Внутренняя среда организации. 14

ВВЕДЕНИЕ

Важнейшим понятием в менеджменте является понятие организации. Любая организация  находится и функционирует в  среде, и каждое действие всех без  исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает  его существование.

В менеджменте под средой организации  понимается наличие условий и  факторов, которые воздействуют на функционирование фирмы и требуют  принятия решений, направленных на их управление либо на приспособление к  ним.

В структуре среды организации  различают факторы внутренней и  внешней среды. Под внутренней средой понимается хозяйственный организм фирмы, включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-технической  и производственно - сбытовой деятельности фирмы. Она заключает в себе тот  потенциал, который даёт возможность  организации функционировать, а  следовательно, существовать и выживать.

Внутренняя среда может также  быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

В контрольной работе рассмотрены понятие организации и ее черты, понятие внутренней среды организации и составляющие ее переменные, выявлена их взаимосвязь.

Тема контрольной работы актуальна, т.к. умение выделить и проанализировать элементы организации и является залогом ее успеха.

1. Понятие организации

История общества неразрывно связана с организациями. Они  как социальный феномен (от общины до современных виртуальных корпораций) сопровождают человечество на протяжении тысячелетий, являются привычными и  понятными, поскольку, в отличии  от рынка, создаются и функционируют  по строгим законам.

Попробуйте найти кого-нибудь из вашего окружения, кто не принадлежит  ни к одной организации, и вы убедитесь, что это не так легко сделать. Подавляющее большинство членов общества входят в одну или несколько  организаций. Эти организации могут  быть производственными, учебными или  исследовательскими, государственными или частными, большими или малыми, временными или постоянными. [3 с.12]

Организация – устойчивая группа лиц, взаимодействующих в  определенных границах с помощью  материальных, экономических, правовых и иных условиях ради достижения своей  цели и решения возникающих проблем. [1 с.5]

Любая организация может  быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. На входе организация получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает ей созданный в организации продукт.

Поэтому жизнедеятельность  организации состоит из трех основополагающих процессов:

• получение сырья или  ресурсов из внешнего окружения;

• изготовление продукта;

• передача продукта во внешнюю  среду.

Все эти три процесса являются жизненно важными для организации. [3 с.13]

Основные элементы организации  – люди, обладающие индивидуальными  целями и интересами, играющие определенные социальные роли, объединенные властными  отношениями, системами коммуникаций и координации, а главный ее признак – наличие цели, которой подчинены все участники, структура и основные процессы.

Организация устанавливает  систему правил и норм поведения  участников, не зависящих от их межличностных  отношений, что делает его устойчивым и обеспечивает само существование  организации.

Признаками организации  являются:

• Обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих ее от окружения.
• Целостность, системность и единство элементов, т.е. их связь, полная совместимость и согласованность.
• Саморегулирование, т.е. самостоятельное решение вопросов внутренней жизни и выполнение внешних команд.
• Наличие информационных связей.
• Организационная культура, представляющая собой сплав ценностей, традиций, верований, норм, символов, определяющих отношения в коллективе.
• Отсутствие проявлений того или иного системного признака приводит к сбоям в функционировании организации. [2 с.17]

Существуют также принципы организации, характеризующие те требования, которым она должна удовлетворять:

• Устойчивость, т.е. способность организации функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних возмущающих воздействий, возвращаться в прежнее либо переходить в качественно более высокое состояние равновесия и сохранять вблизи него свое качество и структуру.
• Сложность, обусловленная масштабом, количеством и автономностью элементов, разнообразием их функций и свойств, связей между ними, разнообразием продуктов и географической разбросанностью подразделений.
• Гибкость, обеспечивающаяся изменчивостью организационных структур, возможностью перестройки технологий, высоким уровнем квалификации работников и т.д.
• Целесообразность в отношении структуры, функций, затрат ресурсов. [2 с.21]

Любая организация развивается  на основе взаимодействия с внешней  средой, и ее основные компоненты невозможно рассматривать вне среды.

Внешняя среда конкретной организации представляет совокупность находящихся за ее пределами факторов, оказывающих заметное влияние на выполнение ею своих функций, совокупность внешних воздействий на нее. По сути внешняя среда определяет какой  должна быть организация и имеет  ли она право на существование, а  также определяет пределы роста.

