Контроль сроков исполнения документов

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Контроль сроков исполнения документов и поручений

 

Одной из составляющих функций контроля и важным элементом  документационного обеспечения  управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений).

Контроль  исполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан. Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения.

Различают два  направления контрольной деятельности:

• контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;
• контроль сроков исполнения документов.

Возможны две  формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).

В организации  с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.

В отдельных  структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений  могут вести секретари или  лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.

В небольших  организациях, в структуре которых  нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).

Локальные нормативные  акты, регламентирующие формы и порядок  проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.

Контроль  исполнения документов включает:

• сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
•   постановку документа на контроль;
• оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
• снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);
• учет и обобщение результата контроля;
• информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.

 При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.

 

 

 

1.2. Сроки исполнения документов

 

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки  исполнения определенных категорий  документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

Приведем  перечень типовых сроков исполнения документов:

• поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
• поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
• поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
• поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
• поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
• письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней; 
• запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
• предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
• письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней; 
• обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
• протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок; 
• телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
• письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
• поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара; 
• жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления. 

Индивидуальные  сроки исполнения

1. Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
2. Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных  этапов. Срок исполнения каждого этапа  фиксируется в РКФ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.

В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.

!Важно  знать: Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.

Согласование  подготавливаемого документа с  заинтересованными организациями  и лицами должно проводиться в  пределах установленного срока исполнения документа.

1.2.Ведение контроля исполнения документов и поручений

 

На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.

Если в организации  для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для  контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.

Примерная форма контрольного журнала

№  пп	Дата  и  регистрационный № документа	Срок  исполнения	ФИО  исполнителя	Отметка об исполнении	Примечание
1	2	3	4	5	6

Образец типовой формы регистрационно-контрольной  карточки (РКК)

Лицевая сторона                                                                      

1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31*
Наименование  вида документа	Автор (корреспондент) документа
Дата поступления  и регистрационный номер документа	Дата и регистрационный  номер документа
Заголовок (краткое  содержание) документа
Резолюция (кому направлен документ)
Срок исполнения документа	Исполнитель

Оборотная сторона                                          

Ход исполнения документа **

Отметка об исполнении документа

Индекс дела

 

   

* Верхняя строка  используется при контроле исполнения  документа, дата исполнения документа  обводится кружком.

** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций. 

 

Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) с расширенным составом реквизитов

Лицевая сторона                                                                                    

Корреспондент
Дата поступления	№ документа	Дата документа	Входящий №
Краткое содержание	Число листов
Генеральный директор	Срок исполнения	Резолюция
Начальник	Срок исполнения	Резолюция
Исполнитель	Дата

 

  

Оборотная сторона                                                                                                     

Исполнитель	Дата	Исходящий № (промежуточный  отв.)
Исполнитель	Дата	Исходящий № (промежуточный  отв.)
Куда (кому)	Число листов
Кем подписан
Краткое содержание
Ход исследования
Отметка об исполнении	№ дела

В контрольной  картотеке РКК систематизируются по:

• срокам исполнения документов;
• исполнителям;
• группам (видам) документов (приказы и распоряжения, протоколы, договоры и др.).

Контрольная картотека  имеет два раздела «Контролируемый  массив» и «Исполненные документы».

Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.

Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную  проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.

Все напоминания  исполнителям фиксируются в РКК.

Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль – это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.

Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:

• задание последующих лет – один раз в квартал или не реже одного раза в год;
• задание последующих месяцев текущего года – один раз в месяц;
• задание текущего месяца – каждые 10 дней.

В случае невозможности  исполнить документ в срок исполнитель  за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.

Важно: Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.

Приостановить или отменить исполнение документа  может только организация- автор  документа, а по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение.

Снятие  исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.

При снятии документа  с контроля в РКК вносятся следующие  данные:

• краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
• отметка «в дело», вносится номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел; дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Учет, обобщение и анализ хода и результатов  исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц – в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год – в начале наступившего года за предыдущий год. 

Сводные данные о состоянии исполнительской  дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям  структурных подразделений.

Примерная форма справки о состоянии  исполнительской дисциплины для руководителя организации      

 
СПРАВКА

об исполнении документов по состоянию на ___________

№ п/п	Наименование  подразделения	Документы на контроле		Из них:
		всего	поступило в  предыдущем месяце	исполнены в  срок	исполняемые в срок	с продленным сроком исполнения	не исполненные  в срок
1	2	3	4	5	6	7	8

 
Примерная форма справки о состоянии  исполнительской дисциплины  руководителям структурных подразделений 

СПРАВКА    
 
об исполнении документов в  ____________________  по состоянию на  ___________

(наименование  подразделения)

Вид, регистрационный  номер и дата документа	Заголовок (краткое  содержание) документа	Срок исполнения	Исполнитель	Причины неисполнения в срок	Сведения о  ходе исполнения	Когда будет  исполнен документ
1	2	3	4	5	6	7

Таким образом, анализ данных контроля исполнения документов необходим не только руководителю для  усиления исполнительской дисциплины, но и для усовершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ  это анализ необходим для совершенствования  организации и технологии работы с документами. Для быстрого и эффективного решения задач управленческих и производственных задач в настоящее время все чаще используют автоматизированные системы регистрации и контроля документов, в основе которых лежат технологии баз данных. 

