оплаты через банк (при кредиторской задолженности) или с суммой оприходованных материальных или других ценностей в первых числах следующего месяца (при дебиторской задолженности) [39, с.86].

- Контроль расчетов с покупателями и заказчиками
- Контроль реализации проектов девелопмента
- Контроль реализации управленческих решений
- Контроль реализации управленческих решений
- Контроль реализации управленческих решений
- Контроль розрахунків з постачальниками і покупцями
- Контроль сроков исполнения документов
- Контроль поведения посредством аверсивных стимулов в теории оперантного обуславливания Ф. Скиннера
- Контроль по количественному и альтернативному признакам
- Контроль по количественному и альтернативному признакам.
- Контроль: понятие и виды. Процесс контроля и методы его осуществления
- Контроль, понятие и сущность
- Контроль правильности
- Контроль производственного освещения