Виды документов при приеме на работников

Содержание

 

 

 

1.Введение…………………………………………………………………….….3

2.Виды документов при приеме на работников…………………………….…4

3.Порядок оформления документов при приеме, перемещение и увольнение работников……………………………………………………………………….5

4.Практическое задание:  Составить проект контракта по найму, оплате и увольнению……………………………………………………………………..12

5. Заключение…………………………………………………………………..17

6. Список используемой  литературы…………………………………………18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Документационное обеспечение  управления или делопроизводство - одно из наиболее специфических направлений деятельности человека, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. Одной из важнейших черт делопроизводства является умение правильно составить и оформить документ, организовать работу с ним, что в свою очередь зависит от своевременности и правильности принятия управленческих решений.

Ведение многих документов предписывается законом, так как  в них отражается и учитывается  деятельность многих крупных предприятий, организаций и организация и ведение делом требует от работников профессиональных знаний и навыков.

Одной из важнейших функций  отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью целесообразно разработать  инструкции, которые определяли бы порядок оформления документов при приеме на работу, переводе, увольнении, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются  сведения, необходимые для осуществления гражданского права на труд, образование и т.д.

Целью реферата является систематизация, накопление и закрепление  знаний о порядке оформления документов при приеме на работу.

Основные задачи реферата:

- изучение порядка  заключения трудового договора;

- изучение ведения  трудовой книжки.

Цель и задачи реферата обусловили выбор его структуры. Реферат состоит из введения, двух частей, заключения, списка использованной при написании реферата литературы и приложений к работе.

В первой части реферата рассматривается порядок заключения трудового договора, порядок оформления документов при приеме на работу.

Во второй части реферата рассмотрено ведение трудовой книжки: сведения о работнике, работе, поощрениях, об увольнениях, учете и хранении трудовых книжек и т.д.

В заключении подведены  основные итоги реферата, рассказано о перспективах документоведения и  делопроизводства в кадровых структурах.

 

 

Виды документов при приеме работников.

 

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов в следующей последовательности: резюме, лично заявление , трудовой договор, приказ о приеме на работу (ф.№ Т-1 или Т-1а), запись в трудовой книжке , оформление личной книжки (Ф.№ Т-2 или Т-2ГС), бухгалтерия (открытие лицевого счета).

При приеме на работу работник должен предоставить следующие документы:

- заявление о приеме на работу;

- паспорт или иной  документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за  исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- документы воинского  учета – для военнообязанных  и лиц, подлежащих воинскому учету;

- документ об образовании,  о квалификации или наличии  специальных знаний – при поступлении  на работу, требующую специальных  знаний или специальной подготовки;

- медицинскую справку;

 

Порядок оформления документов при приеме, перемещение  и увольнение работников.

 

На основании этих документов оформляется приказ о приеме работника с которым он знакомится под роспись. В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда. Далее заполняется личная карточка работника.

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата  России от 06.04.01 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы  Т-2, за исключением Инструкции по применению и заполнению форм первичной и учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как обязательное требование к точному исполнению.

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие  документы работника:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документ об образовании; 

-страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- идентификационный налоговый номер;

- приказ о приеме  на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться  рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования  будут внесены неправильные записи  или не относящиеся к данному  заполнению сведения, форма Т-2 считается  испорченной и подлежит переписыванию.  Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей  или при отрицательных ответах  («не имеют», «не состою») кодируемая  часть данного реквизита остается  пустой.

3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами: например, 14 сентября 2008 г.

4. Кодируются даты  арабскими цифрами в следующем  порядке: число/месяц/год; например 23.04. 2008.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной постановлением от 06.04.01 №26.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу  лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации  и др.) рассчитывается на основании  записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Личная карточка Т-2 является основным учетным документом. Заполняется  в обязательном порядке на всех работников организации . Срок хранения каточки – 75 лет. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью менеджера по персоналу.

Трудовой договор, заключенный  в письменной форме – это акт  индивидуально-договорного характера, который должен отражать условия  труда работника и обязательства сторон, предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашениями.

