Контрольная работа по «Управлению документооборотом»

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ВОРОНЕЖСКИЙ ФИЛИАЛ

Кафедра Менеджмента  торговой организации

Контрольная работа.

По дисциплине «Управление документооборотом»

Вариант 1

Выполнила: студентка

2 курса 

МЧз-212-11467

Беспрозванная И.И.

Проверила:

К.э.н., ст.преподаватель

Николаева Юлия Равильевна

Воронеж 2014.

Содержание.

Введение……………………………………………………………………..….3

1.Понятие документирования…………………………………………….…..5

2.Нормативно-правовое обеспечение  российского делопроизводства…10

3.Виды деловых писем……………………………………………….……...18

Заключение……………………………………………………………………22

Список использованных источников………………………………………..25

Приложение……………………………………………………………………26

Введение.

тОрганизация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом  документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного  периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организации важный организационной  формы делопроизводства, организации  информационно-поисковой системы  по документам учреждения, структуры  службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Для нормального функционирования и развития любой организации  необходимо постоянно владеть как  оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей  области деятельности. Под информацией  обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для  описания того или иного явления  или процесса.     

 Управленческий процесс по  своей сути сводится к сбору,  обработке, передаче, хранению, поиску  и использованию информации с  целью выработки управленческого  решения.    

1. Понятие документирования.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным  правилам. В свою очередь, правила  документирования определяются как  требования и нормы, устанавливающие  порядок документирования.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это  в историческом аспекте, то можно  проследить, как менялись способы  фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись  различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и  компьютерной техники. Происходило  это потому, что менялись носители информации – сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Документ является результатом  документирования и определяется как  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при  этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с  использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

 Во многих случаях документирование  является обязательным, предписывается  законами и нормативными правовыми актами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов 
  (документирование);
• организацию работы с документами: получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в организациях в целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления.

На основе ГСДОУ разрабатываются нормативные  и методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления в организациях:

• состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается;
• издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, в области планирования, производства, капитального строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы, социально-экономического развития, охраны окружающей среды, а также в случае доведения до сведения подведомственных организаций документов вышестоящих организаций и решений коллегиальных органов;
• ГСДОУ устанавливает единые требования к оформлению документов, содержит примерный перечень документов, подлежащих утверждению, а также документов, на которых ставится гербовая печать. На основе ГСДОУ и государственных стандартов организации обязаны разрабатывать и применять унифицированные формы документов, обеспечивающие возможности использования средств механизации и автоматизации управленческого труда;
• регистрации подлежат все документы (плановые, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), требующие учета, исполнения, поиска. Документы регистрируются один раз: издаваемые - в день подписания (утверждения), поступающие - в день поступления. Организации составляют перечни регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Правила регистрации и индексирования документов, информационно-поисковые массивы на различных носителях, классификаторы, правила оперативного хранения документов составляют информационно-поисковую систему организации;
• документы передаются на рассмотрение и исполнение в зависимости от их назначения и содержания и в соответствии с компетенцией и функциями подразделений и должностных лиц. Руководству передаются документы партийных, советских, правительственных и вышестоящих органов, а также содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организаций;
• подсчет количества документов производится ежегодно в целях обоснования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления, при этом учетной единицей считается каждый экземпляр документа, в том числе машинописный и размноженный;
• контроль исполнения документов включает постановку документов на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнения и хода исполнения, учет, обобщение и информирование о результатах контроля. Контролю подлежат все документы, содержащие поручения. Типовые сроки исполнения устанавливаются актами органов государственной власти и управления, индивидуальные сроки устанавливаются руководителями и изменяются только по их указаниям;
• автоматизация документационного обеспечения управления внедряется на этапах: создания документов, копирования и оперативного размножения документов, контроля исполнения, экспедиционной обработки и транспортировки, оперативного хранения и поиска документной информации в целях повышения эффективности труда работников аппарата управления, сокращения трудозатрат на создание, обработку, передачу и использование документной информации, упорядочение документооборота. Введение новых технологий работ с документами на базе средств автоматизации должно обосновываться социальной и экономической целесообразностью их внедрения;
• документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного и несущего ответственность за состояние всей (плановой, бухгалтерской, распорядительной, отчетно-статистической и др.) документации, в том числе машинограмм, выходящих из вычислительных центров. В организациях, не имеющих службы документации, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо;
• руководители структурных подразделений и сотрудники службы документации несут ответственность за сохранность документов. Каждая организация должна иметь номенклатуру дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения независимо от способов создания документов и видов носителей информации.

