Алгоритм разработки, принятия и реализации управленческих решений

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования 

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

Институт  бизнеса в строительстве  и управления проектом

специализация

«Управление проектом» 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ 

по  дисциплине

«УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ» 
 

Тема: «Алгоритм  разработки, принятия и реализации управленческих решений» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2011

 
 
 

Введение. 

     Процесс управления представляет собой сложный, непрерывный, динамичный и целенаправленный  процесс воздействия управляющей  системы на управляемый объект при  помощи различных методов и средств для достижения поставленных целей. Основу процесса управления  составляют решения и деятельность, связанная с их подготовкой, принятием и реализацией.

     Управленческое  решение – это основное звено процесса управления, формула воздействия управляющей системы на управляемую,  результат управления. По существу, процесс управления сводится к фиксации и анализу ситуации, выработке и реализации решений. Можно сказать, что управленческое решение – это центральный стержень, вокруг которого вращается жизнь организации.

     Решение определяет программу действия системы  управления для достижения поставленных целей. Эта программа устанавливает  сроки и границы действий, круг исполнителей и их задачи, методы и  средства, с помощью которых можно  достичь  определенных результатов, и критерии их оценки.

     Управленческие  решения возникают при реализации функций управления, поскольку каждая функция представляет собой  отдельные  направления, виды воздействия, оказываемые  управляющей системой на объект управления. Решение - это промежуточный и  конечный продукт в каждой функции управления, отражающий в своем содержании  специфические черты каждой функции. Решение формулирует тип воздействия и тип действия, связанного с этим воздействием. Управленческие решения как форма связывают сущность (воздействие) и содержание (функции) управления.

     Решение не является конечной целью управления, оно служит средством достижения цели управления. Таким образом,  управление неразрывно связано с принятием и реализацией решений: там, где нет решений – нет и управления.

     Субъектом всякого решения как мыслительно-психологического и волевого акта является человек. В разработке, принятии и реализации решений выражается и проявляется мировоззрение и мышление людей, их поведение, сознательная целенаправленная деятельность.

     Человек, появляясь на свет, практически сразу  же начинает принимать решения, поскольку  принятие решений – это выбор  определенного варианта действий из нескольких возможных. В процессе становления  человек проходит путь от интуитивно-эмпирического  решения простых проблем, связанных  с личными интересами  к решению  более сложных проблем, связанных  с общением, взаимоотношениями, социумом. С началом профессионального  развития круг и сложность проблем  расширяется, решения переносятся  в деловую, профессиональную сферу, зависят от множества факторов, интересов, условий и связей между ними, многие из которых очень трудно, почти  невозможно определить. Решение таких  проблем требует применения выработанных наукой и подтвержденных практикой  схем и механизмов принятия и реализации решения.

     Принятие  управленческого решения –  исключительная задача руководителя любого уровня. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает руководитель, формулируя цели и добиваясь их достижения. Поскольку принятые решения касаются не только менеджера, но и других работников, а во многих случаях — всей фирмы, корпорации, понимание природы и сути принятия решений чрезвычайно важно для каждого, кто хочет добиться успеха в области современного менеджмента.

     Принятие  управленческих решений – сложный и многогранный процесс, требующий от руководителя интеллекта, глубоких знаний, инициативы и творчества. Для принятия качественного решения руководитель должен уметь перспективно мыслить, собирать и анализировать информацию,  рационально организовывать процесс подготовки, выработки и реализации решений, пользоваться накопленным опытом и интуицией.  Таким образом, умение подготавливать и принимать решения, нести ответственность и контролировать их выполнение – становится основными качествами успешного руководителя.

     Концепция принятия решений в качестве одного из элементов управления организацией рассматривает решение как сознательный выбор из ряда альтернатив. С одной стороны, оно является «выводом» (не всегда в логическом смысле) из некоторых предпосылок, ему предшествует информационный процесс, осуществляемый на более или менее рациональной основе, с применением научных или эмпирических методов, определенных технических средств и т. п. С другой стороны, решение — это субъективное (индивидуальное или коллективное) «действие», которому предшествуют другие, в том числе познавательные и аналитические действия людей, объединенных организационными взаимосвязями. Рассмотрение решения как организационного действия как раз и позволяет синтезировать в единой концепции научно обоснованные системно-кибернетические принципы исследования сложных хозяйственных объектов и одновременно реальную социально-психологическую форму реализации процессов управления.

