Анализ и оценка эффективности системы управления организации

                                            Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Теоретические  основы управления в современных организациях………….5

1.1. СУ в современных организациях……………………………………...5

1.2. Эффективность системы управления организации…………………11

1.3. Методы анализа и оценки эффективности структуры  управления

Организации………………………………………………………………..26

Вывод……………………………………………………………………….32

2. Анализ существующей системы управления в ООО «Продсоюз»………..34

2.1. Организационно- экономическая характеристика предприятия…..34

2.2. Анализ существующей системы управления  ООО «Продсоюз» с использованием методов исследования………………………………….41

2.3. Основная проблематика и направление повышения качества системы управления организации………………………………………..47

Вывод………………………………………………………………………50

3. Разработка проекта совершенствования  эффективности системы управления организации………………………………………………………..52

3.1. Проект формирования процессно-ориентированной модели управления потребительской лояльностью………………………………52

3.2. Проект повышения эффективности процесса управления на основе брендинга…………………………………………………………………...56

 3.3.Социально-экономическая оценка проекта совершенствования эффективности системы управления организацией…………………….58

        Вывод………………………………………………………………………61

Заключение………………………………………………………………………63

Библиографический список………………………………………………….….65

Приложения 
 

    Введение

    С переходом к рыночной экономике  происходят принципиальные изменения  в системе управления предприятиями. Они вызваны прежде всего уменьшением  удельного веса и роли государственной  формы собственности с присущими  ей управленческими связями преимущественно  «по вертикали» и административно-командными методами управления. Соответственно возрастает роль коммерческих структур, взаимосвязи между которыми строятся главным образом «по горизонтали», на договорных основах. Следствием таких  изменений становятся новые подходы  к организации и качеству управления предприятиями, а также к управленческим кадрам.

    Глобализация  экономики - важный фактор перемен, ожидаемых  в управлении предприятием. Ее главным  элементом будут люди, способные  решать проблемы сочетания интересов  собственной страны и других государств, партнерства между бизнесом и  государственными органами разных стран, конкуренции и сотрудничества в  глобальном масштабе, этики и социальной ответственности бизнеса, интеграции культур народов, усиления роли человека как самого ценного из всех ресурсов, которыми располагает общество.

    В настоящее время актуальным является рассмотрение вопросов совершенствования эффективности системы управления предприятием и методологических подходов к его оценке. Путь к повышению конкурентоспособности продукции лежит через совершенствование работы предприятия, в связи с этим необходимо рассмотреть основные пути улучшения работы предприятия, основанные на использовании мирового опыта.

    Важное  значение в механизме управления занимает эффективность действующей  организационной структуры управления. При анализе и проектировании организаций следует рассматривать  отношения их элементов, структуру, а также механизм взаимодействия этих элементов в рамках определенных целей и заданной структуры организации. Организационная структура и организационный механизм во всем многообразии их проявлений образуют организационные формы управления.

    Наконец, эффективное управление современным  предприятием невозможно без использования  тех возможностей, которые предоставляют  сегодня руководителю современные  информационные технологии и интегрированные  системы управления основными процессами деятельности современного предприятия.

    Актуальность  проблемы, связанная с улучшением эффективного  управления на предприятии, я обусловил выбор данной темы для написания курсового проекта, целью которого является анализ  и оценка эффективности системы управления организации.

    Предметом исследования является система управления организацией.

    Объектом  исследования выступает предприятие  торгового бизнеса – ООО «Продсоюз».

    Достижение  указанной цели  включает решение  следующих задач:

• изучение теоретических аспектов системы эффективного управления;
• анализ существующей системы управления в данной организации;
• разработка проекта.

    Предмет защиты – проект, который включает в себя разработку системы критериев  оценки системы управления торговым предприятием и программы повышения конкурентоспособности бизнес – организаций. 
 
