Влияние внешней среды на разработку и реализацию управленческих решений. 2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Общая характеристика  внешней среды и ее влияние  на принятие и реализацию управленческих  решений. 4

2. Анализ  факторов внешней среды прямого  и косвенного воздействия. 7

3. Решение  конкретной управленческой задачи  с учетом влияния внешних факторов. 10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 12

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 13

Ситуация 14

Тест 15

ВВЕДЕНИЕ

Разработка управленческих решений является одним из наиболее важных управленческих процессов.  От эффективности управленческих решений во многом зависит успех дела,  а подчас и само существование фирмы. Процесс разработки и принятия управленческих решений начинается с определения целей. Цели должны быть реальными, четко сформулированными,  измеримыми и увязанными со всеми остальными целями деятельности предприятия. 

Огромное значение имеет  сбор и анализ информации, необходимой  для принятия эффективного управленческого  решения. Тут немаловажную роль занимает изучение внешней среды предприятия. Особенно это важно сейчас, когда руководителям приходится принимать решения в условиях все возрастающей неопределенности, вызванной обострением конкурентной борьбы,  постоянным  изменением нормативно-правовой базы, динамичным,  ускоренным изменением социально-экономических условий, лавинообразным нарастанием объема информации, с учетом которой приходится принимать решения.  

Целью написания данной работы является изучение влияния внешней среды предприятия на разработку и реализацию управленческих решений.

Перед автором работы стоят  следующие задачи по раскрытию темы:

• изучение понятия «управленческого  решения», рассмотрение подходов изучения науки об управлении,
• изучение понятия «внешней среды», непосредственно влияющей на принятие управленческих решений;
• изучение характеристик внешней среды;
• рассмотрение факторов внешней среды прямого  и косвенного воздействия;
• рассмотрение конкретной ситуации принятия управленческого решения под влиянием внешней среды на примере ООО КД «Иона».

1. Общая  характеристика внешней среды  и ее влияние на принятие и реализацию управленческих решений.

В управленческой мысли представление  о значении внешнего окружения и  необходимости учитывать силы, внешние  по отношению к организации, появилось  в конце 50-х гг. Это стало одним  из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку  подчеркивалась необходимость для  руководителя рассматривать свою организацию  как целостность, состоящую из взаимосвязанных  частей, в свою очередь опутанных  связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными  внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и  влияющими на нее соответствующим  образом.[4]

Системный и ситуационный взгляды на вещи привлекли внимание как реакция на изменения, в возрастающей мере влиявшие на успешность действий организации. Сегодняшние изменения  во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее  внимание, чем когда-либо. Как пишет  Элвар Элбинп «Внешнее окружение  организации все больше становится источником проблем для современных  руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций  — деловых, образовательных, государственных  — под влиянием недавних событий  в мире были вынуждены сосредоточить  внимание на быстро изменяющейся среде  и ее воздействиях на внутреннее строение организации».

Даже если бы изменения  не были столь значительны, руководителям  все равно пришлось бы учитывать  среду, поскольку организация как  открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.

В этом отношении организации  подобны биологическим организмам. Согласно теории эволюции Чарльза Дарвина, сохранившиеся виды выжили потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в своей среде. И  организации вынуждены приспосабливаться  к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. Таким образом, руководитель должен исповедовать дарвинизм в среде организаций, чтобы в мире быстрых изменений, где выживают только приспособившиеся, его организация не оказалась в числе исчезнувших.

Первая проблема, с которой  сталкивается руководитель, желающий исходить из принципа открытых систем, — определение внешней среды. Руководство, очевидно, должно ограничить учет внешнего окружения только теми аспектами, от которых решающим образом  зависит успех организации. Многие факторы внешней среды могут влиять на организацию. Подчеркивая диверсифицированность воздействия окружения, Штейнер и Майнер указывают: «В прошлом руководители концентрировали внимание на экономических и технических обстоятельствах. Однако в последнее время изменение установок людей, социальных ценностей, политических сил и сферы юридической ответственности заставили руководителей расширить спектр требующих учета внешних воздействий».

ВЗАИМОСВЯЗАННОСТЬ ФАКТОРОВ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ — это уровень  силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой  внутренней переменной может сказываться  на других, изменение одного фактора  окружения может обусловливать  изменение других.

Факт взаимосвязанности  особенно значим для мирового рынка. Согласно РОБЕРТУ Б. РЕЙЧУ, экономисту из Гарвардского университета, «земной  шар быстро превращается в единый рынок. Товары становятся все дешевле, независимо от национальных границ».

Взаимосвязанность различных  факторов внешней среды, как считают  ЭМЕРИ и ТРИСТ, должна была превратить среду современных организаций  в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние  факторы изолированно. Они должны понять, что эти факторы взаимосвязаны  и изменяются.[6]

Под СЛОЖНОСТЬЮ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ  понимается число факторов, на которые  организация обязана реагировать, а также уровень вариативности  каждого фактора.

