Анализ факторов внешней среды фирмы ООО "Ваш Партнер"

Введение.

       Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

       Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды небезграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям.

       Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе. Актуальность темы обусловлена тем, что современная среда предприятий характеризуется чрезвычайно высокой степенью сложности, динамизма и неопределенности. Способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде – основное условие в бизнесе и других сферах жизнедеятельности. Более того, во все возрастающем числе случаев – это условие выживания и развития. Для того чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда, и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

      Из всего вышесказанного можно  сделать однозначный вывод о  том, что необходимость своевременного изучения влияния факторов внешней среды на деятельность предприятия, существенно влияет на дальнейшую работу всего предприятия в целом.

      Целью данной курсовой работы  является исследование основных теоретических и практических аспектов прогнозирования внешней среды предприятия. В соответствии с определенной целью в представленной курсовой работе были поставлены и решены следующие задачи:

1. Определить понятие внешней среды, и ее значение для успешной работы предприятия;
2. Проанализировать влияние факторов внешней среды на деятельность предприятия;
3. Проанализировать деятельность фирмы ООО «Ваш партнер» в условиях внешней среды;
4. Оценить влияние конкурентов на деятельность фирмы ООО «Ваш партнер»;
5. Определить преимущества и недостатки;
6. Дать PEST и SWOT- анализы фирме ООО «Ваш партнер»

      Структура курсовой работы представлена в соответствии с целями и задачами исследования.

      Во  введении обозначена значимость изучения внешней среды, необходимой для  успешного прогнозирования деятельности фирмы.

      В теоретической части рассматривается  определение и характеристика внешней  среды.

      В практической части курсовой работы проводится анализ деятельности фирмы  ООО «Ваш партнер» во внешней среде.

      В заключение курсовой работы представлены выводы проведенного исследования.

      Глава I Роль факторов внешней среды в прогнозировании деятельности предприятия.                                                                               

1.   Характеристика внешней среды предприятия.

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих  субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институционных структур и других внешних условий  и факторов, действующих в окружении  предприятия и влияющих на различные  сферы его деятельности.

       Внешняя среда подразделяется  на:

       - микросреду - среду прямого влияния на предприятие, которую создают поставщики материально-технических ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, торговые и маркетинговые посредники, конкуренты, государственные органы, финансово- кредитные учреждения, страховые компании;  
      - макросреду, влияющую на предприятие и его микросреду. Она включает природную, демографическую, научно-техническую, экономическую экологическую, политическую и международную среду. Предприятие должно ограничивать негативные воздействия внешних факторов, наиболее существенно влияющих на результаты его деятельности или, наоборот более полно использовать благоприятные возможности. [8;с.20]

      Факторам внешней окружающей среды в системе управления в нашей управленческой науке как на более раннем периоде, так и в настоящее время не уделялось достаточно внимания. Следовательно, проблема остается малоисследованной и особенно такие ее факторы, как:

1) значение  внешней среды для управления;

2) определение внешней среды;

3) взаимосвязь факторов внешней среды;

4) сложность  внешней среды; 

5) подвижность  внешней среды; 

6) неопределенность внешней среды;

7) среда  прямого воздействия; 

8) среда косвенного воздействия;

9) международное окружение.

           Под факторами внешней среды понимается сила, с которой изменения одного фактора воздействуют на другие факторы. Отсюда следует понимать, что при организации управления необходимо максимально учитывать факторы внешнего воздействия и рассматривать конкретную организацию как целостную систему, состоящую из взаимно связанных частей.

         Внешняя среда организации включает перечень элементов, таких как потребитель, конкуренты, государственные органы, поставщики, финансовые организации, трудовые ресурсы, технологии, культура, демография, влияющие на организацию.          

         Внешняя среда – это все те факторы, которые находятся за пределами организации и могут на нее воздействовать. Внешняя среда, в которой приходится работать организации, находится в непрерывном движении, подвержена изменениям. Меняются вкусы потребителей, рыночный курс рубля по отношению к другим валютам, вводятся новые законы и налоги, изменяются рыночные структуры, новые технологии революционизируют процессы производства, и т.д. Способность организации реагировать и справляться с этими изменениями внешней среды является одной из наиболее важных составляющих ее успеха. Вместе с тем эта способность является условием существования запланированных стратегических изменений. [1;с.95]

        Сегодня все факторы внешнего характера стали делить на составляющие общего, прямого и косвенного воздействия. К факторам общего воздействия принято относить те, которые являются наиболее общими для всех организаций: состояние экономики в данной ситуации и влияние этого состояния на конкретные сферы бизнеса и данный тип фирм; политику государства по отношению к различным бизнес-системам; состояние правовой защищенности бизнеса, конкретных организаций, юридических и физических лиц; отношение основного населения к данному виду бизнес-деятельности и конкретной организации; методы управления, которые использует государство по отношению к различным организациям.

