Аудит финансово-хозяйственной деятельности на основе информационных технологий

281

Библиография

1. Алборов, Р.А. Аудит в организациях промышленности и торговли:  Учебное пособие / Р.А. Алборов  - М: Дело и Сервис, 2008. – 510 с.
2. Аудит / Под ред. проф. В. И. Подольского. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 583 с.
3. Козырев А.А.Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник / А.А. Козырев. – М.: Издательство Михайлова, 2008. – 380 с.
4. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие / Н.П. Кондраков.  - М: ИНФРА-М, 2008. – 488 с.
5. Терехов, А.А. Аудит: законодательные решения / А.А. Терехов. – М.: Финансы и статистика, 2009. – 504 с.
6. Трофимов, В.В. Информ системы и технологии в экономике и управлении: Учеб. издание / В.В. Трофимов. – М.ИНФРА-М, 2007. – 504 с.
7. Шеремет, А.Д. Аудит / А.Д. Шеремет. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 402 с.

Работа на тему: «Аудит финансово-хозяйственной деятельности на основе информационных технологий».

В работе изучаются нормативные  документы, регулирующие использование  персональных компьютеров в аудиторской  деятельности. Дается характеристика автоматизированной информационной системы  аудиторской деятельности. Поэтапно анализируется процесс применения информационных технологий при проведении аудиторской проверки.

Ключевые слова: информационные технологии, аудит, аудиторская проверка, персональный компьютер.

Оглавление

Введение

Современные информационные системы предназначены для повышения эффективности управления  с помощью информационных технологий подготовки и принятия решений.

Бухгалтерский учет и аудит являются самыми сложными и трудоемкими процессами учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо.  Во-первых,  автоматизированный учет облегчает работу при обработке документов. Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую информацию, сформировать формы бухгалтерской отчетности, и так далее. Кроме того подсчет данных при автоматизированном учете осуществляется быстрее и точнее, чем если бы это делалось работником вручную.

Цель данной работы – изучить аудит финансово-хозяйственной деятельности на основе информационных технологий.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих взаимосвязанных задач:

1. Изучить нормативные документы, регулирующие использование персональных компьютеров в аудиторской деятельности.

2. Охарактеризовать автоматизированную информационную систему аудиторской деятельности.

3. Проанализировать процесс применения информационных технологий при проведении аудиторской проверки.

При написании работы были использованы научные труды таких авторов как Р.А. Алборов,   В. И. Подольский, А.А. Козырев, Н.П. Кондраков, А.А. Терехов, А.Д. Шеремет.

В соответствии с поставленными целью и задачами структура работы состоит из введения, основной части разделенной на три параграфа, заключение, список использованной литературы.

1. Международные и российские правила (стандарты), регулирующие использование персональных компьютеров (ПК) в аудиторской деятельности

Использование персональных компьютеров и современных информационных технологий в аудиторской деятельности регулируется стандартами аудита.

В составе международных стандартов аудита (МСА) шесть стандартов посвящены компьютерной тематике. В версии российских правил (стандартов) эти проблемы нашли отражение в трех стандартах, являющихся аналогами МСА. Перечень таких стандартов приведен в табл. 1.

Таблица 1

Стандарты по компьютеризации аудиторской деятельности

Из приведенной таблицы видно, что для российских аудиторов разработаны наиболее существенные из стандартов, имеющих отношение к компьютеризации аудита.

Созданные российские правила (стандарты) отличаются от стандартов МСА. Во-первых, они ориентированы на более прогрессивные подходы компьютеризации, поскольку созданы значительно позже международных стандартов; во-вторых, они учитывают специфику российского бухгалтерского учета и аудита, правового обеспечения и налогообложения; в-третьих, стандарты содержат необходимые ссылки на ранее созданные правила (стандарты), что указывает на преемственность основных принципов и методов аудита, а также на то, что эти стандарты ориентированы на более эффективное достижение цели аудита и описание особенностей реализации основных принципов и методов аудита в современных условиях. Так, все российские правила (стандарты) по компьютеризации взаимосвязаны с федеральными стандартами «Планирование аудита», «Аудиторские доказательства». Первые два стандарта — с российскими правилами (стандартами) «Использование работы эксперта», а третий стандарт дополняет федеральное правило (стандарт) «Существенность в аудите» и российское правило (стандарт) «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита»¹.

