Вопросы по логистике

СОДЕРЖАНИЕ 

Задание 1

Организация закупок на предприятии 

     Система закупок предприятия решает задачу контроля эффективности распределения затрат на закупки продукции и услуг промышленных предприятий. Принцип работы заключается в независимом поиске поставщиков  с помощью активного подбора альтернативных предложений с элементами конкурентных торгов и технологии проверки надежности контрагентов, путем проведения запроса котировок и получения наилучшего ценового предложения на рынке.  Это позволяет Службе Экономической Безопасности осуществлять оптимальный визуальный и внутренний контроль над всеми проводимыми закупками предприятия. Практически исключается возможность злоупотреблений в области закупочной деятельности или не эффективного расхода средств предприятия.

     Система закупок при внедрении на предприятие  позволяет в любой момент оценить  эффективность закупочной деятельности и выявить недобросовестные операции со стороны служб снабжения.

     Решаемые  задачи

1. Обеспечение оперативного контроля над закупочной деятельностью предприятия
2. Полная отчетность по всей закупочной деятельности за любой временной период
3. Снижение стоимости закупаемой продукции путем организации конкурсных торгов
4. Значительная экономия временных, материальных и человеческих ресурсов по контролю над организацией и проведением закупок
5. Ускорение процесса поиска и выбора поставщиков
6. Проверка поставщика, гарантирующая осуществление сделки
7. Расширение базы проверенных поставщиков
8. Оперативная взаимосвязь службы МТС и Службе Экономической Безопасности

       Схема закупочной  деятельности предприятия  и интеграция в  неё нашей системы.

       Служба Материально-технического  снабжения подает заявку на приобретение продукции. Эта заявка размещается в нашей системе закупщиком. Одновременно Службе Экономической Безопасности видит эту заявку в своем интерфейсе. После этого все поставщики со стороны службы Снабжения уведомляются об этом и вносят свои предварительные минимальные ценовые предложения в виде отсканированных коммерческих предложений или счетов на поставку. Так же сотрудник службы Снабжения, при наличии предложения от поставщика может внести его самостоятельно. Одновременно, с нашей стороны, при помощи инструментов ИА Трейд.су (база из более 450000 проверенных поставщиков, более 100 специалистов) привлекаются дополнительные поставщики, которые готовы сделать альтернативные предложения. В результате происходят торги между поставщиками, выявляется лучшее предложение. Службе Экономической Безопасности следит за прохождением торгов и проверяет победителя. В любое время Службе Экономической Безопасности  может сформировать отчет, по количеству закупок через систему, в котором учитывается эффективность проведения торгов, количество сделок, как с поставщиками службы Снабжения, так и предоставленными нашей системой, при этом идет сравнение с первичными предложениями как наших поставщиков, так и поставщиков службы Снабжения, которые предварительно собираются и фиксируются в системе, что позволит увидеть понижение цены.

     Для контроля актуальности и подлинности  заявок со стороны службы Снабжения, Службе Экономической Безопасности отслеживает обеспечение этих заявок поставками в нужный срок и в достаточном объеме. Это осуществляется путем внесения в систему сканированного счета поставщика по данной продукции и платежного поручения предприятия подтверждающего оплату этого счета. Это позволит скоординировать актуальность заявок службы Снабжения, а так же сроки закупок, и их объем с ценами. Если в должный период закупка не была произведена, то вносятся подробные комментарии от сотрудника службы Снабжения или же Службе Экономической Безопасности, раскрывающие причину отсрочки или же отказа от закупки.

     Таким образом, система «Контроль +» является независимым, высокоэффективным инструментом контроля, путем поиска поставщиков  и получения максимально выгодных предложений.

     Результат внедрения системы:

1. Для руководства: Результатом внедрения нашей системы будет являться наилучшая координация контрольно-закупочной деятельности компании, что позволит сократить денежные затраты на закупки, оптимизировать сроки и объемы закупок, и самое главное, приведет к полной прозрачности всего процесса снабжения предприятия с отчетностью и контролем на любом этапе приобретения продукции.
2. Для Службе Экономической Безопасности: высокоэффективный  инструмент для всеобъемлющего контроля над неэффективными закупками и оперативное устранение этих проблем путем получения оптимального поставщика с наилучшим ценовым предложением с нашей стороны. Удаленный контроль над процессом закупок, от размещения заявки службой Снабжения, до заключения контракта с поставщиком и оплаты его счета. Полная прозрачность на всех стадиях закупки. При этом исключается возможность приобретения продукции, минуя нашу систему. По итогам месяца составляется отчет с подробным описанием всех проведенных закупок, с указанием инициализации поставщика (наш или службы Снабжения), а так же с экономическим эффектом по итогам торгов и запросов котировок.

