Анализ кадровой политики аптечной организации ООО "Аптека"

ВВЕДЕНИЕ

Потребность в фармацевтических услугах сегодня, как никогда, приобретает исключительную актуальность, так как товаром является лекарство, необходимое и людям обеспеченным, и людям, за чертой бедности.

Поэтому рынок лекарственных средств является одним из наиболее динамично развивающихся сегментов отечественного рынка. В числе причин такого положения – серьезное ухудшение состояния здоровья населения России за последние годы, а также его открытие для иностранных фармацевтических компаний. Это привело как к значительному расширению ассортимента лекарственных средств (в том числе появлению на отечественном рынке самых современных препаратов), так и к активизации рекламы, убеждающей в жизненной необходимости приема тех или иных лекарственных препаратов и формирующей тем самым, тенденцию к росту самолечения.

Перед аптечной организацией встает очень серьезный вопрос: «Как в условиях существующего фармацевтического рынка выполнить социальную миссию, которая стоит перед аптекой, а с другой стороны – достигнуть поставленной коммерческой цели?». И единство поставленных задач заставляет руководителей и специалистов аптечных учреждений постоянно искать ответ на этот вопрос.

Современный фармацевтический рынок характеризуется высоким уровнем конкуренции, что повышает зависимость эффективной деятельности аптечной организации от её внутреннего потенциала, основу которого составляют фармацевтический персонал. Происходящие в фармацевтической отрасли изменения, в частности активное внедрение рыночных механизмов в фармацевтический бизнес вызвали необходимость формирования кадровой политики, которая позволила бы активизировать и эффективно использовать трудовой потенциал фармацевтических специалистов.

Персонал является основным богатством, ценным ресурсом предприятия, эффективное управление им обеспечивает конкурентоспособность предприятия по ряду важнейших направлений, в том числе по качеству, обновлению, цене продукции и т.п.

В связи с этим, определяющим фактором успеха любого управления является, несомненно, обоснованная кадровая политика предприятия.

Именно поэтому тема курсовой работы является актуальной.

Курсовая работа исследует теоретические вопросы и практические аспекты науки управления персоналом в современных условиях. В курсовой работе затрагивается важная проблема – управление кадрами и сущность кадровой деятельности в аптечных организациях на примере ООО «Аптека».

Цель курсовой работы – проанализировать кадровую деятельность Общества с ограниченной ответственностью «Аптека».

Исходя из данной цели, исполнитель ставит перед собой следующие задачи:

– изучить теоретические основы кадровой деятельности в фармацевтических организациях;

– провести анализ кадровой деятельности ООО «Аптека»;

– выявить на основе анализа положительные и отрицательные моменты в кадровой деятельности ООО «Аптека»

– внести предложения по совершенствованию кадровой деятельности ООО «Аптека».

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

При бурном развитии новых технологий все большую значимость приобретает обеспечение предприятий квалифицированными кадрами. Своевременное комплектование нужными кадрами всех ключевых подразделений предприятия становится невозможным без разработки и реализации кадровой политики.

Кадровая политика – совокупность принципов, методов, средств и форм воздействия на интересы, поведение и деятельность работников для достижения целей, стоящих перед организацией, в которой они заняты [1.С.18].

Кадровая политика реализуется через кадровую работу. Кадровая работа базируется на системе правил, традиций, процедур, комплексе мероприятий, связанных непосредственно с осуществлением подбора кадров, необходимой их подготовки, расстановки, использования, переподготовки, мотивации, продвижения, развития персонала, обеспечения взаимодействия работника и организации.

Особенности кадровой деятельности в фармацевтических организациях:

– лицензирование фармацевтической деятельности;

– специальное образование;

– сертификация специалистов;

– постоянное повышение профессионального уровня внутри предприятия.

Основной целью кадровой деятельности является своевременное обеспечение организации персоналом требуемого качества и в необходимой численности.

Другими её целями можно считать:

– обеспечение условий реализации прав и обязанностей граждан, предусмотренных трудовым законодательством;

– рациональное использование кадрового потенциала;

– формирование и поддержание эффективной работы трудовых коллективов.