     Итак, что же такое управленческое решение? Существует достаточно много определений, большинство их которых можно  отнести к трем подходам к определению  понятия «Управленческое решение». Это предметный подход, процессный подход и  смешанный. В соответствии с этими подходами можно привести следующие определения понятия  «Управленческое решение»:

     Управленческое  решение – сознательный выбор наиболее предпочтительного варианта поведения, направления действий из множества возможных.

     Управленческое  решение – средство преодоления разрыва между желаемым и действительным состоянием системы.

     Управленческое  решение – выбранный вариант воздействия, продукт, результат управленческого труда.

     Управленческое  решение – волевой акт руководителя, направленный на формирование определенного поведения работников.

     Управленческое  решение – последовательность этапов действий по разрешению проблемы.

     В качестве признаков, определяющих  управленческое решение можно выделить:

• наличие проблемной ситуации;
• наличие альтернатив для выбора;
• наличие цели: бесцельный выбор не рассматривается как решение;
• необходимость волевого акта лица, принимающего решение, так как решение принимается в борьбе интересов и мнений;
• определяет действия объекта и субъекта управления и ведет к практическим результатам.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Теоретическая часть ( Алгоритм). 

Процесс выработки  и реализации управленческого решения — это деятельность, осуществляемая по определенной технологии с использованием различных методов и технических средств, направленная на поиск выхода из определенной управленческой ситуации путем формирования, а затем реализации воздействия на объект управления. В организационном аспекте данный процесс представляет собой совокупность закономерно следующих один за другим в определенной временной и логической последовательности этапов, между которыми существуют сложные прямые и обратные связи. Каждому этапу соответствуют конкретные трудовые действия, направленные на выработку и реализацию решения. Эту повторяющуюся систему действий принято называть технологией процесса выработки и реализации решений, которую можно представить в виде алгоритма (рис. 6).

     Этот  процесс является чрезвычайно сложным  и запутанным, характеризующимся  многообразием обратных связей, возвращением на предшествующие стадии. По образному выражению Г. Саймона, процесс принятия решений представляет собой «колесо в колесе», когда каждая стадия включает в себя все остальные и возможно любое сочетание фаз и стадий в процессе разработки проблемы.

     Упорядочение  этапов и действий, составляющих процесс  принятия решений — весьма насущная проблема и для построения организационных структур управления, и для разработки и применения математических, системных, эвристических методов поиска и выбора решений, и для рационализации информационных потоков в организации, и для решения многих других управленческих проблем. Именно поэтому процесс принятия решений до сих пор является предметом исследований многих ученых — прикладников и практиков. На сегодня проблема изучения и совершенствования процесса принятия решений рассматривается как многодисциплинарная, требующая привлечения всего комплекса научных дисциплин, группирующихся вокруг науки управления.

     Исходный  момент в понимании процессов  выработки организационных решений  лежит в признании охарактеризованного  выше принципа «ограниченной рациональности» (неполноты знаний) при выработке большинства организационных решений, из которого вытекают два весьма важных общих положения.

     Первое — в процессе организационного принятия решений менеджеры, специалисты и другие члены организации имеют дело не с реальными ситуациями во всей их сложности, а с моделями реальных ситуаций, отражающих лишь наиболее существенные черты управленческих проблем. Такого рода моделями могут быть словесные, графические и другие полуинтуитивные построения, отражающие определенное понимание проблемы, так же как и более строгие математические и машинные модели.

     Второе — процесс организационного принятия решений — это процесс поиска, познания и организационного обучения. Реализуемый членами организации и их группами, он тесно сопряжен с процессами «решения проблем» и «творческого мышления» но тому кругу вопросов, которые возникают в процессе хозяйственного управления.

     Наиболее  обобщающими моделями принятия решений  являются абстрактные ситуации выбора из многих альтернатив, имеющие формальное описание в виде графа («дерева») решений. Каждая из этих моделей характеризуется наличием множества альтернативных путей перехода из начального состояния системы в ее конечное состояние, среди которых следует выбрать путь, приводящий к наиболее предпочтительному (с точки зрения некоторого критерия) конечному состоянию. В таких моделях каждый из альтернативных вариантов  должен быть четко определен, исчерпывающим образом оценены его последствия, установлены связи с другими вариантами и через них с конечным состоянием системы.