Если говорить о числе  внешних факторов, на которые организация  вынуждена реагировать, то если на нее  давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с  профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация  находится в более сложном  окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном  изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько  исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими  фирмами своей страны, должна считать  условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти  параметры иные. [2]

ПОДВИЖНОСТЬ СРЕДЫ — это  скорость, с которой происходят изменения  в окружении организации. Многие исследователи указывали, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

Однако при том, что  эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых внешняя  среда особенно подвижна. Например, два исследователя обнаружили, что  скорость изменения технологии и  параметров конкурентной борьбы в фармацевтической, химической и электронной промышленности выше, чем в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям и  кондитерской промышленности. Быстрые  изменения происходят в авиационно-космической  промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и сфере телекоммуникаций. Менее заметные относительные изменения  затрагивают мебельную промышленность, производство тары и упаковочных  материалов, а также пищевых консервов. [6]

Таблица 1. Характеристики внешней среды

НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ ВНЕШНЕЙ  СРЕДЫ является функцией количества информации, которой располагает  организация (или лицо) по поводу конкретного  фактора, а также функцией уверенности  в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется  адекватная информация и есть основания  считать ее высоконадежной. [1]

2. Анализ  факторов внешней среды прямого  и косвенного воздействия.

В общем, внешнюю среду организации можно охарактеризовать как всю совокупность факторов, влияющих на деятельность организации, а именно: потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, а также наука, культура, состояние общества и природные явления.

Поскольку факторы внешней  среды имеют различную силу влияния  на организацию, их разделяют на прямые и косвенные факторы, а всю  внешнюю среду на среду прямого  и косвенного действия. [1]

Рассмотрим факторы прямого  воздействия внешней среды.

Потребители - это те лица, которые заинтересованы или могут быть заинтересованы производимыми организацией товарами или услугами. Известный специалист в области управления П. Друкер считал, что единственная подлинная цель любого бизнеса - это создание потребителя. Принципиально всех потребителей можно разделить на четыре большие группы:

• конечные потребители, или население;
• промышленные потребители, представители различных отраслей хозяйства;
• посредники или торговые организации, которые приобретают товар для перепродажи;
• государство, как хозяйствующий субъект.

Конкуренты. Важной составляющей внешней среды являются конкуренты. Каждый руководитель должен осознавать, что если он не будет удовлетворять своих потребителей также эффективно (с определенными качеством и ценой), как и его конкуренты, то долго предприятие в рыночных условиях существовать не сможет. Под конкурентами подразумеваются не только те компании, которые предлагают такие же товары, но с другой маркой, но и компании, выпускающие заменители. [5]

Поставщики. Для ведения хозяйственной деятельности каждой компании нужны внешние поставки: сырье, материалы, трудовые ресурсы, капитал. В этом случае возникает прямая зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих поставки указанных ресурсов.

Общественные  организации. Некоторые общественные организации также оказывают непосредственное влияние на деятельность предприятий. Особенно это воздействие усилилось за последние годы. Хорошо известно влияние профсоюзных организаций, которые борются за права работников, тем самым устанавливая баланс отношений между собственниками и наемными рабочими. Расширяется влияние организаций, борющихся за права потребителей и за экологическую чистоту.

Законодательство. Государство оказывает воздействие на организации преимущественно через законодательное регулирование деятельности. Количество и сложность законов, непосредственно посвященных бизнесу, резко возросли. Претерпевают изменения различные формы отчетности предприятий и организаций, изменяется налоговое и таможенное регулирование. Состояние законодательства характеризуется сложностью и подвижностью, а зачастую даже неопределенностью. [7]

Под средой косвенного воздействия  понимаются факторы, которые могут  не оказывать непосредственного  и немедленного влияния на деятельность, но, тем не менее, в перспективе  могут сказываться на ней. Здесь  речь идет о состоянии экономики  в целом, научно-техническом развитии, социокультурных и политических изменениях.

Экономические факторы. Факторы в экономической окружающей среде должны постоянно оцениваться, т. к. состояние экономики влияет на цели фирмы и способы их достижения. Это темпы инфляции, международный платежный баланс, уровни занятости населения, ставки кредитования бизнеса и т. д. Каждый из них может представлять либо угрозу, либо новую возможность для предприятия.

Политические  факторы. Для бизнеса имеет большое значение политическая стабильность в обществе. От этого зависит уровень притока инвестиций и другого рода ресурсов в определенный регион. Отношение административных органов власти к бизнесу выражается в установлении различных льгот или пошлин, которые либо развивают бизнес в регионе, либо вытесняют сто, создавая неравноправные условия для различных организаций.