В процессе регистрации в  поле «Срок исполнения» проставляется  дата исполнения документа и автоматически  происходит постановка его на контроль. В регистрационную базу данных вносятся сведения о ходе исполнения, передаче документа в другое подразделение или изменение срока исполнения.

По завершению исполнения документа в электронную регистрационную  карточку вносятся данные о дате и  характере исполнения и сведения о номере дела, в котором документ остается на хранение. Современные  программы позволяют вывести на экран списки документов с контрольными сроками на любом этапе их исполнения и сформировать справки (сводки, сведения) исполнителям и руководителю о сроках исполнения документов.

 

Глава 2. Варианты поиска работы. Правила составления резюме

 

Рано или поздно каждый из нас столкнется с поиском работы. Найти работу в современных условиях очень трудно, поэтому к этому вопросу стоит подходить со всей серьезностью. В каждом процессе есть свои правила и рекомендации. При заключении сделки, оформлении кредита, покупки недвижимости и т.д. вы всегда сталкиваетесь с какими-нибудь специфичными нюансами. С поиском работы происходит то же самое. Рассмотрим основные варианты того, как и где можно найти работу.

Вариант первый – друзья и знакомые. Этот способ поиска работы является наиболее выгодным и менее затратным. Оповестите своих друзей, сокурсников, знакомых о том, что хотите подыскать новую работу. Естественно, что кто-то из ваших знакомых может обратиться к руководителю и по его рекомендациям вас возьмут на работу. Но лучше будет, если вы сами понравитесь руководителю без помощи посторонних, а благодаря своему опыту и знаниям! Иными словами, заслужено!

Вариант второй – рассылка и публикация резюме. Резюме является наглядным представлением Вас. Поэтому составлять резюме нужно очень внимательно и правильно. Не стоит подробно описывать все свои навыки, умения, пожелания и предпочтения, будьте кратки, включите в резюме только всё самое основное. Далее приобретите печатные издания, в которых публикуются вакансии. Подобрав для себя что-то подходяще, смело высылайте свое резюме потенциальному работодателю.

Вариант третий – прямое обращение к желаемому работодателю. Если вы точно определились с компанией, в которой бы вы хотели работать, а свободных вакансий там нет, но не стоит расстраиваться и опускать руки. Пошлите свое резюме туда или запишитесь на прием к руководителю. Ведь возможно, что вы понравитесь и заинтересуете работодателя, и в ближайшее время он подыщет вам вакансию! Главное не переборщить с назойливостью, и если вам откажут, то начните искать другое место работы.

Вариант четвертый – Интернет. Этот путь поиска работы является самым экономичным и мгновенным. Сеть Интернет имеет безграничный объем, а соответственно потенциальных работодателей в нем уйма! Также полно различных сайтов, где вы с легкостью сможете разместить свое резюме. Не плох вариант с рассылкой писем, то есть вы подписываетесь на рассылку вакансий, и на ваш почтовый ящик периодически будут высылаться предложения по поводу работы. Таким образом, уже не вы ищите работу, а работа сама ищет вас!

Вариант пятый – социальные сети. Руководители – те же обычные люди, которые общаются в социальных сетях. Поэтому укажите в своей анкете или статусе то, что вы ищете работу. Кто знает, а вдруг потенциальный работодатель случайно наткнется на вас и решит устроить вас к себе на работу!

Вариант шестой – кадровые агентства. Большинство работодателей сотрудничают с кадровыми агентствами. Поэтому оставьте свое резюме в каком-нибудь кадровом агентстве и ждите предложений! Можно также попросить сотрудников агентства подыскать вам работу, однако, это услуга платная.

Вариант седьмой – ярмарка вакансий. Не упускайте случая сходить на ярмарку вакансий. Именно там вы сможете встретить множество представителей компаний, которые нуждаются в дополнительном персонале.

Какой бы из вариантов  поиска работы вы не предпочли, всегда помните о том, что ничего не дается легко! Не опускайте руки, ни при  каких обстоятельствах, и в скором времени вы обязательно устроитесь на работу!

Резюме - краткое изложение информации о знаниях, умения, навыках соискателя. Для работодателя резюме - первое знакомство с претендентом, возможность провести первичную оценку его пригодности, а так же информация для подготовки к собеседованию с претендентом. Для соискателя - способ с лучшей стороны презентовать свои профессиональные и личные качества, чтобы получить приглашение на собеседование. При составлении резюме полезно держать в голове эту цель, чтобы не увлечься и не уйти в сторону или, наоборот, не скатиться в сухое перечисление предыдущих мест работы.