При выборе кадровой политики учитываются факторы, свойственные внешней и внутренней среде предприятия, такие как:

– требования производства, стратегия развития предприятия;

– финансовые возможности предприятия, определяемый им допустимый уровень издержек на управление персоналом;

– количественные и качественные характеристики имеющегося персонала и направленность их изменения в перспективе и др.;

– ситуация на рынке труда (количественные и качественные характеристики предложения труда по профессиям предприятия, условия предложения);

– спрос на рабочую силу со стороны конкурентов, складывающийся уровень заработной платы;

– жесткость в отстаивании интересов работников;

– требования трудового законодательства, принятая культура работы с наемным персоналом и др.

Кадровая политика должно быть достаточно гибкой. Это значит, что она должна быть, с одной стороны, стабильной, поскольку именно со стабильностью связаны определенные ожидания работника, с другой – динамичной, т.е. корректироваться в соответствии с изменением тактики предприятия, производственной и экономической ситуации. Стабильными должны быть те ее стороны, которые ориентированны на учет интересов персонала и имеют отношение к организационной культуре предприятия.

Поскольку формирование квалифицированной рабочей силы связано с определенными издержками для предприятия, кадровая политика должна быть экономически обоснованной, т.е. исходить из его реальных финансовых возможностей.

Кадровая политика должна обеспечить индивидуальный подход к своим работникам.

Таким образом, кадровая политика должна быть направлена на формирование такой системы работы с кадрами, которая ориентировалась бы на получение не только экономического, но и социального эффекта при условии соблюдения действующего законодательства.

Между ними должна быть, естественно, взаимосвязь, которая бывает обычно между стратегией и тактикой достижения поставленной цели.

Кадровая политика является составной частью всей управленческой деятельности и производственной политики организации. Она имеет целью создать сплоченную, ответственную, высокоразвитую и высокопроизводительную рабочую силу.

Кадровая политика должна создавать не только благоприятные условия труда, но обеспечивать возможность продвижения по службе и необходимую степень уверенности в завтрашнем дне. Поэтому, основной задачей кадровой политики предприятия является обеспечение в повседневной кадровой работе учета интересов всех категорий работников и социальных групп трудового коллектива.

Кадровая политика предприятия - это целостная кадровая стратегия, объединяющая различные формы кадровой работы, стиль ее проведения в организации и планы по использованию рабочей силы. Кадровая политика должна увеличивать возможности предприятия, реагировать на изменяющиеся требования технологии и рынка в ближайшем будущем.

Кадровую политику предприятия могут разрабатывать и осуществлять собственники предприятия, высшее руководство, кадровые службы.

В то время как кадровая политика связана с выбором целевых задач, рассчитанных на дальнейшую перспективу, текущая кадровая работа ориентирована на оперативное решение кадровых вопросов.

1. 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Повышение роли социальной составляющей производства обусловливает наличие в сфере управленческого труда кадровой службы. Размер и масштабность деятельности фармацевтической организации предопределяют структуру кадровой службы: от управления по кадрам (в крупных объединениях), отдела кадров (на фармацевтических предприятиях, оптово-розничных фирмах) до специалиста по кадрам. Специалист по кадрам, т. е. профессиональный управляющий, высококвалифицированный специалист по работе с персоналом.

Новые условия хозяйствования предъявляют соответствующие требования к специалисту по кадрам: целенаправленность, масштабность, коммуникативность, способность анализировать и решать комплексные проблемы, синтезировать решение в условиях неопределенности и ограниченности информации, творческое начало и компетентность, организаторские способности. Данный специалист должен иметь достаточно глубокие знания в области организации и мотивации труда, трудового законодательства, психологии и социологии труда и управления, организации современного делопроизводства. Ему необходимы прочные навыки общения с людьми, использования информационно-вычислительной техники и др. Специалист  по кадрам является главным носителем и распространителем предпринимательской культуры фирмы. Также работники кадровой службы тесно взаимодействуют и с внешними организациями.

Взаимодействие кадровой службы с подразделениями учреждения и с внешними организациями представлено в приложении. (Приложение 1).

Документопотоки кадровой службы имеют следующую направленность:

Руководство. Руководство запрашивает отчет произвольной структуры в управленческих целях, индивидуальные сведения по сотрудникам, списки сотрудников, личные приказы (приемы, увольнения, перемещения, больничные) и другое.

