Анализ и совершенствование кадрового обеспечения

     Содержание 

1) Введение ………………………………………………………………………..3

2) Понятие кадрового обеспечения ……………………………………………...4

3) Проблема кадрового обеспечения…………………………………………….8

4) Повышений требований к HR менеджеру как аспект совершенствования.11

6)Кадровая структура  и политика на примере ООО  «Росгосстрах - Урал»…13

7)Оценка кадрового  обеспечения ООО «Росгосстрах - Урал»……...………..18

6) Рекомендации по совершенствованию кадрового обеспечения…………...20

7) Делопроизводственное обеспечение………………………………………...24

8) Проблемы делопроизводственного обеспечения…………………………...27

9) Рекомендации по совершенствованию делопроизв. обеспечения………...29

10) Автоматизация работы с документами как метод совершенствования…31

11) Заключение…………………………………………………………………..32

12) Список использованной  литературы………………………………………35 

     Введение 

Современная система  управления кадрами организации  претерпевает весьма серьёзные преобразования. Необходимость в подобных преобразованиях  вызвана тем, что административно-командная  система, а так же идеология, лежащая в ее основе, пришли в очевидное противоречие с требованиями развития производственных сил и трудовых ресурсов организации.  Данная ситуация привела к тому, что в настоящее время становится актуальной проблема поиска новых подходов и принципов к управлению  персоналом организации, а в частности к системе ее кадрового и делопроизводственного обеспечения.

Актуальность  темы данной курсовой работы прежде всего  обусловлена тем, что без создания научно обоснованной и действенной  системы кадрового и делопроизводственного  обеспечения ни одна крупная организация  не будет выполнять свои общесоциальные функции, продуктивность работы будет  существенно снижена, и вообще система  не будет функционировать должным образом. Соответственно, исходя из успешности решения кадровых вопросов, определяется эффективность функционирования всей системы

Разрешение проблем  кадрового обеспечения  требует  использования современных методик  в условиях активного развития рыночной экономики, федеративного устройства государства, изменения духовно-нравственной атмосферы в обществе.

Итак, целью данной работы является анализ деятельности системы кадрового и делопроизводственного  обеспечения, выявление пробелов , недочётов, проблем в этой системе, и дальнейшая разработка возможных рекомендаций по развитию кадрового и делопроизводственного  обеспечения системы управления.

 Для реализации  данной цели необходимо решить  следующие задачи:

1)- проанализировать  существующее кадровое и делопроизводственное  обеспечение системы управления  персоналом;

2)- сделать выводы  об эффективности организации  процесса управления;

3)- разработать  организационную процедуру совершенствования  кадрового и делопроизводственного  обеспечения системы управления  персоналом 

     Понятие кадрового обеспечения 

Кадровое обеспечение  системы управления персоналом организации  представляет собой необходимый  количественный и качественный состав работников в штате кадровой службы. ¹

Количественный  состав кадровой службы - это списочный  состав работников данного подразделения  организации. Качественные характеристики персонала представляют собой совокупность профессиональных, нравственных и личностных свойств, являющихся конкретным выражением соответствия персонала тем требованиям, которые предъявляются к должности  или рабочему месту.

Всю совокупность качественных характеристик персонала  можно условно  разделить на три  основные группы:

1)- способности (уровень образования, объем полученных знаний, опыт работы в определенной сфере профессиональной деятельности, профессиональные навыки),

 2)-мотивации (сфера профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру, стремление к власти, готовность к дополнительной ответственности и дополнительным нагрузкам),

3)-свойства (способность воспринимать определенный уровень физических, психических или интеллектуальных нагрузок, способность концентрации внимания, памяти и другие личностные свойства, необходимые для выполнения какой-либо работы).

Количественный же состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами, а так же уставом организации.