 
 
 
 
 
 

1. Теоретические основы управления в современных организациях
1. СУ в современных организациях

       Функционирование  современных организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых  типовые и могут быть сравнительно просто решены специалистами с помощью  обычных технологий разработки и  реализации решений. Для разрешения нетиповых проблем требуются  специальные технологии-разработки решений, и, наконец, решение части  проблем может быть не по силам  как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует  организацию как один из самых  сложных объектов для изучения и  познания. Особый интерес представляет система управления организацией. Ее изучение и совершенствование –  постоянная задача руководителя.

       Система управления (СУ) организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между  ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

Рис. 1.1. - Система управления организацией.

       Управление  организацией - это непрерывный процесс  влияния на производительность работника, группы или организации в целом  для наилучших результатов с  позиций достижения поставленной цели. "Управлять - значит вести предприятие  к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в  его распоряжении ресурсов", - так  охарактеризовал процесс управления Г. Файоль.

       Процесс управления предусматривает согласованные  действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление  общей цели или набора целей, стоящих  перед организацией. Для координации  действий должен существовать специальный  орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации  выделяются управляющая и управляемая  части. Схема взаимодействия между  ними показана на рис. 1.2.

       В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято  называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и  конечным продуктом управляющей  части является информация. Управляющее  звено - необходимый элемент любой  организации.

       Рис. 1.2 - Взаимодействие управляющей и управляемой части деловой организации  
А - управляющая информация, Б - информация об исполнении.

       На  этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью преодоления возникшей проблемы, которая представляет собой не что иное, как реальное противоречие, требующее своего разрешения.

       Заметим, что управленческое решение - это  результат коллективного творческого  труда. Оно всегда носит обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект в явной  или неявной форме влияет на процесс  разработки индивидуального управленческого  решения.

       Управляемая часть - это различные производственные и функциональные подразделения, занятые  обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой  части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации.

       Управление в торговле призвана согласовывать деятельность людей. Повышение производительности и профессиональности торговой деятельности требует разделения труда, дифференциации деятельности. Главным фактором согласования становится интеграция деятельности для достижения общей цели (Рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 - Интеграция деятельности в управлении

       Согласование  – достижение интеграции, гармоничности взаимодействия работников в осуществлении своей деятельности, обеспечение взаимодополненности, взаимоприемлемости. Согласование зависит от распределения и приоритета функций управления. Интеграция начинается с цели. Цель, реально отражающая интересы людей, объединяет их в совместной деятельности (Рисунок 1.4).

       Результат совместного труда, не достижимый без  управления, укрепляет интеграционную роль менеджмента. Надо иметь успешный результат, тогда управлять становится легче, управление эффективнее.

       Существуют  функции интеграции и дифференциации деятельности. Функции интеграции –  основные функции управления (предвидение, организация, контроль, регулирование, координация, активизация, исследование).

       Рисунок 1.4 - Целевой подход к управлению торговой деятельностью

       Устойчивая  интеграция деятельности достигается  лишь тогда, когда цели и средства управления находятся в соответствии (Рисунок 1.5).

       Рисунок 1.5 - Взаимоотношение между целью, средством и результатом при формировании системы управления организацией.

       Одним из важнейших факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация – общение людей в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, мыслями, чувствами, информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация выступает как условие организации. Интеграция управления торговым предприятием проявляется в единстве и соответствии системы, механизма и процесса управления.

       Методологическую  основу изучения торговой организации  составляют системный и ситуационный подходы. С позиций системного подхода  организацию возможно рассмотреть  как открытую систему, характерные  черты которой обусловлены взаимодействием  ее элементов (внутренняя среда) и неразрывно связаны с внешним окружением прямого и косвенного воздействия (Рисунок 1.6).

       Рисунок 1.6 - Факторы и переменные внешней и внутренней среды организации. 

    1.2. Эффективность системы управления организации

       Какую бы деятельность ни осуществлял человек, он всегда стремится выполнять ее рационально и эффективно. Рационализм  предполагает поиск наиболее удобных  и производительных методов выполнения работы, эффективность – наилучший  результат, сопоставимый с затратами  усилий или ресурсов на достижение этого результата.

