Анализ типичных ошибок и недостатков в бизнес – планировании

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

При всём многообразии  форм бизнеса существуют основы, обязательные практически для всех областей коммерческой деятельности, опора на которые необходима для своевременной подготовки к потенциальным трудностям и снижения риска предпринимательства.

Переход к рыночной экономике требует от предприятий повышения эффективности производства, конкурентоспособности продукции и услуг на основе внедрения достижений науки и техники, эффективных форм хозяйствования и управления производством, активизации предпринимательства.

Разработка бизнес-плана является одним из этапов образования нового предприятия, в том числе на пути привлечения кредитов или инвестиций. Любая форма использования чужого капитала на собственном предприятии требует определенных гарантий для кредитора или инвестора. Одной из таких гарантий может стать хорошо продуманное и рассчитанное письменное изложение сути дела. Исходя из всего вышесказанного, на современном этапе рыночных отношений планирование является основным фактором, от которого зависит дальнейшая деятельность предприятия. В условиях конкурентной и нестабильной среды предприятиям особенно необходимы планы развития фирмы и маркетинговые исследования, так как в бизнесе едва ли можно позволить себе неверные шаги и ошибки. Однако на практике многие фирмы отказываются от данных разработок из-за недостатка времени и средств; отсутствия необходимых знаний; невозможности и неумения применять результаты статистических или маркетинговых исследований на практике.

Любая конструкция создается сначала на бумаге. Дом, самолет, космический корабль и компьютер начинаются с чертежей и расчетов. Бизнес-план – это план построения вашего бизнеса, и к нему надо отнестись с соответствующим вниманием. Точно так же, как чертеж или расчет, бизнес-план – это размышление перед действием. Именно он позволяет проверить все «за» и «против», прежде чем браться за дело и искать ресурсы.

Бизнес - план – это документ, отражающий состояние бизнеса на текущий момент и в перспективе, а именно: истинный доход предприятия, его реальные издержки, расходы и возможности, а также поставленные цели и задачи на будущее.

Обращение к бизнес-плану, как правило, происходит тогда, когда компании необходимы перемены, когда для их осуществления не хватает ресурсов компании. Важнейшим фактором, влияющим на судьбу обращения за необходимыми ресурсами и часто определяющим судьбу проекта, является качество предоставляемых материалов. По данным журнала «Эксперт», примерно 90% предлагаемых проектов отвергается уже на этапе рассмотрения бизнес-планов. Бывают ситуации, когда деньги, запланированные иностранными партнерами под совместные проекты, так и остаются невостребованными.

Ценность бизнес - плана, тем не менее, не ограничивается необходимостью убедить инвесторов в том, что у предприятия есть достойная поддержки бизнес-идея. Он имеет большое значение и для управленческого персонала фирмы, поскольку точно определяет содержание целей предприятия, а также время и пути их достижения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Теоретическая часть.

«Анализ типичных ошибок и недостатков в бизнес – планировании»

 

Бизнес-план — это документ, в котором дается описание основных разделов развития организации на конкурентном рынке с учетом собственных и заемных финансовых источников, материальных и кадровых возможностей и предполагаемых рисков, возникающих в процессе реализации предпринимательских проектов.

В плане характеризуются основные аспекты коммерческого предприятия, анализируются проблемы, с которыми оно сталкивается, и определяются пути и методы их решения. Поэтому бизнес-план выступает одновременно в качестве поисковой, научно-исследовательской и проектной работы.

Бизнес-план помогает решать следующие основные проблемы, возникающие при создании собственного дела:

- определить конкретные направления деятельности предприятия, его целевые рынки и место на этих рынках;

- сформулировать долговременные и краткосрочные цели бизнеса, стратегию и тактику их достижения, а также определить круг лиц, ответственных за реализацию намеченного;

- зафиксировать состав и показатели товаров и услуг, которые будут предложены потребителям, оценить соответствующие производственные и торговые издержки;

- выявить соответствие имеющегося персонала предприятия и условий в мотивации его труда предъявляемым требованиям;

- определить систему маркетинговых мероприятий по исследованию рынка, рекламе, стимулированию продаж, ценообразованию, каналам сбыта и др.;

-  оптимизировать организующую структуру управления;

- оценить финансовое положение предприятия и соответствие имеющихся финансовых и материальных ресурсов, возможности достижения поставленных целей;

- выявить те трудности, которые способны помешать выполнению бизнес-плана, и наметить меры по их устранению.