        В результате воздействия этих групп факторов была сформулирована модель воздействия внешних факторов, сгруппированных в четыре основные группы: законодательного и политического воздействия; экономики и конкуренции; социального и культурного характера, а также поставщиков и технологии. Все группы взаимосвязаны и могут быть `охарактеризованы определенными тенденциями изменений.

        В последние годы представленная модель конкретизировалась составляющими прямого и косвенного воздействия. К факторам прямого воздействия стали относить потребителей, конкурентов, поставщиков, правительственные учреждения, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, релевантные по отношению к деятельности (операциям) конкретной организации. [5;с.40]

 Рис. 1. Факторы (среда) прямого воздействия

 Среда прямого воздействия – это фактор, непосредственно влияющий на деятельность организации, которая, осуществляя свою операционную работу, испытывает это прямое и непосредственное воздействие извне.

     Кратко рассмотрим основные факторы прямого воздействия.

     Поставщики играют особую роль, так как организации любой природы и сложности в наибольшей мере находятся в самой непосредственной зависимости от сети поставщиков материалов и оборудования, потребляемой энергии, капитала и необходимых сотрудников (трудовых ресурсов) для фирмы. [7;с.70]

     Сеть поставщиков внутри страны и за ее пределами (иностранных) может оказаться более сложной и дорогой в результате политических актов и правовых изменений в стране-поставщике. Нет необходимости перечислять примеры блокадных действий по отдельным регионам и странам со стороны соседей и по решению ООН, которыми были блокированы поставки из Ирака, Ирана, Югославии и других стран. Особенно опасно для эффективности работы фирмы, когда ряд организаций региона работает только с одним поставщиком сырья, материалов или энергетических ресурсов. В этих случаях представляется возможность для поставщика устанавливать монопольные цены, а альтернативного поставщика найти просто невозможно. Еще сложнее, когда поставщиком являются организации (фирмы) в других странах. Необходимые для осуществления производственного процесса материалы играют решающую роль в процессе жизнедеятельности организации, и это вынуждает их накапливать и содержать определенные резервные объемы, связывая значительные денежные суммы на время хранения до включения в производственную деятельность.

Для роста  и процветания фирме нужны  не только поставщики материалов, но и поставщики капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, федеральные и международные займы для реализации конкретных программ, акционеры и конкретные лица, покупающие акции конкретных фирм или специальных программ. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше ее возможности договориться с поставщиками на благоприятных условиях и получить нужный объем средств. [3;с.38]

       Немалые трудности испытывает большинство организаций и в обеспечении трудовыми ресурсами как исполнителей, так и руководителей. Сложные технологии и техника требуют специалистов соответствующей подготовки. Например, бурно развивающимся отраслям, связанным с компьютерными технологиями, необходимы высококвалифицированные инженеры и техники, опытные программисты и разработчики систем. Постоянную нехватку ощущают фирмы в менеджерах, особенно среднего и высшего звеньев управления.

     Законы и государственные органы способствуют развитию бизнеса или могут затруднять его развитие, а порою даже запрещать совсем. Организации, осуществляющие бизнес-деятельность обязаны соблюдать не только общегосударственные законы, региональные законодательные органы, но и требования государственных органов, регулирующих и контролирующих осуществление бизнес-операций. Национальные и иностранные правительства могут быть для ряда организаций основными регуляторами их деятельности, источниками субсидий, работодателями и покупателями. Это может означать, что для данных организаций оценка политической обстановки может быть наиболее важным аспектом анализа внешней среды. Такая оценка осуществляется через детализацию политических и правовых факторов, воздействующих на организацию. Выделим наиболее часто встречающиеся факторы для проведения анализа внешней среды: изменения в налоговом законодательстве, расстановка политических сил; отношения между деловыми кругами и правительством; патентное законодательство; законодательство об охране окружающей среды; правительственные расходы; антимонопольное законодательство; денежно-кредитная политика; государственное регулирование; политические условия в иностранных государствах, размеры государственных бюджетов; отношения правительства с иностранными государствами.[2;с.120]

     Потребители являются одним из «краеугольных камней» эффективного

бизнеса.

