Контрольная работу по "Делопроизводству"

Содержание

12. Служебные письма. Классификация корреспонденции: инициативная и ответная, деловая и коммерческая. Язык и стиль деловой корреспонденции………………………………………………………………………...….......3

14. Понятие договора (контракта), соглашения………………………...………..10

24. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий………….22

Задание 8……………………………………………………………………...……..28

Список литературы…………………………………………………………….

12. Служебные письма. Классификация корреспонденции: инициативная и ответная, деловая и коммерческая. Язык и стиль деловой корреспонденции

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. 

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

                    от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

                    от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

                    от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным")

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

                    письмо оформляется на должностном бланке;

                    письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По тематическому признаку проводится в достаточной мере условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы: 1) письма, требующие письма-ответа; 2) письма, не требующие письма-ответа.

Языком делового общения является официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация в целом – «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом – руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения – адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т.е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения – повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность – это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения – тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

      - официальный характер информации;

      - адресность информации;

      - повторяемость информации;

      - тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

      - достоверность (объективность);

      - убедительность (аргументированность);

      - полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения – это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие  эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа – это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов – языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста – это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

14. Понятие договора (контракта), соглашения

Термин «договор» употребляется в различных значениях. Под договором понимают и юридический факт, лежащий в основе обязательства, и само договорное обязательство, и документ, в котором закреплен факт установления обязательственного пра­воотношения. С юридической позиции, договор представляет собой соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанно­стей.

Договор — это наиболее распространенный вид сделок. Только немно­гочисленные односторонние сделки не относятся к числу договоров. Основ­ная же масса встречающихся в гражданском праве сделок — договоры. В со­ответствии с этим договор подчиняется общим для всех сделок правилам. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках. К обя­зательствам, возникающим из договора, применяются общие положения об обязательствах, применяется такое общее правило, как «закон обратной силы не имеет», что, несомненно, придает устойчивость граж­данскому обороту. Участники договора могут быть уверены в том, что по­следующие изменения в законодательстве не могут изменить условий за­ключенных ими договоров. Вместе с тем потребности дальнейшего развития гражданского оборота могут натолкнуться на такие препятствия, которые заложены в условиях заключенных договоров. В целях преодоления этих препятствий в п. 2 ст. 422 ГК предусмотрена возможность изменения усло­вий уже заключенных договоров путем введения обязательных для участни­ков договора правил, действующих с обратной силой.

Договоры, в свою очередь, также классифицируются по различ­ным признакам, однако для характеристики договоров как разновидностей сделок следует обратить внимание, прежде всего, на деление договоров на возмездные и безвозмездные.

Возмездным признается договор, по которому сторона должна получить плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанно­стей по договору. Так, в договоре купли-продажи продавец обя­зан передать вещь в собственность покупателя и вправе за это требовать уп­латы оговоренной денежной суммы, покупатель, в свою очередь, обязан уп­латить продавцу оговоренную сумму и вправе требовать передачи вещи в собственность. По общему правилу, любой договор предполагается возмез­дным, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов, существа и со­держания договора. Это означает, что даже если договором оплата не пре­дусмотрена, то при отсутствии указаний закона на безвозмездность догово­ра, лицо вправе требовать плату за исполнение своих обязанностей. Размер платы — цена — определяется соглашением сторон. Если цена не установ­лена договором, то оплата по возмездному договору должна быть произве­дена по цене, обычно взимаемой за аналогичные товары, работы, услуги при сравнимых обстоятельствах.

Если сторона по договору обязуется исполнить свои обязанности без какого-либо встречного предоставления, имеющего имущественный характер, то такой договор является безвозмездным.

Договоры также подразделяются на односторонние, двух- и многосто­ронние, однако это деление следует отличать от одноименного деления сде­лок. Договоры классифицируются в зависимости от того, какое количество лиц становится обязанным и приобретает права по заключенному договору. Например, договор дарения с точки зрения деления сделок является двух­сторонней сделкой, поскольку для ее совершения необходимо выражение воли как дарителя, так и одаряемого. Однако с точки зрения деления догово­ров реальный договор дарения — односторонний договор, поскольку права и обязанности по договору дарения возникают только у одаряемого. Дари­тель же никаких прав и обязанностей по совершенному договору не несет. Двух- и многосторонние договоры называют взаимными, а односторонние договоры — односторонне-обязывающими.