    Менеджер, создавая систему управления и «эксплуатируя» ее, пытается максимизировать эффективность  менеджмента. Но это лишь первоначальное и упрощенное представление об эффективности  менеджмента.

    Чаще  всего при измерении эффективности  менеджмента его результатом  считают производственный результат, который предстает в виде продукта, реализованного на рынке. Производственный результат имеет экономические  параметры, и это облегчает его соизмерение с затраченными ресурсами, которые тоже можно выразить в экономических параметрах. Но производственный результат – это итог работы не только управленческого персонала. Конечно, любой продукт содержит овеществленный труд персонала управления. Результат менеджмента должен отражать не просто результат производственной деятельности в виде выпущенной продукции, но и состояние управляемого объекта, оцениваемое относительно цели, движение в направлении к цели и реализацию позитивных и значительных ценностей.

    Каждый  менеджер, наблюдая работу персонала, оценивает согласованность действий людей по их отношению к работе, квалификации, ответственности, организованности, ритму работы и многим другим параметрам. Это оценка результатов его распоряжений и всех действий – расстановки  персонала, выдачи распоряжений, мотивации  и пр. Это оценка непосредственного  результата управленческой деятельности менеджера.

    Эффективность менеджмента характеризует социально-экономическую  и организационную стороны работы. Она построена не только на соизмерении  затрат на ее выполнение и полученного  результата, но отражает степень организованности работы, удовлетворенность трудом, общую целенаправленность деятельности, экономический результат, положение  организации во внешней среде. Можно  иметь хорошую прибыль, но при  этом высокую социально-психологическую  напряженность в коллективе. Эффективность  общей деятельности приемлема, но эффективность  менеджмента оказывается низкой. В конечном счете, это приведет к  кризису.  
Эффективность менеджмента определяет устойчивость и перспективность развития. Она не всегда тождественна эффективности общей деятельности, может быть ниже ее, но желательно, чтобы она ее опережала.

    Организация функционирует в определенной среде. Поэтому нельзя эффективность менеджмента  рассматривать только по внутренним характеристикам функционирования организации. Существует и внешняя  эффективность, которая проявляется в сотрудничестве с поставщиками и потребителями, финансистами (инвесторами) и административно-государственным аппаратом. При этом внешняя и внутренняя эффективность менеджмента должны быть сбалансированными.

     Получается, что концепция эффективности менеджмента становится тождественной концепции самого менеджмента. Эффективность – отражает не столько существование характеристик менеджмента, сколько их полноту учета, сочетание и комбинацию относительно цели и ресурсов.  
Качество – это характеристика результата, его соответствие определенному стандарту, отражающему интересы потребителя, эффективность – сопоставление достигнутых характеристик с использованными ресурсами. Понятия качества и эффективности менеджмента имеют отличие и связь.

    Для обеспечения эффективности менеджмента  необходимо учитывать все ее факторы. Но это можно сделать только тогда, когда эти факторы систематизированы, когда выделены основные и определяющие. 
Факторы эффективности разнообразны и могут быть представлены в различных ракурсах.

    При проведении практического исследования обычно называют инвестиционный климат, методологию менеджмента, обоснование  инвестиций, информационное обеспечение, инфраструктуру менеджмента.

    С позиций подходов к управлению можно  сгруппировать еще и факторы  искусства, опыта и научности  управления. Эти факторы характеризуют  разнообразие подходов к менеджменту, суть научного подхода (см. рис.1.7).

    Рис. 1.7 – Факторы эффективного менеджмента

    Вообще, в практическом управлении прагматизм всегда противостоит научно-профессиональному  управлению. Устойчивый и долгосрочный эффект может дать только анализ, диагностика  и проектирование методологии и  организации менеджмента, а не слепое использование рецептов. При этом рецепты не исключаются, а проверяются, заменяются и формируются.