При расчете количественного  состава службы управления персоналом должны учитываться  следующие факторы:

1)-общая численность работников организации;

2)-конкретные условия и специфика организации, связанные со сферой ее деятельности (промышленность, сельское хозяйство, торговля, страховая деятельность), масштабами, наличием разнохарактерных производств, филиалов;

3)-социальная характеристика организации;

4)-структурный состав работников организации (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, служащих, научных работников),

5)- их квалификация;

6)-степень сложности решаемых задач по управлению персоналом (осуществление стратегического планирования, выработка кадровой стратегии и политики, организация обучения, продвижения и т. д.);

7)-техническое обеспечение управленческого труда (компьютеры, оргтехника и пр.)

В 1990-х гг. в  кадровых службах отечественных  организаций было занято всего от 0,3 до 0,8% общего числа работающих во всех отраслях промышленности и строительства. Качественная характеристика кадровиков тех лет также представляла весьма печальную картину. ²

Были установлены  чрезвычайно низкий уровень профессиональной подготовки, образования, неблагоприятные  возрастные характеристики, низкая оплата труда кадровиков. В настоящее  время в большинстве компаний ситуация с количественным и качественным составом работников кадровых служб  меняется в лучшую сторону, появились  специалисты по подбору и оценке персонала, психологи и социологи, менеджеры по развитию кадров.³

Система кадрового обеспечения  организации включает в себя следующие  этапы:

1)- Определение  потребности в персонале –  позволяет установить на заданный  период времени качественный  и количественный состав персонала  организации.

2)-Качественная  потребность, т.е. потребность  по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований  к персоналу.

    Расчет  качественной потребности организации  в персонале осуществляется исходя  из: профессионально-квалификационного  деления работ; требований к  должностям и рабочим местам; штатного расписания организации;  документации, регламентирующей различные  организационно-управленческие процессы  с выделением требований по  профессионально- квалификационному  составу исполнителей.

Количественная  потребность определяется на основе: выбора метода расчета численности  сотрудников, и установлению исходных данных для расчета  необходимой  численности работников на определенный временной период.

В теории управления персоналом выделяются различные методы расчета количественной потребности  в персонале, перечислим основные из них: метод, основанный на использовании  данных о времени трудового процесса; метод расчета по нормам обслуживания; метод расчета по рабочим местам и нормативам численности; стохастические методы; расчет числовых характеристик;  корреляционный анализ; метод экспертных оценок; и т.п.

Наем, отбор и  прием персонала – набор и  отбор кадров.

От того, как  произведен набор, и какие люди отобраны для работы в организации, зависит  вся последующая деятельность в  системе кадрового обеспечения. Поэтому, чтобы обеспечить организацию  необходимыми трудовыми ресурсами  необходимо в деталях знать, какие  задачи они будут выполнять во время работы и каковы характеристики этих работ.

современная кадровая политика должна быть направлена на наем эффективной рабочей силы, увеличение производительности труда посредством  улучшения условий работы, улучшения  отношений в организации между  руководством и подчиненными.

Существует  ряд принципов, составляющих основу кадровой политики:

1)-демократия  управления, от которой зависит  готовность к сотрудничеству;

2)-знание отдельного  человека, его потребностей;

3)-справедливость  соблюдения равенства и последовательность  действий в отношении персонала.

Исходными положениями политики в области управления персоналом являются:

1)-политика кадрового  обеспечения – предполагает обеспечение  эффективным персоналом и побуждение  его к получению удовлетворения  от работы посредством создания  привлекательных условий работы, безопасности, возможности продвижения;

2)-политика обучения  – обеспечение соответствующими  обучающими мощностями, чтобы работники  могли лучше исполнять свои  обязанности и подготовиться  к продвижению;

3)- политика оплаты  труда – предоставление более  высокой заработной платы, чем  в других местах, определяемой  способностями, опытом, ответственностью;

4)-политика производственных  отношений – установление определенных  процедур для простого решения  трудовых разногласий;