Для того чтобы договор считался заклю­ченным, необходимо согласовать все его существенные условия. Договор не будет заключен до тех пор, пока не будет согласовано хотя бы одно из его су­щественных условий. Поэтому важно четко определить, какие условия для данного договора являются существенными. Круг существенных условий зависит от особенностей конкретного договора. Так, цена земельного участка, здания, сооружения, квартиры или другого недвижимого имущества является существенным условием договора купли-продажи недвижимости, хотя для обычного договора купли-продажи цена продавае­мого товара существенным условием не считается. В реше­нии вопроса о том, относится ли данное условие договора к числу сущест­венных, законодательство устанавливает следующие ориентиры.

Во-первых, существенными являются условия о предмете договора. Без определения того, что является предметом договора, невоз­можно заключить ни один договор. Так, нельзя заключить договор куп­ли-продажи, если между покупателем и продавцом не достигнуто соглаше­ние о том, какие предметы будут проданы в соответствии с данным догово­ром. Невозможно заключить договор поручения, если между сторонами не достигнуто соглашение о том, какие юридические действия поверенный должен совершить от имени доверителя и т. д.

Во-вторых, к числу существенных относятся те условия, которые назва­ны в законе или иных правовых актах как существенные. Так, в договоре о залоге должны быть указаны предмет залога и его оценка, существо, размер и срок исполнения обязательства, обеспечива­емого залогом. В нем должно также содержаться указание на то, у какой из сторон находится заложенное имущество.

В-третьих, существенными признаются те условия, которые необходи­мы для договоров данного вида. Необходимыми, а стало быть, и существен­ными, для конкретного договора считаются те условия, которые выражают его природу и без которых он не может существовать как данный вид дого­вора. Например, договор простого товарищества немыслим без определения сторонами общей хозяйственной или иной цели, для достижения которой они обязуются совместно действовать. Договор страхования невозможен без определения страхового случая и т. д.

Наконец, в-четвертых, существенными считаются и все те условия, от­носительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Так, требования, которые предъявляются к упаковке продаваемой вещи, не отнесены к числу существенных условий договора купли-продажи дейст­вующим законодательством и не выражают природу данного договора. Од­нако для покупателя, приобретающего вещь в качестве подарка, упаковка может быть весьма существенным обстоятельством. Поэтому, если покупа­тель потребует согласовать условие об упаковке приобретаемого товара, оно становится существенным условием договора купли-продажи, без которого данный договор купли-продажи не может быть заключен.

В отличие от существенных, обычные условия не нуждаются в согласо­вании сторон. Обычные условия предусмотрены в соответствующих нор­мативных актах и автоматически вступают в действие в момент заклю­чения договора. Это не означает, что обычные условия действуют вопреки воле сторон в договоре. Как и другие условия договора, обычные условия основываются на соглашении сторон. Только в данном случае соглашение сто­рон подчинить договор обычным условиям, содержащимся в нормативных актах, выражается в самом факте заключения договора данного вида. Пред­полагается, что если стороны достигли соглашения заключить данный дого­вор, то тем самым они согласились и с теми условиями, которые содержатся в законодательстве об этом договоре. При заключении, например, договора аренды автоматически вступает в действие условие, в соответствии с которым риск случайной гибели или случайного повреждения имущества несет его собственник, т. е. арендодатель. Вместе с тем, если стороны не желают заключить договор на обычных условиях, они могут включить в содержание договора пункты, отменяющие или изменяю­щие обычные условия, если последние определены диспозитивной нормой. Так, в приведенном примере стороны могут договориться о том, что риск случайной гибели или случайного повреждения имущества несет арендатор, а не арендодатель.

К числу обычных условий возмездных договоров следует в настоящее время относить цену в договоре, если иное не указано в законе и иных право­вых актах. В соответствии со ст. 424 ГК, если в договоре не определена цена, по которой оплачивается исполнение договора, то в предусмотренных зако­ном случаях применяются цены (тарифы, расценки, ставки и т. п.), устанав­ливаемые или регулируемые уполномоченными на то государственными ор­ганами. В случаях, когда в возмездном договоре цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, исполнение договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги.

К числу обычных условий следует относить и примерные условия, раз­работанные для договоров соответствующего вида и опубликованные в пе­чати, если в договоре имеется отсылка к этим примерным условиям. Если та­кой отсылки не содержится в договоре, такие примерные условия применя­ются к отношениям сторон в качестве обычаев делового оборота, если они отвечают требованиям, предъявляемым гражданским законодательством к обычаям делового оборота. Примерные условия могут быть изложены в форме примерного договора или иного документа, содер­жащего эти условия.