     Таблица 1- Преимущества системы 

     Этапы процесса осуществления закупок  потребителем:

   1. Осознание потребности — выявляется  потребность потребителя, которую  можно удовлетворить путем приобретения  продукции.

   2. Общее описание потребности —  указываются основные характеристики  и необходимое количество требуемой продукции

   3. Оценка характеристик продукции  — определяются и выбираются  наилучшие потребительские свойства (характеристики) требуемой продукции.

   4. Поиск поставщиков — покупателю  необходимо выбрать лучших поставщиков.

   5. Запрос предложений — покупатель предлагает поставщикам сделать свои предложения.

   6. Выбор поставщика — покупатель  анализирует поступившие предложения  и выбирает одного или нескольких  поставщиков продукции.

   7. Оформление заказа — процедура  передачи поставщику окончательного заказа. Оговариваются потребительские свойства продукции, необходимое ее количество, желательные сроки поставки, условия возврата, гарантии.

   8. Оценка эффективности деятельности  поставщика — покупатель оценивает,  насколько он удовлетворен работой  поставщика. На основе оценки принимается решение о продлении, изменении или приостановке договора с ним.

     Этапы процесса закупок на предприятии:

   1) Определение масштаба проекта  (определение объема производства  и продаж, оценка величины затрат). Добываются, анализируются и оцениваются данные о поставщике (параметры бюджета, предложения, подготовленные спецификации, невыполненные заказы, справочные списки потребителей).

   2)  Формирование плана закупок, предварительная  оценка поставщиков. Составляется  список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции. В графике предусматривается время:

• на подготовку спецификаций;
• на запросы продавцу;
• на оценку и анализ, отбор, переговоры и заключение обязательств;
• на утверждение проектной документации поставщика;
• на изготовление и отгрузку к месту получения.

   3)  Разработка предварительного графика  закупки на основании известной  требуемой даты поставки. Для  этого устанавливается дата начала  и завершения той или иной  работы по формированию плана  закупок, определяются важнейшие этапы этой работы. Затем следует организовать получение информации от поставщика по каждому виду продукции.

   4)  Размещение объявлений о подаче  предложений.

   5)  Оценка предложения.

   6)  Окончательные переговоры.

   7) Составление документации.

   8)  Поставка и контроль качества.

   9)  Обсуждение спорных вопросов  и гарантийных обязательств.

           Специалисты службы закупок предприятия  отвечают за закупку продукции  в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

     Показатели,   характеризующие  деятельность  службы  закупок предприятия:

1. совокупный торговый оборот;
2. общий объем закупок;
3. закупочные цены на продукцию;
4. средние цены на закупаемую продукцию;
5. размеры отдельных (единичных) закупок;
6. затраты на оформление и передачу заказов на поставку;
7. количество запросов на оферты (приглашения выдвигать условия поставок);
8. количество договоров на поставку;
9. количество сотрудников службы закупок;
10. количество поставщиков;
11. условия платежа;
12. условия поставки;
13. аккуратность поставок;
14. количество поставок за определенный период времени;
15. срок поставок;
16. надежность поставок.

     Операции, осуществляемые в рамках функции  закупок:

• анализ рынка;
• изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время;
• получение и оценка предложения поставщика;
• выбор поставщика;
• согласование стоимости обслуживания и заключение договора;
• проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя;
• проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем;
• размещение заказа;
• делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;
• установление единой политики в отношениях с поставщиками;
• выработка методов учета продукции;
• сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции;
• ускорение оплаты продукции;
• экономия ресурсов предприятия, например, путем консолидации заказов и установления стандартов запаса;
• поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств;
• отбор, классификация и анализ данных, необходим! тх лля поиска альтернативного вида продукции;
• прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции;
• анализ ценности и возможностей поставщика;
• разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок.

