Жанры письменной деловой речи

               Жанры письменной деловой речи.

                                               1.  Введение. 

      Русская деловая письменная речь имеет давние традиции и глубокие исторические корни. Первые письменные документы, которые сохранились и до сих пор говорят нам

о том, что уже  в X веке в древней Руси практиковалось составление официальных доку-

ментов. В то время в основном документировались документы правового характера так-

же документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Например: жалован-

ные, завещания, вкладные грамоты, а также полные и отпускные грамоты, закладные  ка-

балы, заемные.

          По мере накопления опыта делового письма появлялись устойчивые образцы офор-

мления этих документов то есть создались устойчивые типовые формы. Это касалось осо-

бо  распространенных документов из них составлялись своеобразные пособия формуляр-

ники. Начались складываться традиции русской системы  делопроизводства, обработки и

хранения документов. Нормы оформления документов закреплялись в законодательстве.

Таким образом, вырабатываемые традиции закладывали  основу будущей системы делово-

го письма.

        Особый вклад в развитие офциально-делового письма внесло приказное делопроизво-

дство XV-XVII века. Официально-деловое   письмо этого времени приобрело устойчивые текстовые формулировки, информационные  элементы то есть реквизиты расположенные

в определенной последовательности и определенное расположение материала.

        Гораздо позже  приказное  делопроизводство заменила система коллежского делопро-

изводства. делопроизводственная деятельность закрепляется  за самостоятельным  подраз-

дилением канцелярией. Возникло множество видов документов. Деловая письменная речь

пополнилась большим  количеством новых терминов. Существенно изменилась форма до-

кументов. Появились  генеральные формуляры, то есть образцы, по которым составлялись

документы. Кроме  реквизитов, выделявшихся из текста, появляется ряд реквизитов, отра-

жающих различные  стадии процесса документирования.

    Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и  компьютеризация делопроизводства. Выбор и закрепление в практике одного языкового варианта из нескольких возможных оправдано экономически, диктуется требованиями все усложняющейся  экономической и социально-политической жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Например, необходимость принять участие в выставке товаров предполагает заполнение заявки, изготовленной выставочной организацией типографским способом в форме анкеты. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-аналоги, бланки, формул.

    Трафаретные тексты с постоянным и меняющимися  частями именуются бланками. "Бланк - это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном  виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований.

                                                                 3

    Стандартизация  языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица. Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций родовидового соответствия. Таблица представляет собой еще более емкую организацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная - в ячейках таблицы. Данные типы текстовой организации могут использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы.

    Трафаретными  часто бывают договоры, деловые письма. Трафаретизация, таким образом, обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру. Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни деловых документов языка - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию - и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

    Типизация деловых документов позволяет моделировать текст любой разновидности, ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это - представление сторон, пр. Все особенности официально-делового стиля, его знаковая природа обусловлены действием доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов. Экономическая необходимость, развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и, шире, деловой корреспонденции, с другой стороны. 

                         2.    Лексика деловых документов.

    Высокая степень терминированности. Характерной чертой русского языка документов является, как уже указывалось, высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт номенклатурной лексики: номенклатура наименований: ООО Олимп, номенклатура должностей: менеджер по продажам, рекламный менеджер, номенклатура товаров: ЗИЛ-130,бензин А-76.

    Технические термины. Кроме юридических, экономических  и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно большое кол технических терминов: энергоносители, минерально-сырьевая база,

                                                                 4

аббревиатур: АСУ - автоматическая система управления; КПД - коэффициент полезного действия, НРБ - нормы радиационной безопасности, сокращений: ГК - Гражданский кодекс, УК - Уголовный кодекс, МВФ - Международный валютный фонд, ЦБР - Центральный банк России.

    Высокая частотность. Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой  частотности, так называемой процедурной лексики (это лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.), срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.), нести ответственность (подвергаться в случае нарушении штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.).

    Процедура представления связана не только с предпочтением обобщенной семантики, но и с предпочтением родовых лексем видовым: продукция - книги, буклеты, доски, гвозди; помещение - комната, квартира, зал; постройка - сарай, дом, ларек и с тяготением к расчлененным понятиям, как действий, так и предметов: производить расчет, рассчитываться, торговый процесс - торговля денежные средства – деньги. Термины и процедурная лексика составляют опорную, стилеобразующую лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

    Важнейшей особенностью процедурной лексики  является то, что слова используется в тексте в одном возможном  значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой  документа: Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки... При всей многозначности слово "стороны" прочитывается только в юридическом аспекте - "юридические лица, заключающие договор".

    Высокая степень обобщенности и абстрактности  основной стилеобразующей лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой письменной речи сочетается с конкретностью значения номенклатурной лексики. Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативным значением как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте договоров - термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах, спецификациях, заявках и т.п. термины как бы получают свою расшифровку.

