Анализ содержания труда и структуры затрат рабочего времени студента

    Федеральное агентство по образованию

    Государственное образовательное учреждение

    высшего профессионального образования

    «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ» 

    Институт  управления и предпринимательства  в социальной сфере

    Кафедра управления персоналом

    Специальность: «Управление персоналом» - 080505

    Форма обучения: очная 
 
 

    КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ

    по  дисциплине «Организация труда персонала» на тему:

    «Анализ содержания труда и структуры  затрат рабочего времени студента»». 
 
 

    Исполнитель:

    студентка 3 курса, 1 группы        

    Драгункина  А.А. 

    Руководитель  проекта

    Каштанова Е.В. 
 
 

    Москва 2010

    Содержание

    1.Введение

    2.Методологические  аспекты рациональной организации 

    труда руководителя (специалиста)

    3.Современное  состояние проблем

    4.Аналитическая  часть:

    4.1.Сбор  практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

    4.2.Анализ  затрат рабочего времени (обработка собранных данных)

    4.3.Причины,  мешающие рациональному использованию  рабочего времени

    5.Проектные  предложения. Пути улучшения использования  рабочего времени

    6.Заключение

    7.Литература 

    1.Введение 
 

    Актуальность  настоящей работы определяется возрастающей в последнее время занятостью менеджера, расширением его функций  и увеличением выполняемых обязанностей. Для того, чтобы сделать труд менеджера  более рациональным и эффективным, необходимо привести в соответствие выполняемым обязанностям и поставленным целям организацию его труда и рабочего времени.

    Каждый  студент кафедры управления персоналом - будущий управленец , но руководителем в какой-то степени он является уже сейчас, ведь только он и именно он руководит своим распорядком дня, своими временными ресурсами, своими целями, планами, образом жизни.  И, если уже на данном этапе учебной деятельности студент не может грамотно, рационально ,своевременно распоряжаться всеми своими управляемыми объектами, то ему не под силу будет в дальнейшем, в своей профессиональной деятельности выполнять все свои обязанности и функции в срок, качественно и эффективно.

     В данном курсовом проекте будут рассмотрены временные затраты студента с учетом проведения свободного времени, т.к. правильно распределенное время прямым образом влияет на психофизиологическое состояние студента и его успеваемость в учебе.

    Курсовой  проект выполняется с целью:

    –закрепить  теоретические знания студента по проблеме изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителя (специалиста);

    –получить навыки самостоятельной работы при  проведении анализа затрат рабочего времени руководителя (специалиста);

    –научиться  методам аналитической и проектной работы в области рационализации личного труда;

    –подготовиться  к самостоятельной работе над  дипломным проектом. 
 

    2.Методологические  аспекты рациональной  организации

    труда студента

    Организация труда – это организационная  система, имеющая своей целью достижение наилучших результатов использования живого труда в процессе производства. Она включает совокупность элементов, находящихся в определенной связи друг с другом и образующих единое целое.

    Определяющую  роль в организации труда играет продолжительность рабочего времени. Это величина изменчивая, но и она имеет определенные границы. Его максимальная продолжительность определяемся двумя факторами:

    1.Человек  не может работать двадцать  четыре часа в сутки, поскольку  ему необходимо время для сна,  отдых, принятия пищи, т.е. на восстановление способности трудиться.

    2.Граница  рабочего времени определяется  требованиями морального и социального  характера, ведь человеку необходимо  не только физическое восстановление  сил, но и удовлетворение каких-то  духовных потребностей.

    На  фактическую продолжительность  рабочего времени оказывают влияние  такие факторы, как интенсивность  труда, движение фаз промышленного  цикла, уровень безработицы. Продолжительность  рабочего времени наемных работников определяется соглашениями между предпринимателями и профсоюзами.

    Использование рабочего времени делится на следующие  категории:

    1.Подготовительно-заключительное  время - это знакомство с заданием, получение инструментов, материалов, их раскладка в начале смены  или в начале обработки партии и все это же в конце смены;

    2.Оперативная  работа - время, но преобразованию  предметов труда, которое делится  на основное и вспомогательное;

    3.Организация  обслуживания рабочего места  - время, которое рабочий тратит  на поддержание рабочего места  в состоянии готовности, для производительной работы;

    4.Отдых  и личные надобности, зависят  от условий труда; 

    5.Непроизводительная  работа - время, которое рабочий  тратит на работу, которая не  является его основной операцией;

    6.Нарушение  трудовой дисциплины;

    7.Перерывы по организационно – техническим причинам, т.е. не зависящие от работника;

    8.Регламентированные  перерывы, обусловленные технологиями.

