Анализ деятельности организации ЧП" Торнадо "

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ  УКРАИНЫ

Харьковский  Государственный   Технический

Университет  Строительства  и  Архитектуры

Кафедра  менеджмента

КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ

по  дисциплине " Основы  менеджмента "  по  специальности

" Менеджмент  в  производственной  сфере"

                                                                                 Руководитель ___________    ________________

                                                                                                                         (подпись)                 (ф.и.о.)

                                                                                 Студентка       ___________    ________________

                                                                                                                          (подпись)                 (ф.и.о.)

                                                                                 Группа                  МП-52__    Курс       5____

                                                                                 Допущена  к  защите  " 28 " декабря 1998 г.

Харьков  1998 г.

Содержание :

Раздел 1.  Обзор  организации .

1.1                Описательная  часть .

1.2                Маркетинговая  часть .

1.3                Раздел  исследований  и  разработок .

1.4                Производственный  раздел .

1.5                Менеджмент .

1.6                Раздел  риска .

1.7                Характеристики  внутренней  и  внешней  среды  организации .

Раздел 2.  Стратегическое  планирование .

Раздел 3.  Организация  взаимодействия  различных  органов  управления

                   и  организационная  структура  предприятия .

Раздел 4.  Мотивация  и  контроль .

Раздел 5.  Коммуникации .

Раздел 6.  Обеспечение  эффективности  деятельности  организации :

      Управление  персоналом ;

      Управление  производством .

Заключение .

Список  литературы .

Раздел 1.   Обзор  организации .

1.1.           Описательная  часть .

    В  данном  курсовом  проекте  будет  рассматриваться  и  анализироваться  деятельность  организации  ЧП" Торнадо ".

    ЧП " Торнадо "  было  зарегистрировано  29  февраля  1996 г.

    Род  деятельности  организации – производство  полиграфической  продукции  и  оказание  постполиграфических  услуг .

Фирма  включает  в  себя  три  типографии  и  одну  мини-типографию .

Сфера  полиграфических  услуг  включает  в  себя  множество  различных  элементов .  Организация  ЧП " Торнадо "  предоставляет  следующие  виды  услуг :

      Офсетная  одноцветная  печать

      Изготовление  многоцветной  и  полноцветной  печатной  продукции

      Разработка  оригинал-макетов  для  типографий ( для  одноцветной  и  полноцветной  печати )

      Выполнение  переплетных  работ ( мягкий  и  твердый  переплет )

      Выполнение  полного  цикла  полиграфических  работ  от  оригинал-макета  до  готовой  полиграфической  продукции ( книги , журналы , вестники , сборники , учебные  пособия , дневники , тетради , блокноты , календари

и т.д. )

      Поставки  бумаги (белой  и  цветной  офсетной , газетной , мелованной, картона, рулонной  или  резанной  на  формат )

   Особенностью  организации  является  работа  не  только  на  рынке  Харькова  и  Харьковской  области , но  и  с  партнерами  и  заказчиками  по  всей  территории  Восточной  Украины , доля  которых  в  обороте  организации  составляет  около 60% . В  основном  типография  специализируется  на  печати  периодических  изданий , таких  как  газеты , журналы , вестники , бюллетени, проспекты  и т.д., а  также  учебных  изданий ( пособия , учебники , карты , дневники , тетради )  и  законодательной  литературы ( сборники  положений , поправок , законов , пособий  для  обучения  сотрудников  служб  безопасности  и  т.д.).

1.2.           Маркетинговая  часть .

    Маркетинговые  исследования  в  основном  служат  для  анализа  положения  организации  или  определенного  вида  товара  на  рынке  и  прогнозов  будущих  продаж .

  В виду  того , что  на  фирме  ЧП " Торнадо "  отсутствует  отдел  маркетинга , а  профессиональные  маркетинговые  исследования  требуют  затрат  значительных  денежных  средств , то  возможность  изучения  рынка  сводится  к  обработке  поступающей  общей  информации  руководством  фирмы ,  ее  отсеву ( т.е.  выявлению  необходимой  и  важной  информации  в  общем  информационном  потоке ), оценке  информации  и  личному  прогнозированию  для  принятия  решений .  При  этом  не  в  лучшую  сторону  сказывается  несвоевременность  и  разрозненность  поступления  информации , недостаточная  оперативность  ее  обработки  и  нехватка  маркетингового  опыта  и  знаний .  Это  негативно  влияет  на  эффективность  принимаемых  решений .