     Факторы, влияющие на статус службы закупок на предприятии:

1. объем закупаемой продукции и сопутствующего обслуживания. Значительная доля закупок в общих расходах предприятия подчеркивает важность функции закупок для логистической системы предприятия;
2. особенности приобретаемой продукции. Приобретение комплексных компонентов или необходимость широкого применения подрядных отношений представляют собой трудную задачу для сотрудников службы закупок;
3. ситуация на рынке продукции, жизненно важной для функционирования предприятия. Если на рынке доминируют продавцы, то значимость службы закупок повышается. Планирование закупок сырья — планирование общего количества основных и значимых видов сырья, необходимых для производства конечной продукции в конкретные периоды времени (обычно по неделям).

     Факторы, влияющие на уровень качества обслуживания в системе закупок предприятия:

• скорость выполнения заказа (время от момента отправки заказа до получения продукции);
• возможность срочной доставки продукции по специальному заказу;
• готовность поставщика принять обратно поставленную продукцию, если в ней обнаружен дефект, и заменить в кратчайший срок качественной продукцией (или принять обратно продукцию без выяснения причин отказа от нее);
• обеспечение различных объемов партий отгрузок продукции;
• умение выбрать наиболее подходящий вид транспортировки;
• наличие эффективно функционирующей службы обслуживания потребителей;
• наличие надежно функционирующей распределительно-складской сети;
• достаточный уровень запасов продукции;
• уровень цен, по которым предоставляется обслуживание потребителям.

     Цели  системы управления закупками на предприятии:

1. расширение номенклатуры продукции;
2. снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков;
3. избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции;
4. контроль над специальными заказами;
5. контроль над упущенными продажами;
6. увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.

     Методы  закупок:

• прямые закупки — закупки продукции непосредственно у производителей;
• встречные закупки — закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями;
• лизинг — аренда, например, складского оборудования;
• новая закупка — ситуация осуществления закупки предприятием, при которой покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований;
• обычная повторная закупка;
• измененная повторная закупка — ситуация осуществления закупки, при которой предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований;
• комплексная закупка — осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений.

     Методы  управления закупками:

1. метод увеличения объемов закупок:

1.1 Учитывается  спрос на конкретные виды продукции  для принятия решения об их  закупках.

1.2. Анализируется  спрос в течение по меньшей  мере 12 месяцев для учета всех  возможных видов сезонных колебаний.

1.3. Определяется  достаточный объем спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов конкретного вида продукции.

1.4. Решения  о создании запасов принимаются  в зависимости от количества  заказов на конкретные виды  продукции, а не от количества  проданных видов продукции.

   2. метод уменьшения объемов закупок:

2.1 Ежемесячно  анализируется статистика сбыта  продукции, не пользующейся спросом.

2.2. На  основании статистики сбыта определяются  те виды продукции, объем запасов  которых следует сократить.

2.3. Вырабатываются  критерии, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции.

2.4. Сводится  к минимуму доля медленно реализуемых  видов продукции на основе  учета показателей объема запасов  продукции.

   3. метод прямого расчета объемов закупки (вычисление средних величин без учета динамики и цикличности спроса):

3.1. Определяется  период времени, для которого  осуществляется расчет,

3.2. На  основании статистики продаж  за выбранный период времени  определяется общее количество  проданной продукции.

3.3. Определяется  средняя величина запасов (в  неделях) путем деления общего  количества проданной продукции  на количество недель в выбранном  периоде.

3.4. Для  определения запаса данного вида  продукции величина оптимального  уровня запаса умножается на  среднюю величину запасов в неделю.

3.5. По мере продаж новой продукции расчетная величина, а вместе с ней и цифры в стандартном заказе меняются.

3.6. Полученная в результате расчетов величина изменяется еженедельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому средняя величина запасов и оптимальный уровень запасов постоянно пересчитываются.

                 Политика закупок продукции, основанная  на ЛВС-анализе:

     1) Закупки ресурсов группы «А» осуществляются у более надежных поставщиков, чем по группе «С».

     2) Наименования группы «А» подвергаются более тщательному физическому контролю над хранением, чем наименования групп «В» и «С» и по возможности размещаются в наиболее надежных местах; точность записей наименований продукции группы «А» подвергается более частым проверкам.

     3) Прогнозирование потребности в продукции группы «А» осуществляется более тщательно, чем прогнозирование потребности в продукции остальных групп.

Задание 2

1) Что является целью  логистического управления  на современном  этапе? 