    К числу элементов организации  труда управленческого персонала, раскрывающих ее содержание, следует  отнести:

    -организацию труда в коллективе (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;

    -специфические  проблемы организации личного  труда (планирование и распределение  рабочего времени, управление  потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т. д.);

    -организацию  использования средств вычислительной  и оргтехники;

    -мероприятия  по охране труда, обеспечивающие  безопасные условия как для  самого исполнителя, так и для окружающих его людей;

    -мероприятия  по укреплению дисциплины труда  и устранению потерь рабочего  времени;

    -создание  материальной и моральной заинтересованности  в улучшении как индивидуальных, так и коллективных результатов  труда;

    -повышение  квалификации и культурно-технического уровня работающих;

    -регламентирование  труда и отдыха;

    -производственную  эстетику, устройство, оснащение рабочих  мест и правильное их обслуживание.

    Перечисленные выше элементы системы общие для  любого объединения работников организации труда на различных предприятиях и в разных социально-экономических условиях, но реализуются не одинаково. Успешное выполнение на практике каждого из этих элементов приводит, как правило, к повышению производительности труда в организации.

    Следовательно, можно говорить о том, что организация труда представляет собой совокупность прогрессивных организационных и технических мероприятий, обеспечивающих систематическое повышение производительности труда.

    В совокупности мероприятий по организации  труда огромное значение имеет мобилизация внутрипроизводственных резервов, которые можно подразделить на две группы:

    -резервы  снижения трудоемкости;

    -резервы  использования рабочего времени.

    Резервы первого вида могут быть выявлены и использованы в результате экономии времени, затрачиваемого непосредственно на выполнение общей или конкретной управленческой функции, а так же при использовании более эффективного метода воздействия на предмет труда. Резервы второго вида могут быть вскрыты и реализованы путем рационального использования фонда рабочего времени, которым располагает данный работник. Рациональная организация труда является необходимой предпосылкой повышения его производительности, выявления и использования всех резервов, связанных как со снижением трудоемкости продукции, так и с ликвидацией потерь рабочего времени.

    В основе рациональной организации управленческого  труда лежат определенные принципы:

    1.Комплексность.  Проблема организации управленческого  труда должна решаться всесторонне  — с учетом всех аспектов  управленческой деятельности. Принцип комплексности предполагает, что научная организация управленческого труда развивается не по одному направлению, а по их совокупности и касается не одного работника, а всего управленческого коллектива;

    2.Системность.  Если принцип комплексности выражает требование полноты рассмотрения объекта по всем направлениям, то принцип системности предполагает их взаимное согласование, увязку, устранение противоречий, в результате чего создается такая система организации труда, в рамках которой все ее составные части взаимно согласованы и действуют в интересах эффективного функционирования всего предприятия;

    3.Регламентация  — это установление и строгое  соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций  и других нормативных документов, основанных на объективных закономерностях развития системы управления. При этом выделяется круг проблем, подлежащих жесткой регламентации, и определяются вопросы, для которых нужны рекомендации;

    4.Специализация  - это закрепление за каждым  подразделением определенных функций, работ и операций и возложением на него полной ответственности за конечные результаты деятельности в процессе управления. При этом следует иметь в виду, что существуют пределы специализации, переступать которые нельзя, иначе можно ограничить творческий рост работников и отрицательно повлиять на результаты их труда;

    5.Стабильность. Трудовой коллектив должен работать  в условиях стабильности своего  состава, функций и решаемых  задач. Это не исключает динамики  в развитии. Важно, чтобы изменение содержания и состава задач было обусловлено объективно необходимыми потребностями и происходило на строго научной основе;

    6.Целенаправленное  творчество заключается в достижении  двух взаимосвязанных целей —  обеспечении творческого подхода  при проектировании и внедрении передовых приемов труда и максимальном использовании творческого потенциала управленческих работников в их повседневной деятельности.

    Каждый  из рассмотренных выше принципов  имеет самостоятельное значение. Вместе с тем они дополняют друг друга, раскрывая различные способы общего подхода к организации управленческого труда.

    Организация труда опирается на познание и  использование экономических законов, законов физиологии и психологии труда, данные исследований социологической  науки, а также математики и кибернетики, базируется на знаниях юридической науки.

      В том случае, если практическому  внедрению конкретных мероприятий  по организации труда предшествует  научный анализ трудовых процессов  и условий их выполнения, а  данные практические меры базируются на достижениях современной науки и передового опыта, мы имеем дело с научной организацией труда (НОТ).

    Совершенно  неправомерны попытки разграничить два понятия - "организация труда" и "научная организация труда". Разница между первым и вторым понятиями определяется методами, подходами к решению одних и тех же проблем, степенью научной обоснованности конкретных решений. В данном случае можно говорить о том, что научная организация труда не допускает решения практических вопросов организации труда, опираясь на использование субъективных, эмпирических оценок и мнений, а реализует всю совокупность достижений современной науки и практики, обеспечивая при этом наиболее рациональную и эффективную организацию труда. На практике НОТ решает три взаимосвязанные задачи:

    1.Экономическая.  Она состоит в создании условий  для целесообразного использования  техники, материалов и сырья,  что обеспечивает экономию живого  и овеществленного труда на  производство единицы продукции.

