Контрольная работа по "Менеджменту". 124

Содержание

Вариант 64

Вопрос 7. Понятие структуры управления и организационной структуры организации. Основные принципы построения организационной структуры

Вопрос 14. Понятие стратегии и стратегического планирования (основные этапы)

Вопрос 19. Понятие мотивации, ее роль в повышении эффективности деятельности организации. Первоначальная концепция мотивации

Вопрос 29. Основные этапы делового общения

Вопрос 45. Разработайте основные психологические приемы достижения расположенности подчиненных в условиях конкретной ситуации

Список литературы

Вопрос 7. Понятие структуры управления и организационной структуры организации. Основные принципы построения организационной структуры

Ответ.

Организационная структура - это совокупность объектов основного, вспомогательного и социально - бытового назначения.

Структура управления – это совокупность работников управления, которая устанавливает порядок их соподчинения и взаимосвязи.

Структура управления базируется на производственной структуре и  организационном устройстве, она  по вертикали расчленяется на ступени, а по горизонтали на звенья.

Звено – это самостоятельное структурное подразделение, выполняющее одну или несколько функций управления.

Организационная структура  управления является неотъемлемой частью организации и относится к  одной из важнейших категорий  управления.

Организационная структура  управления играет существенную роль в адаптации организации к  внешней среде, а следовательно, в ее способности выживать.

Поэтому структура управления должна быть оптимальной по отношению  к организации и к ее внешней  среде и изменяться вместе с ними.

Структура управления организации  должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии, достижение ее целей и эффективное решение  стоящих перед организацией задач. Существует множество определений  структуры управления.

К важным положениям, вытекающим из определений структуры, относятся  следующие:

• структура - это совокупность взаимосвязанных подразделений, или уровней управления и функциональных областей;
• структура должна соответствовать целям организации и обеспечивать их эффективное достижение;
• структура - это составляющая организационной системы;
• структура основывается на целях организации;
• структура должна соответствовать ценностям организации;
• структура должна соответствовать стратегии организации;
• первичность функций по отношению к структуре;
• в рамках структуры реализуется процесс управления;
• в рамках структуры выделяются следующие элементы: уровни (звенья) управления; горизонтальные и вертикальные, линейные и функциональные связи;
• для структуры характерны: специализация, разделение труда и его кооперация,  централизация, децентрализация и процесс, посредством которого она осуществляется - делегирование полномочий; координация деятельности и соблюдение нормы управляемости.

Из приведенного выше видно, что структура управления достаточно емкое и неоднозначное понятие. Она с одной стороны, отражает субъект управления в организации. С другой стороны, осуществляет взаимодействие субъекта и объекта управления.

Под организационной структурой управления можно понимать упорядоченную совокупность звеньев управления организацией (должностей, подразделений и служб), обладающих необходимой материально-технической базой, выполняющих специфические административные функции и находящихся в определенной взаимной связи и соподчиненности.

Организационная структура управления состоит из структуры аппарата управления предприятия и его производственной структуры (структуры субъекта и объекта управления).

Производственная структура организации - это совокупность основных, вспомогательных и обслуживающих подразделений, обеспечивающих переработку «входа» системы в ее «выход» - готовый продукт с параметрами, заданными в результате планирования.

К элементам организационной структуры управления относят:

• самостоятельные структурные подразделения – административно обособленная часть, выполняющая одну или несколько общих функций управления (подразделение производств, цех и т.д.);
• звено управления – одно или несколько подразделений, которые необязательно обособлены административно, но выполняющие определенную управленческую функцию (отдел, бюро планирования и т.д.);
• управленческая ячейка – отдельный работник управления или самостоятельное структурное подразделение, выполняющее одну или несколько специальных функций управления.

Все звенья структуры управления объединяются коммуникационными каналами. Таким образом, в основе структуры управления организацией лежат функции и информационные потоки.

Звенья управления различаются  размером и структурой, объемом полномочий, масштабами и трудоемкостью решаемых задач, потребностью в информации. Совокупность звеньев, занимающих определенную ступень  в управленческой иерархии, определяется как уровень управления.

Выделяют звенья общего управления (дирекция); линейного управления (органы руководства подразделениями основной деятельности); функционального управления (например, планово-экономический отдел).

Структура управления характеризуется  наличием связей между элементами:

• горизонтальные связи (межфункциональные или кооперационные) носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми;
• вертикальные связи – это связи подчинения, которые возникают при наличии нескольких уровней управления, вертикальные связи бывают линейными и функциональными.

