Анализ проведения пресс-конференции В.В. Путина, Д.А. Медведева

Оглавление

Введение………………………………………………………………..……..….2

Глава 1. Пресс-конференция как один из инструментов PR деятельности….4

1.1 Пресс-конференция как жанр делового общения………………….……..4

1.2 Виды, задачи, назначение и цель пресс-конференции……….……….….8

1.3 Основные правила подготовки и проведения пресс-конференции…......12

1.4 Информационный пакет документов и материалов……………….….….21

Глава 2. Анализ проведения пресс-конференции В.В. Путина, Д.А. Медведева………………………………………………………………….… …25

Заключение………………………………………………………………………31

Список источников и литературы……………………...............................….…33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Пресс-конференция - мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности. Назначение пресс-конференций - способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ.

Отношения с прессой и  другими средствами массовой информации носят двусторонний характер. Они  взаимовыгодны и постоянно возобновляются как журналистами, так и представителями  деловых кругов, отдельных коммерческих, общественных и государственных  структур. Взаимное доверие сторон в этом общении, в этом обмене информацией  и услугами - основа равноправных отношений  между СМИ и Public Relations, PR - агентствами, пресс-центрами, представляющими интересы своих организаций. Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, традиционно называется пресс-конференцией. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет исключительно телевидение и радио.

Актуальность исследования обусловлена возрастающим количеством  коммуникации в общественной и деловой  жизни и необходимостью их детального исследования для правильного построения менеджмента организаций. В частности  в современном мире получила распространение  такая форма коммуникации, как  пресс-конференция, которая практикуется органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и  частными лицами.

Целью работы является оптимизация  подготовки и проведения пресс-конференции.

 

В данной работе последовательно  рассмотрены следующие вопросы:

- Пресс-конференция как один из инструментов PR деятельности.

- Пресс-конференция как жанр делового общения

- Виды, задачи, назначение и цель пресс-конференции

- Основные правила подготовки и проведения пресс-конференции

- Информационный пакет документов и материалов

- Анализ проведения пресс-конференции В.В. Путина,  Д.А. Медведева.

При написании данной курсовой была использована следующая литература: в учебнике С.А. Варакута « Связи с общественностью» был рассмотрен такой вопрос, что такое пресс-конференция.

В учебнике Ю.А. Старикова «Связи с общественностью» дана характеристика основным направлениям в пресс-конференции.

В учебнике Л. Браун «Имидж путь к успеху» представлены вопросы связанные с правилами подготовки пресс-конференции.

В учебнике А.В. Кочеткова, В.Н. Филиппов, Я.Л. Скворцов, А.С. Тарасов «Теория и практика связей с общественностью» выявлены аспекты, относящиеся к организации проведения пресс-конференции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Пресс-конференция  как один из инструментов PR деятельности

 

1.1 Пресс-конференция как жанр делового общения

 

Важным инструментом установления и поддержания связей с общественностью  является конференции.¹ Пресс-конференция - это встреча официальных лиц (представителей общественных, деловых, правительственных кругов) с представителями средств массовой информации с целью информирования общественности по актуальным вопросам.²

Это общепринятое и эффективное  средство предоставления прессе такой  информации, которая работает на паблисити  фирмы, организации, личности и на поддержание  необходимого уровня паблик рилейшнз. Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза. Она является также эффективным средством выдачи информации, "не для протокола", когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами. Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы власти, организации, "важные" персоны, но они могут проводиться и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в профессиональных комментариях тех или иных событий.³

Конференции предоставляют  возможность продвижения своих  идей, продуктов организациям, чьи  представители делают доклады на заседаниях. Конференции могут быть внутренними - т.е. для собственных занятых компании, или внешними - ориентированными на внешнюю аудиторию. Конференция может быть научной, практической, политической или синтезировать два и более аспектов. Назначение, тематическая направленность и название конференции обычно определяют характер проведения и содержание обсуждаемых проблем.

Ядром конференции являются выступления авторитетов в сфере  интересов собравшихся. Это могут быть достаточно известные ученые, топ-менеджеры ведущих в отрасли компаний, известные руководители госаппарата. Кроме того, с докладами выступают и другие участники менее известные, но имеющие материалы интересные для собравшихся.

