Корпоративная система управления проектами

1. Корпоративная система управления проектами
1. Сущность корпоративной системы управления проектами
2. Этапы и проблемы внедрения корпоративной системы управления проектами
3. Ключевые факторы успеха и рекомендации по внедрению системы

1. Сущность корпоративной системы управления проектом

На сегодняшний день термин «управление проектами» довольно часто встречается в российском предпринимательстве.  С каждым годом система и методология управления проектами все больше расширяется и совершенствуется, тесно взаимодействуя с современными информационными технологиями. Чтобы более точно представлять, что же такое корпоративная система управления проектом, необходимо ознакомиться с таким термином как «управление проектом в организации».

Итак, управление проектом в организации представляет собой определенный подход к реализации проекта, процесс создания продукта проекта и эффективная деятельность , направленная на достижение четко поставленных целей, осуществляемая  надежной организованной командой.

Процесс управления проектом предполагает четкое разделение ролей между участниками проекта. Обычно, выделяют роли заказчика и исполнителя (и иногда  инвестора или спонсора проекта).

Система управления проектом – это система поддержка принятия решений, основанная на использовании определенных методов и технологий управления проектами.

Система управления проектом состоит из 3х основополагающих элементов:

1. Регламентирующая документация;
2. Обученный персонал;
3. Информационная система управления проектами.

Основные задачи данной системы управления проектами: 
1. Обеспечение выбора и инициации проектов; 
2. Создание портфеля проектов организации; 
3. Поддержка планирования проектов (распределение времени и имеющихся ресурсов); 
4. Поддержка принятия решений по реализации проектов организации; 
5. Контроль за реализацией проекта организации; 
6. Контроль за использованием всех имеющихся ресурсов (человеческих, информационных, финансовых);

7. Анализ эффективности реализации проекта организации.

Для увеличения числа успешных проектов и повышения эффективности проектной деятельности организации используют корпоративную систему управления проектами (КСУП).

Корпоративная система управления проектами (КСУП) - совокупность инструментов, методик, операций, методологий и ресурсов, которые используются для управления проектом какой либо организации (компании), подключая использование различных информационных техник и технологий для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени и качеству.

КСУП - это особый механизм в организации, который обеспечивает принятие необходимых эффективных решений в рамках самого проекта организации.

КСУП предполагает обеспечение взаимодействия субъектов с объектами управления с помощью процессов управления, определяя в регламентной базе КСУП роли относительно организационной структуре.

Субъектами управления в корпоративной системе управления проектами являются участники самого проекта, которые принимают активное участие в создании и принятии управленческих решений, а объектом управления КСУП является непосредственно проект, его элементы и характеристики. Также, процессы управления проектом рассматриваются в двух категориях: по функциям управления проектом и по фазам жизненного цикла проекта(концепция, разработка, реализация, завершение).

Функции управления проектом:

- управление содержанием и объёмами  работ;

- управление временем, его рациональное  распределение;

- управление закупками и поставками;

- управление человеческими ресурсами (УЧР);

- управление рисками;

- управление информационными ресурсами  и коммуникациями.

КСУП основывается на одной из базовых методологий управления проектами и включает в себя следующие элементы:

· собственная методология, в зависимости от специфики и особенности организации;

· бизнес-процессы;

· регламентную базу;

· организационную структуру и роли;

· ИТ-составляющую (программное обеспечение).

2. Этапы, особенности и проблемы внедрения корпоративной системы управления проектами

Внедрение КСУП предполагает повышение качества реализуемого проекта и наиболее точное достижение поставленных целей организации, координирует и рационально распределяет роли в проектном менеджменте.

Разработка и внедрение КСУП это комплекс последовательных процедур, так называемый проект внутри персонала, требующий четкой стратегии и тактики воплощения.