Следовательно, бизнес-план — это экономически обоснованный аналитический документ, показывающий реальность планируемого дела. При этом масштабы и направления планирования могут быть различны, они в свою очередь и определяют стратегии для достижения целей. При этом можно стратегии могут носить внутренний характер (реструктурирование, увеличение производительности, изменение системы оплаты труда и др.) или внешний (формирование имиджа предприятия, рекламные кампании, лоббирование интересов и т.п.).

Бизнес-план является и многоплановым управленческим инструментом. Он предусматривает решение стратегических и тактических задач, стоящих перед предприятием, независимо от его функциональной ориентации, в том числе: организационно-управленческая и финансово-экономическая оценка состояния предприятия; выявление потенциальных возможностей бизнеса, анализ сильных и слабых его сторон; формирование инвестиционных целей на планируемый период.

В бизнес-плане обосновываются общие и специфические элементы функционирования предприятия в условиях рынка, выбор стратегии и тактики конкуренции, проводится оценка финансовых, материальных, трудовых ресурсов, необходимых для достижения целей предприятия.

Бизнес-план обеспечивает объективное представление о возможностях развития производства, способах продвижения товара на рынок, ценах, возможной прибыли, основных финансово-экономических результатах деятельности предприятия, выявляет зоны опасностей, предлагает пути их ограничения. Подобный план используется независимо от сферы деятельности, масштабов, вида собственности, организационно-правовой формы компании. В нем находят свое решение как внутренние задачи, связанные с управлением предприятием, так и внешние, обусловленные, в частности, взаимоотношениями с другими фирмами и организациями.

В рыночной экономике бизнес-план является исключительно эффективным рабочим инструментом как для вновь создаваемых, так и для действующих компаний во всех сферах предпринимательства. Бизнес - план побуждает тщательно изучить каждый элемент предполагаемого рискового рыночного мероприятия. Практически всегда в этом процессе обнаружится немало слабых мест и пробелов, устранению которых нельзя не уделить внимания.

Бизнес - план как документ наделен специфичными, только ему присущими чертами, но при этом о нем нельзя говорить как о документе со строго заданными параметрами. Четкой регламентации структуры бизнес-плана не существует. Однако есть ряд пунктов, которые являются основополагающими и без которых бизнес-план не может играть поставленной перед ним роли: это разделы, освещающие идеи, цели бизнеса, специфику продукта предприятия, определяющие структуру будущего предприятия, его финансовый проект и перспективы развития, предлагающие конкретную стратегию поведения фирмы в реальных рыночных условиях.

Для чего нужен бизнес - план.

Существуют четыре основные причины составления бизнес-плана:

1. Возможность обнаружить проблемы «на бумаге» до того, как они возникли.

Один из первых заказов на бизнес-план для кредита привел к отрицательному результату. По всем расчетам получалось: чтобы отдать кредит в реальные сроки, каждая торговая точка должна иметь оборот в размере 3 млн. руб., а она имела не более 1 млн. руб. Чудес в бизнесе не бывает: поднять оборот втрое – нереально. Кредит брать нельзя. Но заказчик был доволен результатом: «Если бы я не просчитал все и как-то получил бы кредит, - сказал он, - то не смог бы его отдать. Уж если на бумаге не получается, то в жизни еще сложнее. На мне повисли бы 500 000 долл. невозврата. Вот тогда был бы повод расстроиться». Именно составление бизнес-плана заставило его отказаться от рискованной идеи, оказавшейся только поверхностно привлекательной.

Таких примеров можно привести много. Еще больше примеров, когда деньги привлекаются без всякого плана и расходуются неизвестно на что.

2. Без бизнес - плана практически невозможно привлечение инвестиций.

Термин «бизнес - план» стал модным в 1991-1992 году. Это было время «отрицательных» банковских ставок: инфляция больше, чем проценты по кредиту, поэтому отдавать нужно «пустые» деньги. В таких условиях получение кредита часто определялось личными взаимоотношениями банкира и заемщика, а не качеством бизнеса. Поэтому в ответ на предложения по разработке бизнес-плана можно было услышать: «Скажите, а есть ли гарантии, что по нему дадут деньги?» Уже тогда правильный ответ звучал так: «Гарантировать можно только то, что без бизнес-плана денег не дадут». И это было сущей правдой. Чем ближе к цивилизованному рынку, тем «абсолютнее» становится это правило.

3. Бизнес - план – это стандартный документ ознакомления с предприятием и обязательное требование со стороны цивилизованного рынка.

Бизнес - план – это элемент имиджа вашего предприятия. Значительно убедительнее выглядит человек, который знает, как будет развиваться его фирма в течение ближайших лет, чем тот, который затрудняется ответить на этот вопрос.

