Аудит персонала. 5

                                        Введение 

     Идеи  изменений или желаемых целей, возникающие  у лидеров организации, могут  быть сколь угодно замечательными, но воплощают их в жизнь всегда люди, действующие на основе своих  жизненных интересов. С этим процессом  напрямую связаны сложнейшие вопросы  мотивации, лидерства, столкновения интересов  и разрешения проблем. Однако, как  это ни парадоксально, изучение работающего  персонала - наиболее слабое звено управленческого  аудита предприятия, проводя который  акцентируют внимание на проблемах  юридического сопровождения деятельности экономического субъекта, бизнес проектах, характере и направленности финансовых потоков, стандартизации и автоматизации  системы управления, но не работе персонала.

       Управленческий аудит - это изучение деловых операций с целью выработки рекомендаций по экономному и эффективному использованию задействованных ресурсов, достижению конечного результата деятельности организации. 
       Аудит персонала занимает особое место в рамках управленческого аудита.  
      Аудит персонала - это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия.

     Актуальность  выбранной темы обусловлена тем, что в финансовые трудности многих отечественных предприятий являются следствием низкой эффективности управления организациями в целом, в том числе и управлением персоналом. При этом, ухудшение экономического положения, как правило, вызывает снижение внимания к проблемам управления персоналом, что в конечном итоге приводит к еще большему ухудшению финансового состояния из-за падения эффективности труда. В данной ситуации практическое использование инструментария объективного исследования состояния системы управления персоналом в форме аудита персонала является весьма актуальным.

     Цель  аудита персонала — выявление проблем и разработка предложений на их  устранение в рамках кадровой политике. 

     Предмет — эффективность системы формирования, использования и развития трудового потенциала организации или эффективность системы управления персоналом.

Объектом данной работы является инструментарий объективного исследования состояния системы управления персоналом.

Исходя  из этого вытекают основные задачи:

1. Определение вклада службы управления персоналом в эффективность организации в целом;
2. Обеспечение соответствия требуемых результатов, объема и направлений осуществляемых усилий по управлению персоналом системе внешних и внутренних ситуационных условий; обеспечение соответствия стратегии и политики управления персоналом стратегическим целям организации;
3. Нахождение проблем в области управления персоналом;
4. Формирование эффективных, т.е. соответствующих системе ситуационных условий, методов управления персоналом; обеспечение эффективности их применения;

                  1.   Сущность аудита персонала. 

     Аудит персонала занимает особое место  в рамках управленческого аудита. Являясь системным, он несопоставим с диагностикой отдельных сторон деятельности организации. Отражая  интегрирующую роль управления персоналом, аудит персонала исследует вопросы: управления организацией в целом (подконтрольные высшему уровню управления организацией); линейного управления подчиненными организационными функциями (трудовыми  коллективами) в разрезе его объектов и функциональной (технической) работы организационных функций (в том, числе подразделения по управлению персоналом). Уровни управленческого  аудита, взаимосвязанные с аудитом  персонала, могут соответственно быть названы аудитом управления организацией, аудитом линейного управления и  аудитом организационных функций (аудит организационной функции "управление персоналом").

     Аудит персонала может применяться  в качестве метода, определяющего  эффективность системы принятия управленческих решений и контроля эффективности системы управления персоналом. С последней целью  целесообразно регулярно осуществлять внутренний аудит персонала.

     Итак, аудит персонала:

• показывает вклад кадровой службы в достижение конечных целей организации;
• повышает профессиональный имидж службы УП;
• стимулирует рост ответственности и профессионализма работников службы УП;
• уточняет права и обязанности службы УП;
• обеспечивает соответствие стратегии, кадровой политики и практики ее реализации;
• выявляет основные кадровые проблемы;
• гарантирует постоянное соблюдение трудового законодательства;
• обеспечивает оптимизацию затрат на осуществление кадровых мероприятий и содержание службы управления персоналом;
• стимулирует прогрессивные нововведения в области управления персоналом;
• осуществляет оценку системы информационного обеспечения кадровой работы организации.

     Возможности аудита персонала простираются далеко за пределы деятельности одной только службы управления персоналом. Она  работает не в изоляции. Ее успех  зависит и от того, как хорошо выполнены программы другими  подразделениями организации. Аудит  персонала позволяет систематизировать  и интегрировать в систему  управления организацией сложное многообразие работ по управлению персоналом, что  предопределяет эффективность осуществляемой оптимизации управления персоналом.

