Анализ содержания труда рабочего времени менеджера

Министерство  образования и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

Институт  управления и предпринимательства  в социальной сфере

Кафедра управления персоналом

 

 

 

 

 

 

КУРСОВОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

по дисциплине:

«ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА ПЕРСОНАЛА»

 

Тема: «Анализ содержания труда рабочего времени менеджера»

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель: Сизикова К.М.

 

Группа УП 4-1 в/о

Курс IV   

 

 

Руководитель: Каштанова Е.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва – 2012

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

Для эффективного функционирования современной экономики, основанной на применении сложной техники и  технологий, характеризуемого большим количеством внутрипроизводственных связей и информационных потоков в сфере управления, необходимы четкая организация трудового процесса, применение прогрессивных норм 
и нормативов.

Рационализация управленческого  труда предполагает создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами.

Существенное значение здесь имеет знание особенностей рациональной организации рабочего времени, требующей со стороны специалиста учета всех выполняемых им работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, заниматься планированием личной работы.

Актуальность изучения данной темы определяется тем, что организация  труда — это постоянно действующий фактор эффективности любой деятельности вообще и производства 
в частности. Во все времена и во всех сферах функционирования человека лучше организованный труд при равной его технико-технологической оснащенности обеспечивал достижение более высоких результатов.

Целью выполнения курсового проекта  является выявление проблем рационального  использования рабочего времени  и  проведения анализа по их решению.

В соответствии с поставленной целью  необходимо выполнить следующие  задачи:

1. Определить проблемы рациональной организации труда.

2. Проанализировать структуру затрат рабочего времени, используя свою самофотографию.

3. Провести анализ затрат рабочего времени.

4. Выявить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени.

5. Указать пути улучшения использования рабочего времени.

 

Методологические аспекты  рациональной организации труда  менеджера

Организация труда – это упорядоченная система взаимодействия работников со средствами производства и друг с другом в едином производственном процессе.

Значение организации труда  возрастает по мере развития рыночных отношений, способствующих возрождению  конкуренции, при которой большой  вес приобретает результативность труда, оказывающая влияние на эффективность  производства. По мере технического совершенствования производства возрастает цена единицы рабочего времени.

Уровень использования результатов  научно-технического прогресса (изменения  в техники, технологии производства) зависит от взаимосвязи и пропорциональности между совершенствованием техники  и соответствующими изменениями в организации труда.

Труд становится сложным и ответственным, а его несовершенная организация  приводит к отрицательным последствиям.

На уровне предприятия, организация труда – это система рационального взаимодействия работников со средствами производства и друг с другом, основанная на определённом порядке построения и осуществления трудового процесса, направленная на достижение конечных социально-экономических результатов.

Главная проблема организации труда  на предприятии – это сокращение времени производства продукции, времени протекания производственного процесса.

Основные направления организации труда:

1. Разработка рациональных форм разделения и кооперации труда основана на обособлении частей производственного процесса, их технологических особенностей и квалификационных требований к рабочим;

2. Организация рабочих мест – оснащение средствами производства, предметами труда, инструментом, их рациональное размещение, способствующее применению рациональных методов и приёмов труда;

3. Обслуживание рабочих мест – поиск оптимальных вариантов взаимодействия основных и вспомогательных рабочих, что позволяет обеспечить бесперебойное снабжение рабочих мест материалами, услугами;

4. Оптимизация трудового процесса путём внедрения рациональных методов и приёмов труда, обеспечивающих максимальную экономию рабочего времени при минимальных затратах физической энергии;

5. Создание благоприятных условий труда на рабочих местах, рационализация режимов труда и отдыха;

6. Аттестация и рационализация рабочих мест – периодический учёт и оценка, аттестация рабочих мест на предмет их соответствия современным требованиям;

7. Нормирование труда – деятельность по управлению трудом и производством, направленная на установление необходимых затрат и результатов труда, соотношение между численностью работников и количеством единиц оборудования.

