Контрольная работа по "Менеджменту". 196

3.Организация  и её среда. Характеристика  внешней и внутренней среды  организации.

15.Информацияция в процессе управления, её виды, требования предъявляемые к ней. «Информационное поле специалиста». Совершенствование информационного обеспечения управленческой деятельности согласно «Концепции развития потребительской кооперации Р.Ф. на период до 2010 года».

34.Старший  менеджер заметил, что специалисты отдела звонят домой детям, чтобы узнать, все ли у них в порядке. Чтобы сотрудницы не отвлекались в рабочее время от своих обязанностей, он распорядился убрать телефоны из отдела.

Повысило  ли это производительность труда? Почему? Как это повлияло на имидж старшего менеджера?

Что включает в себя понятие «имидж». Назовите основные составляющие имиджа.

38. Вы, руководитель, всегда сами составляли отчет  по текущей деятельности для  вышестоящей организации. Между  тем сложилось так, что вы  сами по объективным причинам  не имеете времени составить  такой отчет. У вас в отделе  работает сотрудник, который не  раз проявлял себя с хорошей  стороны в разрешении не менее  важных управленческих задач.  И на этот раз вам кажется,  что он подойдет для составления  нужного отчета.

Руководствуясь  правилами делегирования, разработать план беседы с выбранным вами сотрудником.

Назовите  вопросы, которые не подлежат делегированию.

3. Организация и её среда. Характеристика внешней и внутренней среды организации.

   Организация и её среда.

Исследователи первых школ управления уделяли мало внимания факторам, находящимся вне  организации. Они акцентировали  внимание в первую очередь на тех  аспектах, которые должны были обеспечить успешное функционирование организации. Так, школа научного управления сосредоточилась, в основном, на задачах и технологии управления, школа административного  управления - на создании структуры, обеспечивающей достижение целей организации, школа  человеческих отношений - на людях в  организации. В определенном смысле каждая школа поступала правильно, концентрируясь на внутренних вопросах, поскольку они были относительно важнее для эффективности и выживания  организации. Однако современным организациям приходится приспосабливаться к  изменениям во внешнем окружении  и соответствующим образом осуществлять изменения внутри себя. 
   В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появились в конце 50-х годов. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь соединенных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее соответствующим образом. 
Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание. Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Он должен также предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия. 
Организации, подобно биологическим организмам, должны приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. 
     Первой проблемой при рассмотрении организации как открытой системы является определение внешней среды. Учет внешнего окружения необходимо ограничить только теми аспектами, от которых решающим образом зависит успех организации. Например, по словам Джеральда Белла, внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов.

      Внутренняя среда организации

Менеджер формирует и  изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации.

Основные переменные в  самой организации, которые требуют  внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Выделяют три  основных типа ориентации организации  на прибыль:

ее максимизацию;

получение «удовлетворительной» прибыли, т.е. суть состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться сте-пень риска;

минимизацию прибыли. Этот вариант  обозначает максимизацию минимума ожидаемых  доходов наряду с минимизацией максимума  потерь.

Но не у всех организаций  получение прибыли является главной  целью. Это касается некоммерческих организаций, например церквей, благотворительных  фондов. Некоммерческие организации  имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие  решения руководства.

Структура организации - это  логические взаимоотношения уровней  управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая  позволяет наиболее эффективно достигать  целей организации.

Основной концепций структуры  является специализированное разделение труда. Характерной особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. В пример можно привести разделение труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству.

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть  работы, которая должна быть выполнена  заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его  должности. На основе решения руководства  о структуре каждая должность  включает ряд задач, которые рассматриваются  как необходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи организации традиционно  делятся на три категории. Это  работа с людьми, предметами, информацией.

Изменения в характере  и содержании задач тесно связано  с эволюцией специализации. Как  показал в своем знаменитом примере  о производстве булавок Адам Смит, специалист может существенно увеличить  производительность труда. В нашем  веке технологические нововведения и системное сочетание техники  и специализации труда сделали  специализацию задач углубленной  и сложной до такой степени, о  которой и думать не мог Смит.

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо  большее значение чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает  стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

Люди являются основой  любой организации. Люди в организации  создают ее продукт, они формируют  культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения  люди для менеджера являются «предметом номер один». Менеджер формирует  кадры, устанавливает систему отношений  между ними, включает их в созидательный  процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению  по работе.

Внутренняя жизнь организации  состоит из большого количества различных  действий, подпроцессов и процессов. Несмотря на огромное разнообразие действий и процес-сов, можно выделить пять групп функциональных процессов. Данными функ-циональными группами процессов являются следующие: производство, маркетинг, финансы, работа с кадрами, эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

В сфере управления производством  менеджмент осуществляет следующие  операции: управление разработкой и  проектированием продукта; выбор  технологического процесса, расстановку  кадров и техни-ки по процессу с целью оптимизации затрат; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах; контроль качества.

Управление маркетингом призвано увя-зать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потреб-ностей клиентов организации и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: изучение рынка; реклама; ценообразование; создание систем сбыта; распределение созданной продукции; сбыт.