5)-политика благосостояния  – обеспечение услуг и льгот,  более благоприятных, чем у  других нанимателей: социальные  условия, созданные в организации  желанны для работника и выгодны  для предприятия.⁴ 

     Проблема  кадрового обеспечения 

Многие аналитики  заключили, что одной из основных проблем кадрового обеспечения  остаётся недостаточное насыщение  служб управления персоналом специалистами  в этой области. Бесспорно, мы можем  заметить, что подготовка этих самых  специалистов ведётся в настоящее  время во многих учебных заведениях страны, но тем не менее проблема хорошей, отлаженной организации системы  управления персоналом остаётся очень  острой проблемой для многих Российских организаций.

Актуальность  данной темы обуславливается недостаточной  проработкой кадрового обеспечения  системы управления персоналом, а  порой и отсутствием проработки и должного внимания к данной сфере  деятельности предприятия. На многие огрехи закрываются глаза.

В ряде случаев  работники, нанятые в организацию, оказываются неспособны работать по причине отсутствия образования, либо же должных навыков работы.

Британский специалист в области кадрового менеджмента  Д. Гест считает, что кадровая политика корпорации должна обеспечить:

1) организационную  интеграцию — высшее руководство  организации и линейные руководители  принимают разработанную и хорошо  скоординированную стратегию управления  человеческими ресурсами как  «свою собственную» и реализуют  ее в своей оперативной деятельности, тесно взаимодействуя со штабными  структурами;

2) высокий уровень  ответственности всех работников  корпорации, который подразумевает  как идентификацию с базовыми  ценностями организации, так и  настойчивую, инициативную реализацию  стоящих перед ними целей в  повседневной практической работе;

3) функциональную  интеграцию — вариабельность  функциональных задач, предполагающую  отказ от традиционного, жесткого  разграничения между различными  видами работ, а также широкое  использование разнообразных форм  трудовых контрактов (полная, частичная  и повременная занятость, субподряд  и т.п.), и структурную — адаптация  к непрерывным организационным изменениям, социальным и культурным нововведениям — гибкость организационно-кадрового потенциала;⁵

4) высокое качество  работы и ее результатов, условий  труда — рабочая обстановка, содержательность  работы, удовлетворенность трудом, а также самой рабочей силы.

Неудовлетворительное ( а порой и плачевное) положение  дел в системе управления персоналом, недосмотр за процессами деятельности, некомпетентность принимаемых решений  и некомпетентность работников системы  управления персоналом приводят в конечном итоге к неэффективной деятельности персонала организации, а следовательно, и организации в целом.

Таким образом, в настоящее время много внимания стало уделяться развитию кадрового  обеспечения, так как данная сфера  во многом предопределяет деятельность и положение организации, ее эффективную  или неэффективную деятельность, ее конкурентоспособность и многие другие факторы.

Таким образом, резко увеличилась значимость и  важность хорошего специалиста по кадрам и в таких условиях (и соответственно резкого повышения статуса должности  менеджера по персоналу до уровня высшего звена управления в организации), значительно расширились его  функции и ответственности, усложнение техники отбора, подбора и расстановки, мотивации, служебного продвижения  персонала.

Очевидно, что  должность менеджера по персоналу  становится одной из важнейших для  выживания организации в рыночных условиях и обеспечения ее конкурентоспособности.

В результате должность  менеджера по персоналу и обеспечение  кадрами системы управления персоналом организации является важной составляющей деятельности организации. Для разных организационно-правовых форм выделяются свои уникальные особенности построения системы управления персоналом.

Ещё одной проблемой  является отсутствие в молодых организациях не то что отлаженной системы кадрового  обеспечения, но и отсутствие этой системы  как таковой. Около 98% молодых (относительно жизненного цикла организаций) предприятий  этой системы не имеют. Слишком велик  дефицит средств, слишком далеки “отцы-основатели” от формальной атмосферы и тех задач, которые необходимо решать в области работы с персоналом, чтобы создавать такого рода подразделение. ⁶

Однако отсутствие осознания необходимости кадровых мероприятий не отменяет их естественной реализации: в рамках бизнес-плана  необходимо описать проект организационной  структуры, рассчитать потребность  в персонале, представить расчет изменения количественного и  качественного состава предприятия. Необходимо рассчитать затраты, в том  числе и на набор, обучение персонала, оплату труда.