Спикеры, или докладчики должны быть подготовлены с тем, чтобы  их доклады были содержательными  и впечатляющими. Следует избегать банальностей, напыщенности, скуки  и чрезмерной длительности докладов. Аудитория обычно не склонна воспринимать доклады, звучащие более 20 минут. Для  некоторых аудиторий и это  много. Уровень интеллекта слушателей, наличие и качество синхронного  перевода, уровень восприятие иностранного языка определяют оптимальную длительность докладов. Слайды, видео проектируемые на экран существенно улучшают восприятие речи.

По материалам конференции, имеющей интерес более широкой  аудитории, издаются сборники текстов  тезисов докладов, сведения об участниках.

Конференции, собирающие десятки  и более сотни человек, требуют  многомесячной подготовки. Подготовка к международным конференциям, проводимым на базе американских университетов, нередко  начинается за год до её начала. Потенциальным  участникам рассылается извещение, содержащее тему, цели конференции, место  проведения, примерную программу, ключевых спикеров, условия участия, включая  цены. За несколько месяцев до начала конференции организаторы по полученным заявкам отбирают участников. После  этого формируется окончательная  программа, где расписан весь ход мероприятия (с указанием дней, часов, залов и докладчиков). Общие и секционные заседания с кофе-брейками, телемосты, завтраки, ланчи, обеды, приемы и, возможно, посещения лабораторий, заводов, компаний. За несколько недель все участники должны получить программу конференции.

Конференции, представляющие интерес для общественности, нередко  освещаются в СМИ. Важно помнить, что журналист может быть абсолютно  не знаком с организацией, проводящей конференцию, с тематическим профилем и составом участников и при этом должен быстро подготовить материал в печать, передать сообщение по телефону.

 Поэтому организаторам  следует заранее подготовить  и вручить журналистам медиа-кит,  содержащий:

1) бэк-граундер, или общую информацию об организации (точное название, профиль деятельности, краткая история, структура, список должностных лиц, фотографии фасада и пр.)

2) программу конференции

3) список участников с и их краткой характеристикой

4) тезисы наиболее важных и интересных докладов

5) текст пресс-релиза. Организация связи (возможно, мини-пресс-офиса), питания и прочих условий для журналиста, элементарная вежливость организаторов в отношении к его работе. На крупных конференциях журналистам необходимы специальные комнаты со средствами связи, где можно брать интервью, желательно с телевизором, показывающим ход заседаний в нескольких залах. Журналиста следует не только пригласить заранее и встретить, но и ориентировать его, сопровождать, показывая где развиваются наиболее интересные события.

Пресс-конференции - это средство поддержания связей, обсуждения и решения проблем в профессиональных, корпоративных, академических, деловых и политических сообществах. Крупные организации проводят конференции регулярно. В небольших компаниях собрания могут проводиться в начале или конце рабочего дня. В крупных глобальных компаниях и академических сообществах традиционные конференции дополняются теле и видео-конференциями, конференциями в интернете.⁴

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Виды, задачи, назначение и цель пресс-конференции

 

Пресс-конференция  позволяет  продвинуть сообщение или новость  по многочисленным каналам связи. Современная  пресс конференция сочетают в  себе традиционные медиа (газеты, журналы), телевизионные СМИ (коммерческие и  государственные телеканалы) и интернет-коммуникации (прямая трансляция через веб-сайт, лента в твиттере, общение через скайп, новостные порталы).

 Основная задача пресс-конференции - это донести своё сообщение до целевой аудитории под нужным углом. Для этой цели нужно выбрать правильные каналы связи. К примеру, государственные органы редко приглашают на свои пресс-конференции представителей оппозиционных СМИ, потому что те могут интерпретировать их мессадж некорректно. Кроме того, представители медиа должны пользоваться уважением и доверием широких масс, иначе доверие к их новостям также будет невысоким.⁵

Пресс-конференции зачастую проводятся в преддверии или по окончании  какого-то значимого события. На неё  приглашают участников события, экспертов, известных личностей для того чтобы они представили мероприятие, прокомментировали его отдельные  аспекты, ответили на интересующие журналистов  вопросы. При этом ключевая цель такой встречи с прессой - формирование благоприятного общественного мнения о мероприятии и его устроителях.⁶

Назначение пресс-конференций - способствовать адресному распространению  информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Они ускоряют поступление информации в редакции, отличаясь авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений; при  этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей (в развитии, в связи в другими событиями).

