Аудит дебиторской задолженности. 15

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет на предприятиях в условиях рыночных отношений приобретает  особое значение. Он строится на основе общих принципов и положений, закрепленных в Стандартах бухгалтерского учета.

В современных условиях хозяйствования практически невозможно управлять  сложным механизмом хозяйствующего субъекта без современной, полной и  достоверной экономической информации, которую дает только четко налаженная система учета.

В Казахстане была проведена  реформа бухгалтерского учета, введены  в действие стандарты и разработанный  на их основе Типовой план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов. Данная система соответствует  Международным бухгалтерским стандартам и позволяет организовать бухгалтерский  учет так, чтобы он полностью соответствовал специфике, формам организации, структуре  деятельности и всем требованиям, предъявляемым  пользователями к получаемой информации.

В условиях формирования рыночных отношений практически невозможно управлять сложным экономическим  механизмом хозяйствующего субъекта без  своевременной экономической информации, основную часть которой дает четко  налаженная система бухгалтерского учета, которая всегда нуждается  в проверке аудиторами. Дебиторская  задолженность является важным объектом аудита, основное предназначение которого заключается в установлении достоверности  ее данных. Аудит, как новая отрасль  научных знаний остро нуждается  в дальнейшей разработке теоретического и особенно практических вопросов.

Конечной целью аудита является анализ финансового положения  и рыночной устойчивости хозяйствующего субъекта, его достоверности и  деловой активности. Аудит дебиторской  задолженности является одним из самых сложных вопросов аудита на данный момент, потому что именно в  данном разделе допускается больше всего умышленных или обычных  ошибок.

1. ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ

1.1 Понятие и состав дебиторской задолженности, задачи их учета, анализа и аудита

Дебиторская задолженность - это все выражаемые в денежной форме обязательства юридических  и физических лиц перед хозяйствующим  субъектом.

Основная дебиторская  задолженность формируется при  расчетах с покупателями и заказчиками.

Отношения между субъектами начинают складываться при подписании договора или устного обязательства.

В каждой организации разрабатывается  свой прайс-лист по реализации товаров, в котором указывается цена на каждый реализуемый товар.

При выполнении обязательства  выписывается счет-фактура. Счет-фактура  на оказанные услуги или выполненные  работы выписывается только на основании  акта выполненных работ. На реализацию товаров - на основании заявки покупателя. Согласно ст.21 Налогового кодекса счет-фактура  является обязательным документом для  всех плательщиков налога на добавленную  стоимость. Плательщик налога на добавленную  стоимость, осуществляющий реализацию товаров (работ, услуг), облагаемых НДС, обязан выставить лицу, получающему  указанные товары (работы, услуги), счет-фактуру  с НДС. Если организация не является плательщиком НДС, выписывается счет-фактура  без НДС как основание для  отражения доходов в финансовой отчетности. При выписке счет-фактура  регистрируется и нумеруется в "Книге  учета счет-фактур". Счет-фактура  должна иметь № и дату. Указываются  реквизиты: наименование, РНН, адрес, №  свидетельства по учету НДС (если есть) и расчетный счет, наименование банка. Реквизиты указываются как  поставщика, так и покупателя. Если между сторонами заключен договор, указывается № и дата заключения договора. Бухгалтеру следует указать  код назначения платежа (КНП) для  избежания ошибок клиентом при платежах. В счете-фактуре указывается наименование товаров (работ или услуг), количество, цена, подсчитывается оборот, ставка НДС, сумма НДС (если плательщик НДС) и подсчитывается общая сумма. Документ должны подписать 3 лица:

руководитель;

главный бухгалтер;

ответственное лицо за выписку  счета-фактуры.

После проверки правильности заполнения счета-фактуры ставится печать организации. Счет-фактура должна быть выписана не позднее даты совершения оборота по реализации.

Согласно ст.21000 Налогового кодекса налогоплательщики, осуществляющие реализацию электроэнергии, воды, газа, услуг связи, коммунальных услуг, железнодорожных  перевозок, транспортно-экспедиторского  обслуживания, банковских операций, облагаемых налогом на добавленную стоимость, вправе выписывать счета-фактуры по итогам налогового периода.

В счете-фактуре наименование товаров (работ, услуг) должно быть составлено по отдельности. Допускается указывать  общий оборот, если приложен дополнительный документ, в котором указывается  перечень реализуемых товаров (работ, услуг) и если в счете-фактуре  будет ссылка на этот документ. Стоимость  товаров (работ, услуг) и сумма НДС  в счете-фактуре указываются в  национальной валюте РК, за исключением  случаев реализации товаров (работ, услуг) по внешнеторговым контрактам.