     Аудит персонала формирует стратегическое преимущество организации в сфере  управления персоналом, влияет на эффективность  управления организацией в целом. Это  позволяет организации быть лидером  в своей области деятельности в любых ситуационных условиях и  способствует построению "сильной  организации", готовой к изменениям во внешней среде и обладающей возможностью адаптироваться к этим изменениям с пользой для себя. Обострение необходимости в аудите персонала возникает в условиях ужесточения конкурентной борьбы, когда  от эффективности управления персоналом начинает зависеть выживание организации  на рынке.

     Итак, аудит персонала — это периодически проводимая экспертиза состояния дел в части управления персоналом, включающая систему мероприятий по сбору информации, ее анализу и оценке на этой основе эффективности деятельности организации использования трудового потенциала и регулированию социально-трудовых отношений.

     Его суть сводится к диагностике причин возникающих в организации проблем, оценке их важности и возможностей разрешения, формулированию конкретных рекомендаций для руководства организации.

     Аудит персонала проводится с использованием методов диагностического исследования системы управления персоналом. Его  отличительные черты:

• нацеленность на общеорганизационную эффективность;
• строгая форма программы проверки, процедур и заключения;
• независимость аудитора по отношению к организации;
• профессионализм в выполнении проверки.

     В мировой практике аудит персонала  — это последовательная, регулярная и обычно долгосрочная форма контроля за реализацией практических усилий по оптимизации управления персоналом. В ходе единовременной аудиторской проверки невозможно полностью оптимизировать состояние управления персоналом организации. Это означает, что оптимизационные усилия концентрируются на вопросах управления персоналом, имеющих наибольшую полезность для долгосрочной эффективности организации. До решения ключевых вопросов нет практического смысла заниматься совершенствованием второстепенных деталей.

     Индикатором успешности в управлении персоналом являются итоговые экономические показатели, стабильность работы всей организации, ее устойчивость и положение на рынке, конкурентоспособность и т.п. Но существуют и специфические показатели:

• результативность (эффективность) деятельности структурных подразделений и отдельных работников;
• удовлетворенность персонала своей работой и принадлежностью к организации;
• текучесть кадров;
• соблюдение трудовой дисциплины;
• наличие конфликтов на всех уровнях отношений;
• характер социально-психологического климата и особенности организационной культуры в организации.

         Все вышеупомянутые проблемы призваны раскрыть новый для нашей страны вид управленческого (организационного) аудита — аудит персонала. В данном случае термин "аудит" означает "экспертизу соответствия организационной, функциональной и информационной структуры, кадрового потенциала целям, задачам и стратегии развития организации и разработку на этой основе программы организационных изменений".

          Классификация типов аудита персонала представлена в табл. 1¹.

     Обычно  аудиторские команды используют сочетание нескольких из этих подходов, в зависимости от определенных действий управления персоналом. Аудиторская  команда сама выбирает определенные инструменты исследования, чтобы  собрать нужную информацию. Эта информация служит как обратная связь о действиях  службы управления персоналом. Неблагоприятная  обратная связь приводит к корректирующему  воздействию по улучшению работы по управлению персоналом. 
 

     Таблица 1 Классификация типов аудита персонала

                        2. Инструментарий аудита персонала 

        Независимо от выбранного подхода аудиторам необходимо собрать данные относительно деятельности службы управления персоналом организации. Практически это достаточно трудная задача. Частично причина этого находится в том, что очень трудно определить эффективность этой службы. Многие из доступных показателей субъективны по своей природе и организационно зависимы. Кроме того, эффективность управления персоналом на организационном уровне может весьма отличаться от эффективности службы управления персоналом непосредственно.

       Каждый инструмент исследования обеспечивает частичные понимание действий управления персоналом фирмы. Если эти инструменты используются умело, команда может соткать из них ясную картину действий управления персоналом организации. Это:

• интервью;

• анкетные опросы и обзоры;

• анализ официальных документов;

• внешняя информация;

• эксперименты в области управления персоналом. 

                                         2.1 Интервью

      В аудите персонала интервью — наиболее применимый инструмент сбора информации, применяемый для получения информации для анализа рабочего процесса, выяснения суждений работников по определенным вопросам. В ходе беседы каждый последующий факт дополняет или опровергает предыдущие, раскрывает побочные факты и неожиданные взаимосвязи, влияния или ограничения. В области управления персоналом получаемые комментарии позволяют аудиторам определить сферы, требующие оптимизации. Критицизм работников может свидетельствовать о низком уровне удовлетворения их потребностей и о необходимости повернуть работу службы управления персоналом в эту область.

