Выстовочная деятельность

Содержание

Введение

Глава I. Подготовительная работа к выставке

1. Выбор выставки
2. Выработка выставочной идеи

2.1 Определение целей и  задач выставки

2.2 Бюджет выставки

2.3 Сегментация рынка и  определение целевой аудитории

3. Выработка рекламной  идеи

3.1 Выставочный стенд

3.2 Рекламные и информационные  материалы

Глава II. Проведение выставки и подведение итогов

1. Подбор выставочного персонала
2. Работа персонала с посетителями

2.1 PR-акции на выставках

3. Подведение итогов выставки

1. Анализ результатов и последующая деятельность

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Актуальность

Ни один из маркетинговых  приемов не эффективен так, как выставки. Потому что, во-первых, встреча продавца и потенциального покупателя происходит на нейтральной территории, что очень  важно для обеих сторон с психологической  точки зрения; во-вторых, выставка всегда несет в себе элементы праздника, некого шоу, на котором можно не только показать свой товар, но и «обыграть» его, чтобы сделать более привлекательным  для посетителей; в-третьих, участие  в выставке – комплексное мероприятие, и всегда есть широкий выбор возможностей: довыставочная рекламная кампания, оригинальный дизайн выставочного стенда, проведение рекламных и PR - акций  во время выставки.

Стоит сказать, что Public Relations в выставочной деятельности имеет  ряд тонких моментов, особых условий, приоритетов и правил. Поскольку  многие менеджеры сталкиваются с  ними в процессе подготовки к выставке, но придают мало значения, часто  ожидаемый от выставки результат  получается ниже. Это только на первый взгляд в выставке нет ничего сложного.

Именно поэтому в данной курсовой работе будут затронуты  все главные аспекты подготовки и проведения выставки. Это поможет  заниматься непосредственно выставочной  деятельностью специалисту по Public Relations в будущем.

Степень разработанности

Деятельность выставок как  значимых для бизнеса мероприятий, еще слабо изучена. В ходе выполнения курсовой работы была выявлена закономерность, структура, следуя которой, организуют и проводят выставки. Тем не менее, аспекты, которые следует учесть при этой деятельности, в источниках порой указаны разные. Так, будут  упоминаться важные пункты подготовки проведения выставки из книг С. Бердышева, Н.Александровой, Е.Сорокиной, И.Филоненко и различных выставочных статей, выложенных на сайте www.expo.pallad.ru и газеты «Новые известия». При анализе техники участия и подведения итогов выставки были использованы труды Я. Критсотакиса и В. Петелина, а также статья из журнала «Новый маркетинг».

С помощью всего этого  материала были сделаны выводы, в  особенности об ошибках и эффективности  PR-акций при реализации выставочной деятельности.

Целью контрольной работы является выявление структуры, по которой  можно организовать эффективную  выставочную деятельность. Реализация поставленной цели предполагает следующие  задачи:

1. Определение аспектов  подготовки, проведения и анализа  выставочной деятельности.

2. Рассмотрение основных  характеристик и принципов организации  выставочного стенда.

3. Рассмотрение особенностей  набора персонала и работы  с посетителями на выставке.

4. Изучение видов и  особенностей PR - акций на выставке.

Исходя из поставленных целей  и задач работы с учетом специфики  объекта исследования предполагается следующая структура работы. Контрольная  работа состоит из трех глав, заключения и списка используемой литературы. В первой главе рассматриваются  особенности подготовительного  этапа выставки, определения целей  и задач участия в ней, проблемы формирования выставочной и рекламной  идеи. Во второй главе подробно описывается  техника участия в выставке. В  этом разделе детально изучаются  принципы работы непосредственно проведения выставки, работы на ней персонала, работы с посетителями и технология действий в поствыставочный период.

Глава I. Подготовительная работа к выставке

Выставки - это единственное средство, которое приводит покупателя непосредственно к продавцу. Оно  позволяет использовать все пять чувств, позволяет демонстрировать  продукт, отвечать на вопросы, опровергать  возражения и, что самое важное, - строить отношения с Вашими потенциальными покупателями.

