Анализ системы менеджмента ООО СТК «РеМи»

Введение

Почти вековая история  развития менеджмента как науки, имеет богатый материал по концептуально-теоретическим  разработкам природы управленческой деятельности, методам оценки эффективности  профессионального управления, а  также по описаниям образцов практической деятельности менеджеров. Современные подходы к управлению используют и развивают на новом уровне сложности многие принципы управления, сформулированные классиками различных школ и течений, используя в управлении достижения различных наук, таких как философия, методология, социология, психология, антропология, кибернетика и ряда других.

Несмотря на то, что теоретические  основы управления исследовались многими  учеными, до сих пор нет общепринятого  определения понятия "управление". Объясняется это тем, что управленческая деятельность как объект исследования, представляет собой сложное, многоплановое  явление, и каждый автор выделяет те аспекты, которые более соответствуют  его конкретным задачам и избранным  методам исследования. Рассмотрение управления как системы является одним из достижений современной  науки. В рамках системного подхода  к управлению, получившему широкое  распространение с 50-х годов двадцатого столетия, предметом исследования и  моделирования выступают реальные системы и их концептуальные модели.

В исследованиях систем управления широко используются подходы выделения  структуры управления по функциям, по этапам принятия решения, по контурам управления, по подсистемам, элементам, и т.д.

В данном курсовом проекте  проводится анализ системы менеджмента  ООО СТК «РеМи». Данная организация  уже хорошо укрепилась на рынке оптовых  продаж строительными материалами. Именно успешное и относительно долгое существование этой организации  дает новым клиентам веру в благоприятное  сотрудничество с ней.

 

Данный проект, предполагает решение следующих задач:

- особенности системы управления предприятием;

- методолгия менеджмента организации;

- ресурсы менеджмента;

- процессы менеджмента;

- организацию менеджмента на предприятии.

- значение информации для управления.

- виды структур управления.

 

 

 

Глава 1. Методология менеджмента

1.1.Краткая характеристика  организации

Название  организации:

ООО СТК «РеМи»

Почтовый  адрес:

603079  г.Нижний Новгород, Московское шоссе, д 85, офис 163

Дата создания организации:

Организация была создана  в 2001 году.

Краткая история:

В 2001 году была создана организация ООО «Ремитент» под руководством  Панина Владимира Васильевича. На тот момент основным видом деятельности предприятия была продажа нефтебитумных продуктов и стройматериалов на их основе. Основными направлениями были: продажа строительного и дорожного битума, моторных масел, мазута. Поставки нефтепродуктов не ограничивались Нижегородской областью, а охватывали многие регионы России и даже ближнее зарубежье – Белоруссию.

В последствие спектр товаров  был расширен. Были организованы поставки из Костромы таких кровельных материалов как: рубероид и стеклогидроизол. Репутация  организации росла, объемы продаж стремительно увеличивались. В 2003 году между ООО  «Ремитент» и Нижегородским Картонно-Рубероидным  Заводом был заключен договор  о сотрудничестве. С этого момента  поставки и рубероида, пергамина, битума, мастики и праймера производились  с НКР Завода. Через год НКРЗ становится объектом Корпорации «ТехноНИКОЛЬ»  и начинается изготовление широкого спектра кровельных материалов. В  этом же году Корпорация «ТехноНИКОЛЬ»  предлагает торговое сотрудничество ООО  «Ремитент». В 2004 году ООО «Ремитент» становится официальным дилером корпорации «ТехноНИКОЛЬ». С этого момента поставки и продажи строительных материалов, компания ООО «Ремитент» могла осуществлять со всех заводов принадлежащих корпорации «ТехноНИКОЛЬ». В период мирового экономического кризиса страны, деятельность компании стихла, продажи значительно упали. Многие подобные компании в этот период закрылись. Организации удалось продержаться в период основного воздействия кризиса и уже в 2009 году начался рост продаж.

В июне 2011 года компания ООО  «Ремитент» меняет свое юридическое  лицо и становится ООО СТК «РеМи».

