Анализ внешней и внутренней среды организации на примере МБДОУ «Детский сад № 27»

Содержание

Введение..............................................................................................................3

1 Теоретические и методические  основы внутренней и внешней  среды организации .......................................................................................................5

1.1 Понятие и структура  среды организации ..........................................5

1.2 Факторы внутренней  среды организации ..........................................6

1.3 Факторы внешней среды  организации ................................................9

1.4 SWOT-матрица как метод исследования факторов внешней и внутренней среды организации ......................................................................15

2 Анализ внешней и внутренней  среды организации на примере  МБДОУ «Детский сад № 27» .........................................................................................17

2.1 Краткая характеристика  МБДОУ «Детский сад № 27» ................17

2.2 Характеристика элементов внутренней среды МБДОУ ...............18

2.3 Внешняя среда организации МБДОУ и SWOT-анализ .................29

2.4 Возможные пути совершенствования развития МБДОУ

«Детский сад № 27»........................................................................................33

Заключение .......................................................................................................36

Список использованной литературы ............................................................37

Введение

Объектом управления на любом уровне (будь-то руководитель предприятия, банка, школы, больницы или же руководитель государства, партии, кооператива) выступает организация в какой – либо ее конкретной форме.

Под организацией понимается относительно изолированная часть целостной структуры общественного производства, которая характеризуется, прежде всего, двумя важнейшими признаками – открытостью и системностью.

Именно эти два признака (открытость и системность) формируют понятие организации с управленческой точки зрения: организация есть открытая система. Каждый из этих двух терминов ("открытая" и "система") несет в себе определенную смысловую нагрузку. От понимания смысла каждого из них зависит и восприятие целостной концепции управления.

Открытость - это свойство организации испытывать на себе воздействие факторов внешней среды. Управление с этой точки зрения означает:

- выделение факторов внешней среды, оказывающих или могущих оказывать воздействие на организацию;

- выявление требований каждого из выделенных факторов, которые имеют значение для организации;

- адаптация организации к требованиям таких факторов (или учет требований особенно применительно к косвенным факторам внешней среды).

Системность означает наличие внутренней среды организации, структуризацию этой внутренней среды и понимание того, что все ее структурные единицы, т.е. внутренние переменные, взаимосвязаны и изменение одной из них обязательно приведет (может привести) к изменению формы или содержания всех остальных (или некоторых из них) внутренних переменных. В этом смысле термин "система" может быть по смыслу заменен другим термином – "механизм".

Данная тема является актуальной, потому что анализ среды нужен для определения стратегии поведения организации и проведения этой стратегии в жизнь. Важно правильно изучить внутреннюю и внешнюю среду организации для более эффективного принятия управленческих решений, необходимых для успешной деятельности в будущем.

Объектом исследования является МБДОУ «Детский сад № 27».

Предмет исследования – анализ факторов внешней и внутренней среды МБДОУ.

Цель данной работы: на основе теоретических и аналитических данных разработать рекомендации по организации и управлению процессом обследования организации.

Цель предусматривает решение следующих задач:

- охарактеризовать факторы внешней среды, воздействующие на организацию

- выделить факторы внутренней среды организации

- рассмотреть SWOT-матрицу как метод исследования факторов внешней и внутренней среды организации

- провести анализ внешней и внутренней среды, воздействующей на МБДОУ «Детский сад № 27» на основе SWOT- анализа

- предложить возможные пути совершенствования МБДОУ

Материалы по названной проблеме были взяты как из учебной литературы, так и глобальной сети Интернет. При написании курсовой работы использованы следующие источники литературы: учебники по менеджменту, отчет по учебно-ознакомительной практике, статьи из журналов по менеджменту.

При написании курсовой работы использовались следующие методы: аналитический и сравнительный.

