Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Анализ организации деятельности кадровой службы

Министерство образования и науки Российской Федерации

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет экономики и управления

Кафедра управления персоналом, сервиса и туризма

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе»

Анализ организации деятельности кадровой службы

ГОУ ОГУ 080505.65 5014.10 ОО

Руководитель работы

преподаватель

______________ А.Т. Ахмадулина

«_____»________________20___г.

Исполнитель

Студент гр. _______________

____________________________ О.В.Карасева

«_____»________________20__г.

Оренбург 2014

Содержание

Введение………………………………………………………………...............4

1 Теоретические аспекты организации деятельности кадровой службы..................................................................................................................5

Функции, задачи и принципы деятельности кадровой службы……………………………………………………………......................5
Нормативно-правовая регламентация деятельности кадровой службы………………………………………………………………………..…7

2 Анализ деятельности кадровой службы предприятия………………….…12

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия..............12

2.2 Анализ работы кадровой службы предприятия…………………

3 Рекомендации по совершенствованию деятельности кадровой службы………………………………………………………...

Заключение………………………………………………………………

Введение

Производство каждой страны и каждой отрасли зависит от ряда факторов. Одним из важнейших факторов, влияющих на уровень производительности труда, а, следовательно, и эффективности производства, являются кадры (персонал) предприятия. Кадры – наиболее ценная и важная часть производительных сил общества. В целом эффективность предприятия зависит от квалификации служащих, их расстановки и использования, что влияет на объем и темпы прироста вырабатываемой продукции, использование материально-технических средств.

С переходом к рыночной экономике произошли принципиальные изменения в системе управления предприятиями. Следствием таких изменений стали новые подходы к организации и качеству управления предприятием, а также к управленческим кадрам.

Для преодоления экономического кризиса необходимо решить ряд проблем, связанных с изменением в системе управления персоналом организации. В силу этого особую важность и практическую значимость приобретает эффективное управление персоналом. До недавнего времени это понятие практически отсутствовало в управленческой практике, хотя в каждой организации существовала подсистема управления персоналом (отдел кадров), в обязанности, которой входили прием и увольнение работников, обучение и переподготовка кадров и т.д. Но отделы кадров, как правило, имели низкий организационный статус, являлись слабыми в профессиональном отношении. Они были структурно разобщены с другими подразделениями, которые выполняли функции управления кадрами (отдел труда и заработной платы, юридический отдел и др.), и, как следствие, он не являлся ни методическим, ни информационными, ни координирующими центром кадровой работы организации.

Современным кадровым службам не достаточно только оформлять приказы и распоряжения, хранить кадровую информацию. Они постепенно должны превращаться в центры по разработке и реализации стратегии организации труда, цель которой повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программ развития кадров, обеспечение справедливой оплаты труда и т.д. Все это обусловило повышенный интерес к кадровой службе предприятия, построению ее оргструктуры и объясняет актуальность выбранной для исследования темы.

При переходе к рынку происходит медленный отход от прежнего иерархического управления, жесткой системы администрирования к рыночным взаимоотношениям. Поэтому необходима разработка новых подходов к построению системы управления персоналом организации – построение организационных структур, в соответствии, с которыми весь отсчет функций управления ведется не сверху вниз, а снизу вверх. Отсюда ориентация не на иерархические вертикальные структуры, а на многообразные формы горизонтальных связей.

Роль кадровой службы высока, тем более для предприятий осуществляющих организационно-экономическую деятельность в условиях сегодняшней экономической ситуации. Важно подчеркнуть, что в современном мире кадровая служба на предприятии играет очень важную роль. Она должна быть координатором и организатором всей работы с кадрами, кадровой политики и любых других мероприятий по работе с кадрами.

Целью курсовой работы является поиск путей совершенствования работы кадровой службы филиала ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго» по основным ее направлениям.

В курсовой работе, исходя из сформулированной цели, поставлены следующие задачи:

– раскрыть задачи, функции, направления деятельности кадровой службы организации;

– провести анализ деятельности кадровой службы филиала ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго»;

– предложить направления совершенствование работы кадровой службы филиала ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго».

Предмет исследования – кадровая служба предприятия.

Объект исследования – филиала ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго».

В работе использованы учебные материалы по управлению персоналом, организации работы кадровых служб, а также публикации в периодических изданиях по исследуемой теме.

1 Теоретические аспекты организации деятельности кадровой службы

Функции, задачи и принципы деятельности кадровой службы

Предприятие можно сравнить с организмом, а все службы с органами, работа которых обеспечивает его жизнедеятельность. Кадровая служба также играет свою роль в деятельности предприятия, как жизненно важный орган в организме.

Кадровая служба предприятия – это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Кадровые службы являются функциональными подразделениями в организационной структуре управления организацией и, как правило, решают главные задачи и выполняют основные функции в управлении персоналом. Конкретные задачи кадровых служб организаций определяются исходя из цели управления персоналом конкретной организации.

Выбор цели, а значит, и определение задач организации зависят от ряда причин: численности персонала; этапа (стадии) развития организации (становление, рост, зрелость, реорганизация); общей стратегии организации – инновационной, стратегии сокращения издержек, стратегии улучшения качества продукции; ряда внешних факторов (состояние рынка труда, экономическая и политическая ситуации и др.).