     Если  такого рода задача имеет небольшую  размерность, то проблема выбора наилучшего решения становится тривиальной  и сводится к перебору и оценке всех возможных путей, приводящих к конечному исходу. Кардинальная сложность задачи состоит в том, что ее размерность для сколько-нибудь реальных систем принятия решений оказывается необозримой и исключает возможность полного перебора вариантов. Поэтому большое значение для совершенствования принятия сложных решений приобретают методы решения комбинаторных задач. Но для многих реальных ситуаций такие задачи не формализуются, в них неизвестны ни алгоритмы или правила получения всех возможных альтернативных ходов, ни четкие критерии оценки положительных, отрицательных или нейтральных последствий каждого из них.

     В результате применение методов моделирования  в системах принятия решений варьируется  в весьма широких диапазонах: от физического и игрового моделирования  до математических моделей и машинной имитации. При этом для наилучшего построения процессов принятия решений важны нормативные модели, цель которых — способствовать выработке курсов действий, наиболее целесообразных с позиций некоторых критериев, а для лучшего понимания этих процессов полезны дескриптивные (описательные) модели, цель которых — отразить, как в действительности функционирует и развивается организационная система принятия решений.

     Блок-схема  алгоритма принятия решений (рис. 6) ориентирована на определенный класс (вид) решений — концептуальные стратегические решения. Следует отметить, что:

• на этапах 1, 7 существенное влияние оказывает внешняя среда.
• на этапах 2, 3, 5, 6, 13, 17—19, 24, 25 существуют альтернативы. Из соответствующих прямоугольников выходят две линии со стрелками — «да», «нет».
• на этапах 7, 8, 10, 11, 16, 19, 20, 22, 23 осуществляются несколько процедур, требующих наиболее напряженной умственной работы.

 
 
 

 

     Этап  1. Анализ фактического состояния объекта управления на основе контрольной информации проводится по определенной сумме параметров.

     Этап  состоит из следующих процедур:

1. Получение контрольной информации (сигнала);
2. Уточнение количества контролируемых параметров;
3. Определение желаемых показателей;
4. Определение фактических показателей (параметров системы)

     Для адекватного представления ситуации используются не только количественные данные, но и данные качественного  характера.

     Этап 2. Определение наличия отклонений от программного состояния в настоящем и возможности их возникновения в будущем, устранение или предотвращение которых требует управляющего воздействия. На этом этапе необходимо принимать во внимание прогнозную информацию о будущем состоянии объекта управления и окружающей среды, с тем чтобы предвидеть возникновение противоречия, предотвратить его усугубление и появление конфликтной ситуации. В случае «нет» переходим к этапу 3, в случае «да» — к этапу 4.

     Этап 3. Если установлено, что по сумме контролируемых параметров отклонений нет, то при их отсутствии и по другим параметрам процесс заканчивается. Если же отклонения имеются или есть предпосылки их возникновения, то следует вернуться к этапу 1.

     Этап 4. Анализ ситуации и определение причин отклонений. При положительном ответе на этапе 2 приступаем к изучению ситуации и характеристике причин, вызвавших отклонение. Для диагностического анализа в ряде случаев целесообразно привлечь группу экспертов, сформированную из опытных высококвалифицированных специалистов.

     Анализ  сложившейся ситуации и определение  причин отклонений позволяю идентифицировать проблему, проанализировать и структурировать  ее.

      Большое внимание придается построению механизмов регистрации проблем в системе принятия решений. Отмечается, в частности, что для многих ситуаций решений трудно выявить, какого звена организации на самом деле касается обнаруженная проблема. Так, нарушение графиков выпуска продукции завода может оказаться в конечном итоге следствием того, что имеются крупные недостатки в подготовке производства изделий из-за плохой координации конструкторско-технологических служб, а уменьшение съема продукции с единицы производственных мощностей проистекать из-за простоев, вызываемых трудовыми конфликтами.

      Центральным моментом при этом является дифференцированный подход к выявленным проблемам. Деление  проблем на «хорошо структуризованные», «слабо структуризованные» и «неструктуризованные» отражает различную степень неопределенности (неполноты знаний) о проблеме, а решений на «программируемые» и «непрограммируемые» — различие в степени формализации процедур, на основе которых могут быть получены решения.