1 Теоретические  и методические основы внутренней  и внешней среды организации

1.1 Понятие и  структура среды организации

Любая организация находится и функционирует в рамках внешней и внутренней сред. Они предопределяют успешность функционирования компании, накладывают определенные ограничения на операционные действия и в какой-то степени, каждое действие компании возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Структура организации - это взаимоотношения уровней управления с функциональными областями организации для наиболее эффективного достижения целей. Структура организации тесно связана с характерным для нее специфическим разделением труда и требованиями построения системы контроля в организации. Любая организация имеет разделение труда, но не просто случайное распределение работы между всем персоналом организации, а специализированное разделение труда. Оно означает закрепление конкретной работы за тем человеком, который лучше всех в организации сможет ее выполнить, то есть за специалистом. Примером может служить разделение управленческих функций между специалистами по финансам, производству, сбыту и т.д. [10, с.28]

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Изучение внутренней среды компании дает руководству возможность оценить внутренние ресурсы и возможности компании. Выявляя сильные и слабые стороны компании, руководство имеет возможность расширять и укреплять конкурентные преимущества и, соответственно, предупредить возникновение возможных проблем. Как и в случае с внешней средой, задача менеджмента компании поддерживать и улучшать стороны, которые увеличивают конкурентное преимущество компании в долгосрочном периоде. [3, с.188-189]

1.2 Факторы внутренней  среды организации

Внутренняя среда организации – та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру, чтобы определить внутренний потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства – это цели, структура, задачи, технология и люди. [3, с. 196] :

- Цели. Организация, по определению, это, по крайней мере, два человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели – есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений – по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в таких показателях, как удовлетворение потребителя или пользователя услуг, условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала, техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, придание особого внимания научным исследованиям и разработкам, минимизация издержек производства.

- Структура. Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре, является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. На данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда (разделение труда на составляющие компоненты) по специализированным линиям. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители, в свою очередь, могут иметь в подчинении несколько линейных руководителей. [8, с.14]

- Задачи. Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией.

- Технология. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

- Люди. Люди являются основой любой организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация. Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе. [7, с.27-29]

1.3 Факторы внешней  среды организации

Внешняя среда – это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности.

Классификация факторов и качеств внешней среды вследствие их многообразия различна и в ее основу могут быть положены различные принципы. Придерживаясь в целом принятой в менеджменте классификации, можно предложить следующий перечень характеристик внешней среды.

- взаимосвязанность факторов - уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы;

- сложность - число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;

- подвижность - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации;

- неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. [11, с.131]

Одним из способов определения окружения и облегчения учета его влияния на организацию является разделение внешних факторов на две основные группы: микросреду (среду прямого воздействия) и макросреду (среду косвенного воздействия). Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формируют субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность определенной организации, такие как поставщики, потребители, конкуренты, законы и государственные органы.

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию так же заметно, как факторы среды прямого воздействия. Однако менеджеру необходимо постоянно вести их учет, так как среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. К основным факторам косвенного воздействия относятся технологические, экономические, социокультурные и политико-правовые.

Рисунок 1– Среда фирмы [6, с.145]

Внешнюю микросреду организации, что есть среда прямого воздействия, можно схематически представить как систему ее материальных, финансовых и информационных связей [6, с.180]

Рисунок 2 – Схема внешних связей организации с факторами микросреды

К среде прямого воздействия относятся:

- Поставщики. Поставщики обеспечивают поступление необходимых для функционирования организации видов ресурсов, основными из которых выступают сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, рабочая сила. Даже у небольшой фирмы могут быть десятки поставщиков.

Традиционно отношения между производителями (фирмой - потребителем сырья) и поставщиками напоминали отношения между двумя соперниками, находящимися в вечном противостоянии. Однако постепенно взгляды изменились, многие фирмы осознают, что тесное сотрудничество с поставщиками приносит реальную экономию и повышение эффективности производства. Взаимоотношения с поставщиками зачастую напрямую влияют на избираемую стратегию бизнеса.

- Законы и государственные органы. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организация может осуществлять свою хозяйственную деятельность и какие налоги должна платить. Как бы ни относилось руководство к законам страны, ему приходится придерживаться их или пожинать плоды отказа от законопослушания в форме штрафов или даже полного прекращении бизнеса.

