Влияние информационных технологий на организационную структуру предприятия

Содержание

1. Информационные технологии

Толковый словарь по информатике дает следующее определение информационной технологии. Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надежности и оперативности.

Цель функционирования этой цепочки, т.е. информационной технологии, – это снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса и повышение их надежности и оперативности.

Эффективность информационной технологии определяется, в конечном счете, квалификацией  субъектов процессов информатизации. При этом технологии должны быть максимально доступны потребителям.

В бизнесе применение компьютера состоит  в идентификации задачных ситуаций, их классификации и использовании  для их решения общих средств (технических и программных), которые  называются технологиями. Технология – это правила действия с использованием каких-либо средств, которые являются общими для целой совокупности задач или задачных ситуаций. Если реализация технологии направлена на выработку управляющего воздействия, то это технология управления.

Применение автоматизированных информационных технологий управления позволило представить в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта для реализации и организации социальных процессов. При этом предполагается экономия затрат труда, времени и других материальных ресурсов, необходимых для осуществления этих процессов. Поэтому АИТУ играют важную стратегическую роль, которая постоянно возрастает. Это объясняется рядом свойств, присущих автоматизированным информационным технологиям, которые:

• позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, что экономит другие виды ресурсов;
• реализуют наиболее важные, интеллектуальные функции социальных и экономических процессов;
• позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы в период становления информационного общества;
• обеспечивают информационное взаимодействие людей, что способствует распространению массовой информации. Информационные технологии быстро ассимилируются культурой общества, снимают многие социальные, бытовые и производственные проблемы, расширяют внутренние и международные экономические и культурные связи, влияют на миграцию населения по планете;
• занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, развитии системы образования, культуры и новых (экранных) форм искусства, популяризации шедевров мировой культуры и истории развития человечества;
• играют ключевую роль в процессах получения, накопления, распространения новых знаний;
• позволяют реализовать методы информационного моделирования глобальных процессов, что обеспечивает возможность прогнозирования многих природных ситуаций в регионах повышенной социальной и политической напряженности, экологических катастроф, крупных технологических аварий.

Структура конкретной автоматизированной информационной технологии управления для своей реализации предполагает наличие трех компонент:

• комплекса технических средств, состоящего из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники;
• системы программных средств, состоящей из системного (общего) и прикладного программного обеспечения;
• системы организационно-методического обеспечения, включающей инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной АИТУ обеспечения управленческой деятельности.

Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТУ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров, были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

Новая информационная технология – это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

Зарубежные специалисты выделяют пять основных тенденций развития информационных технологий управления:

1. к изменению характеристик информационного продукта, который все больше превращается в гибрид между результатом расчетно-аналитической работы и специфической услугой, предоставляемой индивидуальному пользователю персонального компьютера;
2. к параллельному взаимодействию логических АИТУ, совмещению всех типов информации (текста, графики, цифр, звуков) с ориентацией на одновременное восприятие человеком посредством органов чувств;
3. к ликвидации всех промежуточных звеньев на пути от источника информации к ее потребителю (например, становится возможным непосредственное общение автора и читателя, продавца и покупателя, певца и слушателя, ученых между собой, преподавателя и обучающегося, специалистов через систему видеоконференций, электронную почту и т. п.);
4. к глобализации информационных технологий в результате использования спутниковой связи и всемирной сети Internet, благодаря чему люди смогут общаться между собой и с общей базой данных, находясь в любой точке планеты (ведущая тенденция);
5. к конвергенции, рассматриваемой как последняя черта современного процесса развития АИТУ, которая заключается в стирании различий между сферами материального производства и информационного бизнеса, в максимальной диверсификации деятельности фирм, взаимопроникновении различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы услуг.

2. Современные организационные структуры

В условиях использования  новых информационных технологий многие компании перестраивают свою традиционную иерархическую структуру, основанную на функциональной специализации и  централизованной системе вертикального  подчинения. Традиционная иерархическая структура пригодна, когда:

1. все виды деятельности можно разделить на простые, повторяемые операции, которым можно легко и быстро обучить персонал, а затем эффективно проводить их в массовом порядке;
2. функциональная специализация менеджеров и повышение их профессионализма обеспечивают существенные выгоды;
3. нужды потребителей в достаточной степени стандартны, что позволяет легко найти способы их удовлетворения.

Но традиционная структура  становится своего рода тормозом в  развитии тех видов деятельности, где:

• предпочтения потребителей концентрируются не на стандартизованных товарах, а на товарах, сделанных на заказ и имеющих особые свойства;
• сокращается продолжительность жизненного цикла товара, массовое производство заменяется на мелкосерийное;
• потребители предпочитают индивидуальный подход;
• высоки темпы технологических изменений;
• рыночные условия изменчивы.