На современном этапе использование компьютеров и современных информационных технологий характерно как для аудируемых лиц, так и для аудиторских организаций и индивидуальных аудиторов.

Общие положения о компонентах компьютерного аудита, основных понятиях и подходах к его организации на аудиторских фирмах и у индивидуальных аудиторов можно получить на основании первых двух правил (стандартов), приведенных в табл. 1. Эти два стандарта тесно взаимосвязаны, хотя первый имеет ббльшее отношение к экономическому субъекту, а второй — непосредственно к аудиторам и аудиторским организациям.

В практических условиях могут возникнуть следующие варианты проведения компьютерного аудита (табл. 2).

Наиболее благоприятным и предпочтительным является 3-й вариант из приведенных в табл. 2. В этом случае компьютеры использует и экономический субъект для автоматизации управленческих работ, и аудитор — в процессе аудита.

Таблица 2

Использование компьютеров при проведении аудита

«+» — компьютеры имеются в наличии; «—» — компьютеры отсутствуют.

Однако само по себе наличие персональных компьютеров не является достаточным компонентом компьютерного аудита. Важно, чтобы у экономического субъекта были автоматизированы работы по внутреннему контролю, бухгалтерскому учету и другим процессам управления. В первом стандарте для этого введено понятие «Компьютерная обработка данных (КОД)».

Что касается аудиторской организации, то здесь компьютеры могут использоваться не только для автоматизации управленческих работ аудиторской организации, но и для проведения аудита у экономических субъектов. При этом понятие «использование компьютеров для проведения аудита» весьма общее и может включать следующие направления использования (табл. 3). ²

Таблица 3

Варианты использования ПК в аудиторской деятельности

Использование компьютеров для всех вариантов, приведенных в табл. 3, позволяет создать комплексную систему автоматизации аудиторской деятельности (СААД).

2. Автоматизированная информационная система аудиторской деятельности

Аудиторская деятельность включает основные три компоненты информационной системы:

• информацию как предмет и продукт труда;
• средства, методы и способы переработки информации;
• персонал, который реализует информационный процесс.

Для создания системы автоматизации аудиторской деятельности (СААД) или отдельных процедур аудита необходимы следующие предпосылки:

• высокий уровень развития средств вычислительной техники, средств коммуникации и информационных технологий. Применение персональных компьютеров и информационных технологий позволяет не только выполнять рутинные операции по формированию аудиторской документации, по поиску и использованию положений законодательных и нормативных актов, но и решать более сложные задачи, связанные с анализом системы внутреннего контроля, расчетами экономических показателей, реализацией различных запросов к базе данных, создаваемой в системе автоматизации бухгалтерского учета, выработать рекомендации по стратегии улучшения финансово-хозяйственной деятельности;
• автоматизация бухгалтерского учета. В процессе работы автоматизированной системы бухгалтерского учета (АСБУ) формируется большой объем информации о хозяйственной деятельности экономического субъекта в форме электронной базы данных, анализ которой возможен с применением компьютера;
• математические методы экономического анализа. Существующий математический аппарат анализа финансово-хозяйственного состояния экономического субъекта позволяет разработать и реализовать автоматизированные системы анализа;
• высокоразвитые информационно-справочные системы. Компьютер позволяет получить любые необходимые справки в области законодательства, нормативных актов и использовать их содержание при обосновании аудиторских выводов и формировании аудиторской документации;
• удобные системы для работы с различными редактируемыми текстами. Применение этих систем помогает аудитору в формировании документации с использованием информации, получаемой одновременно из различных баз данных.

