Контрольная работа по «Управление общественными отношениями»

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального образования 

       Волго-Вятская  академия государственной службы

                              филиал в г. Рыбинске

 

 

 

 

 

Контрольная работа

По курсу  «Управление общественными отношениями»

 

 

 

 

Студент:_Кобина Е.В

Группа:_ГС-06_______

№ зач.кн.744_________

Преподаватель:

к.п.н., доцент, Берсенева Л.С.

Оценка:_____________

Дата:_______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рыбинск, 2011г.

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………….3

1. Приёмы  и их сущность………………..…….………………………….5

2. Назначение  и подготовка проведения приёмов………………..……7

Заключение……………………………………………………………….12

Список  литературы……………………………………………………….13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно возникают  ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными  приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

Однако  прием в деловой сфере –  это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая  встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для  участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся  контакты, обменяться взглядами и  мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих  партнеров, их особенности в организации  дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в  свою очередь послужит одной из базовых  составляющих при принятии решений  о заключаемой сделке.

Очевидная польза от организации приема состоит  ещё и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда  ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку  есть вполне реальная возможность получения  выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой  ситуации, безрезультатная дискуссия  продолжается. В таком случае часто  организация приема – завтрака, ужина, обеда – помогает создать  непринужденную атмосферу, ближе узнать партнёров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.

Итак, цель любого делового приёма – способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать  юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы  деятельности фирмы, поскольку это  даёт повод провести время в непринуждённой, радостной обстановке.

На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий  для развития партнёрства. 

Однако  стоит напомнить, что участие  сотрудников приглашенной организации  в деловом приёме – это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или  рядовой сотрудник), приглашенный на приём, прежде всего, должен постараться  поговорить с интересующими его  фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнёров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

Если  же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей приём, его обязанности  усложняются – на протяжении всего  приёма он должен следить за его  ходом и проводить представление  приглашённых друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить  за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку  это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление  от приёма. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приёма осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.  

 

Приёмы и их сущность

Приёмы  – как дипломатические, так и  деловые – одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых  людей, общественных и других организаций  и лиц. Они могут проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие).

Важно чётко  представлять, что основным содержанием  приёмов является не приём пищи или  дегустация напитков, а решение деловых  проблем к чему надо тщательно  готовиться заранее. Для большинства  участников приёмы – это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная «скучная пустота», внешность которой почти два  века назад созерцал Байрон.

Приёмы  могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов  между сторонами и отдельными лицами, сообщению и разъяснению  своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец – обсуждению и согласованию позиций и решению  имеющихся вопросов  в неофициальной  обстановке.

Традиции  проведения приёмов уходят своими корнями  в глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем  чести и достоинства народа и  государства, их доброжелательности.

Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приёма гостей как символы  миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Многолетняя  международная практика установила виды дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого  принято придерживаться.

Протокольная  практика России в целом совпадает  с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей – на приёмы с рассадкой и без рассадки. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Назначение и подготовка проведения приёмов

Приём –  одна из форм «внешне – и внутриполитической»  деятельности организации. Это, как  правило, организованное и заранее  подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём  проводится: а)по случаю торжественной даты – юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б)по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации фирмы-партнёра; в)в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой  информации, формирование имиджа организации  во внешней деловой среде.

Приёмы  могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными  местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы – это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского  « начинается обычно в 12 часов и  длится около часа. Поводом для  такого приёма может быть годовщина  национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание   делегации. Открытие выставки (фестиваля) и т.д. Это наиболее простая форма  приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей – стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой – более  торжественная форма приема. Для  такой формы приема предусматриваются  места за столом для всех участников. Завтрак с рассадкой устраивается между двенадцатью и пятнадцатью  часами и продолжается примерно полтора  часа. По своему содержанию и времени  он соответствует российскому обеду  и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака – сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние  приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и  продуктивным, с точки зрения охвата общения является «коктейль», который  начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием проходит стоя. Гости  сами подходят к столам  с закусками, набирают себе угощения, а официанты  предлагают напитки, если разносятся горячие  закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности  встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет – наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