Управленческие структуры обладают тремя основными функциями:

• эффективного достижения целей (направлены на то, что производят организации);
• сведения к минимуму или по крайней мере регулированию влияния индивидуального поведения и организации (структуры вынуждены обеспечивать согласование людей, входящих в организацию, с ее требованиями, а не наоборот);
• осуществления властных функций, принятие решений и действий организации.

Принципы построения организационной  структуры:

1. Организационная структура управления  должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.

2. Следует предусматривать оптимальное  разделение труда между органами  управления и отдельными работниками,  обеспечивающее творческий характер  работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.

3. Формирование структуры управления  необходимо связывать с определением  полномочий и ответственности  каждого работника и органа  управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

4. Между функциями и обязанностями,  с одной стороны, и полномочиями  и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит  к дисфункции системы управления  в целом.

5. Организационная структура управления  призвана быть адекватной социально-культурной  среде организации, оказывающей  существенное влияние на решения  относительно уровня централизации  и детализации, распределения  полномочий и ответственности,  степени самостоятельности и  масштабов контроля руководителей  и менеджеров. Практически это  означает, что попытки слепо копировать  структуры управления, успешно функционирующие  в других социально-культурных  условиях, не гарантируют желаемого  результата.

Главный фактор, «задающий» возможные контуры  параметры структуры управления, - сама организация. Известно, что организации  различаются по многим критериям. Большое  разнообразие организаций в Российской Федерации предопределяет множественность  подходов к построению управленческих структур.

Наиболее важный фактор построения управленческих структур - это уровень развития на предприятии. Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Она направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними прав и ответственности.

Вопрос 14. Понятие стратегии и стратегического планирования (основные этапы)

Ответ.

Стратегия представляет собой детальный комплексный план управленческих действий, предназначенный для того, чтобы обеспечить достижение долговременного успеха предприятия. Разработка и выбор стратегии должны обосновываться обширными исследованиями и достоверными данными.

Стратегическое планирование - это одна из функций управления, которая представляет собой процесс  выбора целей организации и путей  их достижения. Стратегическое планирование обеспечивает основу для всех управленческих решений, функции организации, мотивации  и контроля ориентированы на выработку  стратегических планов. 

Стратегическое планирование создает важные преимущества в организации будущей деятельности предприятия, в том числе:

*обеспечивает  подготовку к использованию возможных  благоприятных условий для успешной  деятельности предприятия;

*позволяет  всесторонне проанализировать возникающие  (в том числе ожидаемые в  будущем) проблемы и угрозы в деятельности предприятия;

*улучшает  координацию действий в процессе  хозяйственной деятельности предприятия  по достижению его целей;

*создает  предпосылки для развития стратегического  мышления и предвидения у менеджерского  корпуса предприятия;

*способствует  формированию информационной базы  для эффективного управления  предприятием при реализации  стратегии и достижении целей;

*обеспечивает  более обоснованное и рациональное распределение ресурсов предприятия и их концентрацию на ключевых направлениях достижения успеха предприятия.

Процесс стратегического планирования в компании состоит из нескольких этапов:

1. Определение миссии и целей организации.
2. Анализ среды, включающий в себя сбор информации, анализ сильных и слабых сторон фирмы, а также ее потенциальных возможностей на основании имеющейся внешней и внутренней информации.
3. Выбор стратегии.
4. Реализация стратегии.
5. Оценка и контроль выполнения.

Вопрос 19. Понятие мотивации, ее роль в повышении эффективности деятельности организации. Первоначальная концепция мотивации

Ответ.

Мотивация - это внутреннее состояние человека, связанное с  потребностями, которое активизирует, стимулирует и направляет его  действия к поставленной цели.

Главное в мотивации - ее неразрывная связь с потребностями  человека.

Потребность - это испытываемая человеком нехватка чего-либо, находящегося вне его, необходимого для поддержания  нормальной жизнедеятельности. Люди в процессе работы стремятся к удовлетворению различных потребностей, как физиологических, так и социальных. Для многих людей работа - это способ зарабатывания денег, с помощью которых могут быть удовлетворены основные биологические потребности (в еде, одежде, жилье и др.). Профессиональный труд позволяет человеку удовлетворять не только биологические, но и социальные потребности, то есть потребности, которые присущи человеку как существу социальному.