Согласно Трудового  кодекса Российской Федерации трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником . В соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В трудовом договоре указываются:

– фамилия, имя, отчество работника;

– наименование работодателя, наименование организации;

– место работы;

– дата начала работы;

– наименование профессии в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудовая функция;

– права и обязанности  работника;

– характеристика условий  труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и  опасных условиях;

– режим труда и отдыха;

– условия оплаты труда;

– виды и условия социального  страхования.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых  оформляется как подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится в организации, а второй – у работника.

Трудовой договор вступает в законную силу с момента подписания его сторонами. Трудовой договор  аннулируется, если работник не приступил  к работе в установленный договором  срок без уважительной причины в течение недели.

После составления отчета о приеме, работник знакомится с  правилами внутреннего трудового  распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями.

При приеме на работу и  в процессе трудовой деятельности работника  у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на

работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. В то же время правовая регламентация сбора этих данных, их обработки, а также доступ к ним соответствующего работника отсутствует.

Содержащиеся в личном деле данные нередко носят конфиденциальный характер. Такая информация о работнике (персональные данные) представляет собой  сведения о фактах, событиях и иных обстоятельствах жизни и деятельности работника, посредством которых возможно идентифицировать его личность.

Сегодня, когда широко используются автоматизированные информационные системы и их технологии, информация о любом работнике, состоящем с работодателем в трудовых отношениях, может стать в той или иной мере открытой и при определенных обстоятельствах привести к ущемлению (или умалению) его прав и законных интересов, причинить работнику материальный ущерб и моральный вред. Это и другие возможные обстоятельства предопределили необходимость правового закрепления принципов, касающихся, в частности, обработки персональных данных работников, положений о порядке их хранения и использования в организации, о передаче персональных данных и правах работников по их защите, а также об ответственности лиц за невыполнение требований правовых норм, регулирующих указанные вопросы.

Оформление документов при переводе работника

Условия и порядок  перевода на другую работу определяется трудовым кодексом Российской Федерации.

Согласно законодательству допускается  три вида перевода:

перевод на работу на том же предприятии;

перевод на другое предприятие;

перевод в другую местность (возможно вместе с предприятием).

Все изменения трудового договора допускаются только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа (распоряжения) о переводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которую конкретно предполагается перевод работника.

Перевод в другое структурное подразделение оформляется приказом о переводе работника на другую работу. На основании приказа менеджером по персоналу делается пометка в личной карточке, запись в трудовой книжке и других документах.

Оформление перевода работника  на другое предприятие (п.5 ст.77 ТК РФ) производится в следующем порядке.

работник, давший согласие на перевод или возбудивший ходатайство  о переводе, подает письменное заявление  на имя своего непосредственного  руководителя с изложением мотивов  перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;

его непосредственный руководитель рассматривает  заявление, и при согласии на перевод  отдел кадров оформляет соответствующие  документы – представление на перевод в 2 экземплярах, заявление  работника, характеристику;

руководитель принимающего предприятия  после получения документов решает вопрос о приеме работника на работу и дает ответ руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;

при получении согласия на перевод  прежний руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности.

Заявление об увольнение работник пишет  за две недели до предполагаемого  срока увольнения с работы. В заявлении  указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается руководителем . На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора . В соответствии с резолюцией директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.

На основании оформляемого приказа  делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении.

На основании этого же приказа  делается запись в трудовой книжке, дата и причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.

В соответствии с п.5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении трудового  договора) в трудовой книжке работника  производится в следующем порядке:

в графе 1 раздела «Сведения о  работе» ставится порядковый номер  записи;

в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения  трудового договора) со ссылкой на пункт и статью закона (Трудового  кодекса РФ);

в графе 4 указывается  наименование документа, на основании  которого внесена запись, его дата и номер.

Датой увольнения работника считается последний день его работы (ст.77 ТК РФ). Например, последним днем работы работника является 10 января 2004 г. В этом случае в графе 2 раздела «Сведения о работе» необходимо указать дату «10 01 2004».

При прекращении трудового  договора по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п.4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, при увольнении работника по собственному желанию в качестве основания увольнения в трудовую книжку вносится п.3 ст.77 ТК РФ, а не ст.80 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст.81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.

При прекращении трудового  договора по обстоятельствам, не зависящим  от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового  договора со ссылкой на соответствующий пункт ст.83 ТК РФ.

Следует помнить, что  при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает  предоставление определенных льгот  и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин .

Сведения об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в  связи с переводом работника  на другую постоянную работу к другому  работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность).

При увольнении работника  в связи с его переводом  на другую постоянную работу к другому  работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о  работе» трудовой книжки необходимо указать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

Затем делается запись о  выдаче трудовой книжки в книге учета  движения трудовых книжек.

Трудовой договор, заключенный  между работником и работодателем может быть расторгнут по разным причинам. Основание для прекращения трудового договора устанавливает Трудовой кодекс Российской Федерации.

Документы комплектуются  для передачи в архив, затем личная карточка перемещается в картотеку  уволенных.

 

Практическое  задание: Составить проект контракта по найму, оплате и увольнения.

 

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

 

       г.__МОСКВА                                                                         20.01.2010_г.

 

ООО «Деловой мир»

 именуемв дальнейшем Фирма, в лице Генерального директора г-на Иванова Михаила Ивановича

 действующего на  основании               Устава                                  с одной

стороны, и г-н Тутеев Александр Михайлович,

именуем в дальнейшем Агент, в лице  работника с другой

стороны, именуемые  в  дальнейшем  Стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

 

     1. Предмет  договора

     1.1. Фирма   предоставляет Агенту  монопольное  право  на  выполнение

агентских функций по маркетингу и возможности поставки продукции Фирмы

(Приложение 1) на территорию  России, именуемую в дальнейшем Территория.

 

     2. Обязательства  Агента

     2.1.  В   соответствии  с   предметом   настоящего   договора  Агент

обязуется:

     - оказывать  содействие продвижению продукции  Фирмы с использованием

рекламных и  ознакомительных  материалов,  поставленных Фирмой,  а  также

осуществлять  активные   действия  по   содействию  Фирме  в  заключении

договоров по продаже  ее продукции на Территории;

     - изучать   Территорию с целью выявления  потенциальных заказчиков на

продукцию Фирмы;

     - проводить   анализ наличия у потенциальных заказчиков необходимых

разрешений для осуществления  их проектов, их платежеспособности;

     - распространять  рекламные материалы, связанные  с продукцией Фирмы,

и проводить представление  этой продукции;

     - информировать  Фирму о необходимости проведения переговоров;

     -   содействовать   организации   встреч   и   технико-коммерческих

переговоров между представителями  Фирмы и заказчиками;

     - содействовать  заключению между Фирмой и  заказчиком взаимовыгодного

договора;

    - проводить консультирование по  правовым и коммерческим вопросам

экспортно-импортного регулирования  на Территории в связи с заключаемыми

Фирмой договорами.

     2.2. Агент  не имеет права заключать договоры  от имени Фирмы.

     2.3.  Агент   пользуется  независимостью  в отношении собственной

деятельности.

     2.4.  Агент   обязуется  строго  придерживаться  директив  Фирмы  в

отношении цен, условий  поставок и платежей.

     2.5.  Агент   вправе  обращаться  с  коммерческими   предложениями  к

заказчикам только с письменного согласия Фирмы.

 

     3. Обязательства  Фирмы.

     3.1.  В   соответствии  с   предметом   настоящего   договора  Фирма

обязуется:

     -  обеспечить   Агента  необходимыми   действующими  рекламными   и

ознакомительными материалами, связанными с продукцией;

     - обеспечивать  Агента  информацией  об  ориентировочных   ценах  на

продукцию;

     - передавать  через  Агента  коммерческие  предложения  заказчикам,

выявленным Агентом;

     - передавать  Агенту отчеты  о продажах, совершенных при содействии

Агента, и  копии договоров  между Фирмой  и  заказчиком,  заключенных  в

соответствии с настоящим  договором;

     - проводить   технические и  коммерческие  переговоры  по  проектам,

возникающим в результате действий Агента либо с его участием.

     3.2. Фирма   обязуется  своевременно  и   полностью  оплатить  Агенту

вознаграждение, причитающееся  ему в соответствии с настоящим  договором.

 

     4. Размер  вознаграждения и порядок платежей.

     4.1. За выполнение  работ  по настоящему  договору  Фирма  обязуется

уплатить Агенту  вознаграждение в  размере _5__% от продажной стоимости

поставляемой Фирмой продукции по договору, заключение которого связано с функциями Агента.

