Виды документов, их классификация

 

 

ИВЭСЭП

ФИЛИАЛ  НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ИНСТИТУТ

ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА»

                      В г. НАРО-ФОМИНСКЕ  МОСКОВСКОЙ  ОБЛАСТИ

 

 

 

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ФАКУЛЬТЕТ

           Кафедра экономики и менеджмента

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

 

 

По дисциплине                      

 

 

На тему:  

 

 

 

 

Специальность  _____________________________________________________

 

Группа    _______________           

 

 

    

Студент__________________                                                 ______________________________             

                               (подпись)                                                                             (ФИО)

Преподаватель_____________                                ________________________                

                               (подпись)                                                        (ФИО)                

НАРО-ФОМИНСК

2013г.

 

Содержание

Ответ на вопрос №1…………………………………………………………….3

Ответ на вопрос №2…………………………………………………………….4

Ответ на вопрос №3…………………………………………………………….9

Ответ на вопрос №4…………………………………………………………....10

Ответ на вопрос №5……………………………………………………………13

Практическое задание  №6……………………………………………………..16

    Список использованной  литературы…………………………………………..18

Приложение № 1

Приложение №2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Виды документов, их классификация.  

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый  поиск  нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две большие группы. Первая - это  документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства  предприятием и его деятельностью. К ней относятся следующие виды документов:

-организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

-распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы, постановления);

-информационно-справочные и справочно-аналитические документы (акты, письма, факсы, справки, протоколы, докладные и объяснительные записки и др.).

Вторая группа - документы  по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений. Данные документы изучаются в соответствующих учебных курсах.

Документы могут классифицироваться:

по месту составления, по происхождению, по виду оформления и по форме.

По форме документы делятся на индивидуальные и типовые. Индивидуальными называют документы, текст которых характерен для каждого создаваемого заново документа и не повторяется в других (заявление, протокол собрания, докладная записка.). Типовые документы отражают однотипные управленческие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца (личный листок по учету кадров, личная карточка, приемная записка и др.). Постоянная часть таких документов печатается на бланке, а переменная оформляется работником кадровой службы от руки или заполняется в отдельных случаях на пишущей машинке или ЭВМ (например, оформление наградного листа).

2. Оформление реквизитов и документов.  

Юридическая сила документа  обеспечивается установленным для  каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов  оформления документа (подпись, дата, текст, печать, наименование автора документа  и др.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 1998 года и Изменения №1 этого стандарта, принятого Постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 №9-СТ и введенного в действие с 1 апреля 2000 г.

ГОСТ Р 6.30-97 установил максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов - 29. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

01 - государственный герб Российской Федерации,

02 - герб субъекта Российской  Федерации,

03 - эмблема организации  или товарный знак,

04 - код организации,

05 - код формы документа,

06 - наименование организации,

07 - справочные данные  об организации,

08 - наименование вида  документа,

09 - дата документа,

10 - регистрационный номер  документа,

11 - ссылка на регистрационный  номер и дату входящего документа,

12 - место составления  или издания документа,

13 - гриф ограничения  доступа к документу,

14 - адресат,

15 - гриф утверждения документа,

16 - резолюция,

17 - заголовок к тексту,

18 - отметка о контроле,

19 - текст документа,

20 - отметка о наличии  приложения,

21 - подпись,

22 - гриф согласования  документа,

23 - визы согласования  документа,

24 - печать,

25 - отметка о заверении копии,

26 - отметка об исполнителе,

27 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело,

28 - отметка о поступлении  документа,

29 - идентификатор электронной  копии документа. 

02 Герб субъекта  Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Гост Р 6.30-97 содержит специальный раздел «Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ». Данный раздел предусматривает, что «бланки документов с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают  только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти или иных государственных органов и учреждений. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров...» [4.С.9].

05 Код формы  документа

Код формы документа  проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД).

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных  к применению в народном хозяйстве.

Код унифицированной  формы документа в ОКУД состоит  из семи цифровых десятичных знаков и  контрольного числа (КЧ). Первые две цифры обозначают класс форм (принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации). Следующие две цифры - подкласс форм (общность содержания множества форм документов и направленность их использования).Последующие три цифры - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса. Последняя цифра - контрольное число.

Например, код Расчетной  ведомости по страховым взносам  в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким  образом:

09 - Унифицированная система  документации Пенсионного фонда,

01 - Документация по  учету и распределению средств,

004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд,

6 - контрольное число. 

Код по ОКУД впечатывается  при составлении конкретного  вида документа.

11 Ссылка на  регистрационный номер и дату  документа

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный номер и дату документа - запроса, на который дается ответ. Оформляется следующим образом: на № 02-13/36 от 04.09.2000.