Соответствующие задачи аудиторской деятельности отражаются в функциональной структуре СААД, а ее работа, выполнение предусмотренных задач связана с наличием информационного, технического, математического, программного, технологического, организационного, правового, эргономического обеспечения. Информационное обеспечение представляет собой совокупность данных, размещенных на бумажных и машинных носителях в соответствии с определенными правилами хранения. Оно также включает методы и средства построения информационного фонда системы, организацию его функционирования и использования. Техническое обеспечение предполагает комплекс вычислительной и организационной техники, средства обработки, передачи и вывода информации. Математическое обеспечение представляет совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение, корректировку информации, формирование результативной информации, обеспечение ее защиты. Кроме того, математическое обеспечение включает различные алгоритмы расчета учетных и отчетных показателей. Программное обеспечение охватывает операционную систему и пакеты прикладных программ, реализующих алгоритмы обработки информации в широком смысле слова. Технологическое обеспечение представляет описание технологии обработки информации (ввода, преобразования, вывода, хранения, защиты информации). Организационное обеспечение — это комплекс методов и средств, регламентирующих работу специалистов, выполняющих всю работу по обработке информации. Оно также определяет взаимосвязь специалистов различных подразделений. Правовое обеспечение — комплекс документов, определяющих права и обязанности специалистов, участвующих в процессе работы системы. Эргономическое обеспечение — комплекс мероприятий по организации удобных рабочих мест, обеспечивающих эффективность и комфорт в работе специалистов.

Функциональная структура системы представляет собой декомпозицию целей системы до уровня решаемых задач. Функциональная структура СААД отражает два основных направления аудиторской деятельности: собственно аудит и услуги, сопутствующие аудиту.

Аудит состоит из последовательного выполнения комплексов работ, осуществляемых в несколько этапов:

1) ознакомление с особенностями экономического субъекта;

2) анализ организации бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля;

3. оценка достоверности базы данных и возможного аудиторского риска при использовании этой базы для формирования аудиторского заключения;
4. планирование аудита и разработка аудиторских процедур;
5. выполнение аудиторских процедур;
6. формирование отчета и аудиторского заключения.

Каждый этап должен отражаться в формируемой аудиторской документации и соответствовать положениям федеральных и внутренних правил (стандартов) аудиторской деятельности³.

Практически на всех этапах аудитор может использовать возможности компьютера, но не на каждом из них можно полностью автоматизировать сложную работу аудитора, опирающегося не только на строгие логические построения и расчеты, но и на накопленный опыт и интуицию, играющие далеко не последнюю роль в его деятельности.

Сопутствующие аудиту услуги включают самые разнообразные виды работ, многие из которых можно эффективно выполнять с использованием средств вычислительной техники. К ним относятся: проведение анализа деятельности администрации, финансового состояния экономического субъекта, консультационные и прочие услуги (ведение учета экономического субъекта, восстановление учета, автоматизация учета и др.).

3. Применение информационных технологий при проведении аудиторской проверки

Рассмотрим содержание основных этапов проведения аудиторской проверки и возможности применения компьютера в процессе проверки.

3.1. Ознакомление с особенностями экономического субъекта

Проводится в соответствии с российским правилом (стандартом) «Понимание деятельности экономического субъекта», может быть выполнено только путем просмотра документов, описывающих основные виды деятельности, организационную и производственную структуру, регистрационных и лицензионных документов. Если такая информация содержится в базе данных автоматизированной системы бухгалтерского учета (АСБУ) в доступной аудитору электронной форме, то последний может переносить в формируемый отчет фрагменты документации в режиме редактирования.

3.2. Анализ особенностей бухгалтерского учета

Осуществляется в соответствии с российским правилом (стандартом) «Изучение и оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита». Объектами анализа являются: утвержденная учетная политика, рабочий план счетов, состав учитываемых хозяйственных операций и их отражение в виде проводок, состав бухгалтерских регистров, отражающих количественно-суммовой, аналитический и синтетический учет.