     4.2.  В   случае,  когда  Агент  выступает   в  качестве  покупателя

(импортера) продукции  фирмы, действуют положения предыдущего  подпункта.

     4.3.   Фирма    обязуется   оплатить   Агенту   причитающееся   ему

вознаграждение в течение _5_ дневного срока после оплаты заказчиком

счетов за поставленную Фирмой продукцию в валюте договора.

     4.4. Оплата  договора производится  путем  перевода  соответствующих

сумм на  счет Агента  в банке.  Подтверждение  банком  Агента  получения

перевода является доказательством  выполнения Фирмой ее обязательств.

     4.5. Стороны   могут договориться о приобретении Фирмой для Агента в

счет  причитающегося   ему   по   настоящему   договору   вознаграждения

необходимого  оборудования,   машин,  приборов   и   другой   продукции.

Конкретный перечень указанной продукции Стороны  согласуют дополнительно.

     4.6. Настоящим  договором не покрываются услуги:

     - по сервису,  осуществляемому после продажи

     - по вводу  продукции в эксплуатацию

     - техническому  обслуживанию и обучению.

 

     5. Заключительные  положения

     5.1. Настоящий   договор вступает в силу после подписания его Фирмой

и Агентом  и будет  действовать в  течение 6 месяцев  со дня его

подписания. Срок его  действия автоматически продлевается на 6 месяцев

при условии,  что ни  одна из  сторон не  уведомит другую  об отказе  от

договора за два месяца до даты его истечения.

     5.2. Настоящий   договор может быть расторгнут в 14 дневный срок  после предоставления одной из сторон письменного заявления в случае неисполнения другой стороной своих обязательств по договору.

     5.3.  Все   приложения   к   настоящему   договору   являются   его

неотъемлемыми частями.

     5.4. Договор   будет считаться законченным  после выполнения взаимных

обязательств и урегулирования всех расчетов между Фирмой и Агентом.

     5.5. В   случае возникновения  споров по  вопросам,  предусмотренным

настоящим договором  или в  связи с  ним,  стороны  примут  все  меры  к

разрешению их путем  переговоров между собой.

     5.6. В   случае невозможности  урегулирования  возможных  споров  по

настоящему договору  или в связи с ним путем переговоров такие споры не

подлежат подсудности  общим судам  и будут  рассмотрены  в соответствии с

законодательством страны-ответчика  в соответствующем  Арбитражном  суде

страны-ответчика по  правилам регламента указанного суда. Решение такого

Арбитражного  суда  будет  являться  окончательным  и  обязательным  для

Сторон.

     5.7. Настоящий   договор составлен  в двух  экземплярах  на  русском

языке, по одному экземпляру для каждой стороны.

 

     Юридические  адреса сторон:

Фирма:_ООО Деловой мир 121125 МОСКВА ул.Тверская д. 25/2 стр.2

ИНН/КПП 7724890909/772421304  Т. (495) 9959876

Генеральный директор                                           М.И. ИВАНОВ

Агент: Тутеев Александр Михайлович  127490 Москва ул.Нагорная д.30 кв 12.

Агент                                                                          А.М.Тутеев

 

М.П

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Цель разработки организационных  документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между  организацией и работниками.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами руководителя.

Одна из важнейших  функций организации работы с  документами – функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов работников.

Проблема работы с  электронной информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом  в целях совершенствования службы кадров является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.

Руководитель организации  должен учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе  работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных  мест не являются сведениями конфиденциального  характера. Вместе с другими документами  организации, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Залог успеха организации  – эффективный персонал, поэтому  востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом.

                           

Список используемой литературы

1. Трудовой кодекс  Российской Федерации от 30.12. 2005 г.  утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.

2. Федеральный закон  РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и  защите информации» (принят ГД  ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства  РФ. – 2006. - №31 (1ч).

3. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

4. «Об утверждении  унифицированных форм первичной  и учетной документации по  учета труда и его оплаты»  Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. - №3. – 2006.

5. Государственная система  ДОУ. Основные положения. Общие  требования к документам и  служба ДОУ. – М.: ВНИДАД 1991. –  74 с. 

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

7. Типовая инструкция  по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.

7. Андреева В.И. Делопроизводство  в кадровой службе // Справочник  кадровика. - 2003. - №5. - С.7