После выписки счета-фактуры  выписывается накладная. Накладная  выписывается в том случае, если происходит реализация товарно-материальных ценностей (товары для реализации, готовая  продукция, остатки материальных запасов, основные средства). При отгрузке товарно-материальных ценностей от покупателя необходимо требовать доверенность на получение товарно-материальных ценностей. При реализации основных средств также составляется акт (накладная) приема передачи (ф. № ОС-1). Акт должен соответствовать сумме сделки по продаже активов на основании договора купли-продажи.

В соответствии с принципом  начисления, при переходе права собственности  на товар предприятие, продавшее товар получает доход. При этом записывается следующая корреспонденция:

На договорную стоимость  Д-т счета 1210 К-т счета 6010

На сумму НДС 14% Д-т счета 1210 К-т счета 3130

Определенные виды хозяйственных  и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях  допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которыми являются сотрудники организации. Круг должностных лиц, имеющих право  получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем  организации в учетной политике. Денежные средства, выдаваемые под  отчет, классифицируются по направлениям расходования:

административно-хозяйственные  расходы

операционные расходы.

Выдаваемые из кассы организации  денежные средства расходуются строго на определенные цели: приобретение горюче-смазочных  материалов (ГСМ), канцелярских принадлежностей, оплата мелких ремонтных работ, командировочные  и представительские расходы  в соответствии с приказом руководителя организации. Обязательными условиями  выдачи денег под отчет являются: наличие утвержденного руководителем  организации списка подотчетных  лиц; сметы расходов с указанием  основных статей расходов с разбивкой  по кварталам; расходование выданных денежных средств строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

Расчеты с работниками  по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные и  операционные расходы, осуществляются на счетах 1250 "Краткосрочная дебиторская  задолженность работников" и 2150 "Долгосрочная дебиторская задолженность работников". На счете может образоваться дебетовое  сальдо при задолженности подотчетных  лиц перед организацией, кредитовое сальдо - при наличии задолженности  организации перед работником, а  также одновременно сальдо по дебету и кредиту счета.

Размер подотчетных сумм, выдаваемых на хозяйственные нужды, и сроки сдачи авансового отчета, а также возврата неиспользованных подотчетных сумм определяет руководитель организации. Передача другому лицу наличных денег, выданных под отчет, запрещена. Неизрасходованные подотчетные  суммы должны быть возвращены в кассу.

Для учета денежных средств, выдаваемых подотчетным лицам на административно-хозяйственные нужды  и операционные расходы, организации  применяют авансовый отчет, которым подтверждается расходование полученных сумм. Авансовый отчет утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

Служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению руководителя организации  для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути. На период пребывания в командировке за работником сохраняется средний  заработок. Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении, которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя.

Размер средств, выдаваемых на командировочные расходы, зависит  от срока командировки и места  назначения:

командировки на территории РК;

командировки в государства  СНГ;

командировки за рубеж.

При наличии приказа о  направлении сотрудника в командировку выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются:

фамилия, имя, отчество работника;

срок командировки;

место командировки;

цель командировки.

Кроме того, в командировочном  удостоверении должны проставляться  отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытия  из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет, прилагая к нему документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Командированному работнику  возмещаются все фактически произведенные  и документально им подтвержденные расходы.

Командированному работнику  возмещаются следующие расходы  по командировке при наличии приложенных  оправдательных документов:

расходы по найму жилого помещения, в том числе и плата  за бронирование мест в гостиницах;

расходы по проезду к месту  командировки и обратно, в том  числе плата за пользование в  поездах постельными принадлежностями;

расходы по проезду транспортом  общего пользования к месту командировки;

суточные за время пребывания в командировке, в том числе  и за время нахождения в пути;

различные страховые и  комиссионные сборы;

сборы за услуги аэропортов, вокзалов и трансагентств;

расходы на провоз багажа.

Если командированным  утеряны проездные билеты, то их оплата зависит от решения руководителя организации.

Установлены нормативы размера  суточных за время пребывания в командировке. Сверх нормы денежные средства могут  выдаваться подотчет только с письменного  приказа руководителя организации.

Если сумма расходов по авансовому отчету превышает сумму, ранее выданную под отчет, то разница  выдается из кассы на основании расходного кассового ордера. Неиспользованные суммы выданных авансов сдаются  подотчетным лицом в кассу  организации в течение трех дней с момента прибытия из командировки вместе с авансовым отчетом (не считая дней невыходов на работу по уважительным причинам).