        Основным  рынком , который  стремится  завоевать  ЧП " Торнадо "  и  занять  на  нем  более устойчивую  позицию ,  является  рынок  производства  готовой  полиграфической  продукции  в  крупных  объемах  заказов .

На  данный  момент  организация  занимает  не  ведущую , а  скорее  среднюю  позицию  с  потенциалом  на  дальнейшее  развитие  и  завоевание  ведущего  положения .

      Организация – это  открытая  система . Поэтому  внешние  переменные  сильно  влияют  на  ее  деятельность . Современным  организациям  приходится  приспосабливаться  к  изменениям  во  внешнем  окружении  и  соответственным  образом  осуществлять  изменения  внутри  себя .

Необходимо  учитывать  внешние  силы  по  отношению  к  организации – это  важный  вклад  системного  подхода  в  науку  управления .  Ситуационный  подход  позволил  расширить  теорию  систем  за  счет  разработки  концепции , согласно  которой  подходящий  метод  определяется  конкретными  внешними  и  внутренними  факторами , характеризующими  организацию  и  влияющими  на  нее  соответствующим  образом .  Поскольку  от  руководства  зависит  выживание  организации , менеджер  обязан  уметь  выявлять  существенные  факторы  в  окружении , которые  повлияют  на  его  организацию . 

Помимо  этого  он  должен  предложить  подходящие  способы  реагирования  на  внешние  воздействия .  Организации  вынуждены  приспосабливаться  к  своей  среде , чтобы  выжить  и  продолжать  эффективную  деятельность .

   К  внешней  среде  организации  относятся  следующие  элементы :

      Потребители

      Конкуренты

      Правительственные  учреждения

      Поставщики

      Финансовые  организации

      Источники  трудовых  ресурсов

  Для  облегчения  учета  ее  влияния  на  организацию  внешние  факторы  разделяют  на  две  группы :  прямого  и  косвенного  воздействия .

   Среда  прямого  воздействия  включает  в  себя  следующие  факторы :

1.      Поставщики (трудовых  ресурсов , материалов , капитала )

2.      Потребители

3.      Конкуренты

4.      Законы  и  государственные  организации

5.      Профсоюзы

  Среда  косвенного  воздействия  включает  в  себя  следующие  факторы :

1.      Международные  события

2.      Состояние  экономики

3.      Научно-технический  прогресс

4.      Политические  факторы

5.      Социально-культурные  факторы

К  основным  ситуационным  факторам  внутри  организации ,  которые  требуют  усиленного внимания  руководства ,  относятся :

      Цели

      Структура  организации

      Задачи

      Технология

      Люди

        Международные  события  влияют  на  деятельность  организации , так  как  основную  часть  сырья  и  материалов  организация  вынуждена  поставлять  из заграницы .

         В  настоящее  время  нестабильность  нашей  экономики ухудшает 

эффективность  работы  организации  в  основном   за  счет  нестабильности  национальной  валюты ( т.е.  постоянные  резкие  скачки  курса  гривны  по  отношению  к  американскому  доллару )   и  невозможности  в  связи  с  этим  долгосрочного  достоверного  планирования  деятельности  фирмы .

         Научно-технический  прогресс  влияет  на  ускорение  морального  старения  оборудования  и  технологий  работы .  Новые  технологии расширяют  спектр  услуг  и  позволяют  выпускать  качественно  новую  продукцию .  Однако  те  средства ,  которые  высвобождаются более  экономичными  технологиями , почти  полностью  " съедаются "  трудностями  и  затратами , сопряженными  с  провозом  через  границу  Украины  оборудования  и  расходного  сырья  и  материалов , их сертификацией  в Торгово-Промышленной  Палате  Украины , установкой  оборудования , его  запуском , техническим  обслуживанием  и  эксплуатацией  из-за  отсутствия  квалифицированного  персонала .  Благодаря  этим  и  многим  другим  причинам  новые  технологии  попадают  на  рынок  Украины  уже  после  их  значительного  устаревания  на  зарубежном  рынке . 