Социокультурные факторы. При организации деятельности нельзя не учитывать ту культурную среду, в которой она происходит. Речь идет, прежде всего, о преобладающих в обществе жизненных ценностях и традициях. На этой основе базируется стандарт поведения.

Научно-технический  прогресс. Этот фактор определяет возможность повышать эффективность производства, а, следовательно, эффективность способов удовлетворения потребителей. Для того чтобы организация могла быть конкурентоспособной, необходимо собирать, хранить и распределять большие объемы информации о новациях, возникающих в среде деятельности.

Международные факторы. В современном мире присутствует тенденция глобализации рынка. Это значит, что стираются границы между бизнесом в различных странах, развиваются транснациональные корпорации, все большее влияние имеют международные экономические и политические организации. [3]

3. Решение  конкретной управленческой задачи  с учетом влияния внешних факторов.

Перед ООО КД «Иона» встала задача: каким образом максимально  увеличить прибыль от продажи  конфет в период Новогодних праздников? Было принято следующее управленческое решение: организовать упаковку подарочных наборов конфет разного веса и стоимости. 

Руководством компании были разработаны  четыре вида Новогодних подарков:

• весом 450 гр. – мини наборы стоимостью 130 рублей;
• весом 600 гр. – наборы для потребителей среднего достатка стоимостью 300 рублей;
• весом 800 гр. - наборы для потребителей высокого достатка стоимостью 450 рублей;
• весом 1000 гр.  -  наборы эконом класса стоимостью 220 рублей.

Для упаковки подарков было выделено специальное помещение,  за четыре месяца до праздников были наняты рабочие – упаковщики, также у  поставщиков был закуплен дополнительный ассортимент конфет.

Таким образом, продажи компании действительно увеличились на 18% по сравнению с прошлым годом, когда продавалось не четыре вида подарков, а один. При этом дала свои результаты детальная проработка ассортимента конфет внутри каждого вида подарков, когда каждый подарок рассчитан на конкретного потребителя.

В данном случае на принятие управленческого решения повлияли следующие факторы внешней среды.

Во-первых, - это потребители. Сегодня потребители очень избалованы вниманием продавцов, и любая серьезная фирма должна в первую очередь ориентироваться на вкусы, запросы, предпочтения, возможности потребителей, в противном случае ее продукцию просто не купят.

Во-вторых, - это конкуренты. Рынок переполнен производителями  и продавцами различных сладостей, в том числе конфет. Высокий  уровень конкуренции на рынке, желание  того, чтобы покупатель купил именно твой товар, а не соседа, приводит к  такому, пусть даже сезонному, расширению ассортимента продукции.

В-третьих, - это поставщики. Сегодня в России огромное количество фабрик, производящих конфеты на различный  вкус и кошелек. Также достаточно много дистрибьюторов, которые продают конфеты, производимые за пределами страны. Необходимо умело пользоваться этой ситуацией для получения дополнительной прибыли.

Среди факторов косвенного воздействия здесь можно выделить экономический фактор.

Несмотря инфляцию и небольшой  рост зарплат, россияне все больше и  больше тратят на  новогодние подарки.

Согласно прогнозам средний россиянин потратит на новогодние праздники около 15,5 тыс. рублей, что на 8,6% превышает аналогичный показатель прошлого года. К такому выводу пришли аналитики Deloitte, проведя исследование "Новый год и Рождество — 2012".

При этом россияне стали  больше внимания уделять развлечениям: расходы на них выросли на 18% за год до 2,6 тыс. рублей. Рост расходов на подарки более скромный — 7%, хотя на них уходит примерно половина всех расходов на праздники — 7,1 тыс. рублей. На питание и напитки россияне готовы в среднем затратить 5,8 тыс. руб. (на 6,8% больше, чем в прошлом  году). [8] Также необходимо отметить, что сегодня идет тенденция расслоения российского общества на богатых и бедных. В связи с этим, для более полного охвата рынка и возникает необходимость формирования подарков в различной ценовой категории.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внешняя среда для организации  чрезвычайно сложна и разнообразна. Все факторы внешней среды  взаимосвязаны и значение их меняется от организации к организации, от подразделения к подразделению  в пределах одного и того же предприятия. Несмотря на такие сложности и  трудности организации, желающей обеспечить себе выживание и достижение поставленных целей, следует постоянно быть в  состоянии эффективно реагировать  и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения. Только таким образом организация может развиваться стабильно, успешно и существовать на рынке долгое время.

Цель работы, которая ставилась  во введении, достигнута. Автор раскрыл тему данной работы: влияние внешней среды на разработку и реализацию управленческих решений.

