Анализ формирования дел в организации

Содержание

 

Введение	3
Глава 1.Систематизация и  учет документов в организации	5
1.1. Основа развития формирования дел в организации	5
1.2. Анализ организации  документооборота	9
1.3. Формирование текущих дел	11
Глава 2.	15
2.1. Основные правила формирования дел в организации	15
Заключение	20
Список литературы	22
Приложение А	23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В сфере рыночной экономики  очень важно правильно построить  работу с документами, чаще всего  успех фирмы зависит от правильно  организованной службы делопроизводства. Делопроизводство существует в каждой организации, независимо от направления её деятельности, правовой формы и т.д. Основной задачей делопроизводства является организация работы с документами. Однако, нельзя сказать, что в каждой организации делопроизводство организовано идеально, отвечая всем требованиям и стандартам. Зачастую, всю работу, связанную с делопроизводством и документооборотом, выполняет один сотрудник, который ограничивается базовым набором функций, таких как, например, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также регистрацией приказов руководителя.

В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.

В организации любой  организационно-правовой формы собственности  без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком  документов, быстро найти требуемый  документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение процесса формирования и хранения дел в делопроизводстве.

Объектом исследования является систематизация дел в организации.

Предмет: анализ формирования дел в организации, и основные правила при формировании документации.

Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:

• проанализировать различные источники информации по теме исследования;
• рассмотреть основы систематизации и учета документов в организации;
• выделить основные аспекты при формировании и оформлении дел в организации;
• выделить основные правила формирования дел в организации.

Методами исследования в данной работе является: метод сравнительного анализа, статистический метод.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Систематизация и учет документов в организации

1.1. Основа развития формирования дел в организации

У нас в стране, в  связи с развитием автоматизации  управленческих процессов, разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются стандартами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система  документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы  документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они  обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации.

Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо-деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские/ опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

Росархив РФ разработал систему хранения документов делопроизводстве организации и в ведомственном  архиве, нормативные сроки хранения документов. "Основные правила работы архивов организаций" от 06.02.2002 являются одним из основных нормативных документов, закрепляющие систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот нормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общий принцип формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей [5; 103].

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию  документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел  и формирование дел. Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является "Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения". Перечень регламентирует работу центральных и ведомственных архивов, а также архивов организаций. Перечень предназначен в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, то есть общих для всех или большинства организаций. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или не поступают. Для осуществления делопроизводства в организации можно использовать, как руководство "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного  хранения, со сроком хранения свыше 10 лет  и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

"Дело: Совокупность  документов или документ, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку" ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения» от 27 февраля 1998 г.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. "Формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела". ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г. После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых  заполнен реквизит "Отметка об исполнении и направлении документов в дело", по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем. Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того, в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются  в делах в соответствии с определенными  принципами. Наиболее существенными  и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают  в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает  с хронологическим расположением документов [5; 105].

 

 

 

 

 

 

1.2. Анализ организации документооборота

Для того чтобы привести систему ДОУ в состояние, соответствующее

современным нормативным  требованиям, необходимо провести её анализ. Целью такого анализа в организации (подразделении) является:

  • классификация  и оптимизация состава применяемых  в деятельности

     организации  (подразделения) форм документов,

  • упорядочение, в  целом, ДОУ организацией,

  • оптимизация  документооборота,

  • повышение эффективности использования компьютерных технологий.

Анализ состояния ДОУ, в целом,    и организации документооборота, в частности, должен проводиться в несколько этапов:

     1.    Построение структурной схемы  предприятия, цель:

           •     определить место  службы ДОУ, ее подчиненность, состав

           должностных лиц в службе ДОУ;

           •     выявить особенности  подготовки и принятия решений  в

           системе управления организацией.

      2. Построение  схемы информационных потоков  в организации (в

           привязке к организационной структуре), цель:

           •     определить состав  исходной информации, получаемой  в

           виде документов, при решении  задач управления,

               • определить состав выходной  информации, оформляемой в

               виде документов, всю информацию желательно представить в

               виде схемы;

               • получить    данные     о   важности       обрабатываемой    и

               циркулирующей          документированной           информации,

               используемой в управлении;

               • приблизительно       оценить    объем       документооборота

               (проверить, проводится ли в  организации такая оценка

               систематически),   подсчитать,   сколько      и   каких   видов

              документов оформляется, какие способы доставки и отправки

              используются.

     3.      Описание      порядка       документирования          управленческой

деятельности в организации, цель:

          • определить        правила        классификации      организационно-

          распорядительных документов организации;

          • выявить, на кого возложена  ответственность за подготовку,

          согласование, подписание и утверждение  каждого документа.

4. Анализ порядка документирования на соответствие современным

нормативным требованиям  и методическим рекомендациям, цель - выявить

отклонения     от    ГОСТа      или     от     ведомственных    Инструкций     по

делопроизводству;

     5.   Описание и анализ процедуры регистрации документов в организации (на предприятии), цель:

          • определить,      какая    система     регистрации   используется    в

          организации,    какие      приняты     регистрационные     формы,    как

          формируются регистрационные номера.