4. Бизнес - план – это инструмент контроля и управления.

Бизнес - план – это стартовая точка и базис плановой и исполнительной деятельности предприятия, единый источник стратегической информации о нем. Бизнес-план прямо воздействует на все результаты работы предприятия.

Вот почему так важно правильно составлять бизнес - план.

Анализ недостатков при осуществлении бизнес - проектов позволяет выявить типичные ошибки и наглядно продемонстрировать пользу профессионального менеджмента. 
Каждый проект, будь то новая разработка или реорганизация уже существующего предприятия, требует систематической работы с целью максимального достижения результатов при соблюдении:

- установленных  сроков;

- фиксированных  затрат;

- определенных требований  к качеству;

Однако на деле не всегда удается достичь желаемых результатов. Причина кроется в недостатках в работе и совершаемых ошибках, которые можно избежать. 
Можно выделить типичные ситуации:

Недостаточный анализ существующего состояния и обоснование требований к проекту не позволяют вскрыть все проблемы, четко определить потребности в изменении состояния системы подготовить необходимую информацию для принятия решения. 
        Нечетко определены цели проекта. Цели должны иметь четкое содержание и смысл, результаты должны быть измеримы, и заданные параметры должны быть выполнены.

Нужно проверить:

- на каких данных  базируется определение цели?

- к какому горизонту  планирования относятся цели (долгосрочные, среднесрочные или же краткосрочные)?

- какую пользу  принесет достижение цели?

- какие сроки  и затраты следует задать?

Вместо объективного поиска альтернатив при решении какого-либо проблемного вопроса предпочтение отдается «излюбленному» варианту. 

Для каждой цели, как правило, существует множество альтернативных решений по её достижению, но зачастую выбирается только одна, излюбленная альтернатива.

Поэтому важно выяснить:

- возможны ли  другие альтернативные решения?

- по каким критериям  производится оценка и выбор  альтернатив?

- как определяются  и оцениваются риски альтернатив?

- что происходит  при нулевой альтернативе: «Ничего  не менять»?

Целенаправленно отобранные и полно документированные альтернативы позволяют найти рациональное, а, возможно, и лучшее решение и обеспечивают экономический образ действия.

Ответственность в проекте распределена недостаточно четко и согласованно.

Стоит понять, что проекты осуществляются не «между делом», они требуют установления персональной ответственности как за проект в целом, так и за отдельные его части.

Поэтому нужно четко определить:

- какие квалифицированные  специалисты подчиняются руководителю  проекта, и каким образом?

- кто дает частичные  заданиям с частичными результатами, и кто передает их на дальнейшее  исполнение?

- кто решает вопрос  затрат, сроков и расходов?

- кто и в какой  форме отчитывается перед руководством?

- команда планирования  и управления проектом недостаточно  укомплектована квалифицированным  персоналом.

При заданных сроках и лимитированных расходах трудовые ресурсы проекта представляют собой наиболее уязвимое место, как с качественной, так и с количественной точек зрения, поэтому при формировании команды проекта нужно определить:

- по каким признакам  выбирается персонал для проекта? (профессиональные знания, способность  работать в команде, лидерские  способности и другие)

- является ли  время работы над проектом  дополнительной нагрузкой или  предоставляет сотруднику профессиональный  шанс?

- может ли ответственное  за проект лицо отказаться  от услуг несправляющихся с  работой участников?

Недооценка рисков.

Каждый проект содержит риск в отношении результата, сроков, расходов и т.д. Поэтому важно ответить на вопросы:

- как выявляется, определяется и оценивается риск?

- что можно сделать  для его уменьшения?

- следует ли создавать  резервный фонд на случай риска?

Все случаи риска подлежат документированию и единой денежной оценке. В случае образования рискового фона им должно распоряжаться только ответственное лицо проекта.

Повторение старых ошибок или отсутствие готовности и желания учиться на чужих ошибках.

Если не взять в расчет налоговый календарь, это может стать серьезной ошибкой при составлении бизнес-плана. Нужно учитывать, какие месяцы являются отчетными, и приводить в соответствие с ними даты реализации проекта. Иначе выплаты налога на добавленную стоимость в отчетном календарном месяце могут оказаться слишком высокими и оттянуть на себя часть средств, предназначавшихся на погашение кредитов, развитие производства. Отсюда – срыв планов, задолженности, штрафы.