К особенностям внедрения системы можно отнести :

• Повышение формальности в подготовке и принятии управленческих решений, которые налагают дополнительные требования по квалификации и степени ответственности работников, в следствие чего происходит большая зависимость от человеческих ресурсов;
• Сложность постановки и согласования конкретных целей и требованиям к конечному «продукту» и критериям успеха проекта, изменение или уточнение требований к результатам в процессе проектной деятельности;
• Возможность появления конфликтных ситуаций между отдельными подразделениями и руководителями, что в последствии может вызвать необходимость проведения организационных поправок и изменений;

Чаще всего для внедрения КСУП предприятие обращается за помощью к специализированным организациям, так называемым консалтинговым компаниям. Имея определенную базу знаний и навыков, они помогают качественно разработать и внедрить данную систему управления.

Для успеха внедрения КСУП в организации особую важность приобретают задачи разработки адекватной общей стратегии реализации, с выделением ключевых фаз и промежуточных результатов. Стратегии реализации такого рода проектов различны в зависимости от специфики самих проектов организации (предприятия), от текущего состояния развития бизнеса и, безусловно, готовности организации к внедрению КСУП. Прежде чем разработать стратегию, необходимо выявить предпосылки и задачи внедрения, выбрать особо значимые цели с учетом рисков и границ.

Чаще всего риски подобных проектов (так называемые, типовые риски) связаны как с организационными ошибками (выбором тактики, подбором и вовлечением персонала), так и с человеческим фактором (недостаточной мотивацией, низким уровнем квалификации работников, невозможностью ввести их в курс дела).

Ошибки, способные повлечь за собой риски:

• Ошибки целеполагания и определения проекта, отсутствие комплексного подхода к стратегии внедрения;
• Ошибочные  ожидания участников проекта;
• Отсутствие необходимой поддержки проекта со стороны его ключевых участников;
• Недостаточность мотивации и квалификации персонала;
• Ошибки при формировании команды участников проекта.

При внедрении КСУП все эти ошибки следует выявить и по возможности исправить.

Для осуществления проекта по внедрению КСУП рациональным действием и предопределением проблем будет разбить проектную деятельность на конкретные этапы.

Внедрение КСУП включает в себя несколько этапов:

Этап 1.  Изучение состояния дел и определение уровня готовности организации к постановке КСУП

Этап 2. Формирование методологии КСУП

Этап 3. Формирование Проектного офиса – определение ролей и регламента работы

Этап 4. Обучение персонала и проведение "пилотного проекта"

Этап 5. Внедрение КСУП в масштабе организации

Для более ясного понимания, кратко разберем каждый этап внедрения КСУП.

Первый этап включает в себя изучение и диагностику данной организации, которая позволит выяснить:

- виды проектов и система  управления проектами в организации

-  какой проект предстоит  разработать

- каков его жизненный  цикл

- проблемы, которые могут  возникнуть в текущей проектной  деятельности предприятия и пути  их решения.

 Также, в первом этапе  мы выясняем, кто является участниками  проектной деятельности и срок  построения КСУП.

После диагностики предприятия будут известны готовность, условия и возможности данного предприятия, а также будут выявлены цели,  ориентировочная методология и сроки внедрения проекта.

Второй этап по внедрению КСУП заключается в разработке методологии КСУП. Нам данном этапе разрабатывается методическая  база КСУП, которая в последствии будет зафиксирована в соответствующих документах (стандартах, регламентах, положениях и др.). Определяются проектные роли предприятия, полномочия и ответственность каждого участника проектной деятельности. Разрабатываются методики выполнения задач по образцу, которые обычно выполняются в проектах и шаблоны документов и отчетов.

Например, составление расписания проекта и распределение бюджета, а также контроль над исполнением и т.д.

На третьем этапе создается Проектный офис. Проектный офис – это такой центр управления проектами. Его основными функциями является выстраивание процессов управления проектами, описание этих процессов, стандартизация этих процессов, оптимизация этих процессов и последующая автоматизация этих процессов, после чего сопровождение и перманентная доработка процессов управления проектами в соответствии с внешними и внутренними изменениями архитектуры бизнес-процессов компании.

Следующий, четвертый этап предполагает обучение персонала предприятия навыкам и умениям эффективной работы в проектной деятельности, в рамках КСУП. Создается и реализуется план обучения для различных категорий сотрудников. Обязательным условием данного этапа является сплочение команды, формирование единой мысли. Наряду с этим, постепенно разрабатываются и воплощаются в жизнь первые проекты, которые впоследствии дорабатываются, согласно сформированной методологии.

Параллельно с обучением, персонал психологически подготавливается ко внедрению КСУП (получают практический опыт функционирования данной системы на проведенном «пилотном» проекте), что также немаловажно.

И, наконец, последний этап - это само внедрение КСУП внутри организации. Начинают применяться разработанные ранее методы управления проектом. КСУП функционирует по всему предприятию и совершенствуется относительно целей и требований компании и рынка. Если предприятие прибегало за помощью к специалистам  по данному типу работ (посредникам), то после осуществления всех перечисленных этапов, предприятие далее самостоятельно без помощи консультантов использует методы проектного управленияв своей деятельности. Итог проведенной работы - КСУП функционирует и приносит результаты. Успех внедрения КСУП напрямую зависит от поддержки руководства.

Проблемы внедрения корпоративной системы управления проектами.

Проблемы разделим на 2 категории:

С точки зрения результатов:

• Недостижение или неполное достижение целей проектов

• Незапланированные затраты,  выход за намеченные ранее сроки

С точки зрения внутренней организации

• В зависимости от личности и настроения управления проекта, результаты разнообразны

• Управление приоритетами проектов не формализовано

• Путаница с ролями и полномочиями участников проекта

• Неэффективное и нерациональное использование ресурсов

• Недостаток или избыток информации

• Управление рисками на интуитивном уровне

3. Ключевые факторы успеха и рекомендации по внедрению КСУП

Для того, чтобы на начальных этапах проекта по внедрению КСУП определить его риски, оценить готовность организации к такого рода проекту и разработать необходимую стратегию, специалистами группы компании «Текора» были разработаны специальные инструменты.

Одним из таких инструментов, помогающих определить готовность организации к внедрению, может применяться система оценки ключевых факторов успеха проекта внедрения КСУП. Эта система основана на ряде контрольных вопросов, разработанном на базе анализа типовых рисков, а также совокупности опыта проектов внедрения, воплощенных на различных российских предприятиях.

Среди основных факторов успеха выделяют классические, которые актуальны для большинства проектов и специфические, характерные только для проектов  внедрения КСУП, например:

• Подбор адекватных пилотных проектов для осуществления эксплуатации системы опытными участниками;
• Степень квалификации и функционирование управляющего проектом;
• Рациональное распределение ролей команды и ее правильная организация.

Компоненты модели критических факторов успеха проекта внедрения КСУП:

• Согласованные цели и результаты проекта;
• Поддержка руководством;
• Создание слаженной работающей команды;
• Наличие четко разработанных планов;
• Квалификация участников и пользователей проекта;
• Учет пожеланий пользователя;
• Наличие мотивации участников проектной деятельности;
• Создание и реализация пилотного проекта, как процесс апробации;
• Система коммуникаций, контроля и управления изменениями;
• Использование ИТ.

По каждому фактору составлен список вопросов, позволяющий оценить текущее и перспективное состояния проекта, а также возможные риски.

Приступая к проекту, мы оцениваем, насколько четко определены и зафиксированы цели (краткосрочные и стратегические), критерии успеха, результаты и границы проекта. Часто данная задача понимается в организации ограниченно, не учитываются реальные масштабы и сложности проекта. При составлении  и разработке соответствующей документной базы важно добиться одинакового понимания и одобрения проекта как руководителями данной организации, так и всеми ключевыми участниками проектной команды.