Управление финансами состоит в том, что менеджмент осущест-вляет управление процессом движения финансовых средств в орга-низации. Для этого осуществляется: составление бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение денег между различными сторонами, определя-ющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации.

Управление персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка).

Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с ее воз-можностями, а также с деятельностью других организаций.

Выше были рассмотрены  основные внутренние переменные. Но следует  помнить, что в управлении эти  переменные никогда не должны рассматриваться  отдельно. Никто не будет отрицать что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.

    Внешняя среда организации

  Как и факторы внутренней среды, факторы внешнего окружения взаимосвязаны. Под взаимосвязанностью факторов внешней среды понимается уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней перемен-ной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

Внешняя среда не постоянна, в ней все время происходят изменения. Многие исследователи указывали, что окружение современных организаций  изменяется с нарастающей скоростью. Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения  должны опираться на более разнообразную  информацию, чтобы принимать эффективные  решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений  более трудным процессом.

Среду прямого воздействия  еще называют непосредственным деловым  окружением организации. Это окружение  формирует такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации.

Рис. 1. Среда прямого воздействия

С точки зрения системного подхода организация есть механизм преобразования входов в выходы. Главными разновидностями входов являются материалы, оборудование, энергия, капитал и  рабочая сила. Поставщики обеспечивают ввод этих ресурсов. Получение ресурсов из других стран может бы выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опасным усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность.

Всех поставщиков можно  разделить на несколько групп - поставщики материалов, капитала, трудовых ресурсов.

Законы и государственные  органы. Многие законы и государственные  учреждения влияют на организации. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным  владением, компанией, корпорацией  или некоммерческой корпорацией, и  именно это определяет, как организаций  может вести свои дела и какие  налоги должна платить.

Как известно, государство в рыночной экономике оказывает на организации как косвенное влияние, прежде всего через налоговую систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое -- через законодательные акты.

Потребители. Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер, говоря о цели организации, выделял, по его мнению, единственную подлинную цель бизнеса - создание потребителя. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы.

Важное значение приобретают в современных условиях и различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос.

Конкуренты. Влияние на организацию  такого фактора как конкуренция  невозможно оспаривать. Руководство  каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды  потребителей так же эффективно, как  это делают конкуренты, предприятию  долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а  как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее  окружение обычно не влияют на организацию  также заметно, как факторы среды  прямого воздействия. Однако, руководству необходимо учитывать их.

Среда косвенного воздействия  обычно сложнее, чем среда прямого  воздействия. Поэтому при ее исследовании обычно опираются прежде всего на прогнозы. К основным факторам среды косвенного воздействия относятся технологические, экономические, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными сообществами.

Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др.

Руководство должно также  уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги, на возможности получения организацией капитала для своих нужд.

Любая организация функционирует по меньшей мере в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию.

Социально-культурные факторы  влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы и на условия труда. К  этим факторам относится и демографическое  состояние общества.

Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей  организации особое значение. Один из них -- настроения администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Большое значение для компаний, ведущих операции или имеющих рынки в других странах, имеет фактор политической стабильности.

Почти для всех организаций  преобладающее отношение к ней  местной общины, в которой та или  иная организация функционирует, имеет  первостепенное значение как фактор среды косвенного воздействия. Почти  в каждой общине существуют конкретные законы и установки по отношению  к бизнесу, определяющие, где можно  развернуть деятельность того или иного  предприятия.

В то время как факторы  внешней среды, описанные выше, в  той или иной мере влияют на все  организации, среда организаций, действующих  на международном уровне, отличается повышенной сложностью. Последняя обусловлена уникальной совокуп-ностью факторов, характеризующих каждую страну. Экономика, культура, количе-ство и качество трудовых и материальных ресурсов, законы, государственные учреждения, политическая стабильность, уровень технологического развития раз-нятся от страны к стране. При осуществлении функций планирования, организации, стимулирования и контроля руководители должны принимать такие различия в расчет.

15.Информацияция в процессе управления, её виды, требования предъявляемые к ней. «Информационное поле специалиста». Совершенствование информационного обеспечения управленческой деятельности согласно «Концепции развития потребительской кооперации Р.Ф. на период до 2010 года».

Управление  как информационный процесс –  это обмен информацией между  субъектом управления, управляемым  объектом и внешней средой. Содержание информационных сообщений определяется потребностями управленческих звеньев  и вырабатываемых решений. Так, для  разработки и принятия любого управленческого  решения, а так же для организации  его исполнения необходима информация. Количество  и качество информации оказывают влияние на распределение  функций между работниками аппарата управления и структуру управления. Информация используется в различных  областях научных знаний. И поэтому  имеет множество определений.

Два основных:

Информация  – это сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью компьютеров, интернет и т.д.)

Информация  – это совокупность различных  сообщений об изменениях в организации  и окружающей ее среде, используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений.

Информационное  обеспечение менеджмента – это  обеспечение аппарата управления сведениями о состоянии и динамике развития организации, ее подразделений, необходимыми для подготовки, принятия и реализации управленческих решений. Информация служит так же основой для отчетов, докладов, сообщений, предложений. Особую роль она  играет в прогнозировании сценариев  развития внешней среды  организации  и выработке стратегии.

