Аудит кадровой документации на предприятии

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.............................................................................................................3

1. АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ: СУЩНОСТЬ, МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ.......................................................................................................5

1.1. Цели и содержание  аудита кадровой документации...............................5

1.2. Анализ существующих  подходов к проведению аудита  кадровой документации.........................................................................................................13

2. АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ  НА ПРИМЕРЕ ООО «ДубльГИС-Иркутск»...........................................................................................23

2.1.Характеристика организации.........................................................................23

2.2. Аудит Правил внутреннего распорядка ООО «ДубльГИС-Иркутск»....25

3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ НОВОЙ РЕДАКЦИИ ПРАВИЛ ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА................................................28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.....................................................................................................30

СПИСОК ИСТОЧНОКОВ....................................................................................31

ПРИЛОЖЕНИЯ.....................................................................................................33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность изучения вопросов, связанных с аудитом кадровой документации на предприятиях различных отраслей, обусловлена необходимостью построения эффективной системы кадрового делопроизводства, что требует предварительного, а в дальнейшем систематического аудита кадровой документации, который направлен на проверку соответствия ее ведения в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а так же предотвращение негативных последствий этих нарушений.

Целесообразность проведения аудита кадровой документации обусловлена тем, что он позволяет выявить существующие нарушения в оформлении, содержании и ведении кадровых документов и принять меры для их устранения, что особенно актуально в условиях кризиса.

Цель курсовой работы: провести аудит кадровой документации предприятия и разработать предложения по ее совершенствованию на примере Правил внутреннего распорядка общества с ограниченной ответственностью  «ДубльГИС-Иркутск» (ООО «ДубльГИС-Иркутск»).

Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:

• рассмотреть понятие, а также подходы к проведению аудита кадровой документации;
• провести аудит действующего в ООО «ДубльГИС-Иркутск» локального нормативного акта (Правила внутреннего трудового распорядка);
• подготовить рекомендации по исправлению выявленных недочетов.

Объектом исследования является компания ООО «ДубльГИС-Иркутск».

Предметом исследования является один из самых главных внутренних документов организации - Правила внутреннего трудового распорядка ООО «ДубльГИС-Иркутск».

Источниками теоретического материала являются научные труды специалистов в области делопроизводства: Н.В. Кузнецовой, М.И. Басакова, , Н.М. Березиной, И.Н. Кузнецова,а так же электронные версии журналов «Справочник кадровика» и «Кадровое дело». В процессе работы применялись следующие методы: анализ и синтез, изучение литературных и иных источников, посвященных проблемам аудита кадровой документации; анализ существующих подходов к проведению аудита кадровой документации и практики их применения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ: СУЩНОСТЬ, МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ

1.1. Цели и содержание  аудита кадровой документации

Любой работодатель вне зависимости от того, юридическое лицо или физическое лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкиваются с  вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работником и работодателем и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работника и работодателя является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Аудит кадровой документации позволяет получить полную картину состояния кадровых дел в компании, наличии или отсутствии документов, которые должны быть согласованны по Трудовому Кодексу Российской Федерации, получить справку по каждому работнику, оценить эффективность деятельности кадровой службы.

Своевременно проведенный аудит кадровой документации и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволяет организации грамотно выстроить взаимоотношения с работниками и минимизировать возможные риски, возникающие в процессе прохождения проверки со стороны надзорных органов, и разрешить возникающие трудовые споры с работниками.

Существующие подходы к определению понятия «аудит кадровой документации» можно свести к следующему: аудит кадровой документации - это экспертиза кадровой документации на предмет соответствия ее нормам российского трудового законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории Российской Федерации,  а так же внутренним требованиям организации.1

Основной целью проведения аудита кадровой документации является уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства, Данная цель может быть детализирована в следующих подцелях:

1. возможность сведения  количества кадровых документов  к минимальному;

2. успешное прохождение проверок органами надзора и контроля, прежде всего, государственной инспекции труда;

3. сокращения трудовых  и материальных затрат на ведение  кадрового делопроизводства;

4. придание документам  юридической силы с целью минимизации  материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров. Защита организации и ответственных должностных лиц от прецедентов административных и иных взысканий, налагаемых Государственной инспекцией труда и особыми судебными органами;

5. защита интересов наемных  работников при возникновении  трудовых споров;

6. обеспечение четкого  следования требованиям трудового  законодательства и других нормативных актов, регулирующих вопросы трудового права.