Отрасль народного  хозяйства:

Оптовая торговля строительными  материалами

Основные  виды продукции и услуг с указанием  годового объема продаж:

Кровельные материалы:

      класс ПРЕМИУМ:  Техноэласт – 110 000 кв.м/год

      класс БИЗНЕС: Унифлекс – 340 000 кв.м/год

      класс СТАНДАРТ: Линокром, Биполь – 470 000 кв.м/год

      класс ЭКОНОМ: Бикроэласт, Бикрост – 310 000 кв.м/год

Традиционые кровельные материалы:

      Рубероид, Пергамин, Стеклоизол -  1 600 000 кв.м/год

Мастики, праймеры - 300 тонн/год

Теплоизоляционные материалы:

Роклайт, ТехноРУФ, ТехноВЕНТ, ТехноФАС, эксрузионный пенополистирол XPS, Прочие плиты из мин.ваты – 17 400 м3/год

 

Выручка от реализации товаров и услуг:

170 000 000 руб./год

Среднесписочная численность персонала:    4 человека

Количество  структурных подразделений:

Бухгалтерия – 1 чел.

Отдел сбыта - 2 чел.

Управляющий - 1 чел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Менеджмент  и управление. Система менеджмента.

Менеджмент – самостоятельный вид профессиональной деятельности людей, направленные на достижение организацией, действующей в рыночных условиях, определённых целей управления путём рационального использования экономических ресурсов.

Система управления организацией представляет собой множество взаимосвязанных макроподсистем и функций, составляющих единое целое и реализующих процесс управления для достижения поставленных целей.

Схематично система менеджмента  организации изображена на рис. 1. Исходя из нее, можно увидеть, какие элементы менеджмента ярко проявлены в организации, а какие менее проявлены – частично или эпизодически.

 

 

 

 

 

     

 

 

 

      Рис. 1. Система менеджмента организации.

1.3. Цели и критерии  управления.

Цель – это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности человека. Цель является непосредственным мотивом, направляющим и регулирующим человеческую деятельность. Степень достижения цели характеризуется совокупностью критериев.

Критерии достижения цели – количественный показатель, определяющий меру или степень оценки соответствия достижения цели по сравнению с другими возможными альтернативами.

У каждого человека должны существовать свои жизненные цели, которые он желает достичь.

Мною были разработаны  личные жизненные цели на период ближайших  пяти лет. Цели и критерии сформулированы в виде таблицы № 1. Исходя из таблицы, можно увидеть, что все цели разбиты  на две категории – это обеспечение  полного материального благосостояния семьи и свободное всестороннее развитие личности.

Таблица №1

Жизненные цели человека

Стратегическая  цель	Локальные цели (критерии)	Год выпол-нения	Затраты тыс. руб.
Обеспечение полного  материального благосостояния семьи	Купить легковой б/уавтомобиль  в рассрочку на 3 года. Достигнуть оплаты труда  не менее 30 000 руб. в месяц. Съездить отдохнуть к  родственникам в Крым. Начать свою предпринимательскую  деятельность в сфере оптовых  продаж (открытие филиала компании).	2013   2013   2012   2015	250т.р.   -   15 т.р.   400 т.р.
Свободное всестороннее развитие личности	Снять квартиру поближе к  работе (Советский р-н, Ленинский  р-н) Защитить диплом и получить высшее образование в НИМБ Произвести перерегистрацию  автомобиля и получить новые гос. номера. Подготовить автомобиль и  пройти ГТО. Улучшить свое физическое состояние с помощью тренировок. Изучить подробные характеристики продаваемых материалов и их отличия  в применении.	2012   2014   2011     2012   2013   2012	14 т.р.   -   2 т.р.     8т.р.   10 т.р.   -

 

1.4. Миссия организации.

Миссия – это четко выраженная глобальная цель и принципы работы организации.