Единого стандарта  написания резюме не существует. Творческий подход, ограниченный рамками общих принципов, наверное так можно сформулировать основное правило.

Выделяют два  типа резюме: хронологическое (информация распологается в обратном хронологическом порядке) и функциональное (изложение опыта, навыков и достижений по функциональным разделам). На практике часто используется смешанный тип, сочетающий достоинства хронологического и функционального. Какой именно стиль выбрать для резюме зависит от наличия и величины опыта. Более традиционным и подходящим для специалистов с маленьким и средним стажем работы является хронологическое резюме.

Информация  в резюме размещается по следующему принципу: чем важнее - тем выше. Это применяется и для всего резюме целиком (сначала ФИО и контакты, опыт работы выше образования, дополнительная информация в конце), и для пунктов внутри разделов (например, при перечислении должностных обязанностей на прошлых местах работы независимо от их важности сначала указываются те, которые соответствуют вакансии).

Главные качества эффективного резюме:

• Краткое - в идеальном варианте все должно поместиться на 1 странице, профессионалы с большим опытом работы и значительными достижениями могут позволить себе резюме на двух страницах.
• Структурированное - соответствие выбранной форме, наглядность, возможность быстро найти какой-либо пункт, единый стиль изложения и оформления во всех разделах, отсутствие дублирующей информации.
• Правдивое - описывая свой опыт и навыки, будьте реалистичны и объективны. Нужно быть готовым обосновать все, что написано в резюме.
• Грамотное - лучше попросить кого-нибудь перепроверить резюме, чем прослыть неграмотным соискателем, незаинтересованным в получении работы. Опечатки, лексические, пунктуационные и грамматические ошибки недопустимы.
• Аккуратное - лучше выбрать классический деловой стиль, а не поражать воображение работодателя в ущерб удобочитаемости. Шрифт Arial или Times New Roman, размер не меньше 12, большие поля и расстояния между строк, выделенные заголовки.

 

 

 

 

Глава 3. Правила делового общения с руководителем

 

 

Общение с руководителем  лишь отчасти регламентируется стандартными нормами этикета. В основном же оно  выстраивается, исходя из негласных  правил. В каждом коллективе они свои и в большей степени зависят от личности самого начальника. Для того чтобы грамотно выстроить взаимоотношения с руководителем, надо установить, к какому типу лидеров он принадлежит.

Деловой этикет различает 3 основных типа руководителей (авторитарный, либеральный и демократичный) и ещё 7 пограничных вариантов лидеров.

Авторитарный  руководитель

Авторитарный руководитель – самый жёсткий тип начальника. Ему свойственно подавлять инициативу подчинённых. Для авторитарного  руководителя важно только то, чтобы ему неукоснительно подчинялись и исполняли его требования. Все решения он принимает единолично, отождествляя себя с возглавляемой компанией. Авторитарный руководитель сам целиком отдаётся работе и требует того же от подчинённых. Ради достижения цели компании он согласится на любые издержки: как материальные, так и человеческие.  

При общении с авторитарным руководителем не стоит проявлять  инициативу: она может оказаться  наказуемой. Воздержитесь от обсуждения собственных идей, проектов и предложений с таким начальником.  

Следующим правилом общения  с руководителем авторитарного  типа является строгое соблюдение субординации.  

 

Либеральный руководитель

Либеральный руководитель – тип, кардинально противоположный  авторитарному. Однако не стоит отождествлять либерализм с попустительством, безалаберностью и бесконтрольностью. Либеральный руководитель – идеальный тип начальника для творческих и научных коллективов. Люди искусства и науки не нуждаются в постороннем вмешательстве в свою работу, так же как и в строгом контроле её выполнения. Однако это не означает, что они совсем не отчитываются перед начальником. Просто контроль в этой сфере осуществляется в более свободной форме. Как правило, отношения либерального руководителя с подчинёнными основываются на взаимоуважении и доверии.  

При общении с руководителем  данного типа рекомендуется дискутировать  на деловые темы.  

 

Демократичный руководитель

 

 

Демократичный руководитель – оптимальный тип начальника. Он позволяет подчинённым самостоятельно решать производственные вопросы – доверяет их компетентности и опыту. Демократичный руководитель отличается объективностью оценки способностей каждого сотрудника. Компанию он отождествляет не с собственной персоной, а со всем коллективом. Демократичный руководитель поощряет инициативу подчинённых, рассматривает и учитывает их предложения и идеи. Зачастую такой начальник знает, чем живут и интересуются сотрудники его компании.  

Отличительной особенностью общения с руководителем-демократом является то, что при наличии субординации отсутствует дистанция. К такому начальнику дозволительно обращаться даже по личным вопросам.