Виды документов и сроки их хранения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  «СИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНАЯ АКАДЕМИЯ (СИБАДИ)»

Заочный факультет

Кафедра: Экономика и управление предприятием

КОНТРОЛЬНАЯ   РАБОТА

по дисциплине «Учет и анализ»

Тема: «Виды документов и  сроки их хранения»

Выполнила: студентка 3 курса

заочной формы обучения

группы ЛОГб-11

О.С.Харашкевич

Проверила: Карасева О.А.

Омск – 2013

Содержание:

Введение ………………………………………………………………………..……3

1.Теоретическая часть…………………….. ……………………………………..…4

1.1   Виды используемых  в бухгалтерии документов и  их значение…………….4

1.2   Сроки хранения  бухгалтерских документов………………………………….9

2. Практическая часть………………………………...……………………………12

Заключение………………………………………………………………………….16

Список использованной литературы………………………………...……………19

Введение

Значение  документов в бухгалтерском учете  чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для  принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает  материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Бухгалтерские и налоговые документы выступают документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение.

Законодательство о бухгалтерском  и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения  бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Этим обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой  является изучение видов бухгалтерских документов и сроков их хранения.

1. Виды документов и  сроки их хранения

1. Виды используемых в бухгалтерии документов и их значение

Классификация бухгалтерских  документов строится по следующим признакам:

1. по назначению;

2. способу отражения;

3. месту составления;

4. способу охвата.

По назначению документы  подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или  иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих  работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного  документа.

К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с  работы, об отпуске.

Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они  не могут служить основанием для  отражения операций в учете.

Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие  уже произведенные операции. Они  составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа  или распоряжения. Например, расчетные  ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие  о приеме ценностей, и многие другие.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом  бухгалтерии для подготовки учетных  записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании  ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они  предназначены для отражения  бухгалтерских записей в учетных  регистрах с целью ускорения  учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной  операции и нет подтверждения  факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и  т.д.

К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские  справки. Они составляются в тех  случаях, когда нужно перенести  сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить  ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает  довольно часто, и поэтому справки  такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную  операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения  ее в счетах. Например, приходные  и расходные кассовые ордера, авансовые  отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

Сочетание в одном документе  признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает  количество документов и затраты  на их приобретение. Комбинированные  документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным  операциям, которые повторяются  в организации многократно в  течение короткого периода.

По способу / порядку составления  различают первичные и сводные  документы.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные  операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что  данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся  кассовые приходные и расходные  ордера, накладные, приемо-сдаточные  акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также  служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад  и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее  уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление  вторичных документов напрямую не связано  с хозяйственными операциями, в них  лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов. Сводные  документы позволяют уменьшить  количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся  разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Итак, сводные документы  служат, во-первых, для объединения  данных первичных документов и получения  укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных  документов с целью получения  дополнительных сведений об учитываемых  операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По способу отражения  хозяйственных операций документы  делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько  хозяйственных операций. Отличительная  черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить  основанием для бухгалтерских записей. Например, приходных ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы  служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в  разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем  операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение  короткого времени. Например, дневной  заборный лист на отпуск сырья, лицевые  счета по заработной плате, табель учета  рабочего времени, ведомость выполненных  работ и т.п.

По месту составления  документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы  составляют внутри предприятия. Ими  оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы  предприятия, например, расчетно-платежные  ведомости, приходные и расходные  кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного предприятия и  ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

Отдельные внутренние документы  в результате совершаемых хозяйственных  операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении  внешних документов необходимо еще  добавить дополнительные реквизиты  документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По качественным признакам  документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен  по установленной форме, имеет все  обязательные реквизиты и правильно  отражает действительно совершенную  и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

По степени использования  средств вычислительной техники  при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных  бланках) и полностью выполненные  на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.).

1.2 Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском  и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения  бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов. Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение  доходов, осуществление расходов (для  организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Законодательством о бухгалтерском  учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки  хранения в зависимости от вида документа  устанавливаются законодательством  об архивном деле. Так, согласно п. 1 ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» №402 ФЗ от 06.12.2011 (далее – Закон № 402-ФЗ) организации обязаны хранить  первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую  отчетность в течение сроков, устанавливаемых  в соответствии с правилами организации  государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ранее требования государственного архивного дела к  хранению документов содержались в  Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока  их хранения, утвержденном Федеральной  архивной службой России 06.10.2000 г. В  соответствии с приказом Росархива от 26.08.2010 г. № 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 (далее – Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения. В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников – 100 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, – до замены новыми и т.д. Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ).

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2013 году, начинается с 1 января 2014 года.

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет  свои особенности.

Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация  не может. В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

2. Практическая  часть

Вариант 7

Исходные данные

1. На начало отчетного  периода даны следующие остатки  средств и источников:

2. В течение отчетного периода  были произведены следующие хозяйственные  операции:

Задание:

1. Сделать бухгалтерские  проводки.

2. Открыть счета, занести  в них хозяйственные операции, подсчитать обороты и конечные  остатки.

3. Составить  сальдо-оборотную ведомость.

Счет  10

Счет  20

Счет  60

Счет  70

Счет  25

Счет  26

Счет  43

Счет  51

Счет  62

Счет  99

4. Заполнить бухгалтерский  баланс.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Согласно ст. 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 10 000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период. В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 30 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность. И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб. 
        За хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц. К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.  

Список использованной литературы:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-Ф3.
2. Федеральный закон «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» от 24.07.2009 №212-ФЗ.
3. Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (действующая редакция от 01.09.2013)
4. Налоговый кодекс Российской Федерации, часть 1 от 31.07.1998 №146-ФЗ (действующая редакция от 24.08.2013).
5. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996  №63 ФЗ.
6. Приказ от 25 августа 2010 г. N 558 об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
7. Письмо Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.
8. Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. – М.: РОСБУХ. 2011.-173с.
9. Тепляков А.Б. Оформление первичных документов в бухгалтерском учете и налогообложении / А.Б. Тепляков. – М.: ГроссМедиа, 2010. – 304 с.
10. Ольга Агольцова. Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов. Финансовая газета №37 (1081) 27.09.12г. http://www.audit-it.ru/articles/account/basis/a83/558207.html . Дата обращения: 20.09.2013г.