Философия организации – совокупность внутрифирменных принципов и правил взаимоотношений рабочих и служащих, своеобразная система ценностей и убеждений, воспринимаемая персоналом организации.

Исходя из вышеизложенных определений, миссию организации можно  определить как: «Предоставление своим клиентам качественного материала по низким ценам.»

 

1.5. Закономерности  управления.

Внутренняя среда  организации – это факторы, влияющие на организационное построение, результативность деятельности и конкурентоспособность организации.

Закономерности  организации – это объективные, устойчивые и существенные взаимосвязи, определяющие создание и функционирование организации в рыночной экономике.

Для исследования внутренней среды своей организации я  использовал подход на основе элементов  процесса производства, где выделил  такие группы факторов как: капитал, средства труда, предметы труда, трудовые ресурсы и продукт труда. Классификацию  влияющих факторов я изобразил в  виде схемы на рис.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В моей организации как  и в любой другой организации  существуют объективные устойчивые и существенные взаимосвязи, которые  определяют создание и функционирование организации в рыночной экономике, так называемые – закономерности организации. Изучив организацию, я выделил эти законы и выписал их в виде таблицы №2 приведенной ниже.

 

Таблица №2

Закономерности  организации

1. Закон синергии – усиление или ослабление потенциала организации: А) положительный 2+2=5 Б) отрицательный 2-2=0	Данный закон в организации  проявился в отрицательной форме, когда решено было установить 1С  программу еще двум сотрудникам  для увеличения скорости работы с  документацией, выставления счетов, однако в итоге оказалось, что  один из сотрудников не может использовать данную программу в полной мере и  в итоге вовсе перестал ею пользоваться. В итоге  1+2=2.
2. Закон самосохранения   Каждая социальная и экономическая  система стремится сохранить  себя и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурсы).	Применительно к моей фирме  используется одна из четырех стратегий  закона – активно-индивидуальная –  это постоянный поиск своей ниши. Если рассматривать на примере сезонности, то кровельный материал предлагаемый нами имеет большую востребовательность  в весеннее-летний период. Соответственно для удержания общего объема продаж, мы начинаем предлагать товары необходимые  в зимний период – средство для  посыпания дорог, теплоизоляцию. А  так же для поддержания уровня, мы ищем клиентов в других территориально-климатических  зонах, где востребована кровля даже в зимний период.
3. Закон развития   Каждая система стремится  достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла. Развитие организации  обусловлено воздействием факторов внутренней и внешней среды.	Управляющий директор постоянно  стремится развить новые направления  нашей фирмы. Спектр наших материалов и услуг увеличивается: появление  дополнительных материалов в продаже  увеличило общий объем продаж. Размещение рекламы в 2ГИС, создание собственного сайта.
4. Закон информированности-упорядоченности   Чем большей информацией  располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет  большую вероятность устойчивого  функционирования.	Этот закон в моей организации  проявляется интенсивнее остальных. Потому что вся специфика работы заключается в правильной и вовремя полученной информации. Часто приходится выяснять какая компания занимается строительством определенного  объекта, для того чтобы предложить им материал по выгодной цене. Информация поступает к нам из новостей, через людей, СМИ и т.д. Главное в данной ситуации как можно скорее и выгоднее предложить клиенту материал, потому что слишком большое присутствие конкурентов.

 

1.6. Принципы управления.

Принципы управления – основные исходные положения в основе управления, применение которых приводит к эффективному управлению и достижению результатов с минимальными затратами ресурсов.