       Факторы  внешнего  окружения  влияют  на  деятельность  организации  опосредованно , т.е.  посредством  факторов  внутреннего  окружения .

    Каждая  организация  стремится  придерживаться  определенной  ценовой  стратегии .  ЧП " Торнадо "  выработала  свою  ценовую  стратегию , которая  удовлетворяла  требованиям  организации  до  настоящего  момента .  Фирма  не  стремится  назначать  самые  низкие  цены .  Вместо  этого  она  держит  стабильные  цены  немного  выше  среднего  уровня ( однако  не  на  все  виды  услуг ), привязанные  к  американскому  доллару ( т.е.  прайс-лист  в  условных  единицах ).  Надбавка  к  среднему  уровню  цен  помогает  организации  в  течение  достаточно  длительного  периода  времени  держать  внутренний  курс  пересчета  условных  единиц  в  национальную  валюту  независимо  от  скачков  курса  валют  благодаря  тому , что  она  компенсирует  потери  при  разных  курсах  валют .  Такая  ценовая  стабильность , в  отличие  от  остальных  конкурентов , чьи  прайс-листы  меняются  вслед  за  изменениями  курса  валют, в  сочетании  с  качеством  продукции  является  значительным  преимуществом  для  клиента  в  работе  с  данной  организацией .  Помимо  этого  создана  гибкая  система  скидок , учитывающая  объем  заказа , его  сложность , личность  клиента  и  существует  возможность  платежей  в  рассрочку  для  постоянных  клиентов

1.3. Раздел  исследований  и  разработок .

   К  сожалению,  организация  не  имеет  возможности  проводить  какие- либо  исследования  или  разработки  нового  продукта .

1.4.  Производственный   раздел .

  Как  уже  упоминалось  выше , организация  владеет  типографиями , которые  расположены  в  трех  различных  точках  города  Харькова .  Все  три  типографии  относительно  удобно  расположены  в  центре  города .  Несмотря  на  это,  не  возникает  проблем , связанных  с  погрузкой   и  отгрузкой  материалов  и  готовой  продукции , так  как  пути  сообщения , т.е.  доступ  к  производственным  и  складским  помещениям  транспортных  средств , являются  удобными  для  грузового  транспорта .  Это  значительно  облегчает  и  упрощает  работу  организации  в  целом  в  связи  с  тем , что  отпадает  необходимость  доставки  груза  мелкими  партиями  и  перепогрузки  его  в  грузовой  транспорт .  Благодаря  этому  значительно  экономится  рабочее  время , чему  сейчас  уделяют  большее  внимание , так  как  постепенно  предприниматели  начинают  понимать  актуальность  выражения  " время-деньги ".  А  также   высвобождается  часть  денежных  средств , которые  могли  быть  потрачены  на  аренду  или  приобретение  малолитражного  транспорта , его  заправку  и  техническое  обслуживание , оплату  за  стоянку  и  заработную  плату  водителям .

     Часть  харьковских  типографий  лишена  такого  преимущества , что  осложняет  их  функционирование  и  снижает  эффективность  работы .

     К  сожалению  на  территории  Украины  нет  производства , которое   полностью  обеспечивало  бы  типографию  необходимыми  материалами .  Поэтому  основную  часть  расходных  материалов , бумаги  и  запасных  частей  организация  вынуждена  закупать у  иностранных фирм-поставщиков .  Такая  ситуация  сложилась  благодаря  тому , что  оборудование , необходимое  для  высококачественной  офсетной  и  полноцветной  печати , импортируется в  Украину . К  сожалению  внутренний  рынок  нашей  страны  пока  еще  не  готов  к  производству  качественных  материалов , которые  обязательно  должны  соответствовать  мировым  стандартам . 

    Основным  недостатком  таких  закупок  является  большая  зависимость  потребителя  (т.е.  типографии )  от  цен  поставщиков  и  в  основном  от  скачков  курса  национальной  валюты .  В  значительной  мере   также  негативное  влияние  оказывает  неустойчивость  таможенного  и  налогового  законодательства , постоянные  повышения  таможенных  сборов  и  пошлин , налогов , а  также  проблемы , возникающие  с  сертификацией  ввозимой  продукции  в  Торгово-Промышленной  Палате  Украины .