    В текстах документов не допускается употребления бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее, в язык деловой переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не может. 
 

                                                                   5

                3.  Грамматика языка деловых документов.

    К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят  унификацию грамматической структуры  словосочетания, словоформы. Выбранный  вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже - "кому?", а затем "что исполнить?": 1. Начальнику технического отдела Волкову М.Ю. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.96 г. по 10.02.96 г. 2. Гл. бухгалтеру Славину О.Г. подготовить предложение по оплате сверхурочных дней. При этом особенно важно учитывать закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом. Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога "согласно" с родительным падежом вместо дательного.

    Исходя из (чего?) имеющейся потребности, в заключение (чего?) отчета, сообразно (с чем?) с принятым ранее решением, согласно (чему?) принятому ранее решению, включая (что?) начисления (пени) за непогашенную задолженность, впредь (до чего?) до особого распоряжения и тому подобные канцеляризмы, представляющие собой клишированные фразы, закреплены за одной грамматической падежной формой. Наряду с канцеляризмамифразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, принимать меры, довести до сведения и т.п.) такие словосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.

    Так, в клишированном предложении  Договор вступает в силу со дня  подписания трудно выделить сказуемое  и второстепенные члены предложения - настолько слова слиты в единое смысловое целое. На самом деле, нельзя написать "Договор вступает" и поставить точку, тем самым мы разрываем сказуемое "вступает в силу". "Договор вступает в силу" - с правовой и лингвистической точек зрения тоже незаконченное предложение: непременно нужно указать, с какого момента. Вот и выходит, что предложение в языке документов становится неразложимым, легко воспроизводимым в определенной ситуации, знаком ситуации. Таких предложений в тексте документа бывает немного, однако конструктивная, текстообразующая роль их велика. На это указывает тот факт, что, как правило, они начинают и завершают текст договора, приказа, распоряжения и других типов документов. 
 
 
 
 
 
 

                                                                6

               4.  Синтаксис языка деловых документов.

      В деловой письменной речи  доминируют простые предложения.  Особенностью их функционирования  в языке деловых бумаг является  то, что они в документах часто  передают информацию, которая по  объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. За счет чего это достигается? Безусловно, за счет большей длины и семантической емкости предложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения.

    По обоюдному согласию возможны изменения условий договора, которые являются неотъемлемой частью данного договора, = если будет достигнуто обоюдное согласие...

    При неуплате налога до указанного срока плательщик лишается права повторно выставлять свою кандидатуру на получение кредита. = Если налоги не будут уплачены до указанного срока...

    Как видно из примеров, словосочетание с легкостью заменяет предложение, становясь номинацией события. Вместе с тем подобные словосочетания не просто уплотняют, конденсируют информацию, занимая меньший объем, чем предложение, они создают жесткую структуру высказывания, в которой один компонент зависим от другого.

    Предложение в деловой письменной речи часто  осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда - страницы, т.е. до нескольких сотен слов. Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление). Таблица также представляет собой предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а сказуемое - переменную информацию, располагающуюся в вертикальных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную. 

    Порядок слов предложения в официально-деловом  стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю  русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается  в предшествовании подлежащего  по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения - по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова - по отношений к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны. Так, например, несогласованное определение, выраженное именем существительным в косвенном падеже, должно стоять после определяемого слова. Для языка деловой письменности характерны цепочки родительных падежей: распоряжение Главы администрации города. 

                                                                  7

    Формально-логический тип текстовой организации проявляется  в рубрикаций простого предложения, т.е. в членении текста на составные  части графически. Как правило, рубрикацией  разбиваются однородные члены предложения, нередко они осложняются причастными и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, вводными словами:

    Посредник своевременно предупреждает Заказчика: о непригодности или недоброкачественности  товара, полученного от Заказчика; о  том, что не соблюдение указаний Заказчика в процессе выполнения работ, обусловленных договором, приведет к порче товара.

    Рубрикация  на текстовом уровне связана с  делением текста на пункты и подпункты, которые в документах обозначаются только арабскими цифрами:

    1.1.1.1.1.1.

    2.1.2.1.1.2.

    3.1.3.1.1.3.

    В зависимости от сложности деления  выбирается одно-, двух- или трехзначное  обозначение пункта, подпункта. Подзаголовки пунктов придают деловым текстам  подчеркнуто логический, аналитический  характер (что свойственно для  текстовой организации контрактов, договоров, соглашений).

    В качестве логических текстовых скреп  в тексте документа выступают  вводные слова: следовательно, таким  образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов выступают  указательные местоимения и причастия, которые замещают в тексте номенклатурные наименования, термины: указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т.п.