Комментированность предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.⁷

Цель пресс-конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.⁸

Основная цель любой пресс-конференции - это распространение сообщения на максимальную аудиторию людей. Чем больше журналистов освещает событие, тем лучше. С другой стороны, некоторые пресс-конференции проводятся для ограниченного числа СМИ, чтобы придать им оттенок элитарности. Процесс организации данного события очень трудный и предполагает длительную работу со всеми участниками мероприятия.

Благодаря пресс-конференции, можно заявить о своих бизнес проектах или озвучить новости вашей компании. Основными участниками мероприятия в этом случае становятся компетентные сотрудники или же само руководство компании. Что касается времени ее проведения, то лучше выбрать первые дни недели.

Существует несколько  видов пресс-конференции:

1. Оперативные пресс-конференции проводятся в спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и пр. Неофициальный характер таких пресс-конференций специально оговаривается, так как последующие заявления, разъяснения, уточняют трактовку события, дополняют его новыми подробностями, включая анализ ситуации.⁹
2. Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.п.). Такие помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе ведущего и в зале; ТВ-камеры, осветительные приборы, телевизионные приемники в зале и в фойе; телефонная связь (выход в город); факсимильная связь; технические службы (машинописное бюро, фотолаборатория, ремонт оргтехники); система синхронного перевода; служба аккредитации; служба безопасности; пожарная охрана; медпункт (или врач); буфет; киоск (газеты, журналы, канцелярские товары, сувениры).¹⁰
3. Классическая (типичная), на которой присутствуют несколько человек от организации, сидящих за столом, и журналисты в зале, задающие вопросы.
4. Круглый стол - это мероприятие, служащее для обсуждения проблем, выработки тактики и стратегии, деловой политики фирмы или сообщества предприятий. Круглый стол во время проведения которого пресса и представители организации сидят за одним столом и обсуждают тему конференции. Участниками круглого стола являются руководители предприятий или авторитетные специалисты в соответствующей области. Особенности круглого стола:
1. Заранее определена тема обсуждения;
2. Пишется сценарий и выбирается ведущий;
3. Количество участников от 10 до 15 человек;

Участники заранее знакомятся с обсуждаемыми вопросами, что позволяет  уточнить позиции, мнения, подготовить  аргументы, материалы. Размещаются  за столами, расположенными по кругу, прямоугольником, квадратом. Так же участники должны быть обращены лицом друг к другу.¹¹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Основные правила подготовки и проведения пресс-конференции

 

В наши дни практически  любая организация время от времени проводит пресс-конференции - будь то музей, политический деятель или благотворительное общество. Современные фирмы, организации устраивают пресс-конференции по любому поводу, включая объявления о выпуске нового товара, о предоставлении новой услуги, об открытии нового завода или закрытии старого.

 Фирма может созывать пресс-конференцию, чтобы оправдаться или объяснится в невыгодной для нее ситуации, например, при предъявлении ей обвинения. Всем журналистам нужны шокирующие подробности, нужны сенсации и актуальные высказывания. Готовится к пресс-конференции нужно тщательнее. Нужно иметь в наличии уже готовые заявления, которые можно распространить или просто прочитать в микрофон перед скоплением представителей прессы.¹² 

Всесторонние комментарии  предлагаемой информации представители  СМИ получают, во-первых, за счет приглашения признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщениях максимально полных сведений, а во-вторых, благодаря самому регламенту пресс-конференции, предусматривающему уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

Самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного материала является формирование информационного повода. Это творческий процесс, требующий креативных решений. Информационный повод - это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя.¹³

Грамотный информационный повод - основа успешного мероприятия. Для эффективного информационного повода необходимо:

1. владеть текущей, общественной, политической и экономичекой ситуацией;
2. иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;
3. правильно определить целевую группу средств массовой информации;
4. определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
5. определить возможные риски и критические моменты;
6. исходя из всего этого определить тему мероприятия.