Бухгалтерия. Служба управления персоналом направляет следующие документы: приказы о приеме на работу и увольнении, приказы о кадровом перемещении, приказы о предоставлении отпусков, приказы на оформление пособий, больничные листы.

Сотрудники. От сотрудников принимаются заявления о приеме на работу, об увольнении, перемещении, предоставлении отпуска, листки временной нетрудоспособности.

Пенсионный фонд. Документы, связанные с пенсионным обеспечением: оформление страховых свидетельств государственного пенсионного страхования, заявления выдаче и о замене страхового свидетельства, запрос об уточнении сведений, сведения по стажу, справки для выхода сотрудников на пенсию и т.д.

Инспекция труда. Осуществляет плановые и внеплановые проверки работы службы управления персоналом.

Военкомат. Кадровая служба подает сведения о военнообязанных сотрудниках своего предприятия.

Специалист по кадрам. В обязанности данных специалистов входят разработка форм и заключение трудовых договоров, контрактов с вновь принимаемыми работниками или перевод всех работников предприятия на новые договорные условия, если решение об этом принимает руководство предприятия. В случае необходимости готовятся предложения о мерах дисциплинарного воздействия по отношению к отдельным работникам.  
Кадровая служба занимается также разработкой должностных инструкций, рассмотрением трудовых споров и конфликтов, заявлений и жалоб работников.

Специалист по кадрам под роспись знакомит работников с различными приказами, с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностными инструкциями, оформляет трудовые договоры. Сотрудникам по их заявлениям выдает выписки из трудовых книжек, справки с места работы.

В своей работе специалист по кадрам строго руководствуется Трудовым законодательством Российской Федерации, нормативными документами Правительства (законами, классификаторами), ведомственными нормативными документами и локальными актами учреждения: уставом организации; правилами внутреннего трудового распорядка; штатным расписанием; должностными инструкциями; коллективным договором и другими документами.

Среди задач, стоящих перед кадровой службой предприятия, не последнее место занимает способствование созданию благоприятной рабочей обстановки, удобного рабочего места, доброжелательного психологического климата в коллективе. Успешная адаптация (а значит, в будущем и высокая производительность труда) вновь принятых работников к новым условиям работы и коллективу во многом зависит от качества работы на этом важном направлении кадровой службы предприятия.

Таким образом, можно сделать выводы, что успех работы предприятия обеспечивают работники, занятые на нем. Именно поэтому современная концепция управления предприятием предполагает выделение из большого числа функциональных сфер управленческой деятельности той, которая связана с управлением кадровой составляющей производства – персоналом предприятия.

В системе мер реализации экономической реформы особое значение придается повышению уровня работы с кадрами, постановке этой работы на прочный научный фундамент, использованию накопленного в течение многих лет отечественного и зарубежного опыта.

ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1. АНАЛИЗ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «АПТЕКА»

Исследование проводилось в Обществе с ограниченной ответственностью «Аптека».  Единую розничную сеть компания «Аптека» начала создавать в 2010 году. Первая аптека была открыта в селе Визинга Сысольского района Республики Коми. Сегодня аптечная сеть состоит из десяти аптек, восемь из которых находятся в городе Сыктывкаре и две – в селе Визинга.

Компания была основана с целью обеспечения населения РФ высококачественными лекарственными препаратами. Широкий ассортимент лекарств и товаров сопутствующей группы – одно из основных конкурентных преимуществ данной аптечной сети и важнейший показатель работы фармацевтической компании.

Общий ассортимент аптечной сети превышает 5 000 наименований товаров. Ассортимент одной аптеки зависит от формата работы конкретной розничной точки. Большинство аптек компании работают в традиционном формате закрытой выкладки товаров. При такой форме торговли ассортимент одной аптеки, как правило, составляет  около трех тысяч наименований. В аптечной сети представлены также и отделы открытого доступа товаров. Открытая форма торговли позволяет иметь более 1 000 наименований разнообразной сопутствующей продукции.

Компания предлагает продукцию следующего ассортимента: медикаменты, БАД, изделия медицинского назначения, лечебная косметика, диагностические средства, дезинфицирующие средства, предметы и средства личной гигиены, ортопедические товары, диабетическое и детское питание и т.п.