Оценивая степень поддержки со стороны руководства, мы рассматриваем персональную заинтересованность руководителей организации, осознание необходимости изменений в управлении бизнес-проектамии и их последствий, готовность к участию в принятии управленческих решений по проекту. Также, учитывается участие высшего руководства в назначении персонала и руководителей проекта, наделение их соответствующими полномочиями. Опыт показывает, что завышенные ожидания руководства компании могут привести к разочарованию и  потери интереса к проекту при появлению первых неудач и трудностей. Процесс реализации проекта – сложная и долгая процедура, и поэтому высшее руководство компании должны запастись терпением и быть готовыми к трудностям.

Формирование реально работающей команды проекта подразумевает возможность создания команды, которая будет состоять из специалистов предприятия и внешних консультантов. При данной процедуре самой частой ошибкой является переоценка роли внешних консультантов и недооценка роли и объема работ персонала компании в проекте. С самого начала проекта большое значение имеет запуск программы внутреннего маркетинга в компании для того, чтобы вовлечь сотрудников в проект и изначально обеспечить положительное отношение к нему. В противном случае не исключены конфликты интересов участников при распределении ответственности и полномочий и различное понимание работы системы разными пользователями.

Наличие планов (стратегического, первоочередных действий, реагирования на риски) очень важный фактор. Он позволяет четко распределить ответственность участников проекта, обеспечить правильную координацию их действий, определить и обосновать потребности в ресурсах. Отсутствие данного фактора ведут к потере управляемости проекта и в результате к снижению веры участников в успех на протяжении всей проектной деятельности.

Следующие факторы связаны с тактикой реализации проекта и важны для избежания проблем в процессе осуществления проекта.

Учет требований пользователей (участников команд, менеджеров). Вовлечение пользователей в проектную деятельность позволяет минимизировать сложности этапа внедрения КСУП в реальную практику, избежать проблем. Участники проекта должны понимать полезность результатов проекта и принимать активное участие в процессе разработке. В начале проекта учитывается потенциальная возможность вовлечения пользователей в проект, их интересы и пожелания.

Недостаточная квалификация участников  проекта в области методологии, технологий управления проектами и информационных технологий в конкретной предметной области может стать существенным ограничением при внедрении системы. Изначально оценивается как текущая квалификация сотрудников, так и любая возможность повышения квалификации (обучение), необходимость привлечения дополнительного персонала. Эффективная работа персонала в проектной деятельности предполагает наличие базовых управленческих знаний и определенный уровень владения информационными технологиями.

Следующий фактор-оценка мотивации участников проекта предполагает, например, анализ понимания интересов основных участников проекта, в том числе высшего руководства, менеджеров проекта и т.д. При оценке мотивации участников возникают следующие вопросы:

Видят ли участники проекта улучшение условий их работы от внедрения новых проектных технологий, личные выгоды (увеличение заработной платы, карьерный рост, обучение и получение опыта с новыми технологиями и т.д.)? Понимают ли члены команды, как будут оцениваться результаты их работы?

Система коммуникаций, контроля и управления изменениями особенно важна для открытых проектов, предполагающих управление в динамике и определенную гибкость в принятии решений относительно достигнутых результатов. Система контроля предполагает, что все ключевые параметры проекта – расписание работ, бюджет, различные ресурсы – отслеживаются, и к тому же разработана система внесения поправок, команда проекта в курсе всех текущих состояний работ и т.д.

Множество процедур и методов управления проектами предлагается и разрабатывается руководителями и сотрудниками компании, а также  опытными внешними консультантами, опыт и навыки которых получен при реализации предыдущих проектов. Важным этапом внедрения КСУП является апробация на пилотных проектах. Если компания удачно выбрала пилотные проекты и была организована опытная эксплуатация системы, можно рассчитывать на успех внедрения КСУП.