Как известно, государство в рыночной экономике оказывает на организации как косвенное влияние, прежде всего через налоговую систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое - через законодательные акты и деятельность местных органов власти.

- Потребители. Первой группой влияния в рыночной среде являются потребители. Это отдельные лица, домохозяйства, а также корпоративные потребители (предприятия), которые используют товары и/или услуги предприятия - производителя для удовлетворения своих потребностей. Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер, говоря о цели организации, выделял, по его мнению, единственную подлинную цель бизнеса - создание потребителя [11, с.134-139]

Анализ потребителей, как компонента непосредственного окружения организации, в первую очередь имеет своей задачей составление профиля тех, кто покупает продукт, реализуемый организацией. Изучение покупателей позволяет лучше уяснить то, какой продукт в наибольшей мере будет приниматься, на какой объем продаж может рассчитывать организация, и в какой мере покупатели привержены продукту, на сколько можно расширить круг потенциальных покупателей, что ожидает продукт в будущем и многое другое. [2, с.136]

- Конкуренты. Под конкурентной средой фирмы понимают совокупностью субъектов и факторов рынка, влияющих на отношение между производителем (продавцом) и потребителем продукции. Оценивая конкурентную среду, важно также выявить конкурентные силы, определяющие привлекательность отрасли и позиции фирм в конкурентной борьбе. Конкурентная борьба формируется не только внутриотраслевыми конкурентами, производящими аналогичную продукцию и реализующими ее на одном и том же рынке. Субъектами конкурентной среды являются также и те организации, которые могут войти на рынок, и производящие замещающий продукт. Кроме них, на конкурентную среду организации оказывают заметное влияние ее покупатели и поставщики, способные заметно ослабить позицию организации на поле конкуренции М. Портер выделяет пять конкурентных сил:

- появление новых конкурентов;

- угроза замены данного продукта новыми продуктами;

- сила позиции поставщиков;

- сила позиции покупателей;

- конкуренция среди производителей в отрасли. [4, с.232]

Макросреда, что есть среда косвенного воздействия, представляет собой наиболее удаленный от собственно компании внешний слой элементов, которые, так или иначе, влияют на фирму, не оказывая непосредственного воздействия на ее текущие операции. Обычно выделяют четыре основных факторов макросреды: технологические, социокультурные, экономические и законодательно-правовые. [11, с.140]

Рассмотрим возможные направления воздействия на организацию каждого из перечисленных выше факторов.

Технология – это совокупность средств, процессов, операций, с помощью которых входящие в производство элементы преобразуются в выходящие.

Технологические изменения включают в себя научные и технические нововведения в отдельной отрасли и в обществе в целом. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.

Экономические изменения отражают общую экономическую ситуацию в стране или регионе, в котором работает компания. Экономические факторы являются наиболее существенными, поскольку текущее и прогнозируемое состояние экономики может негативно влиять на стратегические цели организации. Руководство должно уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги.

К социокультурным факторам макросреды относят демографические характеристики, нормы, обычаи и жизненные ценности страны, в которой оперирует организация. Социокультурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы, на условия труда и т.д.

Особую роль играют социально-организационные структуры – партии, профсоюзы, пресса, объединения потребителей, учреждения, организации молодежи. Особенный интерес вызывают здесь принципы построения семьи, социальное деление и влияние авторитетных лиц.

Часто именно социальные факторы могут создавать самые крупные проблемы для фирмы. С тем, чтобы эффективно реагировать на изменение социальных факторов, фирма должна меняться, осознанно преобразуясь в форму, приспособленную к новой внешней среде.