С одной стороны, опыт подготовки компаний к участию в выставках  достаточно большой. А с другой стороны, все чаще участие в выставках  превращается в рутину. Чтобы этого  не допустить, каждая выставка должна быть ярким событием, после которого чувствуется удовлетворение от хорошо выполненной работы. Нужно представить, что весь рынок, на котором работает ваша компания, сузился до размеров выставки. Именно на этом пространстве придется работать несколько дней, пока длится выставка.

Так как принятие решения  об участии или неучастии в  выставке может принять только 1-е  лицо фирмы, у него заранее должна быть вся необходимая информация по всем планируемым в течение  года выставкам, срокам их проведения, объемам, территориальном расположении. Только имея такую информацию можно  оценить класс выставки, ее значение для фирмы и степень необходимости  в ней участвовать. Действия по составлению  общего плана выставок можно рассматривать  в качестве первого шага на пути подготовки к конкретной выставке.

Таким образом, подготовка к  конкретной выставке, по сути дела, начинается задолго до нее, пусть даже в косвенной  форме. Годовой план выставок обычно содержит самую общую информацию о предстоящих событиях (название, тема и сроки выставки) и не дает возможности точно сказать, как  эти события будут развиваться.

1. Выбор выставки

Человек или команда, отвечающие за подготовку к той или иной выставке (в зависимости от размеров компании, масштаба выставки и т.д.) - Exhibition Team готовит дополнительный уточняющий обзор исходя из имеющейся информации.

Солидная выставочная  компания охотно предоставит по запросу  всю статистику, пришлет программу  мероприятия, сопроводительные документы, расскажет, где и как оно будет  рекламироваться. Если же с получением таких сведений возникают проблемы, это сигнал: выставка не заслуживает  внимания, ее готовят малопрофессиональные люди.

Еще одним критерием выбора выставки может служить история  ее проведения. Как правило, чем больше лет она существует, тем выше ее посещаемость и уровень организации. Профессионализм организаторов, их умение расширять информационное поле выставки сильно отражается на результатах  экспонентов. Однако эффективность  участия в первую очередь зависит  от отношения самого экспонента и  степени его подготовленности. Для  достижения максимального эффекта  каждый участник должен совершить целый  комплекс подготовительных действий. В частности, имеет смысл профинансировать собственную рекламную кампанию либо принять участие в рекламной  акции организатора мероприятия, разместить рекламу в каталоге выставки.

Есть два варианта получения  исходной информации о предстоящих  выставках: если фирма уже ранее  принимала участие в какой-нибудь из выставок по профилю своей деятельности, обычно организаторы как бы вносят ее в списки потенциальных участников и в следующий раз сами присылают  рекламные проспекты (где, когда, какая  выставка состоится, какова ее цель и  программа); если фирма лишь «собирается  столкнуться» с хлопотами по организации  экспозиции на выставке, то всегда делается запрос по аналогичным пунктам. Естественно, что фирма может заранее заказать себе участие сразу в нескольких выставках.

Например, широко известные  компьютерные фирмы (IBM, DELL, Hewlett Packard, Compaq), или производители электронной аппаратуры (SONY, Panasonic, Philips, Bosh, Siemens), или лидеры в строительстве, легкой промышленности будут участвовать во всех тематических выставках: и общих, и узкоспециализированных, чтобы "показать себя", "посмотреть" на конкурентов, поддержать имидж и марку, дать понять, что крепко стоят на ногах, контролируют рынок.

Прежде чем остановить свой выбор на определенной выставке, экспонентам следует обсудить с  организаторами ряд важных вопросов. В частности, нужно запросить  маркетинговые планы продвижения  выставки в целом, узнать подход к  формированию базы рассылки, выяснить объемы размещения рекламы и принципы проведения PR-кампании. Не менее важно  обсудить все возможные способы  участия в выставочном мероприятии: от спонсорства тематических разделов и размещения наружной рекламы до участия в конференциях и опубликования  информации в материалах выставки.