Информация  оценивается как ресурс организации, который по мере развития научно-технического процесса приобретает все большее  значение. Информация используется во всех сферах деятельности человека и  имеет множество классификаций  по тому или иному признаку. 

Информация  характеризуется по различным признакам:

Внешняя информация – это информация, поступающая  от различных организаций. Она в  свою очередь подразделяется на входящую и исходящую.

Входящая  информация – это сведения, поступающие  в организацию (например, документы, сопровождающие комплектующие изделия, предложения о сотрудничестве и  так далее).

Исходящая информация – это информация, отправленная организацией во внешнюю среду (например, заявки на поставки товаров, исковые  требования покупателям продукции  о невыполнении условий договора и тому подобное).

 Внутренняя  информация – это информация, циркулирующая между подразделениями  организации (например, отчеты о  выполнении планов, данные об  отгрузке товаров, заявки в  отдел снабжения и так далее).

По роли и  назначению в процессе управления можно  выделить следующие виды информации: директивную, нормативную, распорядительную, аналитическую, плановую, прогнозную, учетную, контрольную.

Количество  перерабатываемой информации является одним из критериев загруженности  управленческих работников, поэтому  очень важно, чтобы менеджеру  поступала только та информация, которая  ему необходима для исполнения служебных  обязанностей.

Для принятия своевременных решений менеджеру  необходима, прежде всего, качественная информация, определяемая следующими признаками:

- Достоверность

- Своевременность

- Краткость 

- Комплектность  (необходимо представлять весь  комплекс информации, требуемой  для принятия решений)

- Уместность

- Ценность  и полезность

В последние  годы получили развитие информационно-управленческие системы. Они являются одним из важнейших  условий успешного функционирования аппарата управления и организации  в целом.

Информационно-управленческие системы – это совокупность информационно-технических  средств, информационных процессов  и каналов для переработки  и передачи информации. В крупных  организациях созданы и эффективно функционируют информационные системы, обслуживающие процесс анализа  деятельности отдельных или всех подразделений за тот или иной период времени, подготовки и принятия управленческих решений.

В настоящее  время информационно-управленческие системы функционируют на базе современной  техники, программного обеспечения  и информационных технологий передачи сообщений. Все это создаёт хорошие  предпосылки для совершенствования  коммуникаций.

Коммуникации  – это процесс обмена информацией  между двумя или более людьми. В то же время коммуникации –  это способ получения информации, на основе которой руководитель принимает  решения и организует их выполнение. Обмен информацией – это важная часть управленческой деятельности.

Основными элементами процесса коммуникаций являются:

Отправитель – человек генерирующий идеи и  передающий их;

Сообщение –  текстовая или закодированная информация;

Канал –  средство передачи информации;

Получатель  – человек, которому отправитель  адресует передаваемое сообщение.

Технологически  коммуникации представляют собой совокупность взаимосвязанных процедур или этапов движения информации:

Зарождение  идеи и формулирования сообщения;

Выбор канала связи и кодирование информации;

Передача  сообщения;

Декодирование сообщения и восприятие информации;

Формулирование  ответа отправителю;

Передача  ответа.

1. Зарождение идеи заключается в обдумывании и формулировании идеи, сообщения, которые будут предметом обмена. Источниками идей является информация (например, планы, отчеты, норматив).
2. Для отправления сообщения необходимо выбрать канал связи и закодировать информацию.
3. Передача сообщения – это физическое использование выюранного канала для доставки сообщения.
4. Декодирование информации – это перевод символов отправителя в мысли получателя.

5-6.  При  коммуникации очень важной является  обратная связь, то есть ответ  отправителю в виде реакции  на то, что услышано, прочитано  или увидено. Хорошо отработанная  система обратной связи способствует  совершенствованию межличностного  обмена.

Коммуникации  подразделяются на:

Внутренние (внутри организации);

Внешние (с внешней средой).

В зависимости  от направления циркуляции информации различают следующие коммуникации:

Нисходящие (сверху вниз)

Восходящие (снизу вверх)

Горизонтальные.

Коммуникации, которые определяются уставом организации  или официальными правилами, называются официальной или формальной организационной  коммуникацией.

В организации  так же присутствуют и неформальные коммуникации, которые возникают  из-за желания работников знать ту информацию, которую они не получают по официальным каналам.

Неформальная  коммуникация – это информация, передаваемая по каналам распространения  слухов. Например, это может быть информация о предстоящем сокращении; о наказаниях за опоздания; об изменении  в структуре организации; о конфликтах в организации и так далее.

Вербальные  символы (слова) – основное средство для кодирования информации и  решений, предназначенных к передаче. Однако в коммуникациях используются и другие символы. Невербальная коммуникация (несловесная) – это коммуникация, осуществляемая на основе жестов, интонаций и тому подобное. Невербальные коммуникации часто носят бессознательную основу и свидетельствуют об эмоциях участника коммуникационного процесса. Жесты, позы, выражения лица и тому подобное являются образцами культуры, в которой воспитывался человек. Определенные жесты отражают также этику поведения.