В случае несвоевременного возвращения в кассу неиспользованного  аванса на командировочные расходы сумма подлежит удержанию на основании приказа (распоряжения) руководителя.

Направление работника в  служебную командировку за границу  оформляется приказом руководителя организации, в котором указываются: фамилия, имя, отчество, место, цель и срок командировки. Указать цель командировки необходимо, чтобы определить ее характер - производственный или непроизводственный - для правильного отнесения командировочных расходов на финансовые результаты деятельности организации. Отчет о проделанной в загранкомандировке работе представляется в том случае, если это предусматривается внутренними документами организации. Если местом командирования является страна СНГ, то работнику может выдаваться командировочное удостоверение, при командировании в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не оформляется. Факт пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками контрольно-пропускных пунктов о пересечении границы в загранпаспорте командируемого.

При направлении работника  в загранкомандировку ему выдается под отчет сумма в валюте той  страны, куда он направляется, на оплату расходов по проезду к месту командировки и обратно, расходов по найму жилья  и выплачиваются суточные за все  дни пребывания в командировке. Порядок  покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты расходов определен Национальным Банком РК.

Аванс выдается с учетом норм командировочных расходов, установленных  приказом (распоряжением) руководителя организации, но не ниже норм, определенных законодательством.

Нормы суточных и расходов по найму жилья на территории иностранных  государств, в том числе на территории СНГ, и порядок их применения устанавливаются  соответствующими постановлениями  Правительства РК и письмами Минфина  РК. Эти нормы периодически уточняются, поэтому важно своевременно проследить их изменение.

При отсутствии на валютном счете необходимой иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов организация может купить ее через уполномоченные банки.

При возвращении из загранкомандировки работник в течение 10 дней обязан представить  в бухгалтерию организации авансовый  отчет на бланке типовой формы.

К авансовому отчету прилагаются  документы, подтверждающие факт пребывания работника в загранкомандировке и произведенные расходы:

командировочное удостоверение  или копия загранпаспорта с соответствующими отметками о местах пребывания в  ходе служебной командировки. Командировочное  удостоверение (при командировках  на территорию стран СНГ) или копия  загранпаспорта (при командировках  в дальнее зарубежье) являются основанием для выплаты работнику суточных, так как именно этими документами  подтверждается факт пребывания работника  в командировке в местах и в  сроки, определенные приказом руководителя организации;

проездные документы (железнодорожные  и авиабилеты, автобусные билеты междугородных  линий и др.), которые являются основанием для установления фактического времени пребывания в служебной  командировке и определения размера  суточных, а также компенсации  расходов по проезду к месту командировки и обратно;

счета гостиниц, подтверждающие фактически произведенные расходы  по найму жилья;

другие документы, подтверждающие произведенные в ходе командировки расходы (за хранение груза, провоз багажа, прописку паспорта и др.).

Авансовый отчет и приложенные  к нему документы должны быть оформлены  с соблюдением всех установленных  требований по их заполнению и содержать  все предусмотренные бланками документов сведения и необходимые подписи. Неоговоренные исправления в  авансовых отчетах и приложенных  к ним первичных документах не допускаются.

Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем организации. Утверждающая подпись руководителя служит указанием работникам бухгалтерии  для принятия к учету представленных в авансовом отчете расходов, а дата утверждения является датой совершения операции для осуществления записей в регистрах бухгалтерского учета и отнесения командировочных расходов на финансовые результаты деятельности организации. Неиспользованные суммы иностранной валюты возвращаются в кассу организации. В течение последних 10 дней указанная валюта должна быть сдана из кассы организации в банк. В банк представляется отчет об израсходованных суммах, составленный организацией.

При изменении курса иностранной  валюты к тенге по авансам, выданным в иностранной валюте, возникают  курсовые разницы. Суммы в иностранной  валюте пересчитываются на дату совершения операции.

Датой совершения операции при расчетах в иностранной валюте по загранкомандировкам следует  считать:

при выдаче работнику под  отчет средств в иностранной  валюте непосредственно в учреждении банка - дату выдачи;

при поступлении средств  в иностранной валюте на загранкомандировки в кассу организации - дату принятия к учету денежных средств;

при выдаче под отчет денежных сумм командируемому работнику из кассы  организации - дату выдачи;

при осуществлении расчетов с работником организации при  его возвращении из командировки, а также списании командировочных  расходов на результаты деятельности организации - дату утверждения авансового отчета;

при погашении задолженности  по средствам, выданным на командировочные  расходы, как со стороны командируемого, так и со стороны организации - дату погашения задолженности.