Анализ учетной политики (УП) можно провести, сопоставляя ее разделы с некоторой нормативной формой учетной политики (НУП), охватывающей все аспекты бухгалтерского учета с описанием всех допустимых альтернативных вариантов учета и содержащей ссылки на соответствующие нормативные документы. Каждый пункт НУП аудитор оценивает с точки зрения наличия в УП (отражен/не отражен), а каждый пункт УП — с точки зрения допустимости выбранного варианта учета (допустимый вариант/недопустимый вариант). Таким образом формируется фрагмент аудиторского отчета.

Для реализации данной технологии анализа УП в базу данных СААД должен входить справочник «Нормативная учетная политика» (НУП) (например, в форме таблицы), содержащий разделы: участок учета, объект учета, допустимые альтернативы учета, нормативные документы.

Технически анализ упрощается, если УП экономического субъекта предоставляется аудитору в электронном виде.

В этом случае работа сводится к сравнению данных двух таблиц, представленных в двух окнах — УП и НУП.

Результаты анализа могут быть представлены в виде таблицы (табл. 4).

Таблица 4

Анализ учетной политики экономического субъекта

Графы 1, 2 и 4 заполняются из НУП, а графа 3 — из УП. При отсутствии соответствующего раздела в УП в графу 5 рабочей таблицы заносится комментарий «нужен»/«не нужен».

Составленная таким образом рабочая таблица является аудиторским обоснованием вывода о качестве УП экономического субъекта.⁴

Анализ рабочего плана счетов и системы аналитического учета сводится к просмотру на экране или распечатанного рабочего плана счетов (РПС).

Организацию аналитического учета по каждому синтетическому счету, реализованную в АСБУ, можно выяснить, познакомившись с содержанием бухгалтерских регистров по счетам.

Для анализа правомерности применения синтетического или аналитического счета для учета хозяйственных операций в базе СААД необходим файл, содержащий нормативный план счетов (НПС) со следующей структурой: синтетический счет, субсчет, аналитические счета, объект учета.

Сравнивая содержание двух таблиц РПС и НПС, аудитор выявляет счета, не предусмотренные НПС, или использование счетов «не по назначению».

Анализ состава учитываемых хозяйственных операций и анализ их отражения в журнале бухгалтерских проводок (ЖБП) существенно упрощаются, если аудитор имеет ЖБП в виде файла-списка, каждая запись которого отражает следующие данные о проводке: счет (субсчет) дебетуемый, счет (субсчет) кредитуемый, сумма, дата, комментарий, документ-основание, хозяйственная операция.

Опыт показывает, что такой файл обязательно присутствует в АСБУ любой конфигурации и согласно положениям правила (стандарта) «Аудит в условиях компьютерной обработки данных» может быть использован аудитором в своей работе.

На этапе знакомства с особенностями системы бухгалтерского учета экономического субъекта, имея ЖБП (его электронную копию), аудитор может получить состав применяемых бухгалтерских проводок с количественной и суммовой оценкой каждой используемой корреспонденции.

В результате обработки данных ЖБП может быть получена рабочая таблица (табл. 16.5) применяемых бухгалтерских проводок.

В графу 3 по каждой корреспонденции, определяемой графами 1, 2, заносится количество записей ЖБП, содержащих корреспонденцию, а в графу 4 — накопленная сумма по всем этим записям.

Итог графы 3 характеризует объем проверяемого массива, а ее строки — количество однотипных учитываемых операций. Строки графы 4 дают представление о значимости отдельных корреспонденций для оценки как достоверности проверяемой информации, так и 
результатов хозяйственной деятельности экономического субъекта за 
проверяемый период. 

Таблица 5

Анализ состава бухгалтерских записей (проводок)

Содержание данной таблицы позволяет аудитору выявить некорректные с точки зрения НПС корреспонденции. Для автоматического выявления некорректных проводок в базе данных СААД обязательно должен быть файл-список типовых бухгалтерских проводок, запись которого отражает следующие данные: счет дебетуемый, счет кредитуемый, хозяйственная операция, документ-основание, учитываемая сумма.

На основании данных ЖБП и данных файла типовых бухгалтерских проводок автоматически в графе 5 делается отметка о некорректности проводки, если такая корреспонденция отсутствует в файле типовых бухгалтерских проводок.