Понятие «внешняя среда» включает экономические и политические условия, потребителей, профсоюзы, законодательство, конкурирующие организации, общественные взгляды, технику и технологию, другие составляющие. Эти взаимосвязанные  факторы оказывают влияние на всё, что происходит внутри организации. Например, введение новой автоматизированной технологии может обеспечить организации  преимущество. Но выгодно использовать новую технологию организация сможет, если будет стабильная экономическая  конъюнктура. В противном случае капиталовложения могут не окупиться. [1 с.6]

В целом внешняя среда  характеризуется сложностью, скоростью  изменений и неопределенностью.

Важную роль в развитии организации помимо внешней среды  также играет внутренняя среда, являющаяся совокупностью внутренних элементов  организации (объектов и процессов).

2. Внутренняя среда организации и ее элементы

Внутренняя среда организации — это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п.

Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения.

В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение и  ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление  исследований и разработок.

Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения.

Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п. [3 с. 196]

Совокупность элементов, так называемых внутренних переменных, организации, придающих ей специфическое  лицо, образует ее внутреннюю среду.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе. [4 с.60]

Основные переменные в  самой организации, которые требуют  внимания руководства - это цели и задачи, структура, технология и люди.

2.1 Цели и задачи

Организация - это, по крайней  мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать  как средство достижения целей, которое  позволяет людям выполнить коллективно  то, чего они не могли бы выполнить  индивидуально.

Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. [1 с.25]

Специалисты утверждают, что  правильное формулирование целей и  постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что  он дает возможность членам организации  знать, к чему они должны стремиться.

Цели характеризуются  конкретностью и измеримостью, которые  являются непременными свойствами целей  организации. Например, в части удовлетворения потребностей своих сотрудников  они могут быть сформулированы так: повысить удовлетворенность сотрудников  на 10% в год; увеличить продвижение  по службе на 15% в год; снизить текучесть  кадров на 10% в год. [1 с.86]

Следует точно определять не только, что организация хочет  осуществить, но и когда должен быть достигнут результат, (ориентация целей во времени). Цели обычно устанавливаются на длительные и краткие временные промежутки. Долгосрочная цель, как правило, имеет горизонт планирования свыше одного года, но в зависимости от конкретных условий она может составлять и несколько месяцев и несколько десятков лет. Краткосрочная цель в большинстве случаев представляет один из планов организации, который следует завершить в пределах года, но следует иметь в виду, что ее осуществление связано с выполнением операций, их продолжительностью. Так, на судостроительном предприятии, строящем тяжелые военные корабли, краткосрочная цель, связанная с операцией постройки и сдачи военно-морскому флоту авианосца, может быть достигнута через несколько лет. Среднесрочные цели занимают промежуточное положение, их горизонт планирования часто составляет не более пяти лет.

Долгосрочные цели организация  формулирует в первую очередь. Затем  вырабатываются более краткосрочные  цели, достижение которых необходимо для обеспечения долгосрочных целей.

Достижимость — еще  одно непременное свойство целей  организации. Исследования показывают, что цели являются важными мотивами поведения людей в организациях. Люди хотят достичь тех целей, которые установлены для организации, причем если цели недостижимы, мотивация  работников быстро ослабевает.

Непротиворечивость —  важное свойство целей. Действия и решения, необходимые для достижения одной  цели, не должны мешать достижению других целей. Противоречивость целей ведет  к возникновению конфликта между  подразделениями организации, которые  отвечают за достижение целей. [1 с.87]

Цели организации должны быть утверждены высшим руководством, их достижение должно всесторонне стимулироваться. [1 с.87]

У организации могут быть разнообразные цели, особенно это  касается организаций различных  типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или  услуг в рамках специфических  ограничений: по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в  таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные  институты и некоммерческие организации  не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит  отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг  в рамках определенных бюджетных  ограничений.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку  крупные организации имеют много  целей. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор  руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации  также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять  внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает  все последующие решения руководства. [5 с.45]

В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целью  финансового подразделения может  быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение  маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году.