В литературе, а также интернет ресурсах рассматриваются целый аспект проблем, связанных с рациональной организацией труда. Прежде всего, это освоение теоретических положений науки о труде, сущности организации труда и ее элементов, приобретение навыков изучения, анализа и проектирования рациональных трудовых процессов 
и балансов рабочего дня руководителей, специалистов и оперативного персонала. [12] Также рассматривается изучение форм разделения и кооперации труда, приемов 
и методов труда, организации и обслуживания рабочих мест, условий режимов труда 
и отдыха, нормирования труда, оплаты труда. [13]

Например, С.Д. Резник «Персональный менеджмент. Тесты и конкретные ситуации: практикум» пишет о личных качествах сотрудника, которые способствуют рациональному использованию времени и организации работы. [2]

1. Формулирование жизненных целей.
2. Личная организованность.
3. Самодисциплина.
4. Знание техники личной работы.
5. Способность сделать себя здоровым.
 

6. Эмоционально-волевой потенциал.
7. Самоконтроль своей жизнедеятельности.

Различают следующие методы, которые  могут быть использованы для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени специалиста.

Хронометраж – это изучение и измерение отдельных, циклически повторяющихся элементов операции, отдельных элементов операции.

Его проводят, как правило, на работах, которые характеризуются частой повторяемостью и постоянством степени  влияния факторов на время их выполнения. Основной задачей хронометража является выявление факторов, влияющих на продолжительность каждого элемента исследуемой операции с целью проектирования ее рациональной структуры в целом и нормальной продолжительности отдельных ее элементов.

При помощи хронометража определяют только действия, входящие в состав оперативной работы, т.к. из всех видов производительной работы циклически повторяется только она.

Хотя длительность операций, исследуемых  в ходе хронометража, теоретически не ограничивается предельными величинами, прибегать к нему для наблюдения операции большой продолжительности нецелесообразно. Такие данные накапливают посредством фотографии рабочего дня, которую мы рассмотрим ниже. Наиболее уместно изучать этим методом небольшие по продолжительности операции, которые не могут быть замерены в процессе фотографии рабочего дня.

Фотография рабочего времени – это вид наблюдений, при помощи которого изучают и анализируют затраты времени одним рабочим или группой, связанные с выполнением того или иного процесса на протяжении всего рабочего дня (смены) или его части, независимо от того, на что затрачено это время. ФРВ не раскрывает технологию и методы осуществления процесса, а лишь фиксирует его протекание.

Цель ФРВ в выявлении резервов повышения производительности, улучшении использования оборудования. Это достигается выявлением целесообразности, последовательности тех или иных затрат времени, их измерением, установлением степени возможного уплотнения рабочего дня исполнителей, устранения потерь рабочего времени и простоев оборудования.

Назначение фотографии рабочего времени  состоит в выявлении недостатков  в организации труда и производства, вызывающих потери или нерациональное использование рабочего времени, проектировании более рационального распределения  времени рабочей смены по категориям затрат времени, в определении фактической выработки продукции, темпа ее выпуска и равномерности работы в течение смены.

При умелом, широком и систематическом  применении ФРВ руководитель предприятия  всегда будет иметь ясное представление о работе и простоях рабочих и оборудования, о причинах потерь рабочего времени.

Групповой называют фотографию рабочего времени, при которой один наблюдатель одновременно изучает работу нескольких исполнителей.

Подготовка к наблюдению отличается от индивидуальной фотографии только несколькими моментами:

1. Заранее устанавливают и записывают на лицевой стороне фотокарты условные сокращенные обозначения затрат времени.
2. Заранее избирают промежутки записей времени, которые отмечают в наблюдательном листе.
3. Устанавливают последовательность порядка наблюдения за рабочими местами.

Особенности групповой фотографии:

1. Наблюдатель заранее определяет изучаемые виды затрат и потерь, т.к. он не может непрерывно регистрировать все затраты времени на каждом месте.
2. Время наблюдения делят на интервалы. Точность результатов будет напрямую зависеть от величины интервалов.
3. Чтобы облегчить запись в наблюдательном листе, затраты обозначают легко запоминаемыми цифровыми или буквенными обозначениями.