Для выбора места  дислокации предприятия, разработки систем оплаты необходимо провести анализ рынка  труда и рынка профессий. Для  формирования кадрового состава  важно сформулировать требования к  будущим работникам, найти источники  наименее затратного привлечения персонала  и его адаптации.

Однако менее  всего на стадии формирования обращается внимание на создание самой системы  работы с персоналом, формирование корпоративных принципов, а даже просто системы работы с кадровой документаций. Обычно осознание необходимости  формализации, определения кадровой работы, создания систем хранения информации приходит много позже, в тот момент, когда количество информации превышает  мыслимые объемы, когда что-то найти  становится отдельной проблемой  и когда, к сожалению, кадровая информация теряет свое свойство информации, с  ней нельзя работать в период подготовки и оценки управленческих решений. 

     Повышение требований к HR менеджеру как аспект совершенствования

Итак, что же необходимо знать менеджеру по управлению персоналом для чёткого представления  поля своей деятельности и продуктивной работы.

В качестве основных требований можно выделить:

 · законодательные  и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность  предприятия, учреждения, организации  по управлению персоналом; законодательство  о труде; 

· основы рыночной экономики, предпринимательства и  ведения бизнеса;

· конъюнктуру  рынка рабочей силы и образовательных  услуг;

· порядок ценообразования  и налогообложения;

· основы маркетинга;

· современные  концепции управления персоналом; основы трудовой мотивации и системы  оценки персонала;

· формы и  методы обучения и повышения квалификации кадров;

· порядок разработки трудовых договоров (контрактов);

· методы и организацию  менеджмента;

· основы технологии производства и перспективы развития предприятия, учреждения, организации, структуру управления и их кадровый состав;

· основы общей  и социальной психологии, социологии и психологии труда;

· основы производственной педагогики;

· этику делового общения;

· передовой  отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом;

· основы организации  делопроизводства;

· методы обработки  информации с применением современных  технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; правила  и нормы охраны труда.

 HR Менеджер организует работу с персоналом прежде всего в соответствии с общими целями развития предприятия, учреждения, организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников. Он обеспечивает укомплектование предприятия, учреждения, организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификаций. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.

Он осуществляет подбор кадров, проводит собеседования  с нанимающимися на работу, в том  числе с выпускниками учебных  заведений, с целью комплектования штата работников.

Организует обучение, подготовку и переподготовку персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой  карьеры. Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов  на замещение вакантных должностей.

 Совместно  с руководителями структурных  подразделений участвует в принятии  решений по вопросам найма,  перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения  административных взысканий или  поощрений, а также увольнения  работников. Разрабатывает систему  оценки деловых и личностных  качеств работников, мотивации их  должностного роста. Консультирует  руководителей разных уровней  по вопросам организации управления  персоналом. Принимает участие в  планировании социального развития  коллектива, разрешении трудовых  споров и конфликтов. Составляет  и оформляет трудовые договоры  и контракты, ведет личные дела  работников и другую кадровую  документацию. Осуществляет руководство  подчиненными сотрудниками.

Требования квалификации, которые включают в себя: высшее профессиональное образование (по специальности  менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области менеджмента. 

     Кадровая  структура и политика на примере ООО  «Росгосстрах-Урал»

Росгосстрах в  Челябинской области является крупным  региональным подразделением в системе  Росгосстраха. Филиал образован в 2003 году в результате реорганизации  системы Росгосстраха, проводимой в  целях оптимизации деятельности компании. В состав Челябинского филиала  Росгосстраха входят 1 агентство, 26 страховых  отделов и 41 офис продаж.