Цели подразделений в  различных организациях, которые  имеют сходную деятельность, будут  ближе между собой, чем цели подразделений  в одной организации, занимающихся различными видами деятельности.

Главное предназначение организации, смысл ее существования, отличие  от других, имидж, философию, ценности, культуру отражает миссия. Она может формулироваться также и для ключевых подразделений.

Миссия организации —  это основная общая цель организации, ясно выраженная причина ее существования.

Значение миссии, которая формально выражена и эффективно представлена сотрудникам организации, очень велико. Выработанные на ее основе цели являются критериями оценки всех управленческих решений. Миссия детализирует статус организации и направления для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Формулировка миссии должна включать: задачу организации по товарам и услугам, основным рынкам и основным технологиям; характеристику внешней среды, которая определяет принципы работы организации; характеристику культуры организации, определяющую ее рабочий климат, тип людей, которых привлекает такой климат. [1 с.85]

Миссия является основой  для принятия основных плановых решений, помогает менеджерам среднего звена  сформулировать свои цели и задачи и увязывает действия с развитием  компании в целом, объединяет и сплачивает членов организации.

С учетом миссии формулируются  генеральная и конкретная цели, общие  и специфические.

Генеральная цель некоммерческой организации в принципе совпадает  с миссией. Генеральная цель коммерческой организации – получение прибыли, поэтому с миссией совпадать  не может.

Общие цели отражают важнейшие  направления деятельности организации, связанные с реализацией миссии и достижением главной цели.

Специфические разрабатываются  в каждом подразделении и определяют направления его деятельности в  свете реализации общих целей. [4 с. 190]

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач.

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно  делятся на три категории. Это  работа с людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера - это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией. [1 с.27]

Два важных момента в работе - это частота повторения данной задачи и время, необходимое для  ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз  в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько  секунд. Исследователь выполняет  разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться  ни разу в течение дня, недели или  года. Для того чтобы выполнить  некоторые из задач, исследователю  требуется несколько часов или  даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит  менее монотонный, повторяющийся  характер и время выполнения каждого  вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего  уровня к высшему. [1 с.28]

2. Структура

По классической теории организации  и по мнению большинства менеджеров, структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Разработка организационной структуры схожа с процессом планирования. Последовательность действий при этом такова:

1. Деление организации  по горизонтали на крупные  блоки, соответствующие важнейшим  направлениям деятельности по  реализации стратегии. Определение  видов деятельности линейных  и штабных подразделений.

2. Установление соотношения  полномочий различных должностей. Руководство устанавливает цепь  команд, производит дальнейшее деление  на более мелкие подразделения,  чтобы эффективно использовать  специализацию.

3. Определение должностных  обязанностей как совокупности  определенных задач и функций  и возложение их выполнения  на конкретных лиц. Руководство  может разрабатывать конкретные  задачи и закрепляет их за  исполнителями, которые несут  ответственность за их удовлетворительное  выполнение.

Успешно функционирующие  организации регулярно оценивают  степень адекватности своих организационных  структур и изменяют их так, как этого  требуют внешние условия. [1 с.112]

Структура организации имеет  несколько аспектов.

Основу технической структуры  составляют материальные объекты и  процессы (помещения, оборудование, условия  труда).

Производственная структура  – совокупность связанных между  собой технологическими бизнес - процессами центров, потребляющих и распределяющих поток материальных и информационных объектов.

Социальная структура  образуется совокупностью участников и их связей в рамках совместной деятельности. Она включает формальные и неформальные группы, ценности, интересы, полномочия, каналы их распределения  и т.д.

Социотехническая структура  – это упорядоченная совокупность рабочих мест, объединяющая работников пространственно и в трудовой взаимосвязи. Она характеризуется  разделением труда, специализацией и интегрирует в себе жесткую  техническую и гибкую социальную структуры.

Управленческая структура  – совокупность взаимосвязанных  административных подразделений. Она  может быть охарактеризована сложностью, степенью формализации и централизации.

Информационная структура  – совокупность субъектов, участвующих  в информационном обмене, и информационных потоков.

Нормативно – правовая структура – совокупность правовых норм, безличных требований, должностных  позиций, стандартов, рассчитанных на абстрактного исполнителя, необходимых  для осуществления функций организации. Является формальной.