При получении ответного  документа по этому реквизиту  подбирается копия инициативного  документа, на который пришел ответ, подкладывается к полученному ответу и только вместе эти документы идут в работу.

18 Отметка о  контроле

Данный реквизит проставляется  должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметка о контроле проставляется  на левом поле документа на уровне заголовка в виде буквы «К» (цветным карандашом или фломастером) или специальным штампом «Контроль».

19 Текст документа

Этот реквизит – основной элемент любого документа.

Текст составляют на русском  или национальном языке в соответствии с законодательством Российской федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут  только на русском языке при направлении  их:

- в федеральные органы  государственной власти, органы  государственной власти субъектов  российской Федерации;

- на предприятия, в  организации и их объединения,  не находящиеся в ведении данного  субъекта Российской федерации  или расположенные на территории  других субъектов Российской  Федерации.

Тексты документов могут  быть оформлены также в виде анкеты или таблицы.

При составлении  текста в виде анкеты наименования признаков  характеризуемого субъекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблиц должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например текста справки о  зарплате работника.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее созданных документов, указывают их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, наименование организации- автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и  т.д., то его следует разбивать  на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

3. Требования  к документам, изготавливаемым с  помощью печатных устройств.

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. 
       Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами.

       Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. 
Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. 
      Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. 
При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора: 
0 – от границы левого поля для печатания реквизитов;

1 – после пяти печатных  знаков для начала абзацев  в тексте; 
2 – после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов; 
3 – после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов; 
4 – после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»; 
5 – после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»; 
6 – после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»; 
7 – после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

      При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.

       При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

      Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, нижнее; 10 мм – правое; 15 мм – верхнее.

   4. Организация документооборота. Подготовка и регистрация отправляемых документов.

Документооборот – движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Документооборот образует потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и  действующих в пределах организации)  документов.

Объем документооборота рассчитывается по формуле:   

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

       При расчете  объема документооборота учитываются  только подлинники документов или их заверенные копии.      

Четкая  организация  документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.      

Основные  этапы документооборота:       

- составление и оформление документов;       

- движение документов по рабочим  местам;       

- прием документов в бухгалтерии;      

- сдача документов в архив.      

Процесс документооборота регулируется графиком, который выставляет главный бухгалтер  и утверждает руководитель предприятия.       

График  должен устанавливать на предприятии  рациональный документооборот.      

График  может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи  и сроков выполнения работ. Каждому  исполнителю вручается выписка  из графика документооборота, в ней  перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения  предприятия, куда представляются документы. Работники предприятия, которые  имеют дело с прохождением учетной  документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком. Ответственность  за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и добро-качественное создание документов и их передачу несут лица, составившие  документ, Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный  бухгалтер.

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку. 
      В начале, составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.

 После подписания  руководителем документа, отправляемого  организацией, на первом листе  документа, который оформляется  на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй — с визами согласования остается в деле организации.

На отправляемый документ заводится регистрационная карточка которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра - дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата. 
5.Защита информации в системах электронного документооборота.

Контроль доступа к  информации, программные средства: средства контроля доступа к документам, к Web-ресурсу.

Контроль доступа является одной из самых важных элементов защиты вашего персонального компьютера  и информации на нем. Доступ к защищенной информации должен быть ограничен, чтобы только люди, которые имеют право доступа, могли получать эту информацию. Компьютерные программы и во многих случаях чужеродные компьютеры посредством локальной сети, Интернета, беспроводной сети могут получить секретную информацию, которая не предназначена им. Это может нанести как финансовые, так и информационные потери. В связи с этим требуется механизм контроля доступа к защищенной информации. Сложность механизмов контроля доступа должна быть в паритете с ценностью информации, то есть чем более важной или ценной информация является, тем более сложным нужны механизмы контроля доступа. Основными механизмами контроля доступа является идентификация и аутентификация.

Идентификация присвоение субъектам и объектам идентификатора и (или) сравнение идентификатора с  перечнем присвоенных идентификаторов. Если человек делает заявление «Здравствуйте, меня зовут Вячеслав», он заявляет о том, кто он. Тем не менее, его заявление может и не быть правдой. Чтобы определить человека как Вячеслава необходимо проверить является ли этот человек таковым.

Аутентификация является актом проверки заявления личности. Когда, к примеру, Вячеслав идет в  банк и хочет снять со своего счета  денежную сумму, работник банка спрашивает паспорт, чтобы проверить подлинность. Банковский работник смотрит на человека и сверяет с фотографией в паспорте. Убедившись в подлинности заявления - выполняет операцию.

