Анализ и контроль как функции менеджмента

Введение

         Сегодня наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую перемену. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике - от административно-командной системы к рынку. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.

  В современных  условиях приоритетным направлением перестройки  экономики страны является выработка  основных теоретических и методологических позиций по применению менеджмента  в российской практике. Особенно важна  эта задача на уровне предприятий, имеющих  сегодня право на хозяйственную  самостоятельность и распоряжение результатами труда, например в распределении  прибыли, определении материальных финансовых и трудовых ресурсов, решающих вопросы реструктуризации в условиях нестабильной экономики.

    Проблемы повышения эффективности развития предприятия во многом определяются организованностью его системы управления, которая в свою очередь зависит от четкой структуры, деятельности всех элементов для достижения поставленных целей. А все это и есть составляющие понятия «менеджмент», без знания принципов и методов которого невозможно сегодня управлять ни на каком уровне иерархической лестницы.

     Важная часть этого изменения, как показывает мировой опыт - постижение науки и искусства менеджмента.

      Менеджмент - современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина « управление», его синонимом. Однако есть отличие. Управление относится к живой и неживой сфере. Например, управление техникой, биологическими процессами, государством. Т.е. управление является  более широким понятием. Менеджмент применяется только в управлении социально-экономическими системами¹.

     Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

     Цель данной работы - раскрытие основных функций, принципов и методов менеджмента.

      В задачи входит раскрытие и анализ:

• Основных функций менеджмента,
• Основных принципов,
• Методов менеджмента.

     При выполнении работы мы использовали такие  методы как метод научного анализа, сравнительный метод, конкретно-исторический метод и еще ряд некоторых  других методов.

Глава 1. Возникновение современного менеджмента.

  Знание  – орудие, а не цель.

Л.Н. Толстой 

1.1. Истоки современного  менеджмента 

  Управление, прежде чем оно оформилось в систематизированную  научную дисциплину и профессию, прошло многовековой путь и признано самостоятельной областью деятельности человека только лишь в XX в. (табл. 1.1).

  В условиях индивидуальной (или семейной) организации  производства управление осуществлялось традиционными унаследованными  приемами, неизменными на протяжении многих поколений. При принятии управленческих решений преобладала интуиция.

  Возникновение и объективная необходимость  управления как самостоятельного вида деятельности обусловлена общественным разделением труда, развитием кооперации и увеличением масштабов производства (рис. 1.1).

  Первые  работы, в которых сделана попытка  научного обобщения накопленного опыта, были ответом на потребности развития в условиях промышленной революции.

  Эволюция  управления как научная дисциплина не представляла собой серии последовательных шагов вперед. Успехи в теории и  практике управления всегда зависели от успехов в смежных областях, таких как инженерные науки, математика, психология, социология.

  В развитии управленческой мысли и подходов к управлению все больше начинает преобладать интерес к бизнесу, осознание необходимости глубже постичь влияние внешних факторов на организационные структуры. 
 
 

  Таблица 1.1

  Истоки  возникновения современного менеджмента

  Рис. 1.1. Рост масштабов производства 

  Методы  и формы менеджмента постоянно  изменяются и совершенствуются в  соответствии с фазами промышленного  развития (табл. 1.2).

  Таблица 1.2

  Фазы  промышленного развития

  Методы  и формы менеджмента становятся все более связанными с проблематикой  продвижения товара на рынок. Усиливается  стратегическая ориентация менеджмента. В конкурентной борьбе выигрывает тот, кто раньше других отреагирует на изменение потребностей рынка.

1.2. Современные концепции управления

  В современных  условиях получают развитие новые концепции  управления, отражающие тенденции гуманизации  и либерализации в процессе жизнедеятельности  социальных систем.

Сущность новых  подходов отражает концепция «Management ohne Hierarie» – «Менеджмент без иерахии» (см. рис. 1.2). 

  Рис. 1.2. Цели концепции «Менеджмент  без иерархии» 

  В производственной сфере получили развитие следующие концепции (табл. 1.3). 
 