Директор филиала  ООО «Росгосстрах-Урал:

- руководит деятельностью  Филиала и несет персональную  ответственность за выполнение  возложенных на него задач;

- распределяет  обязанности между заместителями  Филиала;

- делегирует  отдельные свои права и полномочия  подчиненным ему должностным  лицам (заместители);

- утверждает  структуру и штатное расписание  филиала, сметы расходов (включая  фонды оплаты труда и другие) и отчеты об их исполнении  и другое.

Бухгалтерия возглавляется  главным бухгалтером. В бухгалтерии  формируется информация о хозяйственных  процессах и финансовых результатах  деятельности предприятия, обеспечивается контроль за наличием и движением  имущества, организуется учет основных фондов, денежных средств и др.

Директору по финансам подчинены: планово-экономический отдел  и финансовый отдел.

Планово-экономический  отдел осуществляет экономический  анализ хозяйственной деятельности организации по обеспечению экономического повышения эффективности и выявления  резервов, предупреждения потерь и  непроизводственных расходов. Производит начисление заработной платы рабочим  и служащим.

Финансовый отдел  отвечает за правильный, своевременный  учет и отчетность. Ведет контроль по расходованию средств.

Директору по страхованию  подчинены: отдел андеррайтинга  и перестрахования, отдел урегулирования убытков по АТ и ОСАГО, отдел урегулирования убытков по НС и имуществу.

Отдел андеррайтинга  и перестрахования занимается оценкой  рисков, уполномоченный компанией на установление/согласование условий  принятия на ответственность компании рисков по нескольким видам страхования.

Отдел урегулирования убытков по АТ и ОСАГО занимается ведением переговоров по всем видам  страхования, ведением журналов убытков, отчетов по урегулированным событиям, оформлением выплат и расчетом страхового возмещения по добровольному страхованию  автотранспорта и обязательному  страхованию автогражданской ответственности.

Отдел урегулирования убытков по НС и имуществу занимается ведением переговоров по всем видам  страхования, ведением журналов убытков, отчетов по урегулированным событиям, оформлением выплат и расчетом страхового возмещения по страхованию от несчастных случаев и страхованию имущества.

Директору по работе с корпоративными клиентами подчинены: отдел по работе с корпоративными клиентами, отдел личного страхования

Отдел по работе с корпоративными клиентами. Основная задач отдела- работа с Заказчиками  по всем видам страхования. Отдел  и его сотрудники являются полномочными представителями ООО «Росгосстрах-Урал»  по всем вопросам, касающимся работы с  крупными объектами по всем видам  страхования.

Отдел личного  страхования занимается заключением  договоров добровольного медицинского страхования, оформлением документов на выплату по ДМС и по несчастному  случаю и др.

Директору по продажам подчинены: отдел по работе с агентами, отдел страхования и отдел  по контролю за качеством страховых  услуг.

Отдел по работе с агентами занимается организацией и проведением тренингов и  семинаров для агентов, разработкой  предложений по оптимизации бизнес-процессов, организацией продаж, развитием сети и др.

Отдел по контролю за качеством страховых услуг. Организует проведение работ по контролю качества выполнения услуг в соответствии с требованиями стандартов. Организует разработку мероприятий по повышению  качества услуг. Руководит проведением  мероприятий по повышению качества услуг.

Юридический отдел  обеспечивает проверку юридических  документов; осуществляет юридические  консультации страхователей; в случаях, предусмотренных законодательством, принимает решения о применении к страхователям финансовых санкций, а также меры по их взысканию.

Общая численность  работников ООО «Росгосстрах-Урал» на первый квартал 2009года составляет 1200 человек, из них руководителей – 30 чел., специалистов –1100 чел. и технический персонал – 70 чел.

Обеспеченность  предприятия кадрами определяется сравнением количества рабочих по категориям за последние три года (см. таб. 1.1).