        К  достоинствам  зарубежных  закупок  можно  отнести  высокое  качество  сырья  и  материалов , а  значит  и  способность  удовлетворить  постоянно  растущие  требования  заказчиков  к  качеству  готовой  продукции .

        Ситуация  облегчается  тем , что  часть  материалов ( газетная  бумага , картон и пр.)  производится  на  территории  Украины , благодаря  чему  рынок  поставщиков  значительно  расширяется  и  растет  возможность  выбора  наиболее  выгодного  поставщика . К  сожалению  экономические  факторы  и  границы  в  настоящий  момент  препятствуют  сотрудничеству  в  рамках  территории  бывшего  СССР .

   Как  и  любое  производство , организация  испытывает  потребность  в  производственных  фондах .  Производственные  помещения  и  большой  склад  не  принадлежат  организации , а  арендуются  ею . Помимо  этого  существует  малый  склад  в  центре  города  и  складские  помещения  небольших  объемов  в  каждой  типографии .

    Все  три  типографии  подчиняются  главному  офису , в  котором  происходит  координация  работы  организации , обработка  документации  и  поступающей  информации , там  же  находится  бухгалтерия  и  отдел , занимающийся  поставками  сырья  и  материалов .  Все  помещения  оснащены  необходимым  оборудованием , мебелью , вспомогательной  техникой , оргтехникой  и  средствами  связи .

1.5.           Менеджмент .

    Весь  управляющий  персонал  организации , за  исключением  директора , является  наемным  персоналом  с  опытом  работы  в  данной  области  минимум  2  года .

  Организация  является  частным  предприятием  и  зарегистрирована  как  ЧП " Торнадо " .

    Всего  в  организации  работает  около  30  человек ,  8  из  которых  относятся  к  управляющему  персоналу .  Все  работники  управления  имеют  высшее  образование  либо  получат  его  в  течение  года .   Остальной  персонал состоит  из  основных  и  вспомогательных  работников , образование  которых  в  основном  среднетехническое .  Работникам , которые  работают  с  оборудованием  в  виду  его  сложности  и  дороговизны  предъявляется  в  основном  единственное  требование – опыт  работы , и  естественно  дисциплинарные  требования .

1.6. Раздел  риска .

     Риски  в  предпринимательстве – это  практически  неизбежный  спутник  всякого  рода  коммерческих  операций , а  в  общем  экономическом  аспекте рисковая  деятельность  характерна  прежде  всего  для  высоких  технологий , новых  исследовательских  и  внедренческих  программ , отдача  от  которых  далеко  не  всегда  гарантирована  вообще  либо  не  гарантирована  в  прогнозируемом  размере .  Смысл  рискованной  сделки  в  энциклопедическом  словаре  определен  как : "…договоры , исполнение  которых  контрагентами  ставится  в  зависимости  от  события , о  котором  совсем  ничего  не  известно , случится  оно  или  не  случится , или  же  от  события  неизбежного , но  момент  наступления  которого  не  может  быть с  точностью  определен ".

    Одна  из  основных  особенностей  предпринимательства  как  рисковой  деятельности – обязанность  лица , занимающегося  бизнесом , полностью  нести  весь  риск . Присущая  предпринимателям  способность  к  риску  объясняется  прежде  всего  тем , что  среди  них  немало  людей  довольно  авантюристического  склада .  Они  вынуждают  более  консервативных  и  менее  рисковых  коллег  или  партнеров  по  бизнесу  идти  на  риск  в  процессе  совместной  предпринимательской  деятельности .  Некоторые  виды  риска  можно  предупредить  в  страховых  компаниях   путем  заключения  соответствующих  страховых  соглашений .   Однако , значительная  часть  рисков ( ошибки  менеджеров , изменения  цен  и  спроса , неправильно  выбранный  проект  и т.д. )  полностью  ложится  на  предпринимателей .

Рис. 1.  Нисходящая  видовая  классификация

  предпринимательских  рисков .