      Разновидность интервью — такой полезный источник информации как "выходное" интервью. Интервью с увольняющимися работниками проводятся, чтобы изучить их представления об организации. Анализ данных такого интервью позволяет выявлять и осуществлять меры по предотвращению текучести, которые могут носить как априорный характер (более тщательный отбор сотрудников с учетом предотвращения еще на этой стадии, наиболее часто встречающихся причин увольнений работников), так и апостериорные (целенаправленную работу по удержанию на предприятии кадровых работников). Интервью проводится службой управления персоналом до аудита, и комментарии работников фиксируются. Позже, в процессе аудита, эти ответы учитываются для нахождения причины неудовлетворенности служащих и других проблем управления персоналом. 

                          2.2 Анкетные опросы и обзор отношений 

          Известно, что влияние отношения к работе на трудовое поведение работника очень велико. Оценивая удовлетворенность работников трудом, можно определить их отношение к рабочему процессу, руководству, взаимоотношениям в коллективе и специфике организации труда. На базе такой информации можно производить организационные изменения, которые повысят у работников удовлетворенность трудом. Один из наиболее объективных и экономичных подходов — это проведение опросов об отношении работников к работе. Использование анкет позволяет получить большое количество фактов от большого числа людей. Такие опросы представляют, как правило, собой самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Эти инструменты используются довольно часто, потому что интервью дорогостоящая процедура, и обычно используется только в отношении немногих работников. Опросы работников особенно результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций. Кроме того, анкетные опросы обычно приводят к более искренним ответам, чем лицом к лицу с интервьюером.

          Один из видов опросов в современной практике управления персоналом — "обзор отношений". Это многостраничное "бумага и карандаш" (paper-and-pencil) исследование используется, чтобы узнать, как служащие рассматривают своего менеджера, свою работу и службу управления персоналом. Иногда задают до нескольких сотен вопросов по критическим проблемам. Ответы группируются и анализируются с целью выяснения факторов риска в системе взаимоотношений в коллективе.

        Анализ может выявить проблемы с определенными руководителями, рабочими местами или льготами. Рассмотрим фрагмент такого вопросника. 

        МНЕНИЕ РАБОТНИКОВ ОТНОСИТЕЛЬНО НЕПОСРЕДСТВЕННОГО РУКОВОДИТЕЛЯ

• Есть ли у некоторых руководителей подчиненные, которые исключительно удовлетворены или не удовлетворены работой?

• Нуждаются ли определенные руководители в обучении навыкам контроля и регулирования человеческих взаимоотношений?

• Улучшились ли отношения, начиная с последнего (прошлого) отчета?

     МНЕНИЕ РАБОТНИКОВ ОТНОСИТЕЛЬНО ИХ РАБОЧИХ МЕСТ

• Что является общими элементами для рабочих мест, которые порождают отрицательные отношения? Положительные отношения?

• Можно ли скорректировать те рабочие места, которые показали недостаточное удовлетворение?

• Можно для ли рабочих мест, по которым выявлено недостаточное удовлетворение, ввести альтернативные режимы работы (например, укороченная рабочая неделя или гибкий график)?

       ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТНИКОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

• Считают ли работники, что они работают у хорошего работодателя? Или плохого?

• Считают ли работники, что они "делают карьеру" или просто выполняют работу?

• Чувствуют ли работники, что у них есть некоторое место, куда можно обратиться для решения их проблем, кроме их непосредственного начальника?

• Чувствуют ли работники себя информированными относительно достижений компании?

• Знают ли работники то, что ожидается от них на их рабочих местах?

• Удовлетворены ли работники количеством и типом обратной связи, которую они получают относительно выполнения ими своих обязанностей?

• Удовлетворены ли работники своей зарплатой? Льготами и вознаграждениями? 

                                        2.3 Анализ отчетов 

       Не все проблемы можно увидеть из обзоров отношений. Иногда проблемы могут быть вскрыты только после изучения отчетов фирмы. Изучение отчетов помогает определить соответствие деятельности в области управления персоналом требованиям законодательства и положениям кадровой политики организации, а также выявить проблемные области. Обычно в ходе аудита персонала используются следующие отчеты:

     ОТЧЕТ О БЕЗОПАСНОСТИ И ЗДОРОВЬЕ.