     6.      Описание и анализ процедуры  контроля за исполнением документов в организации, цель:

• определить, как подходят к контролю в организации (формальная фиксация   факта     исполнения/срыва      или   выявление    реальных причин);

• описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);

• выявить, для чего и  как используются компьютерные технологии.

     7. Анализ организации документооборота, т.е. анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, цель.

Вывод: анализ проводится в несколько этапов - от построения схемы организации, и до анализа организации документооборота на предприятии.

 

 

 

1.3. Формирование текущих дел

В соответствии с номенклатурой  дел осуществляется формирование дел (группировка исполненных документов в дела). Дела в организации формируются централизованно, т. е. в канцелярии (службе ДОУ). При децентрализованном делопроизводстве формированием дел   могут    заниматься   лица,   ответственные    за    делопроизводство    в структурных подразделениях.

      В дело  помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

      Формирование  дел ведется под непосредственным  методическим руководством       архива   организации,   а   при        необходимости   -    и соответствующего государственного архива.

При формировании дел  необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходим группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года;
• исключение составляют: переходящие дела; судебные дела;

личные дела, которые  формируются в течение всего  периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров,   характеризующие   сценическую        деятельность     за театральный сезон и др.

Внутри дела документы  должны быть расположены так, чтобы  они по

своему содержанию последовательно  освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие - по датам отправления), или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения  или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы  группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

        •  уставы,        положения,         инструкции,       утвержденные

           распорядительными документами,  являются приложениями к

           ним и группируются вместе  с указанными документами. Если  же

           они утверждены в качестве  самостоятельного документа, то их

           группируют    в    отдельные     дела;   приказы   по   основной

           деятельности группируются отдельно  от приказов по личному

           составу;

        • приказы по личному составу группируются в дела в соответствии

           с установленными сроками их  хранения. Целесообразно при

           больших объемах документов приказы  по личному составу,

           касающиеся различных сторон  деятельности организации (прием

           на работу, увольнение и перемещение,  командировки и т.д.),

           группировать в отдельные дела;

        • утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки

          и другие документы группируются  отдельно от их проектов;

        • документы в личных делах располагаются в хронологическом

          порядке по мере их поступления;

        • лицевые счета рабочих и  служащих по заработной плате

          группируются в отдельные дела  и располагаются в них по

          алфавиту фамилий;

        • предложения, заявления и  жалобы граждан по вопросам  работы

          организации и все документы  по их рассмотрению и исполнению

          группируются отдельно от заявлений  граждан по личным

          вопросам;

        • переписка группируется, как правило, за календарный год и

          систематизируется      в   хронологической   последовательности,

          документ-ответ   помещается      за   документом-запросом.   При

          возобновлении    переписки       по    определенному    вопросу,

          начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело

          текущего года с указанием  индекса дела предыдущего года. В

          зависимости от специфики деятельности  организации переписка

          может группироваться также за  учебный год, срок созыва

          выборных органов и т.д.

Дела предприятия подлежат оформлению при их заведении и  по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем работников архива предприятия. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты заведения дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Если в организации  действует номенклатура дел, направления  деятельности, функции и структура  организации стабильны и не изменились, то в процессе пересмотра, уточнения  и переутверждения этой номенклатуры дел на 2011 год необходимо провести сравнительный анализ конкретных заголовков дел и сроков хранения с названиями категорий документов и обобщенными наименованиями видов документов, которые закреплены в статьях Перечня. Следует изучить установленные новым Перечнем сроки хранения документов, учесть все пояснения, данные в примечаниях к нормативным срокам, и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел конкретной организации в следующем году. В процессе переутверждения номенклатуры дел потребуется уточнить заголовки дел и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел.

Копии приказов о наложении  взысканий, поощрениях, изменении фамилии  и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Итак, формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел, как правило, должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. При территориальной разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией структурного подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством и контролем работников архива организации, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ формирования дел в организации

2.1. Основные правила формирования дел в организации

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий  документов: в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.; в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров; документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; Ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов помещаются в дела на общих основаниях; в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам; документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами.

Правильная группировка  документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают  проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к обычным документам. Но помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура (См. Приложение А) конфиденциальных дел предназначена для решения следующих задач:

• учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;
• закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией;
• учет дел архивного фонда;
• учет движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.

Табличная часть номенклатуры конфиденциальных дел имеет дополнительные графы:

• гриф конфиденциальности дела;
• фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делами;
• отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма);
• отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата).

Закрепление дел за конкретными  исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения доступа к документам.

Особенностями процедуры  оформления дела при его заведении являются:

• оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;
• оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);
• оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);
• подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;
• внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Гриф конфиденциальности указывается в правом верхнем  углу обложки дела. Внутренняя опись  обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет  функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы:

учетный номер документа;

гриф конфиденциальности;

дату подписания или  утверждения;