      Во всех экономически развитых странах уже сложилась система, в которой именно потребитель решает, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене они готовы их получать. В последние годы все интенсивнее развивается система по формированию и расширению подобного спроса, когда спрос стимулируется и инициируется специально в интересах создателей различных предложений.

       И еще один из важнейших факторов прямого воздействия — конкуренты.

Руководство каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить. Недооценка конкурентов и переоценка рынков приводят даже крупнейшие компании к значительным потерям и кризисам. Важно понимать, что потребители — не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. [9;с.82]

       Современное развитие науки и техники в условиях НТР существенно обострило конкурентную борьбу между фирмами. Важнейшим условием процветания фирмы является ее постоянное совершенствование и, прежде всего на базе современных достижений науки и техники. Научное открытие или принципиально новый товар или услуга могут вознести фирму на вершину успеха. Вместе с тем, необходимо отметить, что конкуренция иногда толкает фирмы и на создание между ними соглашений различных типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами. Каждый из указанных факторов оказывает определенное содействие операционной деятельности или противодействие достижению эффективных желаемых результатов.

     Среда (факторы) косвенного воздействия по некоторым параметрам конкретизирует вышеуказанные факторы, характерные для общего воздействия и расширяет их перечень.

     Среда косвенного воздействия более сложная, чем среда прямого воздействия. Как правило, информация о среде косвенного воздействия имеет более сложный характер, отличается меньшей полнотой и достоверностью. В то же время факторы среды косвенного воздействия могут в определенных условиях выступать как сильнодействующие факторы прямого воздействия.

     Рис. 2. Факторы (среда) косвенного воздействия 

Неопределенность  внешней среды является следствием количества информации, которой располагает организация применительно к данному фактору, а также степенью (уровнем) уверенности в ее точности. В качестве факторов среды косвенного воздействия принято рассматривать: технологии, состояние экономики, отношения с местным населением, социально-культурные и политические. Кратко рассмотрим их. [7;с.96]

     Технология является фактором внешнего воздействия, когда речь идет о существующих, наиболее прогрессивных или устаревших технологиях, распространенных в сфере данной бизнес-деятельности в мире и странах-партнерах. В то же время технология является внутренним фактором, в виде системы нововведений, с которыми товары и/или услуги изготавливаются и продаются. Таким образом, существуют две составляющие, два уровня технологии: принятая и используемая организацией как внутренний фактор и наиболее распространенная в сфере ее деятельности в стране пребывания организации и в других странах в данной отрасли. Новые технологии быстро ассоциируются, образуя принципиально новые, с более высокими возможностями. В течение последнего десятилетия резко усилилась микроминиатюризация бытовой и промышленной электроники, ускорилось движение информационных потоков.

     Состояние экономики определяет скорость перемещения капитала из производственной сферы в область торговли и из одних стран в другие. Любое конкретное изменение в экономике оказывает различное воздействие на сферы производства и торговли, различные системы услуг и т.д. Особенно важно учитывать состояние экономики и важнейшие тенденции в ее изменениях в организациях, осуществляющих свою бизнес-деятельность одновременно в ряде стран. На эффективность бизнес-деятельности сильное влияние оказывает изменение курсов валютных систем, которые в значительной мере зависят от состояния экономики и важнейших тенденций в ее изменении. [4;с.22]

     Отношения с местным населением имеют для организации очень важное значение, так как от этого зависит уровень эффективности ее функционирования в данном конкретном месте. Существуют три обязательных для организации условия: наполнение рынка (рыночной ниши) приемлемым товаром (качество, стоимость), создание новых рабочих мест для населения и требуемый уровень (определенный, установленный местными условиями) экологичности производственной деятельности. Как и в любой сфере бизнеса и взаимовыгодного партнерства, наиболее эффективен и долговременно «работает» принцип «выгодно вместе». Становится понятной необходимость поддержания хороших отношений организации с местными общинами, структурами самоуправления и значимыми обществами, что является целенаправленной и весьма важной работой менеджеров фирмы.