В основе законодательно-политического фактора лежат федеральные и местные законодательные акты, а также политические действия, направленные на установление контроля над деятельностью компании. Политическая составляющая внешней среды должна изучаться в первую очередь для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику. В изучение политической обстановки входит выяснение того, какие программы воплощают в жизнь различные партии, отношение правительства к различным отраслям экономики и регионам страны и т.д. [11, с.143]

1.4 SWOT-матрица как метод исследования факторов внешней и внутренней среды организации

Для того чтобы успешно выживать в долгосрочной перспективе организация должна уметь прогнозировать то, какие трудно могут возникнуть на ее пути в будущем, и то, какие новые возможности могут открыться для нее. Поэтому стратегическое управление, изучая внешнюю среду, концентрирует внимание на выяснении какие угрозы и какие возможности таит в себе внешняя среда. Сильные и слабые стороны внутренней среды организации в такой же мере, как угрозы и возможности, определяют условия успешного существования организации. [5, c.88]

Довольно известный метод SWOT (аббревиатура из английских слов: сила – strength, слабость – weakness, возможности – opportunity и угрозы –  threat) является широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее – установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации. Сначала, с учетом конкретной ситуации, в которой находится организация, составляются список ее слабых и сильных сторон, а также список угроз и возможностей. После того как составлен конкретный список слабых и сильных сторон организации, а также угроз и возможностей, наступает этап установления связей между ними. Для установления этих связей составляется матрица - SWOT, которая имеет следующий вид, представленный в таблице 1:

Таблица 1 – Вид SWOT - матрицы

Слева выделяются два раздела (сильные стороны, слабые стороны), в которые соответственно вносятся все выявленные сильные и слабые стороны организации. В верхней части матрицы также выделяется два раздела (возможности и угрозы), в которые вносятся все выявленные возможности и угрозы. На пересечении разделов образуется четыре поля: поле “СИВ” (сила и возможности); поле “СИУ” (сила и угрозы); поле “СЛВ” (слабость и возможности); поле “СЛУ” (слабость и угрозы). На каждом из данных полей исследователь должен рассмотреть все возможные парные комбинации и выделить те, которые должны быть учтены при разработке стратегии поведения организации. [3, с. 198-200]

2 Анализ внешней  и внутренней среды организации  на примере МБДОУ «Детский сад № 27»

2.1 Краткая характеристика  МБДОУ «Детский сад № 27»

Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад № 27» (МБДОУ № 27) был основан в 2008 году. Здание детского сада типовое, двухэтажное. Расположено во дворе жилого массива, вдали от промышленных предприятий и трассы. На территории учреждения оборудована спортивная площадка, имеются различные виды деревьев и кустарников, на верандах участка присутствуют игрушки.

В учреждении имеется достаточная материально-техническая база, создана предметно-развивающая среда, соответствующая всем современным санитарным, методическим требованиям. В учреждении оборудованы просторные групповые комнаты, включающие игровую, познавательную, обеденную зоны. Оборудованы физкультурный и музыкальный залы; имеется студия театрализованной деятельности, студия развития детского изобразительного творчества. В садике есть бассейн, физиокабинет, присутствует психолог.

Юридический и фактический адрес: 660078, г.Красноярск, ул. 60 лет Октября, 47 «А». Заведующий - Ганус Ольга Валерьевна.

Для организации  физкультурно – оздоровительной работы в МБДОУ организованно следующее:

- ежедневная утренняя гимнастика;

- физкультурные занятия в зале и на воздухе;

- закаливающие процедуры;

- прогулки в утреннее, дневное, вечернее время;

- оптимальная двигательная активность с учетом индивидуальных особенностей и состояния здоровья ребенка;

- логоритмика

С детьми, имеющими нарушение в речи, проводят индивидуальную и групповую коррекционную работу учитель – логопед и педагог – психолог. Основными задачами являются:

- преодоление системных нарушений устной речи;

- предупреждение дисграфии в последующие годы обучения в школе;

- коррекция особенностей психомоторного развития;

- формирование психологической базы речи

В дошкольном учреждении функционируют 12 групп, посещаемость которых составляет 280 детей, возраст детей от 1,5 до 7 лет (1-я младшая группа, 2-я младшая группа, средняя и старшая группы, а также старшая и подготовительная логопедические группы). По результатам аттестации детскому саду в 2011 году присвоена третья категория. МБДОУ оказывает следующие услуги родителям и детям: консультации учителя-логопеда, музыкального руководителя, врача-педиатра, тренинги педагога-психолога, детские праздники, досуги по интересам, экскурсии и др.