    Для обеспечения внутренней эффективности  менеджмента надо учитывать три  группы факторов: использование ресурсов, получение результата, соответствующего движению к цели, фактор времени.

    Использование ресурсов проявляется в их структуре, качестве и возможностях сбалансированного пополнения. Для обеспечения эффективности менеджмента необходима экономия ресурсов.  
Результат управленческой деятельности материализуется и обнаруживает себя в конечном результате функционирования организации – продукте, услуге, прибыли. Однако можно и необходимо для понимания эффективности менеджмента говорить и о непосредственном результате менеджмента и его соответствии цели. Непосредственный результат менеджмента обнаруживает себя в характеристиках управленческого решения, в оценке того, в какой мере решение согласует деятельность людей и направляет ее на достижение цели.

    Фактор  времени находит свое выражение  в своевременности решений, экономии времени на их разработку, использовании  прогрессивных технологий, потенциале и производительности персонала. 
Каждый из этих факторов можно и далее конкретизировать. Но они являются основными и определяющими в эффективности менеджмента. 
С другой стороны существуют внешние факторы, влияющие на эффективность. К ним относятся инвестиционный климат, методология, определяющая научный подход к управлению, обоснование инвестиций с позиций стратегии и тенденций развития, информационная поддержка, социальная инфраструктура. Обобщенные результаты исследований показывают, что эти факторы неравнозначны. Экономическая ситуация и инвестиционный климат занимают главное место в обеспечении эффективности менеджмента. Однако использование возможностей экономической ситуации зависит от методологии менеджмента, точнее, реализации научно-аналитического подхода к построению эффективности.

    По  методологии и соответственно организации  менеджмента можно выделить два  подхода: прагматический и научно-аналитический. Они отличаются распознаванием и  выделением проблем и методами их разрешения.

    Прагматический  подход характеризует поведение  менеджера, жестко привязанного к ситуации. Главным в его деятельности использование  известных рецептов успеха, учет непосредственных факторов гарантированного и сиюминутного успеха, ощущение опасности неудачи, которое определяется опытом работы и интуицией, четкая организация деятельности (контроль, ответственность, дисциплина). В этом подходе нет ничего плохого, и он обеспечивает эффективность менеджмента. Однако, вероятность промахов и ошибок достаточно высока, нет понимания перспективы развития, видения будущего, возможна подмена важных проблем менее важными и второстепенными.

      Формула: «Проблемы надо решать, а не наблюдать за их проявлением»  – хороша, но ее можно заменить  формулой: «Проблемы надо решать  в определенной последовательности  и своевременно. Для этого надо  их исследовать». Научно-аналитический подход к менеджменту и предполагает систематизацию проблем сначала по классам методологии и организации менеджмента, потом по таким факторам эффективности как концепция и приоритеты управления, исследование проблем, образование и компетенции персонала, мотивация деятельности, стратегия и инновации, информационные технологии.

    Менеджмент  предназначен для построения определенного  поведения объекта управления, которое  можно разделить на два аспекта: экономическое поведение, отражающееся в комплексе экономических характеристик, и социально-психологическое, характеризующее  социальную сторону согласования и  сотрудничества.

    Формула эффективного практического менеджмента  предполагает строить его на использование  научных знаний и рекомендаций, рецептов практического успеха, использование  профессионального опыта, практических навыков и умений, а также искусство  управления. И все это должно осуществляться на основе анализа, диагностики проблем, проектирования и обоснованного  выбора вариантов их решений. Рассмотрим принципы эффективного менеджмента (Рис.1.8):

    1. Принципы приоритетов в менеджменте.  Главными из них являются приоритеты  человеческого фактора, мотивирования  деятельности, профессионализма.

    2. Принципы ориентирования управленческой  деятельности. Разработка цели, миссии  и стратегии менеджмента, обеспечение  качества, создание условий творчества (система «думай»).

    3. Принципы критических факторов. Учет фактора времени, развитие  информационных технологий, корпоративность,  как форма эффективного сотрудничества  и партнерства.