Определяет  различия до и после реализации программ управления персоналом, нацеленных на снижение уровня текучести и абсентеизма. Показывает нарушения Трудового  Кодекса и норм здоровья.

     ЖАЛОБЫ.

Изучает сущность и причины недовольства, отсутствие ясности в области  деятельности по управлению персоналом. Ищет ответа на вопросы:

• Относится ли причина недовольства к определенным пунктам контракта или к работе менеджеров?

• Имеются ли в трудовом соглашении пункты, неясные профсоюзу или должностным лицам управления?

      Аудиторская команда может раскрыть модель недовольства. Недовольства могут порождаться рабочими местами, менеджерами, представителями профсоюза, возрастными группами или неточностями контракта. Если модель обнаружена, специалисты в области управления персоналом уточняют основные причины и предпринимают корректирующее действие. Интервью с менеджерами и представителями профсоюза могут указать на основные причины недовольства. И если представители профсоюза участвуют в обнаружении моделей недовольства, то они могут поддержать предложенные изменения в управлении.

     ИЗУЧЕНИЕ СИСТЕМЫ ВОЗНАГРАЖДЕНИЙ

• Соответствует ли уровень заработной платы условиям рынка труда?

• Понятен ли работникам принцип дополнительных выплат и льгот?

• Соответствует ли система премий и пакет дополнительных льгот местным условиям и конкурентам?

         Аудиторская команда тщательно рассматривает методы компенсации, используемые службой управления персоналом и, прежде всего уровень заработной платы, льгот и услуг. В случае должного представления рабочих мест, например, с помощью разряда тарифной сетки, и уровни зарплаты будут справедливыми. Система дополнительных льгот также изучается с целью выяснения ее конкурентоспособности и согласованности с правительственными нормами.

      ПРАВА ЧЕЛОВЕКА

• Соответствует ли управление фирмой требованиям законодательства?

• Имеется ли план корректирующих действий в случае несоответствия требованиям законодательства?

• Есть ли прогресс в области приближения к требованиям законодательства?

      Аудиторы уделяют особое внимание найму, расстановке и вознаграждениям представителей меньшинств и других уязвимых категорий (женщины, инвалиды, ранее судимые).

      ИЗУЧЕНИЕ КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ И ПРОГРАММ

• Достигает ли каждая программа заявленных целей?

• Следуют ли программам и кадровой политике специалисты службы управления персоналом и линейные руководители?

     Аудиторы оценивают согласованность программ в области управления персоналом друг с другом и их интегрированность в общефирменное управление, а также их выполнение.

     УРОВЕНЬ КОНФЛИКТНОСТИ

• Сократилось ли число конфликтных ситуаций, благодаря обучению, премированию или другим социальным программам?

      ТЕКУЧЕСТЬ/АБСЕНТЕИЗМ

• Есть ли в этом вопросе явные причины или тенденции? Связанные с возрастом? Полом?

• Как эти данные сопоставимы с таковыми у других работодателей?

Аудитор определяет изменения в показателях  текучести и абсентеизма до и  после реализации программ по управлению персоналом.

      ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

• Улучшают ли ориентация или программы обучения выполнение работы?

      ПРОДВИЖЕНИЕ ПО СЛУЖБЕ

• Какой процент рабочих мест заполнен с внутреннего рынка труда?

• Насколько хорошо исполняется программа внутреннего продвижения?

• Показывают ли результаты продвижения действительно эффективный результат?

       ПОДБОР ПЕРСОНАЛА

• Зависит ли качество работы новичков от источника вербовки?

• Являются ли затраты на вербовку и отбор персонала сопоставимыми с таковыми других фирм?

       УЧЕТ РАБОТНИКОВ

• Содержатся ли картотека работников в должном порядке?

• Содержат ли отчеты кадровой службы точную, современную и полезную информацию?

• Разумен ли карьерный рост для данного работника?

• Является ли данный работник источником нарушения дисциплины или межличностных проблем?

      СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПРОГРАММЫ

• Достигают ли специальные программы в области управления персоналом желаемых результатов? 

                                  2.4 Внешняя информация 

          Другой инструмент контрольной бригады — внешняя информация. Исследование, ограниченное только изучением внутренних отношений в организации и отчетов, может раскрыть неблагоприятные тенденции. А внешние сопоставления дают контрольной бригаде перспективу, с позиций которой фирмы могут быть оценены действия фирмы.