Организационная структура компании «Аптека» представлена в приложении (Приложение 2).

Исследование  было проведено в период с октября по апрель 2014 года с целью изучения и анализа кадровой деятельности ООО «Аптека». В процессе работы использовались методы исследования: анализ документов, анкетирование, один из видов метода экспертных оценок – метод «360 градусов», метод декомпозиции.

Метод декомпозиции предусматривает расчленение сложных явлений на более простые. Например, систему управления персоналом можно расчленить на подсистемы (найма, подбора, адаптации, развития, обучения, высвобождения), подсистемы — на функции (например, подсистему найма — на функции планирования численности персонала, организации поиска персонала, проведения собеседований, анализа полученной информации о кандидатах, организации процесса приема на работу), функции — на процедуры, процедуры — на операции (например, процедура проведения собеседования включает операции: составления списков кандидатов, их оповещения о собеседовании, определения состава комиссии для собеседования, составления программы собеседования, проведения собеседования, обработки результатов собеседования, подведения итогов) и т.д. После расчленения необходимо воссоздать систему управления персоналом как единое целое, т.е. синтезировать.

 Так как данная фармацевтическая сеть динамично развивается и число сотрудников постоянно растет, то ООО "Аптека" старается укомплектовать персонал аптечной сети квалифицированными кадрами, сформировать оптимальный количественный и качественный состав персонала предприятия.

Целью кадровой политики ООО «Аптека является умение работать с людьми, правильно их подбирать и оценивать, добиваться их заинтересованности в повышении своего квалификационного уровня.

Именно поэтому, в современных условиях наиболее важными функциями кадровой политики данной сети являются:

– планирование потребности в персонале;

– привлечение, подбор кадров и их адаптация;

– оценка и расстановка кадров;

– развитие персонала;

– организация обучения и повышения квалификации персонала;

– организация оплаты труда;

– реализация политики мотивации и стимулирования сотрудников;

– решение социальных задач и правовых проблем;

– контроль трудовой дисциплины, обеспечение здоровья и безопасности работников.

Потребность в персонале специалист по кадрам определяет на основе утверждаемого директором ООО "Аптека» (в соответствии с потребностями торгово-технологического процесса) штатного расписания, в котором предусмотрены наименование должностей требуемых работников, степень квалификации работников, установленный оклад на каждую должность.

Несмотря на то, что фармацевтические факультеты медицинских высших учебных заведений и медицинских колледжей каждый год выпускают специалистов, в ООО «Аптека», существует острый недостаток фармацевтических специалистов.

Поэтому анализ управления персоналом целесообразно начать с оценки обеспеченности ООО «Аптека» трудовыми ресурсами. Данная информация отражена в сводной Таблице 1.

Таблица 1

Комплектация штатных единиц

По результатам Таблицы 1 была составлена диаграмма (Приложение 3), которая отражает  процент укомплектованности персонала, штат ООО «Аптека» укомплектован на 90 %, 10 % – составляют вакантные места.

В организации набор работников осуществляется в основном через подачу объявлений и заявок  в СМИ, кадровые агентства, в Сыктывкарский медицинский колледж об имеющихся вакансиях и предъявляемых требованиях к претендентам. Часто новый работник принимается на работу и через другие внешние, а также внутренние источники.

Необходимо отметить, что в организации присутствует четкая, эффективная система подбора персонала. Составлен регламент подбора и трудоустройства претендентов на должности специалистов, утвержденный директором Общества (Приложение 4). Настоящий регламент составлен с целью обеспечения комплектации ООО «Аптека» квалифицированными и профессиональными сотрудниками для решения поставленных целей и задач данной компании.

При подборе персонала в ООО "Аптека" используются следующие критерии отбора:

– профессиональное образование;

– профессиональные навыки;

– наличие сертификата специалиста;

– наличие медицинской книжки;

– опыт предыдущей работы;

–совместимость с окружающими (личные качества).

Особенность фармацевтического рынка труда заключается в специализированном образовательном уровне работников и в высоких квалификационных требованиях к специалистам.

Квалификационные требования регламентированы и содержатся в должностных инструкциях, которые утверждаются директором предприятия. Должностная инструкция на данном предприятии представляют собой документ, описывающий основные должностные функции (обязанности) работника, квалификационные требования, и форму подчиненности.