Тем не менее, можно выделить следующие основные задачи кадровых служб, которые они призваны решать независимо от перечисленных факторов:

– обеспечение текущих потребностей организации в рабочей силе в необходимом количестве и качестве;

– определение и обеспечение перспективных потребностей организации в персонале в соответствии со стратегией ее развития и учетом других факторов;

– обеспечение стабильности трудовых коллективов, благоприятного социально-психологического климата;

– ведение кадрового делопроизводства в соответствии с установленными требованиями;

– осуществление постоянного и эффективного контроля за соблюдением трудового законодательства;

– обеспечение руководства предприятия оперативной, достоверной и полной информацией о формировании, движении, распределении, использовании персонала;

– разработка и реализация кадровой политики организации.

Функции кадровых служб организации, т. е. круг их деятельности, обязанности, направления деятельности, являются производными от поставленных задач с учетом их приоритетности. Некоторые функции призваны обеспечить решение определенной задачи, но большинство способствуют решению одновременно нескольких.

Как правило, выделяют следующие основные функции кадровых служб организации:

– комплектование организаций кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей, квалификации в соответствии с текущими потребностями (оформление приема, переводов, увольнений, пенсий);

– разработка прогнозов перспективной потребности в кадрах и определение источников ее удовлетворения;

– анализ сложившегося кадрового состава, планирование профессионально-должностного продвижения работников;

– подбор, отбор и расстановка кадров;

– деловая оценка, аттестация кадров;

– анализ движения и причин текучести кадров, разработка предложений по стабилизации коллектива;

– анализ использования рабочего времени и разработка предложений по его улучшению;

– организация профессионального обучения, переобучения, повышения квалификации персонала; участие в разработке и реализации системы мотивации и стимулирования трудовой деятельности работников;

– оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечение их сохранности.

Организационная структура кадровых служб определяется ее задачами и функциями. Кадровая служба в зависимости от различных причин может быть представлена в виде отдельного или нескольких структурных подразделений, подчиненных одному из заместителей руководителя организации.

Кадровые службы организации могут иметь различные наименования, но чаще всего их основные функции сосредоточены в одном структурном подразделении – отделе кадров. Нередко в организациях (особенно крупных) выделяются самостоятельные структурные подразделения, которые подчиняются тому же руководителю, что и отдел кадров. Чаще всего это подразделения, выполняющие функции по развитию персонала (обучение и т. п.). На больших предприятиях данная и другие структуры наряду с отделом кадров включаются в общую кадровую службу или в службу управления персоналом (человеческими ресурсами). Если эти подразделения самостоятельны, то отдел кадров подготавливает и направляет в отдел обучения расчеты потребностей организации в квалифицированных кадрах, сведения о профессионально-квалификационном уровне, качественном составе работников и др. И наоборот, отдел кадров получает от отдела обучения текущие и перспективные планы подготовки и повышения квалификации работников, учебно-методическую документацию.

Отдел кадров тесно взаимодействует с такими службами, как отдел организации труда и зарплаты (ООТиЗ), бухгалтерией, юридическим отделом, линейными структурными подразделениями и руководителями. С отделом организации труда и заработной платы согласовываются проект штатного расписания, изменения в штатном расписании. В свою очередь, отдел кадров предоставляет этому отделу сведения об изменении численности персонала, причинах текучести кадров, предложения о разработке положения об оплате труда, системе премирования. В результате разрабатываются и утверждаются такие документы, как штатное расписание, расчеты потребности в персонале, схемы должностных окладов, доплаты и надбавки к заработной плате, различные положения.

Рисунок 1.1 – Структура кадровой службы

Если предприятие немногочисленное, то функции кадровых служб обычно распределяются между работниками отдела кадров. Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) Российской Федерации предусматривает следующие должности для отдела кадров: начальник; менеджер по персоналу; специалист по кадрам; инспектор по кадрам. Распределение ответственности и закрепление полномочий между отдельными работниками регламентированы должностными инструкциями.

Структура службы персонала и ее штатная численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:

– отраслевая принадлежность предприятия;

– место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);

– уровень централизации управления;

– тип предприятия (локальная компания, холдинг);

– определяющие экономические показатели;

– количество работников предприятия;

– концепция управления персоналом;

– кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);

– состояние регионального рынка труда;

– наличие региональной образовательной инфраструктуры;

– пол и возраст работников;

– технологические особенности производства;

– уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.

К любой оргструктуре применим ряд требований:

1) оптимальность – минимизация уровней управления и рациональность связей между ними;

2) оперативность – реакция на управляющее воздействие (принятое решение);

3) надежность – достоверность и корректность используемой информации;

4) экономичность – максимальный эффект от деятельности управленческого аппарата при минимальных затратах на него;

5) гибкость – адаптация в соответствии с изменениями окружающей среды;

6) устойчивость структуры управления – ее способность сохранять состояние “равновесия”, независимо от влияния внешних воздействий. Деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

1.2 Нормативно-правовая регламентация деятельности кадровой службы

Деятельность кадровых служб, отделов и т.п. нуждается в самой тщательной регламентации. В основе такой регламентации лежат административные процедуры, предварительно описываемые в соответствующих документах: положениях, инструкциях, правилах и т.д. Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении.