Финансовый  риск – является  дополнительным  для  предпринимательского   риска ; его  носители – владельцы  обыкновенных  акций .Он  возникает  в  случае  задолженности  организаций или  выпуска  привилегированных акций . В  общем  аспекте  финансовый  риск – это  вероятность того , что  фирма  окажется  неспособной  покрывать  постоянные  финансовые  затраты .

  Этот  риск  присущ  деятельности  всех  фирм  и  в  том  числе  организации  ЧП " Торнадо " .

Венчурный  риск -  риск  в  отклонении  ожидаемых  доходов  от  вложения  капитала  в  обычно  небольшие  фирмы , осваивающие  принципиально  новые  виды  производства  и  обещающие  норму  прибыли  значительно  выше  средней .  Венчурным  также  считается  риск  в  получении  доходов  от  совместной  деятельности  предприятия  с  долевым участием  национального  и  иностранного  капитала .

  Так  как  ЧП " Торнадо "  не  занимается  новыми  разработками  и  не  является  совместным  предприятием , то  организация  не  подвержена  венчурному  риску .

Налоговый  риск – возможность  отклонения  будущих  прибылей  от 

ожидаемых  вследствие  непредсказуемых  изменений 

налогового  и  таможенного  законодательств , отсутствия  своевременного  доступа  к  инструктивным  материалам .

  Налоговый  риск  является  одним  из  основных рисков , нарушающих  эффективность предпринимательской  деятельности .Сюда  также  можно  отнести  чрезмерное  налогообложение  производителей  товаров  и  услуг .

Банковский  риск – опасность  финансовых  потерь , вытекающих  из  специфики банковских  операций . Различают  следующие  виды банковских  рисков :

      Кредитные – вероятность  неоплаты  задолженности  по  платежам  и  обязательствам  в  установленный  контрактом  срок .

      Валютные – это  риски , вызванные  изменением  реальной 

стоимости  отсроченного  платежа , осуществляемого  в  иностранной  валюте  в  связи  с  изменением  ее  курса .

   Следовательно , для  ЧП " Торнадо "  как  импортера  валютные  убытки  будут  выражаться  в  увеличении  или  сокращении  национального  денежного  эквивалента  затрат  на  импорт  товаров  и  услуг .

Валютные  риски  условно  можно  разделить  на  курсовой  риск( риск  курсовых  потерь )  и  инфляционный ( риск  от инфляционного  обесценивания  валют ) .

      Транзакционный  риск - риск  изменений  цены  иностранной 

валюты  , выраженный  в  национальном 

денежном  эквиваленте , к  моменту  совершения  платежей .  Этому  виду  риска  подвержены  счета  к  оплате  и  получению, займы  и  банковские  депозиты  и  т.п. , выраженные  в  иностранной  валюте .

  Значительно  уменьшить  риск  можно  квалифицированной  работой  в  области  управления , передачей  части  риска  другим  лицам  или  организациям  путем  хеджирования ( срочная  валютная  сделка , заключенная  для  страхования  от  возможного  падения  цены  при  совершении  долгосрочных  сделок ) , страхованием бизнеса  и  служащих .

    Риск  в  бизнесе  может  быть  уменьшен , если  хорошо  поставлена  работа  в  области  управления .  Эффективное  прогнозирование  и  планирование  дают  возможность  финансовому  менеджеру  предвидеть  и  приспособиться  к  экономическим  колебаниям  или  изменениям  вкусов  клиентов . Активная  деятельность  по  изучению  возможных  действий  конкурентов  может  помочь  адекватно  на  них  отреагировать .  Хорошо продуманные  социально-экономические  программы  для  служащих  и  рабочих  способствуют  предотвращению  проявления  недовольства  работников.

  Один  из  распространенных  методов  перераспределения  риска  во  всем  мире – это  приобретение  страховки .  Страхование –это  процесс , когда  одна  сторона ( страховщик )  за  определенную  сумму  ( страховой  взнос  или  премия )  соглашается  выплатить  другой  стороне ( страхователю)  на условиях, оговоренных  в  страховом  полисе , денежную  сумму  в  случае  понесения страхуемым  убытков  или  ущерба.  К  сожалению,  на  Украине  страхование  находится  не  на  должном  уровне ( т.е.  нет  гарантии  на  возмещение  ущерба  при  заключении  страхового  контракта , так  как  довольно  часто  страховые  компании  объявляют  себя  банкротами ) , что  приводит  к  редкому  использованию  этой  услуги  в  процессе  предпринимательской  деятельности .