Существуют три различных типа информации, которая может быть использована для проверки подлинности: то, что вы знаете только вы, или то что есть только у вас. Примером того, что вы знаете могут быть такие вещи, как ПИН - код, пароль, или девичья фамилия вашей матери. Примерами того, что у вас есть, могут быть водительские права или магнитные карточки. Также это могут быть биометрические приборы. Примерами биометрии может быть отпечаток пальца, голос и сетчатка глаза. Строгая аутентификация требует предоставления информации от двух из трех различных типов аутентификации информации. Например, то, что вы знаете, а также кто вы. Это называется двухфакторная аутентификация. В компьютерных системах, используемых сегодня, Имя пользователя и пароль являются наиболее распространенной формой аутентификации. Имена пользователей и пароли достигли своей цели, но в нашем современном мире они не дают нам полной уверенности. Имена пользователей и пароли постепенно заменяются более сложными механизмами аутентификации.

После успешной идентификации  и аутентификации, человек или  программа получает в свое распоряжение именно те ресурсы к которым программа или человек имеют право доступа, а также какие действия будут допущены к выполнению (запуск, просмотр, создание, удаление или изменение). Это называется разрешения.

Криптозащита  и безопасные коммуникации, шифрование с помощью ключа.

Защита данных с помощью криптографических преобразований (преобразование данных шифрованием и (или) выработкой имитовставки) - одно из возможных решений проблемы их безопасности. Криптографическая защита данных представляет собой шифрование данных с целью скрыть их смысл. До тех пор, пока пользователь не идентифицирован по ключу, смысл данных ему не доступен.

Ряд данных критичен к  искажениям, которые нельзя обнаружить из контекста, поэтому используемые способы шифрования чувствительны  к искажению любого символа. Они  гарантируют не только высокую секретность, но и эффективное обнаружение любых искажений или ошибок.

Криптографическая защита, не требуя больших затрат, обеспечивает надежную защиту данных в информационных и телекоммуникационных сетях (ИТКС). Вместе с тем необходимо понимать, что умелая поддержка ряда административных мер должна защитить саму криптографию, ее ключи и людей от возможного обмана или угроз применения физической силы.

Криптография предполагает наличие трех компонент: данных, ключа  связи и криптографического преобразования.

Процесс шифрования с  помощью ключа заключается в  том, что открытый текст комбинируется  с цепочкой чисел (ключом) по правилам некоторого алгоритма (криптографического алгоритма) с целью получения  зашифрованного сообщения.  

Предположим, что мы хотим зашифровать открытый текст "Привет Вася" с помощью простейшего алгоритма - замены букв их номерами в алфавите. В результате мы получим зашифрованный текст вида: 17 18 10 3 6 20 3 1 19 33. Очевидно, что если посторонний узнает алгоритм шифрования, то использовать его в дальнейшем невозможно.   

Избежать данного недостатка возможно используя шифрование с  ключом.  Выпишем буквы текста и под ними запишем их номера в алфавите. Третей строчкой запишем буквы ключа, повторяя это слово на всю строку. Под буквами ключа запишем их номера в алфавите, а в четвертой строчке запишем сумму, которая и будет зашифрованным сообщением: 20 19 29 36 и т.д.  

Зная ключ и алгоритм, легко расшифровать сообщение: 20 - 3 = 17, а семнадцатая буква алфавита это "П" и т.д. Даже если злоумышленнику известен алгоритм, но не известен ключ, сообщение прочитать без длительной процедуры подбора ключа невозможно. Таким образом, один алгоритм можно использовать со многими ключами для разных каналов связи, закрепив за каждым корреспондентом отдельный ключ.  

Очевидно, что чем длиннее  ключ шифра, тем больше необходимо переборов  различных комбинаций при расшифровке  и тем соответственно сложнее  раскодировать сообщение. Шифры  с ключами длиной более 128 бит  называют сильными.

6. Использование унифицированных форм.

 Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках системы  унифицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов системы  с использованием, как правило, формуляра-образца;

разработку структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документов.

К унифицированным первичных  организаций  кадровых документов:

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1); 

- личная карточка работника (форма N Т-2);  

- штатное расписание (форма N Т-3);

 -учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма N T-4); -приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5); -приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(форма N Т-6);  

-график отпусков (форма N Т-7);

-приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8);

-приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

-командировочное удостоверение (форма N Т-10);

-приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11).

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 с 1 января 2013 года отменяется обязательное использование унифицированных форм первичной учетной документации, введенных в действие Постановлением Госкомстата РФ от 29.05.1998 N 57а, Минфина РФ от 18.06.1998 N 27н. В соответствии с названной статьей руководители российских организаций обязаны утвердить все формы используемых в хозяйственной деятельности первичных учетных документов.

Заявление директору учреждения на предоставление декретного отпуска.                                                                    

 Директору ООО «  Эльдорадо»

                                                                       Петрову И.И.

                                                                       от кладовщика

                                                                        Сидоровой Е.И.