Существует три формы  участия в выставке: очная, очно-заочная  и заочная. С первой все понятно: оформление экспозиции и работа по полной программе. Это достаточно дорого и ответственно, так что подходит только для выставок, в целесообразности которых можно быть действительно  уверенным. Очно-заочное участие  предполагает, что компания размещает  информацию о своей деятельности в каталоге выставки, и за тем  ее представители, с разрешения организаторов, обходят стенды, раздают рекламные  материалы и договариваются о  партнерстве. Это более дешевый  способ, и он может оказаться вполне успешным при правильной подготовке работающих на выставке сотрудников. Компании, выбирающие заочную форму, непосредственно  не работают на выставке. Но они могут  представить свою продукцию в  экспозиции, оформленной организаторами, или попросить своих партнеров, с разрешения организаторов, продемонстрировать ее. Это оптимальный вариант в тех случаях, когда одновременно проходит несколько интересных для компании выставок и не хочется упускать свой шанс.

Составляя список интересных выставок на предстоящий год, нужно  учитывать не только узкопрофильные экспозиции, но и смежные. Участие  в смежной по теме выставке в качестве поставщика сопутствующего товара или  аксессуаров подчас выгоднее, чем  на профильной: проще выделиться. Например, светильники на выставке мебели пользуются гораздо большим спросом, чем  на тематических мероприятиях. В любом  случае необходимо думать о целевой  аудитории выставки; если она во многом совпадает с типичным портретом  клиента компании, стоит подумать хотя бы о заочном участии в  мероприятии.

2. Выработка выставочной идеи

Чтобы понять, для чего компании необходимо участвовать в выставке, необходимо сформировать выставочную  идею.

2.1 Определение целей и  задач выставки

Чем яснее определить свои цели, тем больше у шансов достичь  их. Это является, возможно, самой  важной вещью при планировании участия  в выставках.

Прежде чем определять, в какой выставке участвовать, следует  ответить на несколько основных вопросов:

1. Соответствует ли тематика  выставки той области, в которой  работает компания, желающая принять  участие в выставке?

2. Насколько эта выставка  значительна? Будет ли представлены  на выставке рынки сбыта продукции  вашей компании?

3. Будут ли представлены  на выставке сегодняшние и  потенциальные клиенты компании?

Цели участия в выставке должны быть конкретными, достижимыми, реальными и соответствующими тому количеству времени, которым вы располагаете. Формулировки такого характера - «Мы должны привлечь столько-то посетителей…» - неуместны. Нужно поставить перед собой такие цели, как общение с представителями прессы, встреча с бывшими клиентами, укрепление уже существующих связей.

Нужно четко соизмерять ситуацию конкретного момента и координировать сегодняшние усилия с ожидающимся  эффектом завтра, ибо выставка имеет  так называемый "кумулятивный эффект".

2.2 Бюджет

Идея выставки не будет  реализована так, как была сформулирована, если бюджет мероприятия будет рассчитан  неправильно. Невозможно говорить о  некой средней цене участия, поскольку  она зависит от типа выставки, ее местоположения, размера стенда и  множества других факторов¹.

Однако некоторые эксперты считают, что приблизительную цену можно узнать, умножив стоимость  аренды стенда на 10 (оплата персонала  не учитывается).

Обычно цена включает в  себя:

• Базовую цену (аренда стенда, электроэнергия, пропуски для экспонентов, парковка и т.д.);

• Стоимость дизайна стенда (креатив, планирование, установка, дисплеи, фото, слайды, надписи, оформление, аудио- и визуальные презентации и т.д.);

• Стоимость оборудования стенда (мебель, ковер, свет, кухонное оборудование, видео- и слайдпроекторы и т.д.);

• Стоимость услуг на стенде (развлечение посетителей, переводчики, хостесс, вспомогательный персонал и т.д.);

• Стоимость коммуникационных материалов (приглашения, сувениры, рекламные материалы, рассылка, пресс-папки, перевод, входные билеты для посетителей, телефон, факс, Интернет и т.д.);

• Транспортные расходы (склад, страховка, таможенные платежи и т.д.);

• Командировочные и транспортные расходы персонала;

• Иные расходы (консультации, исследование рынка, мероприятия, обучение и т.д.).