Какие еще бывают ошибки бизнес-плана? Несоответствие сроков кредита со временем товарооборота. Как правило, кредит на товарные операции длится от двух до четырех месяцев. Выручка идет на погашение основного долга. Когда первый кредит выплачен, банк понимает, что имеет дело с надежным партнером, и второй получить намного проще. С ним предприниматель запускает новый оборот товара. Цикл продолжается до закономерного итога – дефолта.

Почему он наступает? В реальности период выплаты кредита намного больше времени товарооборота. А возврат займа возможен, только если накопится чистая прибыль в сумме, равной величине основного долга.

Из вышесказанного следует: технико-экономическое обоснование проекта нужно рассчитывать на период несколько длительнее. Следствие – повышение рисков проекта. Конечно, главное, что может помешать претворить в жизнь бизнес-план – неподвластно влиянию предпринимателей. Они не могут контролировать обстановку в стране, как экономическую, так и политическую. Поэтому любой банк предпочитает инвестировать проекты, окупаемость которых не превышает двух лет. Однако во власти бизнесменов избежать ошибок в составлении бизнес-плана, который в таком случае будет выглядеть намного привлекательнее.

Рассмотрим еще некоторые ситуации:

1. Нечетко определены цели проекта. Очень быстро можно назвать цели, но редко они бывают обоснованно определены и документированы. Нужно проверить:

- на каких данных базируется  определение цели?

- к какому горизонту  планирования относятся цели?

- какую пользу принесет  достижение цели?

- какие сроки и затраты  следует задать?

Цели должны иметь четкое содержание и смысл, результаты должны быть измеримы, и заданные параметры должны быть выполнимы.

2. Вместо объективного поиска предпочтение отдается излюбленному варианту. Для каждой цели, как правило, существует множество альтернативных решений по ее достижению, но, как правило, выбирают только одну альтернативу. Поэтому важно выяснить:

- возможны ли другие  альтернативные решения?

- по каким критериям  производится оценка и выбор  альтернатив?

- как определяются и  оцениваются риски альтернатив?

- что происходит при  нулевой альтернативе: «Ничего не  менять»?

Целенаправленно отобранные и полно документированные альтернативы позволяют найти рациональное, а, возможно, и лучшее решение и обеспечивают экономичный образ действия.

3. Ответственность в проекте распределена недостаточно четко и согласованно. Проекты осуществляются не «между делом», они требуют установления персональной ответственности как за проект в целом, так и за его отдельные части. Нужно четко определить:

- какие квалифицированные  специалисты подчиняются руководителю  проекта, и каким образом?

- кто дает частичные  задания с частичными результатами, и кто передает их на дальнейшее  исполнение?

- кто решает вопрос  затрат, сроков и расходов?

- кто и в какой форме  отчитывается перед руководством?

4. Команда планирования и управления проектом недостаточно укомплектована квалифицированным персоналом. При заданных сроках и лимитированных расходах трудовые ресурсы проекта представляют собой слабое место, как с качественной, так и с количественной точки зрения. Потому при формировании команды проекта нужно определить:

- по каким признакам  выбирается персонал для проекта (профессиональные знания, способность  работать в команде, руководящие  способности и др.)?

- является ли время  работы над проектом дополнительной  нагрузкой (наказанием) или предоставляет  профессиональный шанс (оказывает  честь)?

- может ли ответственное  за проект лицо отказаться  от услуг не справляющихся  с работой участников?

Каждый проект содержит риск в отношении результата, сроков, расходов и др. Поэтому важно ответить на вопросы:

- как выявляется, определяется  и оценивается риск?

- что можно сделать  для его уменьшения?

- как следует применять  отчисления в резервный фонд, если имеет место случай риска?

Все случаи риска подлежат документированию и единой денежной оценке. Образованным резервным фондом (рисковым фондом) должно распоряжаться только ответственное лицо проекта.

5. Иногда импровизация котируется выше, чем систематическая организация. Не все события в ходе проекта можно спланировать. Невозможно представить себе существование индивидуальной концепции реагирования на каждое отклонение. Важно определить:

- должен ли ответственный  за проект отказаться от регулярных  отчетов и больше доверять  участникам работы над проектом?

- должен ли руководитель  проекта ограничиться авральными  действиями и положиться на  свой дар импровизации и на  отношения с заказчиком и с  начальством?

Каким бы новым и неповторимым не был каждый проект, его выполнение зависит в очень большой степени от переноса профессиональных знаний и реализованных ранее проектов.

Не должно быть сомнения в ответе на вопросы:

- имеет смысл анализировать старые проекты?

- можно ли научиться «быть менеджером»?