Так как метод непосредственных замеров, требует больших затрат на их проведение, то в случае, когда предполагается охватить большое число объектов целесообразны так называемые моментные наблюдения.

Характерной особенностью метода моментных  наблюдений является то, что наблюдатель не находится непрерывно на рабочих местах, а посещает их периодически через случайные интервалы времени. При помощи моментных наблюдений можно анализировать структуру рабочего времени практически на любом количестве объектов.

Наблюдения проводят, последовательно обходя выбранные рабочие места и отмечая на фиксажных пунктах условными знаками в наблюдательном листе вид деятельности. Если есть специальные счетчики моментов, лист наблюдений не применяют.

По результатам моментных наблюдений можно:

1. Определить степень использования рабочего времени большим числом исполнителей и степень использования во времени большого количества оборудования.
2. Изучить структуру и установить удельный вес и абсолютные значения отдельных элементов затрат рабочего времени исполнителя.
3. Установить причины и определить удельный вес и абсолютные значения простоев рабочих и оборудования и разработать мероприятия по их устранению.
4. Проанализировать состояние организации труда и разработать мероприятия по их совершенствованию.
5. Получить необходимые исходные данные для разработки нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, а также норм обслуживания.

Чтобы обеспечить достоверность получаемых результатов, которые должны отражать действительное использование рабочего времени, необходимо соблюдать следующие условия: наблюдения тех или иных затрат рабочего времени должны быть случайными и одинаково возможными; количество наблюдений должно быть достаточно большим, чтобы достоверно характеризовать наблюдаемое явление в целом.

Метод изучения трудовых процессов, при  котором сами исполнители регистрируют продолжительность и причины  потерь рабочего времени на специальных  бланках называется самофотографией.

Проведение самофотографии может  быть обусловлено различными обстоятельствами.

Прежде всего, успешное и всесторонне  внедрение НОТ требует привлечения  всех работающих, т.к. привлечение их к изучению трудового процесса дает неисчерпаемый источник совершенствования  организации труда и производства.

Выводы, сделанные на основе фотографии рабочего дня, могут оказаться характерными только для наблюдаемого объекта и соответствующего интервала времени. Для получения обобщенных выводов о состоянии организации труда и производства, объективное представление об использовании рабочего времени, необходимо охватывать фотографией рабочего дня не менее половины работающих участка, отдела, цеха. Изучение рабочего времени будет эффективным только в том случае, если оно проводится систематически и охватывает большую группу рабочих и если сами работники принимают в нем активное участие. Именно рабочие могут подсказать, что именно вызывает потери времени, какие резервы роста производительности труда есть на данном рабочем месте.

Хотя самофотография характеризует  потери рабочего времени по организационно-техническим причинам не менее объективно, чем ФРВ, она не дает представление о потерях рабочего времени по вине самого исполнителя. Поэтому наряду с самофотографией нужно проводить и ФРВ.

Самофотографию подразделяют на индивидуальную, групповую и бригадную.

Наиболее распространена индивидуальная самофотография, при помощи которой  изучают потери рабочего времени  у одного исполнителя. При помощи групповой самофотографии изучают  потери рабочего времени у исполнителей, обслуживающих один агрегат. Менее распространенной является бригадная самофотография. В отличие от индивидуальной и групповой самофотографии в бригаде фиксируют потери рабочего времени не все ее члены, а один человек. В карте бригадной самофотографии указывают не только потери рабочего времени, их причину и продолжительность, но и сколько человек из бригады одновременно простаивало.

Фотохронометраж представляет собой  комбинированный способ изучения рабочего времени, основанный на совмещении хронометража и фотографии рабочего времени. Сущность его в том, что фотография рабочего времени в отдельные периоды времени дополняется хронометражем.