Квалификационный уровень работников во многом зависит от их образования, возраста, стажа работы, и т.д. Поэтому в процессе анализа изучался состав сотрудников по образованию, возрасту, стажу работы. Так как компания динамично развивается, и число сотрудников постоянно растет, постоянно востребованы как кандидаты со средним  фармацевтическим образованием, так и кандидаты с высшим фармацевтическим образованием. Данные об образовательном уровне сотрудников отражены в Таблице 2.

Таблица 2

Распределение сотрудников по уровню образования

с учетом полового признака

По результатам данного анализа можно сделать выводы об образовательном уровне персонала: все сотрудники аппарата управления имеют высшее образование;  заведующие аптеками и первостольники   все имеют фармацевтическое образование, что является основным критерием при подборе специалистов в данной организации. Среди специалистов 75% имеют диплом о среднем профессиональном образовании и 25 % – о высшем образовании (Диаграмма 1).

Из общего числа сотрудников, имеющих среднее профессиональное образование, 67%  – выпускники Сыктывкарского фармацевтического колледжа (Диаграмма 2). Некоторые из них познакомились с компанией во время практики и впоследствии стали частью команды профессионалов ООО «Аптека».

Отбор работников на вакантные должности осуществляется на основе соответствия кандидатов, установленным организацией, критериям отбора. Если оцениваемый кандидат соответствует выше перечисленным критериям отбора, и анализ документов (трудовой книжки, диплома, рекомендаций) кандидата показывает положительные его характеристики, - руководством принимается решение о найме работника на работу. Работник нанимается на испытательный срок (от одного до трех месяцев).

В исследовании также были проанализированы данные распределения персонала по возрасту,  которые отражены в Таблице 3.

Таблица 3

Распределение персонала разных специальностей по возрасту

Так по результатам данной таблицы была построена Диаграмма 3. Она отражает процентное соотношение работающего персонала по возрасту. Если рассматривать весь персонал в целом, то больший удельный вес – 18% составляют сотрудники в возрасте 26-36 лет. А среди сотрудников, имеющих фармацевтическое образование, по 36 % составляют сотрудники в возрасте 26-36 лет и свыше 50 лет, т. е. пенсионного возраста, и по 10 % – сотрудники в возрасте 20-25 лет и 37-50 лет.

На основе анализа этих данных можно сделать выводы, что существует острая нехватка молодых специалистов. А основная часть специалистов это сотрудники пенсионного возраста. Что с одной стороны говорит о явном профессиональном уровне сотрудников, но с другой стороны это может и тормозить работу предприятия из-за отставания от молодых сотрудников в плане инновационных технологий.

В компании разработана специальная программа адаптации и обучения новых сотрудников. Программа адаптации персонала призвана облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь организации. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т.д. А специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы.

Для сотрудников, которые только начинают работать в сети, проводятся «приветственные» тренинги, предполагающие знакомство с миссией и ценностями компании; при окончательном найме - проходит предварительное обучение (ознакомление с особенностями разделения и кооперации труда в организации, с системой формальных взаимоотношений в коллективе, с культурой торговли в аптеке, проводятся тренинги, направленные на технику продаж, конфликтологию в аптеках и т.д.), т.е. происходит постепенная адаптация работника к новым условиям труда). Также в компании действует система наставничества: опытный сотрудник помогает молодому специалисту ориентироваться в ассортименте аптеки, работать с покупателями, выстраивать отношения с коллегами.

Компания предоставляет своим сотрудникам широкие возможности для карьерного роста. Аптечная сеть постоянно расширяется, и потому грамотные, активные и профессиональные сотрудники могут занять более высокие должности в аптеках и других подразделениях.

 Отбор работников для перемещений на вышестоящие должности, т.е. из собственного внутреннего источника, осуществляется на основе оценки их профессиональных знаний, умений и навыков. Процесс принятия решения о внутренних перемещениях включает следующие стадии: на основе информации об освободившихся должностях в подразделении, директор предприятия принимает решение о выдвижении кандидатур на вакантные должности, определяет количество вакантных должностей, и дает указания руководителям структурных подразделений заняться поиском кандидатур внутри соответствующей аптеки.