Для мелких и средних компаний одним из аргументов для участия  или неучастия в выставке становится ее стоимость. Здесь есть два основных правила: начинать подготовку заранее  и не экономить на качестве имиджевых  рекламных материалов. Если компания собирается очно участвовать в выставке, то подготовка должна начаться практически  за год. Как минимум за полгода  до выставки нужно точно знать, как  и что будет представлено, какие  сотрудники будут работать на выставке.

Ни в коем случае нельзя экономить на качестве выставочного оборудования, баннеров с логотипом  компании, размещаемых над стендом, полиграфического исполнения рекламных  буклетов и проспектов. Все это - имидж фирмы и продукции. Такая  формулировка не означает, что надо заказывать эксклюзивный стенд у  самой известной компании. Но остаться в средней ценовой категории, особенно по качеству полиграфии, просто необходимо.

Еще один момент, который  нередко ускользает от внимания экспонентов - необходимость выстраивания правильных отношений с организаторами выставки. В итоге участники, затратившие  значительные средства на аренду площади  и строительство стенда, не получают полной отдачи от мероприятия. Международная  практика свидетельствует, что для  достижения успеха на выставке нельзя ограничиваться арендой стенда. Исходя из данных Центра исследований выставочной индустрии (CEIR), на нее приходится только 25% выставочного бюджета. Одной из наиболее весомых статей затрат является маркетинговая и рекламная программы. Исследования CEIR подтверждаются данными Ассоциации торговых выставок Германии (AUMA). Согласно диаграмме, аренда выставочной площади составляет не более 20% всех затрат экспонента, тогда как реклама и маркетинг требуют не менее 12% бюджета

2.3 Сегментация рынка и  определение целевой аудитории

Целевая аудитория – возможные  клиенты и представители СМИ, в которых можно получить отзыв  о продукции, представленной на рынке, то, благодаря чему, собственно, у  и появляется выставочная идея. Здесь  очень важно, опираясь на данные маркетинговых  исследований, экспертных оценок, разного  рода фокус-групп, определить положение  на рынке компании-экспонента, тенденции, целевую аудиторию, провести ее анализ, категорирование и выявить "товарное ожидание", потребность в конкретных продуктах и услугах.

Составление баз данных является наиболее важным определяющим информационным моментом дальнейшей работы. Как правило, возникает следующие проблемы в  работе с базами:

1. Двойники. При набивании оператором названия компаний и фирм, как правило, не идентифицируются слова «ООО», «АО», «ЗАО», фирма, компания. Таким образом, вы можете иметь в одной базе и ООО, и компанию, и фирму с одним и тем же названием.
2. Надо постоянно выявлять «умершие» компании и отделять их от «живых». Многие «умирают», объединяются, переименовываются, меняют юридический и почтовый адрес, телефоны, е-mail, факсы и т.д.

Что касается рассылки приглашений  на выставку, то это тоже является очень  серьезным фактором, от которого будет  зависеть успех всего мероприятия. Здесь важно все - от формы приглашения, верстки текста, персонализации.

Курьерская рассылка персонализированных  приглашений дает, как подсказывает опыт, самый высокий эффект. Процент  посещения экспозиции нужными людьми может возрасти на 20-30%.

При приглашении (аккредитации) представителей СМИ очень важно  грамотно формировать пакет пресс-релиза вашей компании.

Очень важно делать текущий  анализ результатов рассылки, хотя бы по телефону, чтобы выявить на ходу и тут же исправить дефекты  плохой коммуникации.

3. Выработка рекламной идеи

Следует помнить, что большее  число покупателей консервативны  и не склонны тратить деньги, не разобравшись. Показав "изюминку", убедив в значимости и необходимости  продукции компании, она завоюет  свою "нишу". Как и в "беспроигрышных" лотереях на выставке четко работает правило 1: 4. Это значит что один покупатель, остановившийся около стенда — это  четыре потенциальных клиента (его  друзья, родственники, знакомые, сослуживцы, не попавшие с ним на выставку). Своего рода эффект "цепной реакции". Многие факторы работают на экспонента при  более тщательной подготовке: он показывает лучшие образцы того что у него есть, легко и уверенно пробует  совершенно новые модели (изучая реакцию  на них), не боясь попасть впросак, встречается на "нейтральной территории" и не давит на клиента, заставляя  сделать выбор. В конце концов, компания видит перед собой всех своих конкурентов и может  на месте их сравнить. Ходовой товар  и умение его продать обеспечат  постоянную деловую активность и  капиталооборот.