Существенным преимуществом перед  раздельным проведением хронометража и ФРВ является то, что за один и тот же период времени можно получить данные и о целесообразности использования сменного времени, и о структуре оперативного времени и рациональности приемов при выполнении основной работы.

Этот метод имеет особо важное значение при изучении времени исполнителей, занятых в течение смены на нескольких видах работ, характеризующихся цикличностью повторения, когда заранее невозможно установить время и последовательность их выполнения.

Задачи и направления организации труда.

• технико-технологические – выражают влияние, оказываемое организацией труда на совершенствование структуры предприятия, специализацию производств, выбор технологических процессов (например, проектирование цехов, разработка новых технологических процессов, конструирование оборудования);
• экономические – выражают направленность организации труда на создание такой системы взаимосвязи человека со средствами производства, которая обеспечивает максимальную производительность труда, минимальную себестоимость производства продукции, максимальную рентабельность производства.
• психофизиологические – создание благоприятных условий труда на рабочих местах, обеспечивающих высокую работоспособность человека в течение длительного времени (например, за счёт обоснованных режимов труда и отдыха, создания нормальных условий труда);
• социальные – их основной целью является обеспечение содержательности и привлекательности труда, обеспечение сочетания физических и умственных усилий работающих при выполнении определённых работ и функций.

Перечисленные задачи взаимосвязаны  между собой и с совершенствованием техники и технологии производства. На практике невозможна эффективная реализация решения одной из перечисленных задач, обособленно от других задач. Наибольшая эффективность достигается при комплексном и взаимосвязанном решении перечисленных задач.

 

Современное состояние  проблемы

В условиях рыночных отношений значение организации труда возрастает. Это  объясняется тем, что при возрождаемой конкуренции все большее значение приобретает результативность труда, все заметнее сказываются на итогах деятельности как потери, понесенные вследствие упущений, так и выигрыш, полученный от реализации резервов предприятия и роста производительности труда. По мере технического совершенствования производства возрастает цена единицы рабочего времени, а его экономия достигается за счет более совершенной организации труда.

Высокая организация труда и  научно обоснованные нормы затрат труда  являются непременным условием эффективной  деятельности. Следовательно, проблемы организации труда необходимо глубоко  изучать и настойчиво разрешать их как в науке, так и на практике.

Министерство энергетики Российской Федерации (Минэнерго России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной  политики и нормативно-правовому регулированию в сфере топливно-энергетического комплекса, в том числе по вопросам электроэнергетики, нефтедобывающей, нефтеперерабатывающей, газовой, угольной, сланцевой и торфяной промышленности, магистральных трубопроводов нефти, газа и продуктов их переработки, возобновляемых источников энергии, освоения месторождений углеводородов на основе соглашений о разделе продукции, и в сфере нефтехимической промышленности, а также функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом в сфере производства и использования топливно-энергетических ресурсов.

Структурными подразделениями  Министерства энергетики Российской Федерации  являются департаменты по основным направлениям деятельности Министерства. В состав департаментов включаются отделы.

Департамент административной и законопроектной  работы организует 
и координирует осуществление полномочий Министерства по следующим направлениям деятельности:

организация законопроектной работы в Министерстве, подготовка предложений  по формированию позиции Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по проектам федеральных законов (законам), рассматриваемым палатами Федерального Собрания Российской Федерации, а также обеспечение взаимодействия с палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

правовое обеспечение деятельности Министерства;

вопросы прохождения государственной  гражданской службы сотрудниками центрального аппарата Министерства;

организация российских экспозиций на проводимых в Российской Федерации  и за рубежом выставках и ярмарках в сфере ТЭК, частично финансируемых за счет средств федерального бюджета;

контроль за исполнением указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства  Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства, отдельных поручений Министра энергетики Российской Федерации;

вопросы обеспечения защиты сведений, составляющих государственную тайну, включая вопросы антитеррористической защищенности объектов ТЭК. Имеет право подписи:

приказов Министерства о назначении, переводе, перемещении и увольнении государственных гражданских служащих центрального аппарата Министерства категории  «обеспечивающие специалисты», категории  «специалисты» и категории «руководители» до заместителей руководителей структурных подразделений включительно, а также заместителей руководителей территориальных органов Министерства и сотрудников, не являющихся государственными гражданскими служащими, и служебных контрактов (трудовых договоров) с указанными лицами;

приказов Министерства о командировании и предоставлении отпусков государственным  гражданским служащим центрального аппарата Министерства категории «обеспечивающие  специалисты», категории «специалисты»  и категории «руководители» до заместителей руководителей структурных подразделений включительно, руководителей структурных подразделений с согласия Министра энергетики Российской Федерации, а также сотрудников, не являющихся государственными гражданскими служащими;

приказов о командировании государственных гражданских служащих категории «помощники (советники)» с согласия Министра энергетики Российской Федерации;

приказов и распоряжений Министерства о создании рабочих групп, комиссий и иных координационных и совещательных  органов, в том числе межведомственных, для решения конкретных задач в установленной сфере деятельности из числа сотрудников центрального аппарата Министерства с участием представителей подведомственных Министерству организаций и иных федеральных органов исполнительной власти и организаций (по согласованию);

государственных контрактов (договоров), заключаемых в установленном  порядке.

В структуру Департамента входят:

- отдел контроля и работы  с обращениями граждан; 

- отдел координации законопроектной  работы;

- отдел государственной службы и кадров;

- отдел по взаимодействию с  общественными объединениями.

Объект исследования – секретарь  директора Департамента административной 
и законопроектной работы.

График работы сменный с 08ч30 до 19ч30 через день при пятидневной рабочей недели.

Согласно «Должностной инструкции» секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу 
   и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени 
   и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний 
    и поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб 
    и предложений работников.
 

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

По моему мнению, рабочее время используется рационально, соблюдаются принципы важности и срочности. Рабочее место организовано с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению, что является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.  Иногда в течение дня возникают помехи, которые тормозят рабочий процесс. С помощью метода «Самофотографии» выявлю основные проблемы рационального использования рабочего времени.

 

Аналитическая часть

Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

В соответствии с I вариантом выполнения курсового проекта анализируется  структура затрат рабочего времени менеджера и определяется соответствие (несоответствие) этих затрат его функциональным обязанностям.

С этой целью, пользуясь методом  фотографии, заполняется карта самофотографии рабочего времени (приложение 1) в течение двух рабочих недель. Типовой классификатор затрат рабочего времени представлен в приложении 2. Карта самофотографии рабочего времени заполняется фиксированием на бланке момента времени начала и окончания конкретной работы секретаря с указанием шифра выполненной работы.

После сбора первичных данных производится обработка карт самофотографии. Суммируются все затраты рабочего времени на выполнение i-го вида работ за весь период наблюдения (N_i):

N_i = å n_ij

j

где n_ij – затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-ому виду работ, мин.

Определяется удельный вес каждого  вида затрат в суммарных затратах рабочего времени каждого рабочего дня, а также в суммарных затратах рабочего времени за весь период наблюдений.

На основании полученных данных заполняются таблицы: "Структура фактических затрат рабочего времени менеджера" (табл. 1) и "Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям менеджера" (табл. 2). Графа 2 табл. 2 (плановые затраты) заполняется на основании экспертного опроса специалистов соответствующей службы (приложение 4), с учетом их мнения о целесообразной структуре затрат рабочего времени. Экспертный опрос позволит определить рациональную структуру затрат рабочего времени с точки зрения задач отдела и функций, порученных конкретному специалисту.

С использованием результатов сравнения  рекомендуемой (плановой) структуры затрат рабочего времени и фактической проводится анализ рациональности использования рабочего времени секретаря, заполняется таблица, представленная в приложении 3. На базе полученных аналитических данных разрабатываются организационно-технические мероприятия, позволяющие снизить нерациональные потери рабочего времени менеджера, в соответствии с разделом 5 настоящих указаний.