Становится ли руководители проекта ответственными за него на всю жизнь, или с течением времени они собираются передать его в ведение других лиц, возможно, покупателей бизнеса?

Рабочие данные плана (затраты, сроки, расходы и т.д.) для новых проектов могут быть получены только путем анализа завершенных проектов. Приемам и методам управления бизнес - проектами можно и нужно учиться. 

Перечисленные недостатки и краткие комментарии к ним позволяют лучше понять, зачем нужно профессиональное планирование и управление бизнес - проектами и какая польза может быть получена от их применения. К тому же, зачастую ответы на приведенные в каждом пункте вопросы выявляют фатальные недостатки бизнеса.

Кроме того нужно помнить, что в бизнес-плане должны освещаться не только позитивные моменты планируемого бизнеса, но и имеющиеся проблемы.

Бизнес - план является инструментом продажи бизнеса. Его предназначение – привлечь внимание инвестора к финансовой возможности заработать, предоставляемой ему. Но в, то, же время бизнес-план не есть способ выколачивания денег из инвесторов путем сокрытия недостатков нового предприятия, поскольку в конченом итоге может пострадать сам предприниматель. 

Мы живем в золотом веке предпринимательства. Такие компании, как Cisco Systems, Apple и Microsoft тоже начинали своё существование с бизнес - плана. Нет однозначного ответа на вопрос: «Лежит ли бизнес - план в основе их успеха?», но однозначно можно сказать одно: необходимо создавать бизнес - план, изучая прошлые ошибки и уже найденные пути их решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Современные темпы изменения и наращивания объемов знаний настолько велики, что планирование представляется единственным способом реального прогнозирования будущих проблем и возможностей. Планирование обеспечивает также основу для принятия эффективных управленческих решений. Когда известно, чего организация хочет достичь, легче найти наиболее подходящие действия. Планирование способствует снижению рисков при принятии решений. Принимая обоснованные плановые решения, руководство уменьшает риск ошибок, обусловленных ошибочной или недостоверной информацией о возможностях предприятия или о внешней ситуации. Планирование служит для формулирования и достижения ключевых целей в рамках организации.

Но ошибочным было бы рассматривать составленный бизнес-план как раз и навсегда заданную стратегию деятельности.  При использовании жестко зафиксированных параметров может легко быть потеряна актуальность конкретной разработки. Бизнес-планирование позволяет продумывать новые варианты поведения бизнеса на основе проанализированных сценариев. Поэтому универсальных рекомендаций нет и быть не может. Бизнес-план, пожалуй, единственный официальный документ, допускающий столь большую вариативность в своем составлении и применении. Для любого бизнес-плана обязательными, по мнению большинства авторов, являются только план маркетинга, план производства, финансовый и организационный планы, при этом последний должен пронизывает все перечисленные разделы. Во всем остальном каждый бизнес-план зависит от огромного количества факторов, основной из которых – сам предприниматель, с его целями, профессионализмом и направленностью на успех. При этом важно помнить, что планирование само по себе не гарантирует успеха, но оно может обеспечить немало важных и благоприятных факторов для его достижения.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод: к бизнес-плану нужно относиться трепетно и с умом. Обязательно надо знать, какова цель открытия вашего предприятия, раскрыть все аспекты настолько максимально, насколько это возможно, и правильнее это будет сделать без искажений. Все это не для того, чтобы как-то поумничать перед служащими банка, а чтобы им было понятно, зачем вы запрашиваете энную сумму денег, и будет ли ваш бизнес прибыльным, не прогорите ли вы.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 318 с.
2. Бизнес планирование. Курс лекций./ Э.А. Уткин, Б.Акотляр, Б.М. Рапопорт – М.: Экмос, 2001 г.
3. Бизнес-план. ИКК “Дека” 1990 г.
4. Бизнес-план. М. Дека, 1997 г.
5. Бизнес-план. Пермь 1990 г.
6. Бизнес-планирование. Учебно-практическое пособие./ В.З. Черняк, А.В. Черняк, И.В. Довиденко – М.: РДЛ, 2000г.
7. Г. Джоунс “Торговый бизнес; как организовать и управлять”, М. Инфра-М, 1996 г.
8. Графова Н.Н. Планирование и прогнозирование деятельности предприятия. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 283с.
9. И. В. Липсиц “Бизнес-план - основа успеха”. М. Машиностроение
10. Как начать собственный бизнес и получить финансовую независимость. Москва , 1996 г.
11. Как составить бизнес-план сервисной компании. М. Дело, 1997 г.