В ходе написания работы были решены следующие задачи:

• изучено понятия «управленческого  решения», рассмотрены подходы к изучению науки об управлении,
• изучено понятие «внешней среды»;
• изучены характеристики внешней среды;
• рассмотрены факторы внешней среды прямого  и косвенного воздействия;
• проанализирована конкретная ситуация разработки и принятия управленческого решения под влиянием внешней среды на примере ООО КД «Иона».

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. Литвак Б.Г., Разработка управленческого решения: Учебник – 3 –е изд. испр. / Б.Г. Литвак — М.: Дело, 2007. — 392 с.
2. Орлов А.И. Теория принятия решений. Учебное пособие. / А.И. Орлов - М.: Издательство "Март", 2007. - 656 с.
3. Пирогова Е. В., Управленческие решения: Учебное пособие / Е.В. Пирогова  - Ульяновск: УлГТУ, 2010. – 176 с.
4. Внешняя среда и ее влияние на организацию [Электронный ресурс] – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.inventech.ru/lib/management/management-0011/ свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 11.12.2012).
5. Внешняя среда управления организацией [Электронный ресурс] – Электрон. дан. Режим доступа: http://edu-support.ru/?statya=226 свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 11.12.2012).
6. Внешняя среда в бизнесе [Электронный ресурс] – Электрон. дан. Режим доступа: http://labex.ru/page/m_book_4.html свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 10.12.2012).
7. Внешняя среда [Электронный ресурс] – Электрон. дан. Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru/biznes-29/8.htm

свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 11.12.2012).

8. Россияне потратят на праздники свыше 15 тысяч рублей [Электронный ресурс]– Электрон. дан. Режим доступа: http://www.aif.ru/ny2013/article/58183 свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 10.12.2012).

и ее влияние  на организацию

Ситуация

В результате усиления позиций  конкурентов у вашей фирмы  возникли сложности со сбытом компьютеров.

Имеются следующие варианты решения задачи:

1) снизить производство  компьютеров с 5000 до 4000 ед. в месяц.  При этом ваши потери составят 50 000 у. е.;

2) усовершенствовать модели  производимых компьютеров. В этом  случае потери дохода составят 20 000 у. е. (от модернизации) и 30 000 у. е. (от внесений изменений  в технологию);

3) усилить рекламную кампанию. В этом случае затраты на  единицу продукции возрастут  на 8 у. е.

Задания

1. Определите факторы,  влияющие на принятие решения.

2. Рассчитайте доходность.

3. Выберите окончательное  решение.

4. Оформите решение в  таблице.

5. Сформулируйте выводы.

Решение:

1. Определите факторы,  влияющие на принятие решения.

В первую очередь влияет прямой фактор внешней среды –  конкуренты, т.к. именно благодаря увеличению продаж у конкурентов, упали продажи  у данной фирмы по производству компьютеров.

2. Рассчитайте доходность.

• В первом случае потери составят 50 000 у.е.
• Во втором случае потери также составят 50 000 у.е. (20 000 у. е. (от модернизации)  + 30 000 у. е. (от внесений изменений в технологию).
• В третьем случае  потери составят 40 000 у.е. ( 8 у.е.* 50 000 ед.)

3. Выберите окончательное  решение.

Решение: усовершенствовать модели производимых компьютеров.

4. Оформите решение в  таблице:

5. Сформулируйте выводы.

В третьем случае потери будут минимальными – 40 000 у.е. Именно  в этом случае фирме предлагается усилить рекламную кампанию. Это, конечно неплохое решение, но второй предложенный вариант – модернизация компьютеров хоть и более затратный способ - 50 000 у.е., но именно он способен привлечь покупателей на более длительное время, нежели усиление рекламной кампании.

 Ежедневно на рынке  появляются новинки оргтехники, поэтому компании заинтересованные  в росте своих продаж, просто  обязаны подстраиваться под желания  покупателей и постоянно модернизировать  свое производство.

В случае же усиления рекламной  кампании, фирма, конечно, сэкономит 10 000 у.е., но в скором  времени производство все же придется модернизировать и затрачивать 50 000 у.е. Таким образом,  потери будут двойные. В случае если фирма вообще не захочет улучшать свою продукцию соответственно запросам потребителей, то ее функционирование скоро прекратиться.

Тест

Сотрудница отдела бухгалтерии, которая имеет достаточно большой опыт работы в данном отделе, достигла определенных успехов, но в последнее время стала допускать ошибки и неточности в серьезных отчетных документах. Примите правильное кадровое решение относительно сотрудницы:

Ответ: б.

Учитывая большой опыт сотрудницы, ее следует оставить на данной должности, но дать в помощь более молодую сотрудницу, которая будет отслеживать и предупреждать ее ошибки, а также опытная сотрудница «вырастит» себе замену, это довольно важный фактор, т.к. возраст у нее уже предпенсионный.