    Подрядчик обязан приступить к выполнению работ  не позднее трехдневного срока после  перечисления оплаты. Указанный срок необходим для приобретения материалов по данному заказу.

    В текстах контрактов (договоров) эту  же функцию выполняют ролевые  обозначения контрагентов (Заказчик - Исполнитель, Заказчик - Подрядчик, Арендатор - Арендодатель, Покупатель - Продавец, Поставщик - Покупатель и т.д.), замещающие развернутые номинации юридических лиц.

         Деловая речь накопила огромное  количество проверенных многолетней  практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает  создавать новые деловые тексты. Формула "типовая ситуация - стандартизованная речевая манера" обусловливает использование стандартных средств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает документ от любой другой бумаги. Стандартизация облегчает восприятие и обработку информации, держащейся в документе. Таким образом, официально-деловой стиль и те жанры, которыми он представлен в деловом общении, имеют ряд характерных черт, которые предполагают достаточно высокий уровень лингвистической подготовки составителя документа.

                                                                       8

         5.   Основные жанры письменной деловой речи.

                                            5.1.  Договор.

    Одним из актуальных жанров письменной деловой  речи в настоящее время стал договор. Договор - это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули - текстовые фрагменты с типовыми заголовками представленные набором стандартных фраз. Минимально таких моделей должно быть семь:

1. Представление сторон.
2. Предмет договора.
3. Обязательства сторон.
4. Условия и порядок расчетов.
5. Ответственность сторон.
6. Срок действия договора.
7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

    Следует обратить внимание на то, что заголовок документа содержит ключевое слово "договор": Договор о поставках, Договор о подряде, Договор об аренде, Договор об оказании услуг, Договор о снабжении электроэнергией.

    Заголовок представляет собой, таким образом, словосочетание с существительным  в предложном падеже с предлогом "о" ("об") или существительного "контракт" с родительным падежом зависимого слова: Контракт аренды помещения, Контракт купли-продажи, Неправильно использование какой-либо иной падежной формы, например: Договор на снабжение электроэнергией или, Договор купли-продажи.

    ДОГОВОР № 7

    Товарищество  с ограниченной ответственностью - производственное предприятие "Мастер-93", именуемое в дальнейшем "ИСПОЛНИТЕЛЬ", в лице директора Ганюшева Михаила  Васильевича, действующего на основании устава, с одной стороны, и ТОО "БЛОК", именуемое в дальнейшем "ЗАКАЗЧИК", в лице директора Герасимова Олега Алексеевича, действующего на основании устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

    I. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА И ДРУГИЕ ОБЩИЕ УСЛОВИЯ.

    1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель  принимает на себя обязательства  по изготовлению и монтажу  передвижной книгофотовыставке  в соответствии с требованием реестра № 68 ст. 3-12 в течение 25 рабочих дней со дня получения оплаты на р/с Исполнителя.

                                                                  9

    II ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН

    2.1. Заказчик обязуется: произвести оплату услуг Исполнителя в соответствии с п.3.1 настоящего договора; оказывать, помощь Исполнителю в выполнении им принятых на себя обязательств.

    III. СУММА ДОГОВОРА И ПОРЯДОК ОПЛАТЫ

    3.1. Общая сумма по настоящему  договору составляет 34 000 (Тридцать  четыре тысячи) рублей.

    3.2. Оплата производится предварительно или 100% в 5-дневный срок со дня подписания договора.

    IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

    4.1. При несвоевременной оплате услуг  Исполнителя (в том числе при  предварительной оплате) Заказчик  уплачивает Исполнителю пеню  в размере 0,2% от суммы договора за каждый день просрочки.

    4.2. При несвоевременном выполнении  Исполнителем своих обязательств, он уплачивает Заказчику пеню  в размере 0,2% от суммы договора  за каждый день просрочки.

    V. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

    Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами и действует до выполнения сторонами своих обязательств.

    VI. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ И ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

    Все остальные условия, не предусмотренные  договором, регулируются действующим  законодательством.

    1. Договор составлен в двух экземплярах, из которых один находится у Исполнителя, второй - у Заказчика.

    2. Юридические адреса и платежные  реквизиты сторон: 
 
 
 
 
 

                                                                10

                                    5.2.   Деловые письма.

    Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной  организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может  быть одному должностному лицу, и подписана  одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

    Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем  контракт или постановление, но имеющим  юридическую значимость. Деловая  переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая  и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.

      По функциональному признаку деловые письма делятся на: требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового.  По виду деловые письма могут строиться как: письмо-просьба, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-декларация (заявление) и.т.д. 
 

                                                                 11

Примеры деловых писем:

    Информационное  письмо.