- подходить  к столу следует только после  приглашения или после того, как  к столу пошли остальные присутствующие;

- гости  берут тарелки из стопки, стоящие  в начале стола, и движутся  вдоль стола в одну сторону( чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение;

- неучтиво  находиться возле стола с дымящейся  сигаретой;

-некрасиво  наваливать на тарелку все  предлагаемые блюда сразу. Существует  определенный порядок угощения: полагается в начале отведать  рыбных блюд, рыба и мясо не  должно быть на одной тарелке;

- следует  брать ровно столько, сколько  можно съесть;

- закуски  перекладывают в тарелку общим  прибором, который находится на  блюде с данной закуской. Набрав  угощения, следует не забыть положить  общий прибор на место;

- для  десерта и сладких блюд необходимо  взять чистые тарелки;

- мужчина  может угостить даму, принеся  ей что-нибудь из буфета. Даме  недопустимо угощать мужчину.

Единственным  столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими кусочками( « на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки – небольшие палочки воткнутые в бутерброды- канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием – «коктейль». Он также проходит в промежутке времени  от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько  небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами  на подносах. Вместо вилок гости  пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают прием подачей шампанского  и кофе.

Обед  – наиболее торжественная форма  приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости  сначала находятся за столом в  течение часа, за тем они переходят  в другое, менее официальное помещение, или часть зала  для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма  одежды – торжественная. Обед проводиться  с рассадкой – каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет  предполагает свободную рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню как на фуршете. Такой прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями  конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для  женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда только более поздним  временем проведения.

На официальные  приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.

 На  приеме с рассадкой необходимо  соблюдать старшинство, служебное  или общественное положение гостей, так как места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. При рассадке придерживаются следующих правил:

- первыми  по правую и левую руку от  хозяйки сажают мужчин, хозяина  же окружают дамы. Затем места  чередуются: рядом с женщинами  сажают мужчин и наоборот;

- женщину  не сажают с женщиной и в  конце стола, если в торце  стола не сидит мужчина;

- мужа  не сажают рядом с женой;

- два  иностранца из одной страны  не сидят вместе;

<

p style="text-align:justify">- последние  места за столом занимают сотрудники  своего учреждения ( но не женщины).

Чтобы каждый гость мог быстро найти свое место  за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка  приема включает  следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы  приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана  рассадки за столом( если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные  примы проводятся в ситуациях, когда  гостей « не ждали» заранее, чаще в  небольших фирмах и экспромтом, в  неформальной обстановке.  Неформальные приемы распространены в США, когда  партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

 

Заключение

В ходе проведенной  мною работы было установлено следующее, что прием в деловой сфере  – это, прежде всего служебные  обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Поэтому  к приему надо относиться ответственно, знать основы его проведения, рамки  осуществления приема.

Приемы  необходимы для плодотворной работы, они помогают проведению деловых  переговоров, снимая с них занавесу официальности и придавая им непринужденный характер. В то же время, чтобы не обидеть принимаемых гостей, надо знать основные правила проведения приемов. А чтобы самому не попасть  в неловкую ситуацию при присутствии  на приеме надо знать как вести  себя на нем. Этому и была посвящена  проведенная работа, в ходе которой  мной были выявлены основные правила  проведения приемов.

Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении стран  делать приемы скромными, избегать излишней пышности, придать им большую рациональность.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для  участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся  контакты, обменяться взглядами и  мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих  партнеров, их особенности в организации  дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в  свою очередь послужит одной из базовых  составляющих при принятии решений  о заключаемой сделке.

Придя с  запада, практика проведения приемов  приобретает все большее распространение  и в нашей стране, становясь  неотъемлемой частью проведения деловых  переговоров.

Список  литературы:

1. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: учебное пособие.- М.: Финансы и статистика, 2002.-с.208.
2. Данкел. Деловой этикет – Ростов-на-Дону: Феникс, 2006.- 370.
3. Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика.- М.: Дело, 2003.-с.496.
4. Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера.-М.: Финансы и статистика, 2000.-с.354.
5. Яшин В.В Деловая этика.- М.: Дело, 2002.-с.342