 
 
 
 
 
 
 

Таблица 1.3

1.3. Сущность и необходимость менеджмента

  Английское  слово «менеджмент» своими корнями  уходит в греческое слово «манус», что означает «рука, сила». Первоначально  оно относилось к сфере управления животными и означало искусство  управления лошадьми. Сегодня слово  «менеджмент» отождествляется с  умением руководить, принимать правильные решения и означает область науки  и практики управления людьми и организациями.

  Понятие «менедж» (англ. «manade») трансформировалось и отразило в себе многообразие требований к управлению как к искусству  ведения дел (бизнеса), стилю работы, умению добиться высоких результатов  труда в условиях конкуренции.

  Менеджмент  – это тип научно-практического  управления, т.е. руководство людьми и производством, которое позволяет  решать поставленные задачи наиболее гуманным и экономичным путем.

  Менеджмент  – это система текущего и перспективного планирования, прогнозирования и  организации производства, реализации продукции и услуг в целях  получения прибыли.

  Менеджмент  – это искусство ведения дел, управления тем или иным объектом, это владение профессиональным мастерством  с помощью эффективных принципов  управления, чувство хозяина, сочетающееся как с чутким, бережным отношением к людям, так и с использованием приемов, позволяющих исключить  жесткое администрирование, добиваясь  при этом успешного выполнения поставленных целей.

  Управляющий, обладающий профессиональными знаниями по организации и управлению производством, называется менеджером.

  К менеджеру  предъявляются определенные требования (рис. 1.3).

  Рис. 1.3. Требования к менеджеру 

  Примером  талантливого менеджера может служить  американец Ли Якокка. В начале 1980-х гг. этот «сверхгерой из бизнеса» спас от краха автомобильный концерн «Крайслер». Ли Якокка проявил себя как подлинный новатор маркетинга. Он мало что взял из традиционного набора управленческих рецептов, положившись на свой опыт и интуицию менеджера-коммерсанта, предпринимателя. Им сформулированы характеристики эффективного менеджмента, иными словами, философии менеджмента (табл. 1.4). 
 

  Таблица 1.4

  Философия менеджмента (по Ли Яккоке)

Глава 2.Функции менеджмента.

     Функцией  в менеджменте называют особый вид  управленческой деятельности, с помощью  которой субъект управления воздействует на управляемый объект.

  Процесс менеджмента – это совокупность и непрерывная последовательность взаимосвязанный действий управленческих работников по реализации функций менеджмента, осуществляемых по определенной технологии, направленных на достижение целей социально – экономической системы.

     Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей  подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.

  Функции управления бывают:

  • общие – часть управленческого цикла, характеризующаяся регулярным видом деятельности;

  • конкретные – определяются по принадлежности к конкретной стадии производственного процесса;

  • специальные – подфункция конкретной функции.

  При этом объективно необходимые функции  – это:

• организационно-техническая (согласование и координирование деятельности в процессе производства);
• социально-экономическая (контроль за трудом, использованием машин и механизмов).

  Любое предприятие  рассматривается как сложная  система, для которой необходимо определить состав функций управления и учесть следующие факторы:

  • ресурсы: материальные, трудовые, финансовые, оборудование, здания, сооружения, информация, производственная технология, продукт;

  • содержание процесса управления: планирование, организация, регулирование, контроль, учет;

  • цикл принятия управленческого решения: подготовка, утверждение, внедрение, оценка;

  • стадии жизненного цикла продукта.

  Для достижения некоторой цели необходимо реализовать  содержание процесса управления (вариантов  здесь может быть 1x5), ресурсное  обеспечение (1x8), цикл принятия решения (пусть возможных вариантов 2). Тогда  необходимо 1x5x8x2 – 80 функций.

  В примере  представлен вариант подхода  к формированию полного набора управленческих решений при функциональной структуризации целей предприятия.

2.1. Содержание общих функций менеджмента

  Современный подход к изучению процесса менеджмента  бизнесом состоит в разделении управленческих функций. Первоначальный перечень пяти функций А. Файоля расширен сегодня до семи (рис. 2.1).