     Социально-культурные и политические факторы должны учитываться как часть отношений с местным населением

     Международное окружение. Все ранее рассмотренное становится гораздо более сложным для тех организаций, которые систематически работают за рубежом. В процессе функционирования организации необходимо учитывать специфику прогнозирования при планировании, возможность эффективно организовать, оперативно руководить и контролировать работу как отдельных личностей, так и организации в целом. Существенную роль играют виды международного бизнеса, в которых участвует организация за рубежом, специфика международного и внутригосударственного воздействия на существующие методы и формы управления международным бизнесом и основные направления в дальнейшем его развитии. К числу видов международного бизнеса относятся экспорт и импорт товаров и услуг. Международная экономическая деятельность должна учитывать все международные соглашения и особенности торгового и хозяйственного права в странах-партнерах. [3;с.31] 
 
 
 
 
 
 
 

        1.2.  Цель   прогноза   состояния  внешней среды организации.

       Общая цель прогноза состояния внешней среды - создать надежные основы для планирования собственного будущего развития бизнеса, поскольку развивающиеся системы, коим и является любой бизнес, должны всегда учитывать состояние внешней среды. [6;с.20]

       Специальная цель - выявить шансы и риски предприятия и его развития во внешней среде. Возможности классификации прогнозов состояния внешней среды связаны с видом и величиной исследуемой области, видом исследуемых продуктов (переменных), с процессами сбора и обработки  информации. 
      Например, объектами прогнозов могут быть следующие сферы внешней среды или их сегменты:

- экономическая

- социально-культурная

- демографическая

- технологическая

- политико-правовая

- экологическая

- международная

        Для каждого региона есть общие и отличительные черты прогноза   состояния внешней среды. Прогнозы состояния внешней среды подразделяются  на  качественные  и количественные, прочем, подобное разделение на качественные и количественные, есть и в методах сбора информации о состоянии внешней среды. [6;с.51] Самое простое, что можно посоветовать начинающему предпринимателю в анализе внешней среды - обратиться к историческим показателям. Данные по всем регионам России хранятся в институте статистики. Анализ рождаемости и смертности, дохода на душу населения, темпы развития той или иной отрасти региона и коэффициенты их соотношений по сравнению с другими отраслями,  внутриотраслевая статистика - все это может составить основу анализа внешней среды и, исходя из этого предприниматель будет сам решать какие данные для анализа ситуации на рынке ему нужны динамично, т.е. с одинаковой периодичностью, а какие можно получать раз-два в год и тем самым контролировать собственное производство и собственное влияние на рынок, конкурентов и потребителей. Если предприниматель установит закономерность возникновения тех или иных показателей, уловит периодичность, с которой они появляются, то общий прогноз в целом будет зависеть от правильности этого предположения.

       Общими объектами качественного прогнозирования состояния внешней среды в первую очередь для предприятия являются тенденции общественного и политико-экономического развития, отражаемые в основном в законодательстве. [6;с.62] Например, закон о налогах, закон об акционерных обществах, закон об участии в управлении коммерческими и некоммерческими предприятиям, закон о местном самоуправлении, тенденции государственной политики в области транспорта, энергообеспечения, защиты окружающей среды, труда и занятости и т.п. Все это тесно связано с деятельностью предприятий, влияет на их развитие. Однако, мировой опыт показывает, что политическая ситуация всегда представляет для предприятий трудно прогнозируемую область и является зоной финансовых и социальных рисков. К специальным объектам прогнозирования состояния внешней среды относятся технологическое развитие, характер и сроки развития рыночной активности конкурентов и поставщиков, качественные изменения спроса на рынке. Легко наблюдать последние 1,5 - 2 года на рынке сотовой связи Москвы, как компании пытаются привлечь новых клиентов, предлагают новейшие технологии и гибкие планы пользования сотовой связью, снижают тарифы и улучшают сервисное обслуживание. [4;с.16] Прогнозирование состояния внешней среды для предприятий сотовой связи говорит о том, что в ближайшее 2 года услуги сотовой телефонии не только упадут в цене, но и будут параллельно представляться за минимальную плату такие еще требует достаточных вложений. Исходя из этого, можно предположить, что на вряд ли появятся новые компании, представляющие услуги сотовой связи, произойдет экспансия московских компаний в регионы и освоение новых рынков сбыта.  
        Методы качественного прогнозирования состояния внешней среды основаны на различных видах опроса: дополнительные, как интернет, голосовая почта, мини телеконференция. [6;с.65] Первая группа методов опроса - одноступенчатые методы - базируется на прямых опросах. При данном методе требуется точных подход к анализу выборок и вероятностей. Данный метод помогает спрогнозировать вид и сроки изменения рыночной активности, как конкурентов, так и потребителей. Все чаще можно столкнуться в Москве с опросом потребителей по телефону, молодыми людьми, стоящими на улицах города и предлагающих продукцию в обмен на интервью о товарах подобных предлагаемому. Это наиболее простые и яркие способ иллюстрации одноступенчатого метода опроса. Провидениями и финансированием подобных акций занимаются почти всегда сами предприятия. Вторая группа методов опроса - многоступенчатые методы - основаны на обращении к определенному кругу экспертов (Метод Дельфи):

- разработка  опросника и передача его экспертам;

- свод  отдельных анонимных ответов в один групповой ответ;

- информирование  участников о содержании группового  ответа и проведение нового, уточненного опроса;

- подведение  итогов опроса.