В этих условиях многоуровневые иерархические управленческие структуры  и функциональные бюрократии, заставляющие работников ждать решений сверху, не могут адекватно отвечать на запросы потребителей и быстро приспосабливаться к изменяющимся условиям рынка. Смещение функций, выполнение строго конкретных заданий, раздробленность производственного процесса, многоуровневая структура управления, централизованная система принятия решений, растущая бюрократизация среднего управленческого звена, раздутая система проверки и контроля, замедленная реакция – все это может свести на «нет» конкурентное преимущество в условиях быстроменяющейся рыночной ситуации.

 В условиях рынка успех компании зависит от принятия стратегий, отличающихся существенными организационными возможностями, что позволяет фирме:

• быстро реагировать на изменение потребительских предпочтений и внешней конкурентной среды;
• сокращать продолжительность периода разработки товара до его выведения на рынок;
• обеспечивать качество «с первого раза»;
• производить несколько модификаций товара и выпускать товары на заказ;
• сокращать сроки доставки;
• четко выполнять заказы;
• использовать индивидуальный подход к обслуживанию потребителей;
• оперативно внедрять новые технологии и развивать творчество и инновационный процесс;
• оперативно реагировать на развитие конкуренции.

С появлением этих новых  компонентов деловой стратегии  происходит революция в корпоративной  организации.

Современные типы организационных структур обладают следующими характеристиками:

• меньшее число уровней управления;
• создание рабочих групп, состоящих из специалистов разных профессий, а также проектных групп;
• изменение рабочих процессов для сокращения степени их раздробленности между разными функциональными отделами;
• небольшой штат сотрудников, выполняющих поддерживающие (обеспечивающие) функции;
• партнерские отношения с основными поставщиками;
• наделение полномочиями руководителей нижнего уровня и рядовых сотрудников;
• свободный обмен информацией по вертикали и горизонтали;
• оснащенность компьютерами и системами телекоммуникации;
• акцент не на деятельности как таковой, а на результате.

Новые организационные  структуры более «плоские», децентрализованные, компактные, имеют меньше уровней управления, быстрее реагируют на изменение, открыты для нововведений. Движущей силой в таких структурах стали сотрудники, уполномоченные действовать по своему усмотрению, вносить изменения в рабочие процессы, а также самоуправляемые рабочие группы. Сфера компетенции отдельных сотрудников имеет менее жесткие рамки. Эти сотрудники имеют доступ к нужной информации и пользуются широкой самостоятельностью. При этом отпадает необходимость в большом штате менеджеров, так как принятие решений становится задачей каждого конкретного сотрудника или рабочей группы.

Новые организационные  структуры способствуют более успешной реализации выбранной стратегии, так  как работа отделов должным образом  скоординирована и интегрирована, независимые операции (шаги) и задачи объединены в задание, поручаемое одному сотруднику, задания интегрируются для последующей передачи их исполнителям. Эти структуры позволяют уменьшить раздробленность рабочих процессов и сократить накладные расходы (это основные цели реинжиниринга).

Разработку и внедрение  новых организационных структур управления обычно рекомендуется осуществлять в следующей последовательности:

• составить общую схему бизнес-процесса, включая связи с другими видами деятельности в цепочке ценностей;
• попытаться упростить процесс, исключая из него определенные участки и анализируя возможность модернизации оставшихся;
• определить, какие участки могут быть автоматизированы (обычно это простые, повторяемые операции, которые могут обеспечить новые возможности и выигрыш от высокой производительности в будущем);
• оценить степень важности каждого участка процесса (каждый вид деятельности) для реализации стратегии предприятия;
• взвесить все «за и против» относительно выведения за пределы компаний тех видов деятельности, которые не являются основными и не вносят существенного вклада в развитие организационных возможностей и обеспечение конкурентных преимуществ;
• разработать новую структуру для выполнения оставшихся видов деятельности: реорганизовать персонал (отдельных сотрудников и группы) в соответствии с новой организационной структурой.

Развитие информационных технологий управления в корне изменяет методы координации и контроля, снижает  роль личного наблюдения за работой подчиненных и бюрократических форм согласования тех или иных решений. Новыми явлениями стали сетевые коммуникации и виртуальные офисы, повысившие самостоятельность работников, а также расширение участков прямых связей с клиентами.

Виртуальное предприятие представляет собой полностью интегрированную организацию, в которой информационные потоки пронизывают все службы и отделы. Его структура определяется принципами наиболее полной адаптации к изменениям внешней среды, максимально быстрой реакции на них и максимальной гибкости организационной структуры. Основные черты виртуальных предприятий: непременное последовательное и эффективное использование современных информационных и коммуникационных технологий; динамичная увязка и объединение компетенций партнеров; территориальная независимость; открытость и гибкость.               