3.1 Выставочный стенд

Стенд - это ваш дом  на выставке. Можно обойтись стандартной  застройкой, которую предлагают организаторы, - перегородки, фриз с названием экспонента, традиционная стойка для рекламных  листовок, стулья, стол. Нужно помнить, что как-то особо оформлять стенд - это дополнительные вложения, но нестандартное  оформление привлекает дополнительных посетителей.

Первые из характеристик  стенда – размер и место расположения в выставочном зале. Поэтому в  процессе дизайна стенда надо учитывать  характеристики выставочного пространства, высоту потолков, ширину входа и  проходов, соседние стенды и даже близость аварийных выходов.

В соответствии со своими выставочными целями экспонент может выбрать  четыре стратегические концепции дизайна  стенда:

1. Ориентация на демонстрацию  продукции. Цель – показать  все технические аспекты продукции.  Исследования показывают, что 75% экспонентов обычно выбирают  такой стенд.

2. Ориентация на демонстрацию  дизайнерского решения. Цель –  показать, что экспонент специально  спроектировал стенд для того, чтобы клиент выбрал именно  его среди конкурентов. 69% экспонентов  пытаются внедрить эту концепцию  в дизайн стенда.

3. Ориентация на общение  с посетителем. Цель – привлечь  внимание клиента. Этой концепции  следуют 33% экспонентов.

4. Демонстрация конкурентоспособности.  Цель – показать, что компания  принадлежит к конкретному сегменту  рынка и сильно отличается  от конкурентов. С точки зрения  экспонентов, такая концепция  наименее важна, чем три остальные.

Выбранная стратегия определяет размер и оборудование стенда, а  также экспозицию. Однако перегруженность  экспонатами ставит под удар успех  участия в выставке. Общий принцип: чем меньше, тем лучше.

Дополнительные выставочные  возможности включают в себя модели, схемы, фото, видео, показ слайдов  и живые выступления артистов (с музыкой или без). Но все эти  дополнения не должны мешать общению  стендистов с посетителями.

Как место общения с  посетителями стенд может быть разделен на три зоны²:

• Пассивная зона. Используется для привлечения внимания проходящих мимо посетителей;

• Активная зона. Для общения с посетителями и выяснения сферы их интересов;

• Интенсивная зона. Подробная демонстрация продукции, переговоры, подписание контрактов. Важно, чтобы эта зона не была бы переполнена и достаточно тихая.

Можно включить в композицию так называемый стоппер - привлекающий внимание объект, заставляющий проходящих мимо посетителей остановиться у  стенда. Так, производители пива нередко  устанавливают кегу и торгуют  своим ароматным напитком. Некоторые  компании, поставщики продовольственных  товаров, размещают на втором этаже  стенда ресторанчик, в котором угощают  важных персон. Подобную демонстрацию своих возможностей могут организовать и непродовольственные фирмы.

При составлении договора необходимо тщательно расписывать  каждый пункт. Если что-то не указано, как  минимум, стенд не будет оборудован согласно требованиям, что может  повредить имиджу фирмы, а, как максимум, фирма может вообще не попасть  на выставку.

Есть еще одна особенность  заказа услуг и оборудования у  фирмы-организатора. При участии  в выставке, перед фирмой стоит  выбор: либо делать все своими силами, либо обратиться к посторонней помощи. Некоторые фирмы не устраивает стандартный набор, но и обращаться в специализированные агенства (компании) они не хотят. Для получения индивидуального стенда, оформленного согласно вашим требованиям в большинстве случаев, компания может заключить специальное соглашение в приложение к основному договору на аренду площади. В нем конкретно оговариваются все нестандартные моменты экспозиции, сроки, цена. Экспонент получает любой нестандартный стенд, самой сложной конструкции и все услуги в одном месте.

