Виды документов. 4

Содержание

Введение

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ.

Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Цель данной работы – рассмотреть виды документов и их классификации.

1. Виды документов 

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

- по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

2.Понятие о классификации документов

Понятие "классификация" используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

- классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

- классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.1

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

- признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия - членами деления;

- одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);

- сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);

- члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);

- члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации. Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему - видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс "кинофотофонодокументы" является видом по отношению к классу "документы" и родом по отношению к классу "кинодокументы", "фотодокументы" и "фонодокументы". Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.2

Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).

Третий уровень деления - подвид. За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ издание непериодическое издание книга.

Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.3

3. Классификация по информационной составляющей документа

Основные признаки классификации по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д.

а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.

в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы.

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Т.е. синонимами термина "текстовой документ" могут выступать "письменный" или "литературный документ". К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители - это их видовое отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.

Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся картографический и нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов - поверхности Земли или других небесных тел - выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ - это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систему - нотную запись.

Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись).

Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для "прочтения" машиной (перфокарты, магнитные и оптические диски). Звучащие и матричные документы относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и т.д.).

г) Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности.

д) Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом.

е) Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

Визуальный - это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение, т.е. осязание (книга для слепых). Аудиальный - это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ - тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, видеодиск, компьютерная технология "мультимедиа" и т.д.).

ж) Классификация документов по степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.

Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.) К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).

и) Классификация документов по способу документирования. По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный "от руки", но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи или ЭВМ.

Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.д. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).

Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.4

4.Классификация по материальной составляющей документа

Вторая атрибутивная составляющая документа его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.

а) Классификация документов по материалу носителя информации выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, нормативные документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.д. Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма). Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты, имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и т.д. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

Листовой - это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал).

Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, календарик, открытка).

Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.д.

Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки).

Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т.д.).5

5.Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде

Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и другие.

а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические документы. Периодические документы - это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические документы - документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.

б) Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.

в) Классификация документов по месту происхождения различает местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).

Заключение

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит "Общероссийский классификатор управленческой документации", в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п.

Делопроизводство однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

В конце хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

1. В работу с документами в  организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами.

2. От технологии организации  работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- 104 с.
2. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления.– Екатеринбург: УрАГС, 2006. – 240 с.
3. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив.  - М.: ВНИИДАД, 2007.- 420 с.
4. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - К.: Т-во "Знания", КОО, 2007. – 310 с.
5. Тихомиров М. Ю. Документоведение. - М.: Юринформ центр, 2005.- 410 с.