Курсовая разница при  изменении курса тенге по отношению  к иностранной валюте по валютным средствам, выданным в качестве аванса на командировочные расходы, учитывается  по счетам 1250, 2150 между датой получения  валютных средств и датой принятия авансового отчета по загранкомандировке к учету бухгалтерией организации (дата утверждения отчета руководителем  организации). Курсовая разница подлежит зачислению на финансовые результаты в составе внереализационных доходов или расходов по мере их принятия к учету. Остатки средств в иностранной валюте на счетах денежных средств, средств в расчетах пересчитываются в тенге на отчетную дату составления отчетности.

Расходы, произведенные в  загранкомандировке, не имеющие документального  подтверждения или в соответствии с установленным порядком не предусмотренные  к возмещению, подлежат включению  в размер суточных только на основании  распоряжения руководителя организации. Таким распоряжением может служить  подпись руководителя организации, утверждающая представленный командируемым  авансовый отчет. При отсутствии соответствующего распоряжения представленные к возмещению расходы не должны приниматься  к учету при осуществлении  расчетов с работником по загранкомандировке.

При наличии у командируемого лица перерасхода по авансу, выданному  в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, сумма  задолженности перед командируемым  лицом может погашаться одним  из следующих способов:

переводом средств на его  валютный счет в уполномоченном банке;

выдачей суммы задолженности  в наличной иностранной валюте из кассы организации;

выдачей из кассы организации  эквивалента суммы задолженности  в тенге, исчисленной по курсу  Национального Банка РК на дату погашения  задолженности.

Валюта и форма расчетов с командируемым лицом, которые  связаны с погашением перерасхода  по авансу в наличной иностранной  валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между  организацией и командируемым лицом. При этом следует учитывать, что  уполномоченный банк вправе потребовать  от организации авансовый отчет  командируемого и документы, подтверждающие его расходы за пределами РК, для  проверки правильности проведенных  расчетов. При непредставлении запрашиваемых  документов банк вправе отказать в  выдаче суммы задолженности в  наличной иностранной валюте либо в  осуществлении перевода на валютный счет командируемого.

В случае неполного использования  командируемым лицом полученного  аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов сумма задолженности погашается командируемым лицом путем внесения в кассу организации наличной иностранной валюты.

Помимо командировочных  расходов, на предприятии часто производиться  выдача денежных средств на хозяйственные  нужды: для срочного закупа канцелярских товаров, литературы, бланков налоговой  отчетности и других материальных ценностей, для оплаты счетов и на другие цели.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов:

счет-фактура;

накладная;

товарный чек;

квитанция к приходному кассовому  ордеру;

фискальный чек.

При приобретении товаров на рынках необходимы следующие первичные документы:

закупочный aкт с указанием  наименования рынка, даты закупа, №  места, фамилии и инициалов продавца, РНН продавца, наименования и количества закупленных материальных ценностей, а также суммы закупа, подписи продавца, подписи должностного лица рынка и печати рынка;

товарный чек;

ксерокопия патента продавца или свидетельства.

При приобретении у частного предпринимателя материальных ценностей  необходимы:

счет-фактура;

накладная;

товарный чек;

фискальный чек;

В организации должны быть установлены сроки представления  отчетов о расходовании денежных средств на хозяйственные нужды. Эти сроки должны быть предусмотрены  в учетной политике и могут  быть оформлены в виде приказа. Обычно это 5-10 дней, но может быть и более  длительные период, однако он должен быть ограничен 1 месяцем.

Данные операции оформляются  следующей корреспонденцией счетов:

Выдана сумма из кассы  подотчетному лицу Дебет 1250 Кредит 1010 5000 Тг

Приобретены канцелярские товары Дебет 1315 Кредит 1250 4000 Тг

Возвращен в кассу остаток  Дебет 1010 Кредит 1250 1000 Тг

неиспользованной суммы 

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами виден из авансовых  отчетов, а синтетический учет по счетам 1250, 2150 ведется в ведомости  № 7, где представлены сведения и  о выдаче денежных средств в подотчет и об их расходовании.