Мотивация делает поведение  человека целенаправленным. Цель –  это то, что может привести к  ликвидации испытываемого человеком  состояния нужды в чем-либо. Мотивация значительно влияет на выполнение персоналом своих производственных обязанностей. Она призвана активизировать деятельность человека в следующих направлениях: усиление; активизация; старание; настойчивость; добросовестность; целенаправленность деятельности.

В управлении персоналом мотивация  рассматривается как процесс  активизации мотивов работников (внутренняя мотивация) и создания стимулов (внешняя мотивация) для их побуждения к эффективному труду. В этой связи  как синонимичные термину мотивация  используются также термины стимулирование и мотивирование. Целью мотивации  является формирование комплекса условий, побуждающих человека к осуществлению действий, направленных на достижение цели с максимальным эффектом.

Мотивация как функция управления реализуется через систему стимулов, т.е. любые действия подчиненного должны иметь для него положительные  или отрицательные последствия  с точки зрения удовлетворения его  потребностей или достижения его  целей. Изучение коллектива может позволить  руководителю создать мотивационную  структуру, с помощью которой  он осуществит воспитание коллектива в нужном направлении.

 В настоящее время организация эффективной системы стимулирования персонала является одной из наиболее сложных практических проблем менеджмента. Типичными проблемами в организациях, связанными с низкой мотивацией персонала являются: высокая текучесть кадров, высокая конфликтность, низкий уровень дисциплины, слабая связь результатов труда исполнителей и поощрения, халатное отношение к труду, отсутствие условий для самореализации сотрудников, низкая эффективность воздействия руководителей на подчиненных, низкий уровень межличностных коммуникаций, проблемы при создании согласованной команды, слабая перспектива карьерного роста, противоречия в отношениях между предпринимателем и работником, неудовлетворенность работой сотрудников, низкий профессиональный уровень персонала, безынициативность сотрудников, неудовлетворительный морально- психологический климат, недостаточное оснащение рабочих мест, нежелание сотрудников повышать свою квалификацию, неналаженность системы стимулирования труда, низкий моральный дух в коллективе.

Методы стимулирования персонала  могут быть самыми разнообразными и  зависят от проработанности системы  стимулирования на предприятии, общей системы управления и особенностей деятельности самого предприятия. 

Первоначальная концепция мотивации.

Тысячи лет среди приемов  воздействия на людей с целью  получения желаемого результата использовался метод «кнута и  пряника ». Успех мотивации по типу «кнута и пряника » был  так велик, что приятные ощущения от него до сих пор сохраняются  у многих руководителей.

Многие руководители испытывают сильное  желание применять эти простые  подходы. Хотя эти подходы по значимости и сейчас занимают не последнее место, но применение только их скорее всего будет ошибкой.

С развитием управления метод «кнута и пряника» совершенствовался и  превратился в систему простейших административных и экономических  санкций и стимулов. К ним можно  отнести различные типы сдельных и повременных систем оплаты труда, доплаты или удержания за объем  и качество работы, выполняемой при  определенных условиях, и другие хорошо известные в настоящее время  методы управления персоналом.

С улучшением жизни людей руководители стали понимать, что гарантированная зарплата не всегда заставляет человека трудиться усерднее. Мотивы трудовой деятельности более образованных и обеспеченных людей оказываются более сложными и трудными для воздействия.

Этот факт заставил специалистов в  области управления искать новые  решения проблем мотивации в  психологическом аспекте. Но исследователи  здесь не сразу нашли эффективные  подходы и методы.

В начале 30-х годов начались исследования поведения человека на рабочем месте  с применением теории подсознательного, разработанной австрийским психологом З. Фрейдом. Эти работы и исследования позволили осознать, что на производительность индивидуального труда значительно влияют человеческие факторы и групповое поведение людей.

Вопрос 29. Основные этапы делового общения

Ответ.

Деловое общение -   сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

Деловое общение является благоприятной и нередко единственной возможностью убедить собеседника  в актуальности вашей позиции  для того, чтобы он поддержал ее. Поэтому одной из главных задач  деловой беседы является убеждение  партнера принять определенные предложения.

Чтобы встреча была результативной тематика общения и основные концепции  выстраиваются в виде списка актуальных вопросов, при этом встреча должна плавно протекать сквозь все необходимые  этапы деловых переговоров.

Этапы делового общения:

1. Подготовка к деловому общению;
2. Определение территории и времени встречи;
3. Установление контакта;
4. Обсуждение проблемы, вопроса, и обмен информацией;
5. Аргументирование;
6. Контраргументирование;
7. Поиск компромиссного и оптимального варианта;
8. Принятие решения;
9. Фиксирование договоренностей;
10. Выход из контакта;
11. Анализ результатов встречи.