Ваше событие должно стать новостью для прессы. Существуют несколько факторов, которые помогут выделить ваш информационный повод среди других:

1. повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;
2. его формулировка должна быть краткой и емкой;
3. повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;
4. он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;
5. чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
6. чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
7. лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.¹⁴

При подготовки пресс-конференции необходимо решать ряд организационно-технических вопросов. Прежде всего следует определить день и время проведения встречи с журналистами, учитывая при этом существующий график выхода в свет большинства газет.

Как правило, первое приглашение  на пресс-конференцию рассылается  по редакциям за неделю. Второе вместе с пресс-релизом - за два-три дня. За день до пресс-конференции делается контрольный звонок в редакцию. Чаще всего приглашения высылаются по факсу или, если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, обзванивают редакторов отделов новостей. Иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи. Обязательно составление пресс-релиза, который должен стать для журналистов заготовкой будущего материала.¹⁵

Если приглашение будет  содержать просьбу сразу подтвердить  своё участие, то организаторы будут  заранее знать, сколько журналистов  будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или  коктейль. Специалисты отмечают, что  чаще всего на пресс-конференцию  приходит лишь одна треть приглашенных журналистов. Если коктейль или фуршет намечается, то в приглашении необходимо упоминать об этом.

Почему то принято считать, что, объединив пресс-конференцию  с фуршетом, легче добиться поставленной цели и желаемых откликов в прессе. С этим можно согласиться, но очень  часто по этой причине пресс-конференция  как акция СО, формирующая или возвышающая имидж фирмы, просто не может состояться на должном уровне. Когда же фуршет необходим, эти мероприятия разносятся во времени: вначале пресс-конференция, затем фуршет и общение в кулуарах.

В приглашении необходимо указать тему и, по возможности, имена  основных докладчиков. Желательно так  же сообщить важные подробности, которые  могли бы убедить редактора в  целесообразности освящения события.

Следует подобрать день и  время проведения мероприятия так, чтобы они устроили все органы печати. Например, утренние газеты не публикуют материалы, которые на кануне были напечатаны вечерними газетами или о которых сообщалось в вечерних выпусках радио- и телепрограмм.

В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный срок. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы  не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и заменить сообщение о пресс-конференции в печати.

Часто встречается ошибка - не позиционированная, незначительная для журналистов в качестве информационного повода тема пресс-конференции.

Лучшие дни проведения пресс-конференции: вторник, среда и четверг. Понедельник - день всевозможных оперативных совещаний, в том числе в самих редакциях СМИ. Пятница не лучший день по тому, что материал по итогам обычной, не сенсационной пресс-конференции, вряд ли попадает в субботний, самый тиражный и читаемый выпуск газет.

Лучшее время для пресс-конференции - период с 13:00 до 16:00часов, не позже. Журналисты не любят задерживаться на работе допоздна, а у телевизионщиков речь идет еще и о конкретном времени вечернего выпуска новостей, до которого нужно успеть смонтировать материал.

Лучше, чтобы конференция  проводилась не в большом зале, а в помещении, где ведущий  и выступающие легко могут  держать в поле зрения всех компактно  сидящих присутствующих.

На входе в здание должно быть объявление, а на пути между  входной дверью и местом проведения пресс-конференции следует развесить  указатели «пресс-конференция», «гардероб». На столе президиума должна стоять табличка с ФИО выступающих. Надписи  должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие без  труда смогли найти свое место  за столом. Отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что представители  СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том случае, если число отвечающих больше чем один и большая часть - люди неизвестные.

Желательно, чтобы микрофон был не один, а на всех участников, а у каждого персональный. На стене за столом участников надо повести логотип своей организации. Размер логотипа не должен быть меньше, чем 60 x 80 см.