Проведя анализ своей организации, я выделил принципы управления применяющиеся  в ней. Ограничившись основными  наиболее выраженными принципами,  мною была составлена табличная форма, таблица №3

Таблица №3

Принципы управления

Принцип	Содержание принципа
Адаптивность	Этот принцип тесно  связан с принципом гибкости. Подразумевает  своевременную реакцию на происходящие изменения во внешней среде, позволяющая  гибко реагировать и корректировать систему управления  с учетом изменений.
Дисциплинированность	Дисциплина предполагает достижение выполнения соглашений, заключенных  между предприятием и его работниками, в том числе и повиновение. В случае нарушения дисциплины к работникам могут применяться санкции.
Доброжелательность	Атмосфера в организации  должна способствовать раскрытию способностей работников. Принцип основан на теории человеческих отношений.
Справедливое вознаграждение	Заключается в оплате исходя из результатов личного и коллективного  труда с возмещением стоимости  рабочей силы.
Корпоративность	Сила предприятия в  гармонии («единении») интересов всех работников предприятия. В данном случае это обратное принципу «разделяй  и властвуй».
Оперативность	Своевременное принятие решений  по анализу и совершенствованию  системы управления персоналом, предупреждающих  и устраняющих отклонения и возможные  конфликты.
Простота	Чем проще система управления персоналом, тем лучше она работает. Единственное что, это упрощение системы управления персоналом не должно быть в ущерб производству.
Ротация	Временное отсутствие отдельных  работников не должно приводить к  приостановке какой-либо функции организации, каждый работник системы управления персоналом должен перемещаться по различным  должностям в трудовой жизни.
Согласованность	Взаимодействия звеньями по вертикали и горизонтали должны быть в целом согласованы с  основными целями организации и  синхронизированы во времени.
Этичность	В организации обязательно  должна соблюдаться деловая этика  и внутренняя философия.

 

 

Глава 2. Ресурсы  менеджмента.

2.1. Персонал управления.

Персонал – это термин объединяющий составные части трудового коллектива организации. Под персоналом подразумеваются все работники, которые занимаются и производственными, и управленческими процессами.  По классификации персонал разделяется на два типа: рабочие и служащие. Рабочий персонал осуществляет трудовую деятельность в материальном производстве, где преобладает физическая нагрузка. Служащие в свою очередь заняты переработкой информации с использованием технических средств управления, т.е. с преобладание умственной нагрузки.

Управление персоналом — это совокупность логически связанных действий, направленных на оптимизацию трудовых ресурсов предприятия, качественных и количественных характеристик, с целью рационального достижения поставленных перед организацией целей.

В системе управления персоналом можно выделить  три основных раздела:

- основы управления персоналом;

- организация управления  персоналом;

- мотивация, оплата и  эффективность.

Проблемы управления персоналом в организации

1.Зарубежный опыт управления персоналом, не применяется вообще в фирме. Система управления примитивна и на мой взгляд требует корректировки с применением опыта лидирующих зарубежных компаний.

2.Отсутствие обучения сотрудников. Обучение персонала - это один из важнейших компонентов работы организации, без которого система управления персоналом в значительной мере парализуется, сотрудники не могут развиваться и очень быстро окажутся неэффективными в работе.

Существует множество  целей обучения персонала организации: получение сотрудниками новых знаний и навыков, необходимых для работы; поддержание профессионального уровня персонала; подготовка персонала к замещению коллег во время отпуска, болезни, увольнения; подготовка к продвижению по службе; поддержание позитивного отношения к работе; мотивация к дальнейшей работе.

	Система управления персоналом
1.Основы управления персоналом			2.Организация управления  персоналом			3.Мотивация, оплата и  эффективность

 

3.1.Мотивация трудовой  деятельности

3.2.Оплата труда персонала

3.3.Методы управления персоналом

3.4.Этика деловых отношений

3.5.Эффективные коммуникации

3.6.Эффектив-ность управления  персоналом

2.1.Философия организации

2.2.Структура персонала

2.3.Регламентация управления

2.4.Научная организация  труда

2.5.Основы лидерства

2.6.Формирование коллектива

2.7.Зарубежный опыт управления  персоналом

1.1.Концепции управления  персоналом

1.2.Кадровая политика

1.3.Подбор персонала

1.4.Оценка персонала

1.5.Расстановка персонала

1.6.Адаптация персонала

1.7.Обучение персонала

 

Рис. 3. Система управления персоналом

 

 

 

2.2. Информация  управления

Для проведения анализа использования  информации в системе управления организации необходимо ознакомиться с основными понятиями затрагивающие  данную работу.