К основным объектам аудита кадровой документации относятся: локальные нормативные акты, приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников, трудовые книжки, журналы регистрации и учета (рис.1).2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Основные объекты аудита кадровой документации

Аудит кадровой документации направлен на решение следующих задач:

1. определить документы, которые ведутся в соответствии  с нормами трудового права  Российской Федерации;

2. выявить существующие  нарушения в комплектности, оформлении, хранении и систематизации кадровой  документации;

3. подготовить рекомендации  по исправлению наиболее типичных  ошибок и устранению выявленных  недочетов в кадровом делопроизводстве.

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения кадровой документации в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений.3

Данную процедуру можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

• при смене генерального директора компании;
• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
• при аттестации директора по персоналу или сотрудников HR-службы ;
• при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
• при угрозе проверки после увольнения работника;
• при несчастном случае на производстве;
• при необходимости сократить штат сотрудников;
• при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших изменений;
• при автоматизации кадрового делопроизводства;
• при подготовке к выводу кадровой функции на аутсорсинг.4

Аудит может проводится сторонними организациями или собственными силами. В первом случае в качестве внешних консультантов могут выступать независимые частные лица, не работающими в каких-либо организациях, небольшие фирмы и консалтинговые агентства. Специалисты компании-провайдера, оказывающие данную услугу, проводят комплексную проверку кадровой документации по наработанной методике и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендаций по их устранению.

Во втором случае необходимо издать приказ о проведении аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию, определить сроки проверки. Однако, поручая аудит сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они, прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую, объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.

Поэтому проводить внутренний кадровый аудит имеет смысл лишь в том случае, если в компании существует отдельное подразделение или хотя бы специалист, независимый от тех лиц, чью работу он проверяет, как в аспекте функциональной или административной подчиненности, так и сточки зрения личной заинтересованности.

В зависимости от объема задач, преследуемых при проведении аудита, выделяют два вида внешнего аудита кадрового делопроизводства: стандартный и расширенный.

Стандартный аудит предполагает проведение аудита кадрового делопроизводства и экспертизу локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права с представлением экспертного заключения с рекомендациями по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровых документах.5

Стандартный аудит включает следующие работы:

• сверка наличия обязательных в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ документов;
• формирование таблицы сверки обязательных документов с указанием отсутствующих документов, документов, требующих внесения изменений и дополнений и документов, не нуждающихся в корректировке;
• проведение аудита кадровой документации на предмет соответствия требованиям трудового законодательства Российской Федерации;
• оценка правильности оформления кадровой документации, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации;
• оценка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов компании;
• оценка правильности оформления всех остальных кадровых документов и экспертиза локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Расширенный аудит предполагает проведение аудита кадрового делопроизводства и экспертизу локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права с предоставлением экспертного заключения с рекомендациями по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровых документах.6

Позволяет руководству сформировать представление о состоянии кадрового делопроизводства в соответствии со стандартами качества, а также корпоративными нормами компании и устранить тенденцию к повторению возникновения несоответствий.

Расширенный аудит включает в себя те же работы, что и стандартный, а также:

• анализ причин выявленных несоответствий и выработку рекомендаций по устранению этих причин;
• формирование перечня неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в случае неустранения выявленных нарушений;
• подготовка шаблонов типовых документов, относящихся к кадровому делопроизводству, и инструкции по ведению кадрового делопроизводства, адаптированной под специфику компании.

Срок проведения расширенного аудита - от 2 до 30 рабочих дней (в зависимости от численности компании).

В зависимости от объема проверяемой документации и сроков ее проведения выделяют такие виды аудита, как экспресс-аудит и общий аудит.

При экспресс-аудите проверяется наличие, комплектность, хранение и соответствие действующим нормам трудового права всех обязательных для организации кадровых документов.

В рамках данного аудита предполагается проведение следующих работ:

• полный анализ всех системных ошибок при оформлении кадровых документов;
• оценку рисков допущенных нарушений. Нарушения и недочеты оцениваются с точки зрения возможного трудового спора, проверки инспекционными органами: государственной инспекции труда, пенсионными фондами и т.д.
• разработанный план мероприятий по исправлению допущенных нарушений с учетом возможных рисков работодателя. План может быть составлен по принципу: минимально необходимый, полный, оптимальный.

При проведении экспресс-аудита осуществляется анализ соблюдения законодательства по следующим основным направлениям:

• полный анализ обязательных локальных нормативных актов: правил внутреннего трудового распорядка, локального акта по защите персональных данных, локального акта по оплате труда и т.д.
• анализ системы регистрации кадровых документов, возможно, при условии частичной выборки с целью выявления системных ошибок;
• анализ текста оформления трудовых договоров;
• анализ порядка оформления личной карточки работника Т-2, личных дел;
• анализ и проверка порядка хранения и оформления трудовых книжек;
• анализ порядка ведения воинского учёта.