Репетиция выступлений всех участников будущей пресс-конференции  необходима как для новичков, впервые  выходящих на встречу с журналистами, так и для профессионалов. Если предполагается ТВ-трансляция, в этом случаи выбирается режим освящения  площадки, готовность средств связи, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и пр. вопросы и ответы репетируются с участием статистов.

Выступление на пресс-конференции  готовится заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в  режиме импровизации по выученному наизусть тесту. Характер этих выступлений, их структура  зависит от целей пресс-конференции.

Основные составные части  пресс-конференции:

1. встреча и регистрация прибывших журналистов;
2. открытие, представление устроителей пресс-конференцию;
3. вступительное слово ведущего;
4. выступления, информационные сообщения основных участников;
5. вопросы журналистов и ответы на них;
6. краткое заключительное слово ведущего и закрытие.

Встреча прибывших на пресс-конференцию – важнейшая ее часть. В группу по приему и регистрации журналистов и гостей назначаются самые опытные и коммуникабельные сотрудники. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация» у входа.

Функции группы встречи:

• приветствовать пришедшего;
• попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;
• выдать конспект информационных материалов, так называемый «пресс-кит», который представляет собой папку, в которую вложены пресс-релиз, дополнительные материалы (например тексты выступлений на пресс-конференции, информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать, фотографии, копии предыдущих статей), рекламные буклеты и брошюры, визитная карточка сотрудника фирмы, отвечающего за связи с общественностью и прессой, а так же полезные сувениры, украшенные символикой организации: блокнот, ручка, календарь, наклейка, зажигалка и т.п.;
• представить при необходимости пришедшего журналиста ответственному за проведение пресс-конференции или представителю руководства вашей организации;
• указать дорогу в конференц-зал и гардероб.¹⁶

Для ведения пресс-конференции  обязателен ведущий («модератор» - в  практике связей с общественностью  зарубежных стран). Как правило, пресс-конференцию  ведет пресс-секретарь или ответственный  за это мероприятие сотрудник  пресс-центра или агентства по связям с общественностью. Его роль отнюдь не сводится к объявлению выступающих  и предоставлению слова журналистам  для вопросов. Ведущий может прервать выступающего или задающего вопрос; попросить уточнить сказанное; указать  журналисту на то, что ответ на заданный вопрос уже содержится в раздаточных  материалах; давать пояснения, резюмировать; осаживать авторов провокационных недоброжелательных вопросов и т.д.

Обязанность ведущего - вовремя исправлять негативные впечатления от ошибок и оговорок руководства или сотрудников организации во время пресс-конференции.

Количество людей, включая  ведущего, должно сидеть в президиуме пресс-конференции - от трех до пяти человек. Большое количество сидящих в президиуме производит негативное впечатление. Пустой зал так же не создает деловой обстановки, поэтому, если присутствующих уж совсем мало, стоит на время пресс-конференции посадить в зал какое-то количество сотрудников фирмы или членов общественной организации.

Не следует допускать часто встречающиеся ошибки - приглашать на пресс-конференцию значимую личность, не имеющую к теме мероприятия никакого отношения. Стоит подумать об отзывах СМИ, которые желают получить организаторы пресс-конференции. Материалы могут быть самыми разные: в первую очередь - не по теме пресс-конференции, а по итогам общения с мэром, заезжей звездой и т.д.

Начинать пресс-конференцию  ровно в назначенное время  нецелесообразно, открытие должно произойти  на 5-10 минут позже. За это время  подойдут опоздавшие, которые есть всегда. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут недопустим: аудитория начнет испытывать раздражение.

Вступительное слово начинается с благодарности ведущего журналистам  за то, что они пришли, оглашения  темы пресс-конференции, представление  выступающих, информации о порядке  проведения и объявления, что на все мероприятие организаторы конференции  планируют отнять у журналистов 40-50 минут. Это должно примерно соответствовать  действительности.

После краткого вступительного слова ведущего следует основные выступления, каждое из которых не должно быть длиннее 15 минут, а лучше - 10 минут. Читать выступление по бумажке, конечно, не стоит.

Нужно понимать, что для  публичного выступления нужен человек, который умеет адекватно держаться  и достойно отвечать на вопросы.