     Этап 5. Причины, вызвавшие отклонение, могут быть внутренними или внешними по отношению к системе. Если установлено, что причины отклонения внутренние, переходим к этапу 7, в случае «нет» — к этапу 6.

     Этап 6. Устанавливаем, являются ли причины отклонения внешними. В случае «да» переходим к этапу 7, при отрицательном ответе необходимо вернуться к этапу 4 и установить причины и характер отклонений.

     Как же действует организация, когда зарегистрирован и осознан сигнал возникновения проблемы, появляющийся извне или внутри  организации? Устанавливается, что в реальных условиях выявление проблемы не означает автоматически начала ее решения. Здесь, как показывают наблюдения, возможна реакция трех видов.

     Первая — хотя проблема существует, ее не будут пытаться решать, так как это не может быть сделано в приемлемые сроки, не оправдывает ожидаемых затрат на выработку и реализацию соответствующего курса действий, но чаще всего из-за того, что организация не в силах повлиять на факторы, порождающие проблему.

     Вторая — проблема типична и стандартна для организации. Симптом ее проявления сразу же ведет к применению однозначно определенного шаблона организационных действий — это так называемый «обусловленный ответ» на проблемную ситуацию, связанный с быстрым принятием решения.

     Третья — проблема может и должна быть решена, но ее наиболее предпочтительное решение не очевидно. Это требует реализации полного аналитического цикла поиска, оценки, выбора ее решения, связано с вовлечением в процесс принятия решений специалистов по отдельным аспектам проблемы, с использованием количественных методов и ЭВМ, с налаживанием контроля для сопоставления фактических результатов с желаемыми и с обратными связями в процессе принятия решений.

     Принадлежность  проблемы к одному из названных типов  определяется двумя основными характеристиками: частотой появления проблемы и наличием в организации установленных принципов, правил, процедур для ее решения. Наибольший удельный вес в производственных организациях, как считается, занимают стандартные, повторяющиеся проблемы, для которых документально оформлены или традиционно применяются определенные программы и правила решения (методики разработки графиков запуска-выпуска изделий, контроля качества, начисления зарплаты, действия в случае остановки технологической линии, нарушения трудовой дисциплины и т. п.). Здесь и частота появления проблемы, и степень осознанности и традиционности для организации достигают наивысшего уровня.

     Другие  нередко возникающие проблемы — те, которые являются единичными и новыми для данной организации, но достаточно распространены в практике деятельности других организаций данного типа. Примером может служить проблема выбора места для строительства нового аэропорта вблизи населенного пункта. Для таких проблем наилучший путь — обращение к опыту других организаций, заимствование уже выработанных принципов и методов подготовки решений, сосредоточение на специфических условиях возникновения проблемы с тем, чтобы найти аналогичные условия и решения за пределами данной организации. Этот тип проблем, как и предыдущий, в наибольшей степени связан с выработкой адаптивных решений, не влияющих кардинальным образом на структуру системы и на установившиеся в ней курсы действий, а всего лишь позволяющие довести некоторые целевые характеристики до удовлетворительного уровня, без пересмотра самих целей.

     Наконец, иногда возникают проблемы, которые  по своей природе уникальны, нетипичны для данной организации. Здесь важно определить, действительно ли обнаруженная нетипичная проблема — случайное явление, которое вряд ли в будущем повторится (например, крупная авария в энергетической системе) иле же это первое возникновение проблемы, которая в будущем станет типичной для организации (например, распределение заказов внутри корпорации в условиях образования ее нового зарубежного филиала). И в том, и в другом случае отсутствуют установившиеся принципы и программы решения проблем. Их надо заново выработать на основе аналитического процесса. При этом, если для проблемы случайного и тем более кризисного характера необходимо быстрое решение, где решающую роль приобретает привлечение наиболее квалифицированных экспертов, то для новой проблемы устойчивого характера степень ее разностороннего изучения и оценки должна быть намного глубже и построено не только само решение, но и методика его последующего получения. Именно эти типы проблем в наибольшей степени связаны с пересмотром структуры системы, ее целей, принципов работы, взаимоотношений с внешним окружением и т. п. (т. е. с так называемыми «инновационными» решениями).