Для учета дебиторской  задолженность предназначены следующие  счета перечня групп синтетических  счетов рабочего плана счетов бухгалтерского учета:

Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность субъекта, которая не погашена в установленный  срок в соответствии с договором  о сроках оплаты. Если сомнительная задолженность вероятна и может  быть оценена по принципу сопоставимости, возможные расходы, связанные с  ней, необходимо отражать в том отчетном периоде, когда произведена реализация. Расходы, связанные с сомнительной задолженностью, отражают путем формирования резерва по сомнительным долгам, который  создается в конце года на основании  данных инвентаризации дебиторской  задолженности и отражается на пассивном  счете 1290 "Резерв по сомнительным требованиям".

Дебиторская задолженность  показывается в финансовой отчетности за вычетом резерва по сомнительным долгам.

Если сомнительная дебиторская  задолженность признана безнадежным  долгом (истек срок исковой давности, должник признан банкротом), а  хозяйствующий субъект не создает резерва по сомнительным долгам, то сумма может быть списана непосредственно на расходы периода в момент признания безнадежного долга.

При образовании резерва  по сомнительным долгам, предприятия  вправе по своему усмотрению выбирать и предусматривать учетной политикой  один из следующих методов:

метод процента от объема реализации, выполненных работ (оказанных услуг);

метод учета счетов по срокам оплаты.

Сущность первого метода заключается в определении процента сумм безнадежных долгов в общем  объеме реализации для того, чтобы  определить процент образования  резерва по сомнительным долгам, необходимо проанализировать объем реализации товаров, выполненных работ (оказанных  услуг) и сумму неоплаченных счетов минимум за три предыдущих года, просчитать средний процент соотношения  суммы безнадежных долгов и объема реализации. Затем, полученный процент  применить к объему реализации в  текущем периоде и, тем самым, рассчитать сyммy резерва.

Когда резерв по сомнительным долгам сформирован в первый раз, его общая сумма учитывается  в финансовой отчетности как расходы  периода.

Если резерв по сомнительным долгам уже имелся, но его размер увеличился, в качестве расходов периода  в финансовой отчетности указывается  его суммарное увеличение за отчетный период.

Если резерв по сомнительным долгам уже имелся, но его размер уменьшился, в финансовой отчетности отражается уменьшение расходов периода.

При создании резерва по сомнительным долгам производят запись по дебету счета 7440 "Расходы по созданию резерва и списанию безнадежных  требований" и кредиту счета 1290 "Резерв по сомнительным требованиям ".

При списании дебиторской  задолженности за счет созданного резерва  по сомнительным долгам дебетуют счет 1290 и кредитуют счета 1210 "Краткосрочная  дебиторская задолженность покупателей  и заказчиков", 1220 "Краткосрочная  дебиторская задолженность дочерних организаций", 1230 "Краткосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций", 1240 "Краткосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений" - на сумму задолженности без налога на добавленную стоимость.

Налог на добавленную стоимость  в сумме сомнительного требования подлежит корректировке путем отражения  операции по дебету счета 3130 "Налог  на добавленную стоимость" и кредиту  счетов 1210 "Краткосрочная дебиторская  задолженность покупателей и  заказчиков", 1220 "Краткосрочная  дебиторская задолженность дочерних организаций", 1230 "Краткосрочная  дебиторская задолженность ассоциированных  и совместных организаций", 1240 "Краткосрочная  дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений".

Списание задолженности  по истечении срока исковой давности не признается ее аннулированием, эти  суммы должны учитываться на забалансовом счете "Списанная в убыток задолженность  неплатежеспособных дебиторов". Бухгалтерия  обязана следить за возможностью ее взыскания в случае изменения  имущественного положения должников.

Аналитический учет по счету 1290 ведется в ведомости по каждому  сомнительному требованию.

2. Аудит дебиторской задолженности

2.1 Аудит состояния дебиторской задолженности

С переходом к рыночным отношениям аудиторская деятельность в нашей стране получает все большее  развитие. В мировой практике аудиторский  контроль не является новшеством и  широко применяется во всех сферах деятельности. Независимый контроль (аудит) проводится аудиторами, аудиторными  организациями, осуществляющими свою деятельность на договорной коммерческой основе за счет заказчика-клиента (проверяемого субъекта).

Главная цель аудиторской  проверки деятельности экономических  субъектов предпринимательства  заключается в подтверждении  достоверности показателей их финансовые отчеты.

В Республике Казахстан проведена  большая работа по созданию независимого аудиторского контроля, подготовке кадров аудиторов и лицензированию их деятельности, регламентации профессиональных обязанностей, прав и ответственности аудиторов  в соответствии с принятыми отдельными законодательными актами, в т. ч. стандартами  аудита.