  Все эти  функции должны рассматриваться  с позиций комплексного подхода.

  Рис. 2.1. Современные управленческие функции

2.2. Прогнозирование и планирование.

      Экономическое прогнозирование – это предвидение  хода экономического развития на предстоящий  период для конкретной организации.

      Планирование  – это разработка плана, определяющего  то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.²

      В широком смысле слова планирование – это деятельность по выработке  и принятию управленческого решения. План как система взаимосвязанных  решений, направленных на достижение желаемого  результата, предусматривает следующее:

• Цели и задачи. На современном этапе экономического развития осуществляется стратегия рыночной экономики, высшая цель которой – неуклонный подъем материального и культурного уровня жизни народа, создание лучших условий для всестороннего развития личности на основе дальнейшего повышения эффективности всего общественного производства.
• Пути и средства. Для достижения поставленных целей выбираются методы совокупности взаимосвязанных действий.
• Ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач. Цели и задачи, поставленные в плане, должны увязываться с материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами.
• Пропорции. Поддержание пропорциональности между отдельными элементами производства – важнейшее условие его эффективности.
• Организация выполнения плана и контроль. Устанавливается связь плановой работы с конечной целью производства, удовлетворением потребностей общества.

      Существует  три основных типа планирования.

      Стратегическое  планирование (высший уровень) – это  попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции  наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет  поведение конкурентов. Главная  задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.

      Тактическое планирование (средний уровень) –  это определение промежуточных  целей на пути достижения стратегических целей и задач. В основе стратегического  планирования лежат идеи, которые  были рождены при стратегическом планировании.

      Оперативное планирование (низший уровень) – это  основа основ планирования. В оперативных  планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую  систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и  главных целей организации.

      Эффективность планирования зависит от того, какими принципами руководствуются при  составлении планов.

1. Полнота планирования – учитываются все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.
2. Точность планирования – использование современных методов и средств для обеспечения точности прогнозов.
3. Ясность планирования – формулировки планов должны быть доступны всем членам организации.
4. Непрерывность планирования – планирование это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.
5. Экономичность планирования – расходы на планирование должны соизмеряться с выгодой от планирования. ³

2.3. Функция организации

      Реализация  планов требует организации, которая  представляет следующий этап менеджмента.

      Под организацией понимается процесс:

• Определение рациональных форм разделения труда;
• Распределение работы среди работников, групп работников и подразделений;
• Разработки структуры органов управления;
• Регламентация функций, подфункций, работ, операций;
• Установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;
• Подбора и расстановки кадров.

      Функцию организации можно рассматривать  в двух аспектах: во-первых, как процесс  создания системы, во-вторых, как процесс  ее совершенствования, упорядочения.

      Организация работ – функция, которую должны осуществлять все руководители –  независимо от ранга. Однако, хотя смысл  этой концепции состоит в делегировании  прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации  в целом почти всегда принимается  руководством высшего звена. При  этом задача менеджеров состоит в  том, чтобы выбрать такую организационную  структуру, которая лучше всего  отвечает целям  и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  распределять и направлять усилия своих  сотрудников.

      Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так  и внутреннее ее окружение.⁴

      Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:

      Принцип разделения труда. Основной смысл –  все виды деятельности предприятия  должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.

      Для преодоления отрицательных последствий  узкой специализации труда, целесообразно  расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников  к принятию касающихся их решений (стратегия  участия).

      Скалярный принцип. Относится к цепочке  прямых должностных отношений руководителей  и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в  организации. Чем отчетливее линия  должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней  процесс принятия решения и коммуникации.

      Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

      Еще одной важной характеристикой организации  управления является уровень централизации (децентрализации)  полномочий (власти).

      Централизация – концентрация прав на принятие решения  на высшем уровне управления организацией. Децентрализация – передача прав низшим уровням управления.⁵

2.4. Мотивация и стимулирование.

      Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

      Теории  мотивации основаны на определении  потребностей человека и их структуры. Потребность – это осознание  отсутствия чего-либо, вызывающее побуждение к действию.

      К числу таких теорий относят теории Маслоу, МакКлелланда и Герцберга.⁶

      Теория  А. Маслоу:

1. Потребности делятся на первичные (физиологические, безопасности и защищенности) и вторичные (социальные, уважение, самовыражение).
2. Поведение человека определяет самая нижняя неудовлетворенная потребность.
3. После того как потребность удовлетворена, ее мотивирующее воздействие прекращается.

Теория  МакКлелланда:

1. Три потребности, мотивирующие человека, - это потребность власти, успеха и принадлежности.
2. В настоящее время важны эти потребности высшего порядка, поскольку потребности низших уровней, как правило, уже удовлетворены.

Теория  Герцберга:

1. Потребности делятся на гигиенические факторы и мотивации.
2. Наличие гигиенических факторов всего лишь не дает развиваться неудовлетворению работой.
3. Мотивации, которые примерно соответствуют потребностям высших уровней Маслоу и МакКлелланда, активно воздействуют на поведение человека.
4. Для того чтобы эффективно мотивировать подчиненных, руководитель должен сам вникнуть  в сущность проблемы.

      В связи с тем,  что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:

      во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника;

      во-вторых, создать атмосферу, благоприятную  для мотивации работников;

      в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку для того, чтобы был  полностью мотивирован и работал  с полной отдачей, он должен четко  представлять себе, чего от него ждут.⁷

      Система стимулирования – это совокупность взаимосвязанных и взаимодополняющих  стимулов, воздействие которых активизирует деятельность человека для достижения поставленных целей.

      Стимулы делятся на материальные и нематериальные.

      Материальные, в свою очередь, делятся на денежные (заработная плата, доплаты, надбавки, ссуды и льготные кредиты) и не денежные, состоящие из социальных (мед. обслуживание, страхование, путевки, питание, подарки и т.п.) и функциональных (улучшение организации труда, улучшение  условий труда).

      Нематериальные  стимулы состоят из социально-психологических (общественное признание, похвала, поддержка  и одобрение), творческих (повышение  квалификации, стажировки и командировки) и стимулов свободного времени (гибкий график работы, доп. отпуск). ⁸

Таким образом, мотивация зависит от потребностей, ожидания и восприятия работниками  справедливого вознаграждения за выполненную  работу.

2.5. Контроль.

      Контроль, как правило, ассоциируют с властью, «командованием», «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление  о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля.

      В сомом общем виде контроль можно  представить  как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых  результатов с запланированными.⁹

      Контроль  – одна из ведущих функций управления. Существует множество формулировок определений  функции контроля. Одна из них – контроль – это процесс  обеспечения достижения организацией своих целей.

      Контроль  способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

      Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать  деятельность организации для предотвращения кризисного положения. Контроль позволяет  фиксировать ошибки, сознательные и  несознательные нарушения  и исправлять их до того, как они возникнут  на пути достижения цели. Вместе с тем  контроль позволяет определить, какая  деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.¹⁰

      Эффективное сочетание различных видов контроля с учетов параметров внешней и  внутренней среды – залог успешного  функционирования организации.¹¹

  Контроль, учет, анализ – система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования объекта управления принятым управленческим решениям.

  Контроль  – управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.

  Содержание  контроля как функции менеджмента  заключается в своевременном  обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды (рис.3.2).

  Контроль  – комплексная функция, включающая функции учета, оценки, анализа.

  Задачи  контроля:

• сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция – учет);
• оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (функция – оценка);
• анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция – анализ);
• прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.

  Значение  контроля:

• завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента;
• производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

  Процесс контроля включает:

• установку стандартов, выработку критериев оценки;
• изменение фактических результатов;
• принятие необходимых корректирующих действий.

  По  форме осуществления контроль может быть:

• внутренним – система контроля организуется предприятием самостоятельно;
• внешним – контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д.