Экспресс-аудит кадрового учета рекомендуется в случаях:

• необходимости оценки рисков негативных последствий возможной проверки государственной инспекции труда, пенсионного фонда, прокуратуры, а также возможных судебных исков;
• смены или увольнения кадровика организации;
• проверки эффективности действующей системы кадрового учёта и разработки предложений по ее реформированию.

Общий аудит представляет собой экспресс-аудит, к которому добавляется детальный разбор личных карточек сотрудников, в следствии которого проводится аудит кадрового потенциала работников.

В зависимости от объема выполняемых работ, целей, которые ставит перед собой организация перед проведением аудита, полноты заключения по результатам его проведения, выделяют обзорный и общий аудит кадровой документации.

В зависимости об объема проверяемой информации аудит кадровой документации подразделяется на полный и тематический.

Полный аудит предполагает проверку всей кадровой документации, тематический - по отдельным направлениям:

• прием работников;
• трудовые договора;
• трудовые книжки;
• локально-нормативные акты;
• учет рабочего времени и оплата труда;
• командировки;
• увольнение и т.д.

1.2. Анализ существующих  подходов к проведению аудита  кадровой 

документации

При аудите кадровой документации методика его ведения является узловым и очень сложным вопросом, поскольку в настоящее время единый подход к проведению аудита кадровой документации, который можно было бы применять на практике, отсутствует.

Консалтинговые фирмы, предоставляющие услуги по проведению аудита кадровой документации, имеют свои методики, но большинство агентств используют методику немецкой аудиторской компании TUVsert, которая состоит из следующей пошаговой программы:7

1. Интервьюирование должностных  лиц для знакомств с корпоративными правилами, выяснения состояния кадрового делопроизводства, формирование списка лиц, занимающегося его ведением в компании;

2. составление и утверждение  графика работ, обсуждение их  объема и сроков, а также перечня  необходимых для аудита документов;

3. анализ всех имеющихся  документов, на основе которых  осуществляется кадровое делопроизводство (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.), определение их наличия, отсутствия и необходимости;

4. проверка личных дел  сотрудников с оставлением проверочных  листов;

5. обработка данных и  подготовка отчета и рекомендаций.

Согласно рассмотренной методике, форма отчета аудита имеет следующие разделы:

1. Характеристика личного  состава предприятия, включая:

• ФИО, должность
• наличие трудового договора (подписан, изменения, прошит, срок действия, обязательные условия труда, реквизиты)
• наличие приказа (соответствует Т-1, подписан, даты)
• наличие личных карточек Т-2
• наличие приказов о переводах (подписан, соответствует требованиям ТК РФ)
• наличие приказа о расторжении трудового договора (подписан, соответствует требованиям ТК РФ (формулировка, ссылка на соответствующую статью)

2. по документационной  базе проверяется наличие обязательных  локальных нормативных актов (предусмотренных ТК РФ): правила внутреннего трудового распорядка, положение о работе (защите) с персональными данными работников, положение об оплате труда (премировании), штатное расписание, график отпусков, документация (инструкция, положение, журналы ознакомления) по охране труда.

Данные документы проверяются по следующим позициям: утверждено (дата, приказ №); ознакомление работников, оформление (сшит/скреплен); соответствие трудовому законодательству.

3. Наличие иных локальных  нормативных актов (не предусмотренных  ТК РФ): должностные инструкции  для работников, положения о подразделениях компании, положение об аттестации, положения/инструкции/методические рекомендации по различным вопросам.

Данные документы проверяются по следующим позициям: утверждены, подписаны.

4. проверяется ведение  трудовых книжек:

• наличие всех трудовых книжек работников;
• наличие книг учёта;
• наличие запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
• наличие записей об оформлении трудовых отношений в книжках;
• соответствие записей формулировкам ТК РФ;
• оформление трудовых книжек;
• наличие росписей работников, с которыми трудовые отношения расторгнуты в Т-2, журнале учета трудовых книжек, приказах.

5. наличие личных дел - если они ведутся: состояние, оформление;

6. общие вопросы:

• наличие локальных нормативных актов, регламентирующих работу кадровой службы (состояние работоспособность «деталей», оформление);
• соответствие кадровой службы компании требованиям трудового законодательства (размещение, оснащение, укомплектованность, состыкованность между собой);
• рекомендации по устранению выявленных недостатков и примерные образцы необходимых документов.