2. Нормативно-правовое обеспечение  российского делопроизводства.

Деятельность любой организации  сопровождается созданием документов;   оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов  и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности организации и включает в себя:

• Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• Государственные стандарты на документацию;
• Унифицированные системы документации;
• Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две  части:

1. нормативная база, обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;
2. нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.

Первая часть нормативной  базы условно делится на несколько групп.

Первая группа - федеральные  нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие  вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский  кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен  раздел Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий правовой режим  документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон  устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной  власти, которые обязаны этот порядок  обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной  власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Вторая группа нормативных  актов - ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер. К ним относятся: Государственная  система документационного обеспечения  управления (М., 1991); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти (М., 2001); государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ от 15 сентября 1997 г. № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных  актов - это различные типовые  и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности  российского государства требует  решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному  вопросу) в сфере регулирования  управления документацией. Необходима разработка федерального закона "О  документационном обеспечении управленческой деятельности".

Предложения о разработке закона "О документационном обеспечении  управленческой деятельности" вызваны  тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные "бумажные" и "электронные" системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.

В настоящее время ВНИИДАД  совместно с рядом ведомств подготовил проект закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Система документационного  обеспечения управления включает три  взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного  хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами  в области делопроизводства, утвержденными  Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

В соответствии с Основными  положениями ГСДОУ Государственной  архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах РФ21, устанавливающая  единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений  и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного  обеспечения деятельности структурных  подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Правила содержат унифицированные  формы документов, создаваемых при  организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих  и внутренних документов, т. е. формы  номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.

Важная задача в организации  службы ДОУ - это разработка положения  о службе ДОУ и должностных  инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение  о службе ДОУ и должностные  инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный  этап создания этой службы. Положение  о структурном подразделении  отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно  с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение о подразделении - документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре  учреждения.

Государственная система  документационного обеспечения  управления содержит примерное положение  о службе ДОУ, но применять его  на практике в настоящее время  можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе  управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

• Общие положения.
• Цели и задачи службы ДОУ.
• Функции службы ДОУ.
• Права и ответственность службы ДОУ.
• Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой  должностных инструкций. Следует  иметь в виду, что должностная  инструкция разрабатывается для  определенной должности, и если в  подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных  обязанностей следует разработать  отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного  комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста  по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста  по контролю исполнения документов, должностная  инструкция специалиста по работе с  обращениями граждан и т.п.

Инструкция состоит из следующих разделов:

• Общая часть (устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности);
• Функции работника (определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций);
• обязанности работника (указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе);
• права работника (определяются права работника по реализации порученных ему функций);
• взаимоотношения (указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.)
• оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии - качество работы и своевременность ее выполнения)

Должностную инструкцию подписывает  начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами  организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.  
Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 чел.). При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.  
Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.

3.Виды деловых писем.

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Деловое  письмо  принято  писать  на  бланках  фирмы  или организации, где уже имеются  реквизиты  учреждения  или  фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой  фирмы,  поэтому к его оформлению следует отнестись со  всей  серьезностью.  Чем  официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Виды некоммерческих деловых  писем:

• Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
• Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
• Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.
• Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.
• Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.
• Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
• Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
• Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.
• Информационное письмо — служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.
• Рекламное письмо - разновидность информационного письма - это письмо, содержащее подробное описание рекламируемых товаров (услуг). Цель рекламного письма - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами или приобрести рекламируемый товар.
• Поздравительные письма - это часть деловой переписки, которую ведет любая организация. Адресуются они в основном руководству других организаций или компании в целом и пересылаются по почте, курьером, реже - с помощью факсимильной связи. Эти письма составляются в торжественных случаях и не только к государственным праздникам. Также можно поздравлять со значительными событиями в жизни организации, достижениями ее руководителей и сотрудников, например, юбилеем компании, избранием руководителя в совет директоров и т. п. Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме и невелики по объему, однако при необходимости можно написать и более развернутое послание.

Для коммерческой корреспонденции  характерна следующая градация:

• Письмо-запрос, ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи. Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара. Написание это</spa