3. Влияние информационных технологий на организационную структуру предприятия

Современные компании для  совершенствования методов работы применяют информационные технологии, изменяющие организационную структуру компании, способствующие разработке новых организационных взаимосвязей, которые ранее экономически были невозможны. Информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной средой для капиталовложений.

Под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят изменения в организации и технике управления по следующим направлениям:

1. меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя;
2. осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя;
3. изменяются средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров.

Меняются методы и  техника коммуникационных отношений  руководителя с подчиненными и вышестоящими органами управления. Автоматизированный офис предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя: умению и навыкам пользоваться сложной техникой управления, определения стратегии развития системы, руководства коллективом и направления его деятельности.

Особое место занимает умение разрешать конфликты, быстро реагировать на возникшие проблемы, обосновывать принятые решения и своевременно доводить их до исполнителей.

Творческий подход к  решению управленческих задач и  развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий.

С развитием информационных технологий и расширением сферы  использования сети «Интернет» растет ее влияние на управление компаниями.

Каждая компания имеет  возможность создать свой сайт в  сети Интернет. Если раньше эффективность информационных технологий измерялась ускорением деловых связей и процессов принятия решений, то теперь работа с сайтами открывает новые возможности по многим направлениям деятельности компании, таким как: отслеживание статистики посещений сайта; создание мультимедийного имиджа компании; создание базы данных поставщиков и заказчиков; осуществление электронных платежей; создание центра реагирования на запросы клиентов; осуществление разнообразных методов оплаты продукции и услуг.

Первые исследования указывают на то, что, прежде всего информационная система сокращает число менеджеров средней руки, так как проанализированная информация может поступать уже непосредственно главному менеджеру. Но современные исследования критикуют эту теорию. Они говорят о том, что нельзя забывать о других функциях менеджеров, которые не могут управляться информационной системой, и что подобное влияние – это всего лишь одно из многих, и говорить о нем как о тренде не имеет смысла. Теоретически информационная система может уменьшить средний уровень иерархии, но увеличивает при этом высший, улучшая обратную связь.

Другие теории говорят  о том, что информационная система поставляет средним менеджерам гораздо больше информации, ввиду чего они принимают более важные решения и потребность в низшем уровне иерархии отпадает. Результаты видны в структуре типа бриллианта. Также есть социальные теории о малом влиянии информационных систем на менеджеров.

В любом случае внедрение  информационных технологий приводит к  изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих производства (производство, сборка, обработка и хранение материалов, хранение и обслуживание инструментов, контроль качества) и появлению новых структурных подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.

Одна из тенденций  развития информационных технологий приводит к ликвидации промежуточных звеньев  внутри предприятий и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а также между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению организационной структуры предприятия. Ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

При внедрении информационной технологии в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется  на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается  к организационной структуре  и происходит лишь модернизация методов  работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии – необходимость  непрерывных изменений формы  представления информации, приспособленной  к конкретным технологическим методам  и техническим средствам. Любое  оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии.

К достоинствам стратегии  можно отнести минимальные степень  риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется  на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам  следует отнести:

• существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;
• наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии  являются:

• рационализация организационной структуры фирмы;
• максимальная занятость всех работников;
• высокий профессиональный уровень;
• интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы  уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между  собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Централизация власти. Существуют две тенденции при установлении степени централизации. Первая тенденция – это централизация власти. Часто в этом случае имеет место и централизация принятия решений. Но существует также другая – современные информационные системы позволяют принимать важные решения нижним уровням управления. В этом случае мы будем говорить о децентрализации принятия решений. Верхний слой управления делегирует больше ответственности среднему менеджменту, но оставляет за собой возможность контроля. В этом случае мы видим децентрализацию принятия решений и централизацию контроля власти.

Изменение в  формализации. Информационная система может также повлиять на степень формализации организации. Здесь под формализацией понимается степень, в которой организация зависит от формальных правил и уставов операций. В неформальной организации используется меньше правил и формальных процедур.

Использование информационной системы может повлиять во многих направлениях. Большинство старых централизованных систем не являются гибкими. С другой стороны, использование информационных систем приносит ряд преимуществ. В конце концов, ввиду того, что маленькие организации менее формальны, информационные технологии могут уменьшить формализованность путем уменьшения размеров организации.

Список использованных источников

1. Черкасов Ю.М. Информационные технологии управления: Учебное пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 216 с
2. Влияние информационной системы на организационную структуру [Электронный ресурс] / Бизнес тренинги. Информационные технологии. Официальный сайт. – Режим доступа: http://www.training-world.ru/business/infomation/385/, свободный. – Загл. с экрана
3. Информационные технологии [Электронный ресурс] / Информационные технологии. Официальный сайт. – Режим доступа: http://technologies.su/ свободный. – Загл. с экрана