Подготовка – это довольно ответственное дело, включающее в себя составление плана, основанного на конкретных задачах беседы, поиск оптимальных путей их решения, анализ предполагаемых возможностей, прогнозирование результата общения, сбор информации о собеседнике, определение веских аргументов, выбор оптимальной тактики и стратегии общения.

Ориентация по месту и  времени встречи осуществляется в зависимости от установок – позиций собеседников: «сверху», «снизу», «на равных».

Вступление в контакт, встреча собеседников служит началом  беседы. Первые произнесенные фразы  нередко оказывают воздействие  на желание или нежелание продолжать разговор, выслушать партнера по общению. На этом этапе используют четыре основных метода: снятия напряжения, зацепки, стимулирования воображения, прямого подхода.

Обсуждение проблемы посредством  передачи информации зависит от характера  поставленной цели:

1. Цель – проблема;
2. Цель – задание, задача;
3. Цель – манипулирование;
4. Цель – перекладывание ответственности.

Аргументация переплетается  с передачей информации, формируя предварительное мнение.

При нейтрализации или  контраргументировании замечаний собеседника нужно выслушать оппонента, и не торопясь отвечать, задать уточняющие вопросы, чтобы понять суть возражения. После того как суть возражения понятна можно использовать открытые вопросы. Нельзя показывать своей неуверенности на этапе принятия решения, необходимо сохранять спокойствие, опираясь на сильные аргументы. Резюмировав итоги встречи, необходимо определиться с точными сроками намеченных действий и способом последующих взаимоотношений. Поблагодарив собеседника, выходим из контакта, сначала невербально, затем речевым прощанием. Самоанализ позволяет проанализировать ошибки, допущенные в процессе переговоров и накопить опыт.

Названные этапы делового общения не единственный способ деления  такого процесса. Используют также  деление, включающее в себя следующие  этапы деловых переговоров: направленность на конкретного партнера, отражение  конкретного партнера, взаимное информирование и взаимное отключение. В процессе делового общения схема, включающая этапы проведения деловой беседы может быть как краткой, свернутой, так и подробной, полной. Сознательное определение необходимых этапов, а также их регуляция обеспечивают эффективность общения.

Вопрос 45. Разработайте основные психологические приемы достижения расположенности подчиненных в условиях конкретной ситуации

Ответ.

Аттракция - это психологическое понятие, смысл которого в «притяжении» одного человека к другому. Аттракция включает в себя привлечение и удержание внимания, и определенный интерес, расположение, уважение партнера.

Аттракция значительно облегчает скрытое управление другими, хотя не является совершенно необходимой.

Средства достижения аттракции:

1. Улыбка

Улыбнитесь не просто сами по себе, а именно человеку, собеседнику. Хорошая  улыбка творит чудеса.Секрет улыбки состоит в том, что действия более выразительны, чем слова, и верят больше именно первым. Улыбка - это действие, означающее: «Я к вам хорошо отношусь. Вы мне нравитесь, мне хорошо с вами, я рад(а) вам». Все это очень приятно сознавать, и поэтому улыбка является завуалированным комплиментом. Дружеское расположение рождает ответное расположение.

2. Имя как средство аттракции

Известно, что человеку приятно  слышать свое имя и отчество. Когда  мы хотим убедить кого-то, то непроизвольно  и довольно часто упоминаем его  имя. Произносить имя следует не скороговоркой, а с чувством и в том же темпе, в каком идет разговор. Уважительно произносимое имя - важный шаг в достижении аттракции.

3.  Визуальный контакт и аттракция

Взгляд является исключительно  важным для аттракции. Глядя на говорящего, слушатель, во-первых, проявляет заинтересованность, а во-вторых, сосредоточивает внимание на говорящем, что способствует взаимопониманию. Оптимальная продолжительность взгляда не превышает 10 секунд. Более длительный взгляд может быть воспринят как вызов или смутить. Особенно это касается людей неуверенных или стеснительных. Встреча взглядами обычно длится несколько секунд - этого вполне достаточно для взаимопонимания.

4. Оратор и слушатели

Во время выступления, особенно перед сравнительно небольшой аудиторией, оратор должен стараться посмотреть на каждого слушателя. Тем самым  адресуя речь каждому из них. Восприятие оратора аудиторией от этого значительно  выигрывает.

5. Внешний вид

«Встречают по одежке» - этой поговоркой сказано все. Первое впечатление сказывается на всем последующем восприятии. Именно внешний вид - первая информация, которую получают люди друг о друге при встрече.