Информация управления –  совокупность сведений, которые устраняют  неопределенность знаний у получателей  сообщений. 

Информация имеет восемь признаков классификации, это представление, формирование, источник, получение, ресурс управления, ценность, вид документов, компьютерные программы, тенденции  развития. На рис.4 показана классификация  информации управления.

 Рис.4. Классификация информации управления

Обозначив недостатки использования  информации в моей организации, необходимо их проанализировать для выявления  причины и ей устранения.

Процесс передачи информации не всегда эффективен. Причиной этому является наличие «шума» и коммуникативных барьеров. Источниками шума, вносящего определенные изменения в значение передаваемого сигнала, могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие, затрудняющие точную передачу сигнала. Шум присутствует всегда. Поэтому необходимо иметь в виду, что на всех этапах процесса передачи информации происходит некоторое искажение значения передаваемого послания.

Промежуточные звенья также являются недостатком получения информации. Сокращение этих звеньев в цепи от источника (продавца, руководителя) до получателя (покупателя, подчиненного), приводит к более правильному  получению информации.

Сообщение мoжeт нe восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания eгo важности. Препятствием обмену информацией  мoгyт служить и “технические неполадки”. К ним пpeждe вceгo относится  разное понимание символов, c помощью  кoтopых информация передается, вызванное  различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либo слабым знанием языка.

Организационные коммуникативные  барьеры связаны с факторами, присущими организации в целом. Прежде всего это проблема разного  статуса и уровня полномочий. К  примеру, будь вы сотрудником первой линии, сообщили бы вы менеджеру о  какой-либо проблеме, если ваше обращение  создаст у менеджера отрицательное  впечатление о вашей работе? С  другой стороны, наделенные властью  менеджеры нередко воспринимают рядовых сотрудников как неспособных  к серьезным мыслям и поступкам  индивидов.

Значительное влияние на коммуникации оказывают различия в целях и  потребностях отделов. У каждого  из них свои проблемы. для производственного отдела главное - показатели производительности, его сотрудники достаточно далеки от интересов работников службы маркетинга.

И последнее препятствие. Негативное воздействие на эффективность коммуникаций оказывает отсутствие в организации  формальных каналов. В компании всегда должны практиковаться: опросы работников, политика открытых дверей, информационные письма, записки. Отсутствие формальных каналов означает отсутствие в организации коммуникаций как таковых.

2.3. Техника управления

Техника управления представляет собой взаимосвязанный комплекс технических средств, предназначенный для механизации и автоматизации информационных процессов в системе управления производством с целью выработки рациональных решений.

Вся техника управления разделяется  на средства сбора и регистрации, передачи, ввода, накопления, обработки, вывода, отображения и размножения  информации.

Для более удобного и понятного  представления классификации техники  управления она сформирована в виде схемы, Рис.5.

Основные недостатки в использовании средств управления в организации.

Первый недостаток технических  средств используемых в моей компании это устаревшая техника в некоторых видах обработки и ввода информации. Компьютер-сервер на котором находится основная документация и информация необходимая для работы морально и технически устарел и значительно затрудняет скорость получения информации остальным компьютерам, находящимся в локальной сети. Так же на нем установлена 1С

Рис.5. Схема классификации технических средств управления   Бухгалтерия, которая так же работает медленно и с периодическими сбоями. Средство ввода информации – сканер, тоже требует замены на более новую модель, ввиду его медленной обработки документа (сканирования), что очень влияет общую скорость работы организации.

Еще один недостаток это  необходимость применения в передаче информации визуальных средств –  web-камеры. Сейчас довольно стремительно развивается этот вид передачи информации. Особенно он необходим в случаях когда общение с клиентом не является полным, ограничившись лишь электронным (ICQ, Mail-почта и т.д) и телефонным, и требует визуального – «лицом к лицу» восприятия.