К числу обычных условий относятся и те обычаи делового оборота, при­менимые к отношениям сторон, которые вступают в действие, если условие договора не определено сторонами или диспозитивной нормой.

Случайными называются такие условия, которые изменяют либо до­полняют обычные условия. Они включаются в текст договора по усмотре­нию сторон. Их отсутствие, так же как и отсутствие обычных условий, не влияет на действительность договора. Однако в отличие от обычных они приобретают юридическую силу лишь в случае включения их в текст дого­вора. В отличие от существенных, отсутствие случайного условия лишь в том случае влечет за собой признание данного договора незаключенным, ес­ли заинтересованная сторона докажет, что она требовала согласования дан­ного условия. В противном случае договор считается заключенным и без случайного условия. Так, если при согласовании условий договора куп­ли-продажи стороны не решили вопрос о том, каким видом транспорта товар будет доставлен покупателю, договор считается заключенным и без этого случайного условия. Однако если покупатель докажет, что он предлагал до­говориться о доставке товара воздушным транспортом, но это условие не было принято, договор купли-продажи считается незаключенным.

Для заключения договора необходимо согласовать все его существенные условия в требуемой в подлежащих случаях форме. Поскольку договор является одним из видов сделок, к его форме применяются общие правила о форме сделок. В соответствии с п. 1 ст. 434 ГК договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не уста­новлена определенная форма. Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему установленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась. Так, договор аренды между гражданами на срок до 1 года может быть заключен в устной форме. Однако если сто­роны при заключении договора аренды условились, что он будет заключен в письменной форме, то до придания данному договору письменной формы он не может считаться заключенным.

Если согласно законодательству или соглашению сторон договор дол­жен быть заключен в письменной форме, он может быть заключен путем со­ставления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обме­на документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, теле­фонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться до­полнительные требования, которым должна соответствовать форма договора (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т. п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если же такие дополнительные требования не установлены, то при заключении договоров вправе произвольно определять его рекви­зиты и их расположение в письменном документе. Поэтому порядок распо­ложения отдельных пунктов договора в письменном документе никак не влияет на его действительность.

В отношениях между гражданами и юридическими лицами нередко при­меняются типовые бланки, на которых оформляется письменный договор. Такие типовые бланки позволяют более оперативно и правильно оформить письменный договор. Отступления от установленной типовыми бланками последовательности расположения внутренних реквизитов договора не вли­яют на действительность заключенного договора, если в этом письменном документе согласованы все его существенные условия. Так, незаполнение сторонами одной из граф типового бланка, если эта графа не касается непосредственного условия договора, или внесение в него каких-либо дополнений или изменений не ведут к признанию договора незаключенным или недейст­вительным (ничтожным).

От типовых бланков, призванных лишь облегчить процесс оформления письменного договора, необходимо отличать типовые договоры, утвержда­емые Правительством Российской Федерации в случаях, предусмотренных законом. Условия таких типовых договоров являются обязательными для сторон, и их нарушение ведет к признанию ничтожными либо внесенных изменений или дополнений, либо всего договора в целом.

В международной практике контрактом принято называть международный договор купли-продажи. Договор считается международным только в том случае, если коммерческое предприятие договаривающихся сторон находятся на территории разных стран. Такое толкование международного договора дается в конвенции ООН о договорах международной купли-продажи товаров (Венская конвенция 1980 г.). По видам контракты подразделяются на:

- контракты разовой поставки

- с периодической поставкой

- поставку комплексного оборудования.

Контракт разовой поставки – единовременное соглашение, которое предусматривает поставку согласованного количества товара к определенной дате (сроку, периоду времени). Поставка товаров производится один или несколько раз в течение установленного срока.

Контракт с периодической поставкой предусматривает регу­лярную (периодическую) поставку определенного количества (партий) товара на протяжении установленного в условиях конт­ракта срока. По срокам различают краткосрочные контракты (обычно на один год) и долгосрочные (продолжительностью 5—10, а иногда и до 15 лет).

Контракты на поставку комплексного оборудования отличаются многообразием, весьма сложным содержанием, нали­чием различных условий и предполагают осуществление тесных связей с покупателем (заказчиком) после поставки оборудования.

Контракт должен заключаться в простой письменной форме. Такое требование содержится в Гражданском кодексе РФ. В случае нарушения этого требования сделка признается недействительной. Исполнительными органами государственной власти, регулиру­ющими внешнеэкономическую деятельность, были разработаны и утверждены Рекомендации по минимальным требованиям к обя­зательным реквизитам и форме внешнеторговых контрактов, кото­рые изложены в Письме Центрального банка РФ от 15 июля 1996 г.