     Этап 7. Этап определения стратегии решения. Этот этап сложный и ответственный. Он включает постановку цели, определение критериев достижения цели, поиск средств и способов ее достижения.

     Для определения главной цели составляем полный перечень целей, а затем на основе количественной и качественной характеристик каждой из них выявляем приоритет какой-либо одной.

     Особое  значение на данном этапе имеет прогностическое  обоснование цели. Прогнозное исследование может быть направлено как на определение  реально достижимой, отвечающей потребностям общественного развития цели, так  и на поиск средств и способов достижения поставленной цели.

     Определение и декомпозиция целей связана  с формулированием главного ограничителя на организационное поведение –  целей организации.

     Цели  выражают в процессах принятия решений два главных момента:

     — некоторую конечную точку (состояние системы), которая должна быть достигнута с помощью путей и средств, которые предстоит выявить и реализовать;

     — функцию (критерий), которая должна быть использована для оценки последствий альтернативных курсов действий.

     Декомпозиция  цели основывается на трех исходных предпосылках:

1. система, принимающая решение, рассматривается как внутренне однородная единица, управляемая по конечному состоянию выхода, единому для всей системы;
2. система, принимающая решение, представляет собой множество относительно автономных и взаимодействующих элементов, объединяемых единой целью;

     3) система распадается на множество отдельных подсистем, которые имеют самостоятельные несоизмеримые и конфликтные цели.

     Этап 8. Оценка конкретной обстановки. После разработки стратегии решения необходимо провести оценку обстановки по кадрам (а), ресурсам (б), технике (в), времени (г), технологии (д), эффективности (е) в настоящем с учетом тенденций изменения этих условий в перспективе.

     Этап 9. Устанавливаем исходя из информации, полученной на этапе 8 (а) — (е), соответствует ли выбор цели и способов ее достижения реальной обстановке. В случае «нет» необходимо вернуться к этапу 7 и вновь пересмотреть стратегию решения, в случае «да» переходим к этапу 10.

     Этап 10. Подготовительный этап выработки решения, определение круга должностных лиц и функциональных подразделений, которые необходимо включить в ход процесса, а также ответственных за выполнение конкретных работ и должностного лица соответствующей ступени иерархии управления, имеющего право на окончательное принятие решения. Результатом подготовительного этапа должен быть план работ по выработке решения.

     Этап 11. После подготовительного этапа следует информационный. На этом этапе осуществляются поиск, сбор и обработка необходимой для принятия решения информации: (а) — (г).

     Можно выделить основные требования к качеству информации для принятия управленческого решения:

     • своевременность;

     •  достоверность (с определенной вероятностью);

     •  достаточность;

     •  надежность (с определенной степенью риска);

     • комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров данного предприятия и конкурентов и т.д.);

     • адресность;

     •  правовая корректность информации;

     •  многократность ее использования;

     •  высокая скорость сбора, обработки и передачи данных;

     •  возможность кодирования;

     •  актуальность информации.

     Этап 12. Анализируем, достаточно ли собранной информации для принятия решения. В случае «нет» переходим к этапу 13, в случае «да» — к этапу 14.

     Этап 13. Устанавливаем возможность получения дополнительной информации. В случае «да» — возврат к этапу 11, в случае «нет» переходим к этапу 14.

     Этап 14. Уточнение прогноза результата. На основании всей собранной информации уточняем объективные условия и возможности достижения цели, а также анализируем возможные изменения в ходе этого процесса и их влияние на конечный результат.

     Этап 15. Выработка экспертных рекомендаций по элементам решения. В ходе рассматриваемого процесса неоднократно прибегаем к рекомендациям экспертов, что вызвано, во-первых, наличием не формализуемых ситуаций, явлений и факторов; во-вторых, желанием повысить эффективность формальных методов (область применения которых ограничена), сочетая их с эвристическими. Вместе с тем привлечение экспертов позволяет при необходимости получать дополнительную информацию посредством усреднения мнений высококвалифицированных специалистов.

     Этап 16. Выработка решения. Изучив особенности ситуации, определив главную цель и всесторонне оценив обстановку на основании полной, достоверной и своевременной информации, осуществляем разработку возможных вариантов решения, их оценку и сравнение. Возможные альтернативы решения удобнее всего разрабатывать при помощи моделирования.