6. Позы и жесты

Они играют важную роль для аттракции. Наклонившийся к нам собеседник воспринимается как более внимательный слушатель. Когда собеседник откидывается назад, а тем более - сидит, развалясь, мы чувствуем определенное неудобство.

Непринужденная поза предпочтительнее скованной, т.к. соответствующее состояние передается и партнеру. Напряженность препятствует аттракции, непринужденность способствует ей. Нескрещенные руки и ноги во время разговора вызывают положительную реакцию, так как свидетельствуют об открытости, доверии. Скрещенные же означают защиту. Руки, закинутые за голову, демонстрируют позицию превосходства. Стоящий, подбоченившись, выражает решимость: либо приступить к делу, либо не повиноваться собеседнику. Эти позы препятствуют аттракции.

7. Отзеркаливание

Когда беседующие симпатизируют друг другу или пришли к общему мнению, то они невольно повторяют позы и жесты друг друга. Это как бы последний аккорд в полном соединении личностей. Позы и жесты эти обычно дружественные. Наоборот, принятие собеседниками различающихся поз является дополнительным препятствием в достижении взаимопонимания. Поэтому, желающему добиться аттракции рекомендуется зеркально отображать позы (жесты) собеседника, если они дружественные или нейтральные. Встретившись с недружественными позами (жестами), следует как-то отвлечь от них. Например, собеседник скрестил руки (сцепил пальцы, держит руки в карманах, размахивает сжатым кулаком или делает другие отрицательные жесты) - дайте ему документ, который иллюстрирует ваши слова. Это отвлечет его от отрицательных невербальных проявлений.

8. Взаимное расположение в пространстве

Сотрудничающие или хорошо знающие  друг друга люди предпочитают располагаться  сбоку друг от друга. Подобное расположение ассоциируется с благорасположением беседующих и с взаимной аттракцией.

9. Межличностное расстояние

Испытывающие аттракцию садятся поближе к собеседнику, испытывающие противоположное состояние - подальше. Однако слишком близкое расположение (до 0,5 м) воспринимается как интимное; расстояние от 0,5 до 1,2 м - для дружеского разговора; «социальное» расстояние (1,2-3,7 м) - для деловых отношений; «публичное» расстояние (более 3,7 м) - для того чтобы обменяться несколькими словами или вообще не контактировать. Обычно человек интуитивно располагается на соответствующем расстоянии. Тем не менее, некоторая корректировка его с учетом вышесказанного позволит использовать и этот ресурс: ведь нужно думать не только о своем удобстве, но и о комфорте партнера и об условиях, способствующих постоянному усилению аттракции.

10. Дистанция между ораторами и аудиторией

Наибольшее удаление от ближайших  слушателей 3-4 метра естественно  при выступлении на собрании, совещании  с большим числом участников. Большее  расстояние затрудняет контакт, меньшее - свидетельствует о желании такого контакта, но некоторыми слушателями  воспринимается как некое давление с целью навязать мнение оратора. Все это необходимо учитывать выступающему, желающему достичь аттракции.

11. Задавайте вопросы

Тактичные вопросы возбуждают мысль  слушателя, а ленивых заставляют прислушиваться к говорящему - неудобно беспомощно таращить глаза, когда обращаются с вопросом. Другой способ: «Возможно, вы думаете, а почему я ничего не сказал о… Отвечаю…»

12. Готовьте вопросы

Намечая вопросы, следует учесть два  обстоятельства: 1) необходимо иметь  искренний интерес к тому, что  скажет собеседник; 2) сохранить «двойную перспективу» - принимать во внимание не только то, что вы сами хотите услышать, но и то, что хочет сказать или  выразить партнер.

13. «Читайте между строк»

Речь идет о «чтении» устной речи. Так, фраза: «Бизнес есть бизнес» - может  служить оправданием грабежа  и предательства. Если на деловых  переговорах ваш партнер использует словосочетание: «Мне пришло в голову…», это скорее всего означает, что он считает себя умнее вас (ему пришло в голову, а вам нет). Понятно, что употребление подобных выражений не способствует аттракции.

14. Шутка

Ее значение для достижения аттракции  невозможно переоценить. Удачная шутка  улучшает настроение собеседников, пошутивший вызывает расположение к себе. Неоднократно доводилось быть свидетелем ситуации, когда загнанный в угол претензиями начальства подчиненный уместной шуткой менял настрой руководителя снова на милость.