1.7.           Характеристики  внутренней  и  внешней  среды  организации

  Как  уже  говорилось  выше ,  на  деятельность  организации  влияют  внутренняя  и  внешняя  среда  организации .  Организациям  приходится  приспосабливаться  к  изменениям  внешней  среды  и  соответствующим  образом  осуществлять  внутренние  изменения для  того , чтобы  выжить  и  сохранить  свою  эффективность .

     Внешние  факторы  влияние  на  организацию  можно  разделить  на  две  группы :  среда  прямого  воздействия  и  среда  косвенного воздействия.

Представим  влияние  внешней  среды  в  виде  графических  моделей , представленных  на  Рис. 2  и  3 .

Рис. 2.  Среда  прямого  воздействия .

Рис. 3.  Среда  косвенного  воздействия .

   Основными  переменными  внутренней  среды  являются :

        Цели

        Структура  организации

        Задачи

        Технология

        Люди

  Влияние  внутренней  среды  на  деятельность  организации  можно  так5же  представить  в  виде  схемы :

Рис . 4.  Взаимосвязь  внутренних  переменных.

Раздел 2.  Стратегическое  планирование .

     Стратегическое  планирование  представляет  собой набор  действий  и  решений , предпринятых  руководством , которые  ведут  к  разработке  специфических  стратегий , предназначенных  для  помощи  организации  в  достижении  ее  целей .  Таким  образом, стратегическое  планирование – это  инструмент , помогающий  в  принятии  управленческих  решений .  Его  задача – обеспечить  нововведения  и  изменения  в  организации  в  достаточной  степени .

     Выделяют  четыре  основных  вида  управленческой  деятельности :

1.        Распределение  ресурсов .  Данный  процесс  включает  в  себя  распределение  ограниченных  организационных  ресурсов , таких  как  фонды , дефицитные  управленческие  таланты и  технологический  опыт . 

В  этом  году  руководство  ЧП" Торнадо "  приняло  решение  об  объединении  всех  типографий .  Для  этой  цели  были  вложены  средства  на  расширение  производственных  площадей  путем  их  достраивания .  Руководство  надеется , что  эти  меры  позволят  организации  в  следующем году  более  эффективно  использовать  управленческие  кадры , так  как  повысится  эффективность  координации  деятельности  всей  организации . Высвобожденные  средства , которые  раньше  расходовались  на  аренду  производственных  площадей , будут  направлены  на  дальнейшее  развитие  организации .

2.        Адаптация  к  внешней  среде .  Она  охватывает  все  действия  стратегического  характера , которые  улучшают  взаимоотношения  организации  с  ее  окружением .  Любой  организации  как  открытой  системе  необходимо  адаптироваться  к  внешним  воздействиям  как  благоприятного , так  и  опасного  характера, вовремя  выявлять  их  и  обеспечивать  своевременное  эффективное  приспособление  своей  стратегии  к  окружающим  условиям .  Как  правило  стратегическое  планирование  преуспевающих  крупных  компаний  создает  новые  благоприятные  для  них  возможности  путем  разработки  более  совершенных  производственных  систем , путем  взаимодействий  с  правительством  и  обществом  в  целом  и т.д.

Руководство  фирмы  ЧП " Торнадо "  пытается  наладить  ответную  связь    со  своими  клиентами  для  более  эффективной  реакции  на  изменения  рынка , обновляет  свою  производственную  базу  для  повышения  качества  продукции  и  ее  дизайна .

3.   Внутренняя  координация .  Включает  в  себя  координацию  стратегической  деятельности  для  отображения  сильных  и  слабых  сторон  организации  с  целью  достижения  эффективной  интеграции  внутренних  операций .

Рассмотрим SWOT-анализ сильных  и  слабых  сторон , угроз  и  возможностей  организации  ЧП " Торнадо " :

SWOT - анализ

Таблица 1