     Существуют  так называемые «шесть правил логистики», которые описывают конечную цель логистического управления:

     1.   Груз – нужный товар.

     2.   Качество – необходимого качества.

     3.   Количество – в необходимом количестве.

     4.   Время – должен быть доставлен в нужное время.

     5.  Место – в нужное место.

     6.   Затраты – с минимальными затратами. 

2) Объясните, почему  необходимо достижение  компромиссов между  различными структурами  подразделениями  фирм 

     Компромиссы в логистике рассматриваются  как метод согласования экономических  интересов участников логистического процесса для наиболее эффективного достижения общих целей.

     Прослеживая развитие компромиссов в логистике, необходимо отметить, что первоначальной областью их применения становятся внутрифирменные  взаимоотношения между подразделениями. В логистике зарубежных стран сознательное использование компромиссов в межфирменных отношениях приходится на конец 1970-х годов. В конце века сфера применения компромиссов расширилась, охватив не только экономические результаты деятельности, но и социальные, политические, экологические отношения. Возникла концепция «общей ответственности». Критерием эффективности достигнутого компромисса стала не максимальная прибыль, а оптимальное соотношение выгод и затрат. Под выгодами понимается решение не только экономических, но и социальных задач.

     Поиск компромисса является своего рода искусством. Конкурентоспособность фирмы в  значительной мере достигается за счет ее умения лучше других находить компромисс между стремлением к извлечению максимальной прибыли, интересами покупателей и партнеров по бизнесу. Достаточно четко искусство компромиссов проявляется в ценовой политике фирмы.

     Компромиссы с партнерами достигаются в ходе переговоров, результатом которых  является заключение соглашений (договоров). Любое соглашение может быть заключено только при наличии явной выгоды для участвующих в нем сторон. В связи с этим повышается значение взаимного информирования партнеров по бизнесу. В последнее время все чаще между поставщиком и покупателем происходит обмен информацией, содержащей данные о составе затрат и других элементов, проясняющих, из чего складывается цена товара. Особенно важна такая информация при заключении долгосрочных соглашений. 

3) Составьте определение  экономических компромиссов 

     Категория экономического компромисса появляется в логистике, потому что основные звенья логистической цепи рассматриваются не изолированно друг от друга, а в совокупности. Чтобы принять правильное (наиболее эффективное) решение, необходимо учитывать потребности смежных функций на сопряжениях.

     Экономический компромисс — это метод балансирования расходов, доходов и прибыли фирмы.

     Экономический компромисс - это  категория, применяемая в процессе принятия решений относительно предпринимательской деятельности.

     Она выражается в расчётах, отражающих интересы различных структурных фирм, предприятий и всех фирм-участниц товародвижения (логистические, производственные, транспортные операции).

     Часто на практике изменение издержек на какие-то одни операции непременно сказывается  на других операциях. Например, низкие издержки на транспортировку грузов могут оказаться дорогостоящим делом для фирмы в целом, если транспортное подразделение добивается этой цели, принося в жертву скорость и особенно надёжность доставки. Поэтому предложение об изменении одного из видов деятельности надо рассматривать в увязке с общей суммой затрат. Следовательно, получение экономического эффекта требует нахождения экономических компромиссов, чтобы гармонизировать интересы различных структурных подразделений фирм и всех участников товародвижения.

     Поскольку распределение продукции (транспортировка, погрузка-разгрузка, хранение) происходит в различных точках логистической цепи, то исходя из теории компромиссов, в целях принятия правильных решений необходимо учитывать потребности смежных функций на сопряжениях. Т.е. такие показатели, как объем и частота поставок, определяющие размер экспедиторской зоны и затраты на поставку материалов по принципу «точно в срок», не должны учитываться изолированно.

     Можно найти компромисс таким образом, что полные издержки увеличатся, но вследствие лучшего предоставления услуг доход от сбыта возрастает. Если разница между доходами и издержками больше, чем она была раньше, компромисс имеет своим результатом улучшение по «затраты - эффективность».

     Основные  аспекты оценки экономического компромисса:

• с позиции влияния на совокупные издержки логистической системы
• с позиции влияния его на уровень доходов от реализации.

     Экономические компромиссы должны приниматься  на каждом уровне планирования и функционирования предприятия и должны определять эффективность логистической системы. Чем эффективнее принятое решение, тем больше эффективность системы.