    2.Психофизиологическая. Она связана с созданием наиболее благоприятных условий труда, обеспечивающих сохранение физического здоровья и безопасности людей, поддержание высокого уровня их работоспособности.

    3.Социальная. Она направлена на повышение  степени удовлетворенности людей  трудом, создание условий, обеспечивающих ростах профессиональных знаний.

    НОТ нельзя представлять как простой  комплекс мер, осуществление которых  обеспечивает подлинно научную организацию  труда. Принимая во внимание постоянное совершенствование и развитие технической базы, технологических процессов, следует добиваться динамичного развития и совершенствования форм организации труда. Таким образом, можно утверждать, что НОТ представляет собой постоянный творческий процесс, обеспечивающий соответствие организации труда изменяющемуся уровню развития техники и технологии производства. Создание необходимых условий для высокопроизводительного и творческого труда может обеспечить только системный комплексный подход в решении проблем НОТ. Эпизодическая практика в каком-то одном направлении не дает желаемых результатов.

    Содержание  НОТ как сферы практической деятельности по совершенствованию организации  труда персонала организации  определяется образующими его элементами и направлениями.

    Практическая  деятельность по научной организации труда на предприятии связана с решением вышеуказанных экономических, психофизиологических и социальных задач. Основные направления НОТ включают:

    -разработку  рациональных форм разделения  и кооперации труда; 

    -улучшение  организации рабочих мест и  их обслуживания;

    -рационализацию  приемов и методов труда; 

    -улучшение  условий труда; 

    -совершенствование  нормирования труда; 

    -развитие  мер материального и морального  стимулирования; укрепление трудовой  дисциплины.

    Организация труда руководителя (специалиста) представляет собой использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочей деятельности и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций.

    Организация процессов труда руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения его  функций с учетом применения необходимых  технических средств. Она так  же предполагает введение регламентации  труда по содержанию и во времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении руководителем должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда – это установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.

    От  используемых методов и организации  труда руководителя во многом зависит  успех работы всего производственного  коллектива.

    Одним из методов выявления затрат рабочего времени в течение изучаемого периода (часто целой смены) является Фотография рабочего дня (ФРД). Это исследование трудового процесса, имеющее целью выявить основные источники потерь рабочего времени, а так де определить резервы повышения производительности труда. Она позволяет улучшать использование рабочего времени на протяжении смены. При проведении ФРД измеряются и фиксируются все без исключения затраты рабочего времени и особенно тщательно - потери времени по различным причинам.

    ФРД является важным средством изучения организации труда и производства, а также одним из методов установления нормативов времени подготовительно-заключительной работы, обслуживания рабочего места  и отдыха. С помощью фотографии рабочего дня изучают использование рабочего времени лучшими рабочими с целью распространения их опыта: проектируют наиболее рациональное (принимаемое за норму) распределение времени рабочей смены по классификационным группам (категориям) затрат времени: анализируют потери рабочего времени и организационно-технические причины, вызывающие их, с целью выработки мероприятий по устранению неполадок и улучшению использования рабочего времени: определяют необходимое количеств рабочих, обслуживающих агрегаты и машины, т.е. устанавливают нормы обслуживания: учитывают фактическую выработку продукции и темп ее выпуска.

    Этапы проведения фотографии рабочего дня:

    1.Подготовка  к наблюдению;

    2.Проведение  самих наблюдений за выбранным  объектом;

    3.Обработка  и анализ данных наблюдения;

    4.Разработка мероприятий по устранению потерь рабочего времени и проектирование нормального баланса рабочего дня.

    При проведении непосредственно ФРД  в наблюдательном листе на протяжении целой смены (или части ее) непрерывно фиксируются все без исключения затраты рабочего времени. 

    3.Современное состояние проблемы

    Сегодня в условиях повышенного темпа  движения, время как никогда дорого. Увы, не все это понимают и я  в их числе. Постоянно кажется  будто всё успеется как-нибудь где-нибудь и когда-нибудь. Но пока одни так  думают, другие зарабатывают на умении правильно использовать рабочее время. Появилось даже название такого подхода, похожее на целую науку «Тайм-менеджмент».

    Рабочее время большинства современных  руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

    Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка  каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а, по сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят».

    В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

    Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся:

    -анализ  использования рабочего времени, 

    -постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента,

    -планирование  рабочего времени, 

    -выработка  различных методов борьбы с  причинами нерационального использования  временного ресурса. 

    Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. В общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

    Анализ - это такой процесс, который позволяет  выявить нерациональное использование  рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

    Постановка  целей - необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

    Планирование - это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

    Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

    Тайм-менеджмент представляет собой целостную структуру, и применять его следует не исключая ни один из его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески  подходить к его использованию.

    Для решения проблем, связанных с  рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.

    Одним из родоначальников тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

    В настоящее время в России одним  из известных специалистов в области  тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы

    Основным  же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

    Главное преимущество, достигаемое путем  планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш  во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

    Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

    Планирование  всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяют ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.