        Таким образом, информация поступающая имеет "обратную связь", что приводит к более точным данным.

Техническое развитие внешней среды может  быть спрогнозировано на уровне отрасли. Методы прогнозирования могут применяться как в комбинации, так и по отдельности, как макро, так и мини методами.

       Изучив характеристику внешней среды, необходимость прогнозирования состояния внешней среды можно сделать вывод, что для успешного развития фирмы, руководитель должен учитывать внешнее окружение как единое целостное воздействие в силу того, что организация является открытой системой и зависит от используемых ресурсов и результатов взаимодействия с внешней средой. Для эффективной деятельности организации нужно обращать внимание на взаимодействие работы организации с поставщиками, которую играют важную роль в поставке необходимых ресурсов в жизнедеятельности организации. Своевременно обеспечивать трудовыми ресурсами (квалифицированными специалистами), удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, т.е. быть конкурентоспособными. Организация должна своевременно и эффективно реагировать на изменения во внешней среде, приспосабливаться к ним, чтобы обеспечивать выживаемость и достигать поставленных целей. Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Чтобы обеспечить предприятию долговременное устойчивое существование необходимо располагать информацией о факторах внешней среды и деятельности самого предприятия. Так же одним из важных аспектов успешной деятельности организации является прогнозирование, необходимое для создания надежных основ планирования собственного будущего в условиях внешней среды.

Глава II. Влияние факторов внешней среды на деятельность фирмы ООО «Ваш партнер»

2.1. Характеристика фирмы ООО «Ваш партнер».

    Общество с ограниченной ответственностью “Ваш Партнер” создано в соответствии с законодательством Российской Федерации и зарегистрировано 06 ноября 2000 г.

    Основной целью создания ООО «Ваш Партнер» является осуществление хозяйственной деятельности, направленной на извлечение прибыли.

    Виды деятельности ООО «Ваш Партнер»:

- производство пластиковых карт (рекламно-дисконтные, клубные, банковские, страховые, интернет-карты, пропуска);

-  производство сувенирной продукции (брелоки, кружки, значки, ручки, флаги, ежедневники) различными методами.

- оказание полиграфических услуг (офсетная печать, ризография, полноцветная цифровая печать, шелкография, послепечатные услуги);

Численность работников составляет 17 человек (директор, коммерческий директор, главный бухгалтер,  офис-менеджер, 4 оператора производства полиграфической продукции, 5 дизайнеров, 4 менеджера).

     Цели предприятия

Главная цель предприятия, по мнению директора, занятие лидирующего положения среди салонов оперативной полиграфии и получение максимальной прибыли. Для осуществления это цели предприятие стремится обеспечивать физических и юридических лиц высококачественной полиграфической и рекламно-сувенирной продукцией.  Долгосрочной целью предприятия является расширение производства, закупка офсетного оборудования. Это позволит организации выйти на новый уровень обслуживания заказчиков, изготавливая продукцию тысячными тиражами, что на данном этапе невозможно (для того, что удержать комплексного заказчика, нуждающегося в изготовлении как мелких, так и крупных тиражей, предприятию для выполнения офсетного заказа приходится прибегать к услугам сторонних организаций, выполняя роль посредника, и теряя значительную часть прибыли). [1;с.39]

     Благодаря тому, что с поставщиками  материалов установлены благоприятные  и долгосрочные связи предприятие приобретает сырье по доступным ценам. На большинство материалов организации предоставляются скидки от 15 до 30%.

Коммерческий  директор постоянно отслеживает  наличие материалов на складе и в случае приближения к установленному резерву, формирует заявки поставщикам для пополнения запасов. Предприятие располагается в четырех комнатах офисного типа, одна из которых приспособлена под хранение запасов (площадь 20 м.кв.), две заняты под офис (25 и 17кв.м.), а четвертая фактически и является производственным помещением, размер которой составляет 40 м.кв.