Ну и последний недостаток, который хотелось бы упомянуть, это  применение автоматизации в технике  управления. Основная цель автоматизации  не облегчение работы и сокращение количества персонала, а  увеличение скорости проведения операций. На примере  своей фирмы можно обеспечить автоматический просчет некоторых  документов, в основу которых входят ценовый, количественные и некоторые  другие показатели (счета, заявки, уведомления). Правда для приведения таких процессов  в большей степени требует  не физического внедрения технических  средств (железо), а программного обеспечения.

 

2.4. Финансы управления

Финансы управления – это совокупность денежных ресурсов, в процессе которых осуществляется формирование и использование денежных средств, для осуществления экономических и социальных задач организации.

Вся финансовая система организации  состоит из разделов: финансовые отношения, фонды собственных заемных и  привлеченных средств, смешанный фонд, источники и расходы денежных средств, прибыль, налоговые платежи. Схематично она изображена на Рис.6.

Одно из основных направлений  управления финансами организации  – это эффективное управление потоками денежных средств.

Финансовый менеджмент (управление) – это вид профессиональной деятельности по управлению финансово-хозяйственной деятельностью организации на основе современных методов.

 

Рис.6. Финансовая система организации.

Недостатки финансового  менеджмента организации.

На первом месте стоит  проблема дефицита денежных средств. В  условиях неплатежей это вполне закономерное явление. В среднем доля "живых" денег в составе валовой выручки  организации составляет менее 20 %, остальное  – бартер и зачеты. Дефицит ликвидных  средств платежа возмещается  за счет использования расчетов по бартеру, т.е. менее ликвидных средств. При этом сроки расчетов неуклонно  возрастают, растут - долги контрагентам, рабочим предприятия, бюджету, усугубляется неплатежеспособность предприятий. 

Помимо собственно дефицита денежных средств на предприятии  есть проблема управления существующими  финансовыми потоками. Причины возникновения  проблемы в области управления финансовыми  потоками предприятия целесообразно  разделить на внешние и внутренние.

К этим причинам можно отнести:

неплатежеспособность предприятий-контрагентов –  покупатели приобретают товар  в кредит, а после чего заявляют о неплатежеспособности и начинают оттягивать сроки оптаты;

запрет на продажу ниже себестоимости;

нестабильная ситуация на рынке, трудность прогнозирования  спроса и поступлений денежных средств;

сезонность спросов на товар.

Еще одна проблема это составление финансового плана. В такой план включается план по выручке, отчет о финансовых результатах, расчеты по налогам и пр. Как правило, планы движения денежных средств и отчет о прибыли дается в укрупненном виде, а плановый баланс не рассчитывается.

У этого финансового плана  имеется целый ряд недостатков:

- слабая связь с маркетингом,  отсутствие плана продаж (с детализацией  хотя бы по месяцам);

- отсутствие многих необходимых  планов, например, плана движения  товарно-материальных ресурсов;

- отсутствие возможности  видеть денежные и материальные  потоки в динамике, выявлять плановые  периоды дефицита этих потоков,  принимать решения по обеспечению  реализуемости планов;

- отсутствие планового  баланса предприятия;

- отсутствие расчетов эффективности деятельности подразделений и предприятия в целом (например, рентабельность оборотного капитала).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Процесс  менеджмента.

3.1. Макроподсистема  организации.

Управление – это процесс координации основных ресурсов (персонал, информация, техника, финансы) с целью выработки управленческих решений.

Макроподсистема – это процесса управления, продукт укрупнения процессов в сфере управления, включающая несколько взаимосвязанных функций.

Функция управления – особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления, выделенный по определенному признаку.

Предприятие рассматривается  как сложная экономическая система, состоящая из шести подсистем: системы  управления, управления техническим  развитием, управления производством, управления персоналом, управления экономикой и управления маркетингом. Концептуальная схема промышленного предприятия  нам наглядно показывает эти подсистемы, которые в свою очередь включаю  в себя функции, Рис.7.