Положение о кадровой службе предприятия - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы, и регламентирующий порядок осуществления ее повседневной деятельности. Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных актов.

Разработка положения о кадровой службе производится в соответствии с решением руководителя предприятия. Решение о разработке положения оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) либо резолюции (на письменном обращении, см. выше) и доводится до сведения соответствующего исполнителя. Как правило, процедура разработки проекта положения включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.

Документ вступает в действие после его утверждения руководителем (иным уполномоченным на это должностным лицом) предприятия либо путем издания распорядительного документа об утверждении (например, приказа). Утвержденное положение регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии, после чего с утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).

Содержание положения обычно разрабатывается на основе учредительных документов предприятия, документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений о кадровой службе. Структура положения состоит из разделов:

- общие положения (положение регулирует повседневную деятельность кадровой службы предприятия в соответствии с учредительными документами, и устанавливает: организационно-правовой статус службы, перечень функций и задач службы в области организации кадровой работы, полномочия службы, а также порядок ее взаимодействия с другими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия по вопросам кадровой работы, ответственность службы за ненадлежащую организацию кадровой работы, др.);

- функции и задачи кадровой службы (реализация цели деятельности кадровой службы достигается посредством выполнения ею комплекса специальных функций и задач);

- полномочия кадровой службы (в интересах надлежащего осуществления своей деятельности кадровая служба наделяется соответствующими полномочиями: правами и обязанностями);

- взаимодействие кадровой службы (в интересах надлежащего осуществления своей деятельности кадровая служба организует взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а в необходимых случаях - с органами власти (управления), сторонними организациями);

- ответственность кадровой службы (кадровая служба несет ответственность за: надлежащую реализацию возложенных на нее задач, соблюдение требований законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы и др.)

Что касается должностной инструкции работника отдела кадров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Раздел "Должностные обязанности" квалификационных характеристик содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационных характеристиках, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ возможно расширение круга обязанностей работника по сравнению с обязанностями, установленными соответствующими квалификационными характеристиками. Работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел "Требования к квалификации" определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

Квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности. В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

Следующий документ, регламентирующий деятельность кадровой службы, это «Положение о персональных данных сотрудников». Положение о персональных данных сотрудников - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам обращения с персональными данными сотрудников и регламентирующий порядок организации такого обращения (обработки). Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием локальных актов.

Разработка положения производится в соответствии с решением руководителя кадровой службы во взаимодействии со службой (иным подразделением) обработки информации и включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.

Содержание документа обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми и информационными ресурсами, а также типовых (примерных) положений о персональных данных. Рекомендуемая структура документа представлена на рис.1.2

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Рекомендуемая структура │

│ положения о персональных данных сотрудников: │

│ │

│ 1. Общие положения. │

│ 2. Состав персональных данных сотрудников. │

│ 3. Организация обработки персональных данных. │

│ 4. Ответственность за нарушение требований к обработке персональных│

│данных. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рисунок 1.2 — Рекомендуемая структура положения о персональных данных сотрудников

В качестве приложений к положению обычно разрабатываются формы заявлений о согласии сотрудника на обработку персональных данных, на получение его персональных данных от третьих лиц, их передачу третьим лицам и др.

Еще одним из документов, регламентирующих деятельность кадровой службы, является «Правила внутреннего трудового распорядка предприятия». Правила внутреннего трудового распорядка предприятия - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников предприятия в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Содержание документа обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) правил. Рекомендуемая структура документа представлена на рис 1.3

│ Рекомендуемая структура Правил внутреннего трудового распорядка: │

│ │

│ 1. Общие положения. │

│ 2. Порядок приема и увольнения сотрудников. │

│ 3. Основные права и обязанности сотрудников. │

│ 4. Основные права и обязанности работодателя. │

│ 5. Рабочее время. │

│ 6. Время отдыха. │

│ 7. Поощрения сотрудников. │

│ 8. Ответственность сотрудников за нарушение дисциплины. │

│ 9. Заключительные положения. │

Рисунок 1.3 — Рекомендуемая структура правил внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка могут разрабатываться в качестве приложения к коллективному договору либо в качестве самостоятельного документа.

2 Анализ деятельности кадровой службы филиала ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго»

2.1 Организационная характеристика филиала ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго»

Открытое акционерное общество «Межрегиональная распределительная сетевая компания Волги» учреждено по решению учредителя (Распоряжение Председателя Правления ОАО РАО «ЕЭС Росси» от 22 июня 2007 года № 191р) в рамках реформирования Российской энергетической отрасли и зарегистрировано 29 июня 2007 года в Едином государственном реестре юридических лиц Межрайонной инспекцией федеральной налоговой службы № 8 по Саратовской области на основании решения Совета директоров ОАО РАО «ЕЭС России» от 27 апреля 2007 года.

Анализ организации деятельности кадровой службы 📙 Курсовая → 🆔 14981