Недостатком данной методики является то, что она дает только общее представление о состоянии кадровой документации на предприятии, поскольку основной упор при проверке делается на оформление документов.

Следующую методику можно отнести к fast-аудиту (оперативному), поскольку она позволяет получить информацию о состоянии кадрового делопроизводства в сжатые сроки. Данный вид аудита очень актуален, поскольку в современных условиях очень возрастает роль оперативности в принятии управленческих решений, он позволяет вовремя вмешаться и внести необходимые изменения в проблемные зоны. Положительными сторонами методики является также и то, что она является наиболее оптимальной и проработанной, аудит можно провести «своими силами», без привлечения внешних консультантов.8

Программа аудита состоит из следующих этапов:

1. Определение пакета необходимых документов. Прежде всего, необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе (табл. 1).

Таблица 1

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой

службы9

Документы	Характеристика	Ссылка на нормативный документ
Трудовые книжки	Заводятся на всех сотрудников (за исключением совместителей). хранятся до увольнения сотрудника. невостребованные - менее 50 лет в архиве, согдасно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 342.	Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 66, Постановление Правительства Российской Федерации №225 от 16.03.2003, Постановлением Минтруда и социального развития № 69 от 10.10.2003.
Трудовые договора	Заключаются со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников). со сроком хранения 75 лет, согласно Перечню типовых документов, , образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 338.	Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 68
Штатное расписание	Утверждается приказом по основной деятельности. изменения вносятся также при помощи таких приказов. С постоянным сроком хранения, согласно Перечню типовых документов, , образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 32.	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-3
Приказы по основной деятельности	С постоянным сроком хранения, согласно Перечню типовых документов, , образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 6а
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение)	Со сроком хранения 75 лет, согласно Перечню типовых документов,  образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 6б	1. Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 68, 62 и т.д. 2. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а.
Заявления сотрудников об увольнение по собственному желанию, отпуске	Со сроком хранения 75 лет, согласно Перечню типовых документов,  образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 337б	Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 128, 127, 122
Правила трудового распорядка	Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 190. С постоянным сроком хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 10	Трудовой кодекс Российской Федерации ст.189, 190.
Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данными сотрудников	Трудовой кодекс Российской Федерации не устанавливает четкую форму оформления данных документов, но требованиям Трудового кодекса является ознакомить всех сотрудников под роспись с документами, которые регламентируют порядок работы с персональными данными, права работников.	Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 86 п.8
График отпусков	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. является обязательным как для работодателя, так и для работников. Срок хранения 1 год, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 35б	1. Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 123 2. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-7
Приказы по отпускам	Со сроком хранения 5 лет, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 6б	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 26. Форма Т-6, Т-6а
Личные карточки	На всех сотрудников, оформляются не позднее первого дня работы. Со сроком хранения 75 лет, согласно Перечню типовых документов,  образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 339	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-2
Табель учета рабочего времени	Срок хранения 1 год, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 281	1. Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 91, 99. 2. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-13, Т-12
Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год)	Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 154	Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 135, 144
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении	Со сроком хранения 5 лет, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 45	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-10а
Командировочное удостоверение	Со сроком хранения 5 лет, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 343	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-10
Приказ о направлении сотрудника в командировку	Со сроком хранения 75 лет, если командировка длительная или заграничная, в противном случае срок хранения 5 лет, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 6б	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-9, Т-9а
Инструкция по охране труда	С постоянным сроком хранения, согласно Перечню типовых документов, , образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 10	Согласно Постановлению Минтруда России Минобразования России от 13 января 2003г. №1/29 «Порядок обучения по охране труда и проверке знаний требований охраны труда работников организации».

Обязательность разработки некоторых документов прямо определена в Трудовом Кодексе Российской Федерации.

Поскольку работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора10, проверяется процедура ознакомления работников с локальными нормативными актами организации (существуют ли листы (журналы) ознакомления с этими документами).

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (табл. 2)

Таблица 2

Документы, которые являются обязательными при определенных обстоятельствах

Перечень документов	Условия, при которых эти документы становятся обязательными
Должностные инструкции	Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора)
Положение об оплате труда и материальном стимулировании	Если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила внутреннего распорядка)
Перечень должностей работников с ненормируемым рабочим днем	Если в организации есть такой режим работы
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение об охране коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор	Если достигнута договоренность об этом между работником и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении  которых может вводиться коллективная материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники - материально ответственные лица