Поведенческая структура  – система отношений между  людьми, которые представляют важнейший  элемент внутренней среды организации. [5 с.59]

Структура – упорядоченная  совокупность взаимосвязанных элементов  организации, закрепляющая горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Разделение труда –  качественное разграничение и обособление  различных его видов, закрепляемых за теми субъектами, которые их могут  выполнять наиболее успешно. Оно  служит основой дальнейшей специализации  деятельности, ведущей к усилению их зависимости друг от друга.

Горизонтальное разделение труда является важнейшей чертой организаций.

Если два человека участвуют  в одном и том же процессе, то они должны обеспечивать выполнение разных этапов процесса, т.е. специализироваться. Разделяя работу на многочисленные специализированные задания, организация производит во много раз больше продукции, чем остальные люди, работающие самостоятельно.

Наиболее известным примером горизонтального разделения труда  на предприятии являются производство, маркетинг и финансы. Это основные виды деятельности организации. [1 с.7]

В организациях горизонтальное разделение обычно достигается за счёт образования подразделений, выполняющие  специфические работы и добивающихся специфических целей. Такие подразделения  часто называются отделами, службами, цехами.

Подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых  сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким  образом, сложные организации состоят  из нескольких, взаимосвязанных организаций  подразделений, специально созданных  для достижения конкретных целей, а  также многочисленных неформальных групп, возникающих случайно. Подразделения, в свою очередь могут состоять из более мелких подразделений.

Так как работа в организации  разделяется на составные части, то для достижения успеха необходимо её координировать. Работу по координации  должен выполнять управляющий - руководитель. Следовательно, в организации существует две формы разделения труда. Первая представляет собой разделение труда  на компоненты, составляющие части  общей деятельности, - это горизонтальное разделение труда.

Вторая форма - вертикальное разделение труда, которое существует между руководителями и исполнителями. Оно образует основу – иерархию, т.е. подчиненность одних звеньев организации другим. Деятельность по координированию работы других людей представляет собой сущность управления. [1 с.8]

2.3 Технология

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо  широкое значение, чем традиционно  считают. Большинство людей рассматривают  технологию как нечто, связанное  с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами.

Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии  технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые  продукты и услуги. [1 с.28]

Технология может быть производственной, кадровой, управленческой и пр. Она должна быть надежной, соответствовать  биологическим и психологическим  возможностям людей, другим технологиям, организационной культуре. Результат  применения технологии должен быть безопасным, достигаться минимальными затратами  и без побочных эффектов.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения и  классификации. Существует несколько  классификаций технологий. В контрольной  работе приведена наиболее распространенная из них – классификация британской исследовательницы управления Джоан  Вудворд.

В соответствии с ней технология бывает:

1. Единичное, мелкосерийное  или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается  только одно или малая серия  одинаковых изделий. Суперкомпьютеры,  космические корабли, мебель и  одежда, изготовляемые по индивидуальным  заказам, могут служить примерами  использования таких технологий.

2. Массовое или крупносерийное  производство применяется при  изготовлении большого количества  изделий, которые идентичны друг  другу или подобны. Такой тип  производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей  и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары  изготавливаются на основе таких технологий.

3. Непрерывное производство  использует автоматизированное  оборудование, на котором круглосуточно  изготавливается одинаковый по  характеристикам продукт в больших  объемах. Примерами такого производства  могут служить переработка нефти,  работа электростанций.

[1 с.29]

Социолог и теоретик организации  Джеймс Томпсон предлагает другие три  категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

1. Многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно. Типичный образец – сборочные линии массового производства.
2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.
3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Эти две категории не так  уж расходятся друг с другом.

Нельзя назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае может быть более  приемлем один тип, а в другом более  подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации  люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. [1 с.30]

4. Люди

Люди являются основой  любой организации. Без них ее не существует. Люди в организации  создают ее продукт, они формируют  культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

Поведение человека в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик  личности и внешней среды. [1 с.30]

В силу такого положения  люди являются важнейшим элементом  внутренней среды организации.

Работающие в организации  люди, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, вероисповедание. Все эти отличия могут оказывать  серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение  других членов организации.