Для доставки всех необходимых  выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков  на автомашины и разрешения на провоз/вывоз  груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов. Необходимо уточнить заранее, в течение какого срока  до и после выставки фирме можно  ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует  четкий график действий. Другая сторона  вопроса — монтаж и расположение экспонатов на стенде. Нужно заранее  продумать экспозицию, исходя из размеров стенда. Правильно ли освещены фризы  и плакаты? Хорошо ли видны образцы  и слайды? Надежно ли закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и  цветовая гамма в целом? Существует несколько базовых конструкций  стендов, предлагаемых участникам выставки. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда — цена. И, конечно, размер экспозиции. Компания со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший стенд, чем  требуется, однако для остальных  фирм стоит подумать, нужно ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться "слишком большим" и  экспозиция потеряет, не сумея закрыть  собой пространство.

3.2 Рекламные и информационные  материалы

Основной задачей выставочного движения является создание положительного имиджа экспонируемых организаций  наряду с повышением престижности самой  выставки, так как эти понятия  взаимосвязаны - чем престижней выставка, тем выше отдача для участников; чем привлекательней экспозиции фирм, тем интересней выставка для  посетителей.

На любой выставке обычно предлагается и раздается великое  множество различных рекламных  материалов и сувениров. От их содержания и качества зависит,какое первое впечатление получит потенциальный  клиент о компании.

Максимальная информативность  материалов станет залогом того, что  ею заинтересуются не только из-за красочного оформления. Например, на выставке могут  быть представлены следующие информационные материалы:

• рекламные брошюры с описанием ваших товаров и услуг;
• прайс-листы;
• каталоги;
• рекламные листовки и буклеты;
• визитные карточки (корпоративные, личные).

Всего этого должно быть очень много. Рассчитать примерное  количество необходимых материалов можно, узнав у организаторов, сколько  на выставке обычно бывает посетителей. Но в любом случае нужно помнить, что лучше пусть останется  лишнее, чем не хватит.

Таким образом, оформится Activity Plan, в который детально расписываются  цели участия в выставке, место, сроки  и время ее проведения, ответственные  лица за оформление стенда, за организацию  и увязку всех мелочей, за доставку материалов на стенд. Также дается краткая  информация о других фирмах-участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставки и характеру ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих  согласования и подготовки, без которых  вся работа будет бессмысленной — приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

После сбора необходимых  данных, они обобщаются и попадают к руководителю на стол. Группа подготовки к выставкам (Exhibition Team) сопровождает подготовленный материал своими комментариями  выражающими те или иные пожелания, с учетом возможных «+» и «-». Насколько опытная команда отвечает за подготовку и сбор информации, настолько  серьезно и с максимумом внимания будет принято во внимание каждое мнение и совет команды руководством фирмы. К сожалению, по имеющейся  информации из ряда фирм, часто руководство  не в состоянии учесть всю специфику  методов Public Relations и отодвигает дельные предложения младших сотрудников как необоснованные и не подкрепленные достаточными полномочиями.

Важно, чтобы Exhibition Team имела  достаточно прав при принятии решений  и четко ограниченную свободу  действий (ресурсов). Так как во время  подготовки к выставке обычно возникает  масса локальных проблем, не стоящих  внимания высшего руководства, но требующих  безотлагательного независимого решения, необходимо сбалансировать полномочия согласно ответственности людей  и приоритету выполнения.

Глава II. Проведение выставки и подведение итогов

В качестве одного из приложений к Activity Plan прилагается подробный  список вещей и предметов, которые  будут взяты на выставку. Наличие  данного документа резко упорядочивает  хранение и учет вещей, гарантирует  своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие  предметы. Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей  стенда. Для накопления достоверной  статистической информации, руководство  компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования. Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов. Обычно к письму прилагается приглашение. Таким письмом фирма-участник приглашает людей, занятых в данной области на выставочный стенд для более детального ознакомления с предлагаемым ею видом продукции. Многие компьютерные и строительные фирмы используют в своей практике такой способ приглашения специалистов, известных лиц, бизнесменов. За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы. Суть заявки — предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество. Так, например, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала.