Анализ и оценка эффективности управления

Содержание

Введение

В современных условиях развития экономики качество решений, принимаемых в процессах управления, непосредственно зависит от исследовательского подхода к управлению, умения изучать проблемы, определять их истоки и последствия. Но менеджер сталкивается с проблемами не только в объекте управления - процессах развития фирмы или предприятия, но и в процессе управления, который должен совершенствоваться и совершенствование которого сегодня уже не мыслим о без серьезной исследовательской работы.

Процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий повышение ее организованности, достижения того или иного полезного эффекта, и называется управлением.

Системы, в которых протекают процессы управления, называются системами управления. Исследование систем управления - процесс определения организационной структуры (состава, организации, поведения, состояния систем), параметров системы, закономерностей функционирования и развития изучаемой системы с целью ее совершенствования. Цель работы – анализ и оценка эффективности системы управления на примере предприятия Фабрики мебели «Люсамб».

Задачи работы:

- провести анализ существующей на предприятии системы управления;

- выявить недостатки в существующей системе управления

- создать при необходимости новую систему управления, обеспечивающую устойчивое развитие предприятия;

- оценить эффективность новой  системы управления.

Объект исследования – Фабрики мебели «Люсамб». Предмет исследования – система управления организации.

1. Теоретические основы управления современным предприятием

           1.1. Состав и структура системы управления организацией

«Система управления организации» - одно из ключевых понятий теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.

При анализе и проектировании организаций следует рассматривать отношения их элементов, структуру, а также механизм взаимодействия этих элементов в рамках определенных целей и заданной структуры организации. Организационная структура и организационный механизм во всем многообразии их проявлений образуют организационные формы управления.

Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций [12, c. 112].

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. ОСУ определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Наиболее распространенной ОСУ является линейно-функциональная организация, до сих пор широко используемая компаниями всего мира.

Она основывается только на отношениях “руководства-подчинения” и отражает самую общую ступень разделения управленческого труда - на отдачу приказов, распоряжений, указаний и на их исполнение. В чистом виде линейные структуры в наше время существуют лишь в небольших по масштабам организациях, выполняющих элементарные производственные функции или услуги с очень несложной технологией. На современных же предприятиях даже в первичных ячейках, основанных, казалось бы, на строго линейных отношениях (бригада, производственный участок), разделение и кооперация труда по управлению уже не укладываются в рамки прямого командования и подчинения.

В то же время линейная форма отношений руководитель - подчиненный как способ реализации организационного принципа единоначалия является обязательным элементом практически всех формальных структур. Объем и содержание полномочий линейных органов по распорядительству ресурсами в основном определяют такую важную характеристику системы управления, как уровень ее централизации. В наиболее универсальной форме принцип функциональной специализации, не вступая в противоречие с принципом единоначалия, реализуется в линейно-функциональных структурах. Их наиболее существенная характеристика состоит в том, что общее распорядительство ресурсами и целеполагание входят в полномочия линейных руководителей, а управление процессами достижения поставленных целей в рамках выделенных ресурсов и некоторых других ограничений возлагается на руководителей функциональных служб и подразделений.

В зависимости от характера связей между различными подразделениями различают следующие формы организационных структур управления.

Линейная организационная структура основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления. Такая организационная структура образуется в результате построения аппарата управления из взаимоподчинённых органов в виде иерархической лестницы, т.е. каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых (приложение 1). Два руководителя не могут непосредственно связываться друг с другом, они должны это сделать через ближайшую вышестоящую инстанцию. Такую структуру часто называют однолинейной.

Линейная структура управления используется мелкими и средними фирмами, осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей между предприятиями [4, c. 105].

Функциональная организационная структура основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях управления. К таким функциям относят исследования, производство, сбыт, маркетинг и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений осуществляется в зависимости от вида поставленной задачи (приложение 2).

Например, рабочий в цехе получает поручения не от одного человека (мастера), а от нескольких штатных единиц, т.е. действует принцип многократной подчинённости. Поэтому такую организационную структуру называют многолинейной.

Функциональная структура управления производством нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Функциональные службы обычно имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности.

Функционально-линейная структура (штабное управление) представляет собой комбинацию линейной структуры с системой выделения определённых функций. При линейных руководителях создаются специальные подразделения (штабы), которые помогают линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления.

Эти штабы могут:

Ограничиваться центральными уровнями управления (штабы руководства);

Находиться в нескольких уровнях управления;

Образовывать штабную иерархию на всех уровнях управления.

Адаптивные, или органические, структуры правления обеспечивают быструю реакцию предприятия на изменения внешней среды, способствуют внедрению новых производственных технологий. Эти структуры ориентируются на ускоренную реализацию сложных программ и проектов, могут применяться на предприятиях, в объединениях, на уровне отраслей и рынков. Обычно выделяют два типа адаптивных структур: проектный и матричный.

Проектная структура формируется при разработке организацией проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений системе, например модернизация производства, освоение новых изделий или технологий, строительство объектов и т.п. Управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, планирование и организацию выполнения работ, координацию действий исполнителей.

Одной из форм проектного управления является формирование специального подразделения - проектной команды, работающей на временной основе. В ее состав обычно включают необходимых специалистов, в том числе и по управлению. Руководитель проекта наделяется так называемыми проектными полномочиями. В их числе ответственность за планирование проекта, за состояние графика и ход выполнения работ, за расходование выделенных ресурсов, в том числе и за материальное поощрение работающих. В связи с этим большое значение придается умению руководителя сформировать концепцию управления проектом, распределить задачи между участниками команды, четко определять приоритеты и ресурсы, конструктивно подходить к разрешению конфликтов. По завершении проекта структура распадается, а сотрудники переходят в новую проектную структуру или возвращаются на свою постоянную должность (при контрактной работе - увольняются). Такая структура обладает большой гибкостью, но при наличии нескольких целевых программ или проектов приводит к дроблению ресурсов и заметно усложняет поддерживание и развитие производственного и научно-технического потенциала организации как единого целого. При этом от руководителя проекта требуется не только управление всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учет места проекта в сети проектов данной организации.

Матричная структура представляет собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой - руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством. При такой организации руководитель проекта взаимодействуете двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов. Матричная структура представляет собой попытку использовать преимущества как функционального, так и проектного принципа построения организации и возможности избежать их недостатков.

Матричная структура управления позволяет достичь определенной гибкости, которая никогда не присутствует в функциональных структурах, поскольку в них все сотрудники закреплены за определенными функциональными отделами. В матричных структурах можно гибко перераспределять кадры в зависимости от конкретных потребностей каждого проекта. Матричная организация дает большую возможность координации работ, характерную для дивизиональных структур. Это достигается за счет создания должности руководителя проекта, который координирует все связи между участниками проекта, работающими в различных функциональных отделах [11, c. 95].

Среди недостатков матричной организации обычно подчеркивается сложность, а иногда и непонятность ее структуры. Haложение вертикальных и горизонтальных полномочий подрывает принцип единоначалия, что часто приводит к конфликтам и трудностям в принятии решений. При использовании матричной структуры наблюдается более сильная, чем в традиционных структурах, зависимость успеха отличных взаимоотношений между coтрудниками. Несмотря на все эти сложности, матричная организация используется во многих отраслях промышленности, особенно в наукоемких производствах (например, в производстве электронное техники), а также и в некоторых организациях непроизводственной сферы.

          1.2 Основные пути и методы совершенствования механизма управления на предприятии

Производственная система, построенная на различных методологических, информационных и технологических принципах, направленная на решение локальных и ведомственных задач, охватывающая отдельные виды работ и способы их обеспечения, не гарантирует организационно-технологического единства и, следовательно, не оказывает должного влияния на интенсификацию производства и ускорение достижений конечных целей подрядных организаций. Это обусловливает необходимость перехода к формированию организационно-технологических производственных систем на основе информационной технологии, анализа экономических и организационно-технологических процессов на предприятиях.

В проблематике анализа организационно-технологического уровня производства можно выделить три крупные задачи [9, c. 64]:

оценка текущего организационно-технологического уровня производства и прогнозирование его повышения,

определение возможных резервов для ликвидации выявленных отрицательных отклонений,

формирование вариантов решений, обеспечивающих выполнение установленных задач.

Для успешного решения этих задач необходимо постоянно совершенствовать управление на основе системного подхода. Другими словами, необходимо иметь представление об области менеджмента, ориентированной в значительной мере на понятие системы, широкого применения экономико-математических методов, внедрения новых информационных технологий, социальной направленности, использования зарубежного опыта с учетом национальных особенностей.

На любом предприятии постоянно циркулируют потоки различных ресурсов, необходимых для его существования. Самым главным ресурсом, формирующим механизм управления организацией, является информация. Информация бывает нескольких видов: управленческая (административная); специализированная (производственная); информационный шум.

В процессе деятельности организации в ней циркулируют все эти три ее вида. Но полезными являются только управленческая и специализированная информация. Дадим им определения [16, c. 85]:

Управленческая (административная) информация - это информация, посредством которой осуществляются: руководство (оперативное управление) всеми видами деятельности предприятия; координация функционирования всех структурных единиц и контроль работы всей организации в целом. Специализированная (производственная) информация - это информация, с помощью которой осуществляются все виды деятельности организации. Для того, чтобы обеспечить циркуляцию информации должны существовать специализированные информационные каналы. Информационный канал - это совокупность связей, образовавшихся между двумя или более структурными единицами, посредством которых происходит передача информации от одной структурной единицы к другой. Необходимо заметить, что каждая из структурных единиц может не только принимать и передавать информацию дальше, но и преобразовывать ее, т.е. совершать над ней различные операции.

Разрабатывая стратегию улучшения деятельности предприятия, прежде всего, надо исходить из того принципа, что основной целью деятельности предприятия, которое хочет быть успешным в условиях жесткой конкурентной борьбы, является максимальное удовлетворение интересов потребителя.

Наиболее полное удовлетворение потребностей потребителя - стержень всей программы улучшения деятельности предприятия.

Проблема повышения конкурентоспособности продукции предприятия относится к разряду тех проблем, которые требуют постоянного внимания. В этом вопросе самоуспокоенность очень опасна. В реальной практике происходит так: сегодня успокоился - завтра отстал.

Надо понимать, что процесс совершенствования деятельности предприятия является постоянным. Если сегодня не ведется постоянная систематическая работа по улучшению деятельности предприятия, то наш совет ее немедленно начать.

К числу основных направлений улучшения деятельности современного предприятия, согласно работе, относятся:

-достижение заинтересованности  высшего звена руководства предприятия  и вовлечение его в проведение  мероприятий по улучшению деятельности  предприятия;

создание специального совета, координирующего работу по улучшению деятельности предприятия;

вовлечение всего коллектива предприятия в процесс;

создание рабочих групп по улучшению деятельности предприятия;

вовлечение поставщиков в процесс улучшения деятельности предприятия;

разработка мер по обеспечению качества функционирования систем управления;

создание системы признания заслуг в области улучшения деятельности предприятия;

разработка и реализация долговременной стратегии и краткосрочных планов улучшения работы предприятия.

          2 Анализ системы управления Фабрики мебели «Люсамб»

         2.1 Общая характеристика компании

Значимость системы управления в достижении целей и решении задач, стоящих перед организациями, нельзя переоценить. В связи с этим специалистам в области менеджмента необходимо иметь знания, умения и навыки по их исследованию. Квалифицированно проведенные исследовательские работы системы управления позволят обеспечить развитие теории и практики построения новых и совершенствования действующих систем управления, что создаст в дальнейшем условия для более эффективного их функционирования.

Задачи исследования систем управления ставятся в подавляющей части случаев применительно к хозяйственным организациям, поэтому в данной работе наше внимание будет уделено именно такому объекту. При этом предприятие рассматривается как определенная целостность, представляющая собой социально-экономическую систему.

Для анализа было выбрано предприятие Фабрики мебели «Люсамб».

«Люсамб» - это мебельная фабрика. В качестве объекта исследования данная компания была выбрана, потому как имеется необходимая для выполнения работы фактическая информация об объекте управления. Деятельность компании соответствует профессиональным и практическим интересам автора.

Компания «Люсамб» - одна из крупнейших производителей мебели в Приморском крае. Наша мебель пользуется стабильным спросом на территории Дальнего востока на протяжении более 12 лет. Фабрика мебели «Люсамб» специализируется на проектировании и производстве мебели, радуя своих клиентов качественными современными моделями, используя только высококачественные материалы отечественных и зарубежных производителей. Сегодня «Люсамб» – это современное мебельное производство, выставочный зал и склады, разветвленная сеть дилеров.

Мебель данного производства отличается высоким качеством, которое обеспечивается на всех стадиях производства. При производстве мебели используется оборудование ведущих мировых производителей, экологически чистые материалы с прочным покрытием, надежная соединительная фурнитура, правильная упаковка. На мебель предоставляются сертификаты соответствия и гигиенические сертификаты. Гарантии служат подтверждением качества и предоставляются на срок в 18 месяцев всем клиентам по всему товарному ассортименту компании (мебель для общественных помещений 12 месяцев).

Ассортимент предлагаемой мебели постоянно расширяется. Помимо продукции, которая представлена на сайте, возможна работа по чертежам и эскизам заказчика. Для удобства клиентов осуществляем помощь в доставке и монтаже мебели. Широкий ценовой диапазон обеспечивает популярность представляемой продукции. На сегодняшний день основными направлениями деятельности компании является производство:

• мебели для дома (корпусная, мягкая, кухни школьная и детская мебель, мебель для гостиниц и санаториев и многое другое.);
• офисной мебели;
• торгового оборудования.

 Организационно правовая форма предприятия – общество с ограниченной ответственностью.

Фирмы, образованные на основе общества с ограниченной ответственностью, — это производственные и иные коммерческие организации, созданные по соглашению юридическими лицами и гражданами путем объединения их вкладов в целях осуществления хозяйственной деятельности и получения дохода. Такие общества являются юридическими лицами.

Участники общества с ограниченной ответственностью несут материальную ответственность в пределах их вкладов.

Каждое общество имеет фирменное наименование, в котором указываются вид и предмет его деятельности.

Общества могут от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцами и ответчиками в арбитраже, суде, третейском суде. Общество может состоять из двух и более участников. В их числе могут быть предприятия, учреждения, организации, государственные органы, а также граждане.

Общество может создавать филиалы, действующие в качестве его обособленных подразделений, и открывать представительства на территории России. При этом филиалы и представительства не пользуются статусом юридического лица. В то же время общество может иметь дочерние и зависимые от него хозяйственные структуры с правами юридического лица.

Общество с ограниченной ответственностью «Люсамб» представляет собой самостоятельный хозяйствующий субъект с правами юридического лица. Фабрики мебели «Люсамб» осуществляет закупку, перемещение, хранение и реализацию товаров, оказание услуг, а также другие виды хозяйственной деятельности, не запрещенные законом и предусмотренные его уставом.

Для осуществления основной функции Фабрики мебели «Люсамб» выполняет множество дополнительных функций, таких как:

• заключение договоров на поставку товаров;
• организация продвижения товаров от производителей в места потребления;
• изучение спроса покупателей;
• обеспечение хранения товаров;
• формирование торгового ассортимента.

За последнее время мебельное производство приобрело новое качество гибкость, то есть способность оперативно разрабатывать и производить новую мебель, обеспечивать возможность производства мебели с минимальными издержками, часто менять и дополнять ассортимент, а также соблюдать короткие сроки исполнения заказов.

Сегодня на мебельном рынке свободных ниш нет, и не предвидится, надо теснить своих конкурентов. Для этого компания использует два принципа:

- мебель должна быть лучше, чем  у конкурентов, при той же цене;

- мебель должна быть дешевле, чем у конкурентов притом же качестве.

Для соблюдения этих принципов компания старается внедрять и использовать последние достижения мебельной промышленности. Также немало внимания уделяется квалификации специалистов.

При разработке новых моделей мебели менеджеры предприятия руководствуются следующими основными компонентами понятия «качество мебели». Это комфорт, функциональность, эргономичность, и эстетическая составляющая или дизайн.

Модельно-товарное качество мебели и мебельных гарнитуров позиционируется как соответствие мебели условиям среды ее использования в том или ином помещении, соответствие мебели установкам потребителя (экологическим, вкусовым, функциональным и др.), позиционирование мебели в имеющем на рынке ассортименте мебели (новинка, индивидуальность, фирменная узнаваемость).

В сотрудничестве с ведущими западноевропейскими производителями компания выпускает и продает мягкую и корпусную мебель европейского качества, но адаптированную для российского рынка.

Механизмы, ткани, комплектующие поступают на фабрику от ведущих производителей из континентальной Европы, Скандинавии, Ирландии, Британии, США и Израиля.

Предприятие реализует продукцию следующего ассортимента:

1. детская мебель,
2. столы,
3. диваны и кресла,
4. спальни,
5. шкафы,
6. матрасы,
7. стенки,
8. прихожие,
9. кухни.

Основными моментами, определяющими успех любого мебельного производства, являются:

1. Увеличение роли, места и значения  дизайна мебели;

2. Внедрение современных технологий  и материалов;

3. Маркетинг и умение продавать;

4. Реклама своей мебели.

2.2 Анализ внешней среды. SWOT-анализ

Проведем оценку предприятия с помощью SWOT-анализа.

SWOT-анализ - это определение сильных и слабых сторон предприятия, а также возможностей и угроз, исходящих из его ближайшего окружения (внешней среды) [18, c. 79].

Сильные стороны предприятия - то, в чем оно преуспело или какая-то особенность, предоставляющая вам дополнительные возможности. Сила может заключаться в имеющемся опыте, доступе к уникальным ресурсам, наличии передовой технологии и современного оборудования, высокой квалификации персонала, высоком качестве выпускаемой вами продукции, известности вашей торговой марки и т.п.

Слабые стороны предприятия - это отсутствие чего-то важного для функционирования предприятия или то, что пока не удается по сравнению с другими компаниями и ставит в неблагоприятное положение.

Рыночные возможности - это благоприятные обстоятельства, которые предприятие может использовать для получения преимущества. Следует отметить, что возможностями с точки зрения SWOT-анализа являются не все возможности, которые существуют на рынке, а только те, которые может использовать предприятие.

Рыночные угрозы - события, наступление которых может оказать неблагоприятное воздействие на предприятие.

Для начала проведем анализ влияния внешних факторов на предприятие (таблица 1)

Таблица 1- Определение рыночных возможностей и угроз

Далее проведем анализ внутренних факторов (таблица 2)

Таблица 2 - Определение сильных и слабых сторон