Рис.1.8 – Принципы эффективного менеджмента 

    Системная эффективность зависит от того, насколько  рационально организовано управление, т.е. от состава и количества звеньев, их подчиненности, распределения функций. Иными словами, эффективность системы  управления определяется качеством  организационной структуры, процессов  управления, а от качеств конкретных управленцев не зависит. 
     Исследование систем управления – главный фактор научного подхода к совершенствованию управления. Современными приемами и методами исследования в определенной мере должен владеть каждый менеджер. Исследование помогает глубже понять проблему и, следовательно, найти наиболее эффективное ее решение. Для современного управления исследование – важная характеристика профессионализма. Современный менеджер должен приобретать и осваивать навыки исследовательской деятельности.

    Анализ  эффективности системы управления – необходимый этап, позволяющий  сформировать комплексную оценку эффективности  деятельности предприятия на потребительском  рынке. Эффективность системы менеджмента  определяется состоянием и развитием  объекта управления и эффективным  построением самой системы управления предприятием.

       Совершенствование системы управления – сложный  и непрерывный процесс воздействия, направленный на более целесообразную организацию управляющей системы  для достижения управляемым объектом наилучших экономических показателей:

1. повышении эффективности  производства
2. совершенствование нормирования труда работников управления с целью обеспечения научно обоснованного подхода к определению численности работников и затрат времени на выполнение отдельных видов управленческих работ
3. разработки рациональной системы информационного обеспечения
4. правильный подбор и расстановка управленческих кадров
5. совершенствование процесса разработки, принятия и реализация управленческих решений

         Конкурентоспособность  как интегральный  показатель оценки  эффективности деятельности.

       Конкурентоспособность – это свойства объекта, характеризующиеся  степенью удовлетворения им конкретной потребности по сравнению с аналогичными объектами, представленными на данном рынке. Конкурентоспособность определяет способность выдерживать конкуренцию  в сравнении с аналогичными объектами.

       Оценка  конкурентоспособности предприятия  представляет собой сложную многофакторную задачу, которая сводится к выявлению  наиболее значимых числовых показателей  конкурентоспособности и их интегрированию. Действительно, любой объект — это  не что иное, как набор показателей  качества, при изменении которых  происходят количественные и качественные изменения объекта. Большинство  методов оценки конкурентоспособности  организаций основаны на применении различных коэффициентов для  анализа производственной деятельности, финансового положения, эффективности  инвестиций и т.д.

       Основными факторами достижения конкурентоспособности  объектов являются:

       качество  системы менеджмента, определяемое качеством и глубиной применяемых  научных подходов, принципов и  методов менеджмента;

       качество  разработки объекта с точки зрения прогрессивности и оптимальности  показателей, назначения надежности и  т.д.;

       качество  материализации проекта, определяемое прогрессивностью технологии;

       затраты потребителя на приобретение и внедрения  объектов.

       Для достижения конкурентных преимуществ, а, следовательно, и определенного  уровня конкурентоспособности организации, необходимо формировать и развивать  интегральный потенциал.

       В подход о том, что конкурентоспособность  организации может определять ее потенциал,  положена идея, что перспективные  возможности открываются для любого предприятия в любой ситуации, но для того, чтобы ими воспользоваться, предприятие должно обладать определенным потенциалом. Конечно, приобрести «универсальный» потенциал, пригодный на все случаи жизни, невозможно, но продвинуться на этом пути до получения реальных преимуществ на рынке представляется выполнимой задачей

       Ресурсы характеризуют качественный состав определенных средств. Соответственно, количество ресурсов означает величину  запаса этих  средств. Ресурсы, таким  образом, являются  количественной мерой   определенных качеств  - качественных составляющих потенциала фирмы. Потенциал, в свою очередь, характеризует  степень возможностей, дееспособности ресурсов. При этом  следует различать  понятия потенциала объекта и  потенциал субъекта.