Анализ на корректность бухгалтерских проводок можно проводить как по всем, так и по отдельным счетам бухгалтерского учета.

Анализ регистров бухгалтерского учета аудитор начинает с просмотра состава предлагаемых АСБУ бухгалтерских регистров. Регистры аналитического и синтетического учета имеют форму, общую для всех используемых счетов. Регистры количественно-суммового учета каждого отдельного участка имеют свою специфику и, как правило, содержат исчерпывающую информацию о каждом отдельном объекте учета.

Для последующих этапов, в частности, планирования аудита и определения уровня существенности, очень важна информация, содержащаяся в обобщающем регистре, — оборотно-сальдовом балансе (ОСБ) за проверяемый период. Имея файл ОСБ, аудитор может получить рабочую аналитическую таблицу с оценкой удельного веса сальдо и оборотов по счетам (субсчетам) бухгалтерского учета.

Рабочая аналитическая таблица сальдо и оборотов по счетам бухгалтерского учета может иметь форму таблицы (табл. 6).

По данным такой таблицы аудитор может выделить счета (субсчета) с наибольшими (превышающими заданный порог) значениями или сальдо, или оборотов, или удельного веса (% от итога по графе), имеющих существенное значение при расчете финансовых результатов деятельности экономического субъекта. Критерии отбора, выделения счетов (субсчетов) для углубленной проверки разрабатываются каждой аудиторской фирмой или аудитором и являются их «ноу-хау».

Таблица 6

Оборотно-сальдовая ведомость

3.3. Анализ системы внутреннего контроля

Анализ СВК проводится аудитором в соответствии с российскими правилами (стандартами) «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита», Оценка риска и внутренний контроль», «Характеристика и учет среды компьютерной и информационной систем» для определения допустимого аудиторского риска. Допустимый аудиторский риск зависит от результатов оценки внутрихозяйственного риска системы бухгалтерского учета и риска СВК экономического субъекта.

Аудитор оценивает СВК по следующим направлениям: деятельность персонала по обработке первичной документации и формированию журнала бухгалтерских проводок; формирование регистров бухгалтерского учета; использование и приведение в соответствие данных участков учета в сводном учете; формирование финансовых результатов и расчет налогов; формирование бухгалтерской отчетности.

Оценка контроля за деятельностью персонала по обработке первичной документации и формированию журнала бухгалтерских проводок является наиболее ответственной и трудоемкой частью знакомства с системой бухгалтерского учета. ЖБП содержит информацию обо всех хозяйственных операциях, включая формирование финансовых результатов, начисление и перечисление сумм налогов. Только после того, как аудитор получит достаточные основания считать достоверной информацию ЖБП в части отражения всех хозяйственных операций, т.е. даст высокую оценку СВК с данной точки зрения, он приступает к проверке расчета финансовых результатов, начисляемых сумм налогов и правильности заполнения отчетных форм. Если СВК не удовлетворит аудитора, то процесс, анализа содержания ЖБП существенно усложнится и потребуется работа большого объема с первичными документами.

Журнал бухгалтерских проводок является результатом работы бухгалтеров различных участков учета. В зависимости от конфигу-. рации АСБУ эти участки могут представлять собой отдельные автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтеров, каждое со своей базой данных (своими классификаторами, рабочими массивами для ведения количественно-суммового учета, своим ЖБП) или АРМ бухгалтеров, объединенных в сеть и работающих в одной базе данных с едиными классификаторами, рабочими массивами и ЖБП. Возможны также комбинации этих вариантов. Конфигурация АСБУ определяет объекты анэтиза СВК за формированием ЖБП, на основании которого формируется проверяемая бухгалтерская отчетность. Если АСБУ состоит из изолированных АРМ, особым объектом контроля становится процесс переноса данных с участков учета в сводный файл ЖБП. Если АСБУ представляет собой единую информационную систему, необходимость в таком контроле отпадает, но появляется необходимость исключения несанкционированного доступа к информации, содержащейся в единой базе данных.